档案管理综合企业论文.doc

浅谈民营中小型企业存在的问题及对策 以鹤壁天元股份有限公司为例内容摘要：档案是一个公司历史的写实，真实的记录了企业的产生和发展。随着社会主义市场经济体制结构的不断完善，民营企业的逐渐壮大，民营企业的档案管理就越来越被人重视。鹤壁天元股份有限公司形成于上世纪九十年代，以生产杀虫剂和洗化产品为主的民营企业，辉煌一时的鹤壁天元却在2000年之后日益衰败，其中的原因也少不了档案的管理不善。每个企业有每个企业不同的档案管理模式，我们将以鹤壁天元股份有限公司为例子，论述现在民营企业档案管理中所存在的问题和有可能的解决方法。 关键词：现状 问题 解决一 目前民营企业的档案现状目前，我国的民营企业档案管理水平极不平衡，而企业的经营模式与企业的经济基础决定了管理水平的高低。总的来说，民营企业的档案管理可以分为以下几类：第一类为一些骨干型的民营企业。企业法人比较重视档案管理工作，有专职档案管理人员，有综合档案管理室，并实行三室分开，档案管理设施齐全，且建立健全了一整套的档案管理制度，对经营活动中产生的文字材料收集及时、整理规范、组卷科学、不少企业由于档案的规范管理，在企业的生产经营和管理中发挥了很好的效益。第二类是一些中小型民营企业。他们有一定的档案意识，有固定的档案人员和档案室，日常工作中也进行过一些文书立卷归档工作，明白档案在企业经营中的重要作用，但由于缺乏系统地业务学习，接受不到专业的指导，档案工作存在一定的想当然和盲目性，档案的信息结构不合理，制度也不健全，对档案业务规范学习较少，不懂档案管理技术和标准，缺乏现代化的档案管理手段，也不可能最大限度地保证档案的安全，档案信息量的应用也得不到有效地开发利用。第三类是一些个体、私营者，此类的民营企业主们对档案持可有可无的态度。既无专业兼职档案员，也无专门的档案室，对档案法规知之甚少，不了解档案法规定的档案集中统一管理原则，没有相应的档案管理制度，大都由办公室或有关人员兼管。最后一类是一些民营企业主由于没有意识到用规范化的档案管理来控制重要文件材料的必要性，也就无“档案”概念，对待档案管理基本上处于“三不管”（档案部门无法管，工商部门不愿管，企业自身懒得管）和“全无”的状态（即无意识、无制度、无机构、无人员、无库房、无设备、无经费）。企业文件零散杂乱的放在经办人或经理个人手中，人员变动时也无交接手续。二 民营企业档案管理所存在的问题1. 公司对档案管理的不重视有为才能有位，档案工作的地位，从某种程度上而言，是靠档案的服务价值来确定。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面由于编研意识的缺乏，造成档案的编研工作唯一开展，档案无以得到很好的利用。鹤壁天元在刚开始创业的90年代初期，生产的工厂也只是一个挂靠在土地局旗下的集体所有制企业，十几个人的作坊小厂整天围绕着破旧的手工设备零敲碎打，默默无闻。这也就造成了以后的生产中企业更加重视产品的销售和盈利，而忽视档案对于企业的重要性。2. 公司档案管理人员的素质较低由于企业在一开始就不重视对于档案的管理，所以对档案管理人员的要求也就自然降低，随便找人管理档案工作的现象也是时有发生，所以最终导致的结果就是对于档案的管理的不准确不正确，导致部分重要档案的流失和受损。而鹤壁天元在很多的决策上面都采用领导的“一言制”方式，这也就间接的导致了员工或者下层管理者的“有口难言”的情况的发生。从而导致了对于档案管理人员的素质的提高的这一环节的忽视。3. 民营企业管理松散，企业档案材料的不安全。民营企业法人把主要精力和自己都放在生产。经营管理和产品销售上，从而导致许多民营企业特别是中小型企业档案管理松散，甚至有些没有依照相关的法定程序来建立和管理。民营企业主与员工之间虽定有劳动合同关系，但员工的流动随意性比较大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层，工作无法延续，增大管理成本，重则会导致企业的独有知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。鹤壁天元在后期公司内部混乱期间，竞争对手迅速将其公司所留出的中、低价位洗发水市场瓜分。公司在销售火爆时期开发，现期推出的另一品牌雅碧洗发水、淋浴露、水果香皂也因广告不足，消费者对鹤壁天元产品的不信任感全线失败。4. 档案工作思维和方式陈旧，管理意识淡薄档案行政管理部门未能彻底转变自身职能，仍旧沿用旧的管理理念和做法，尚未从旧的工作思维和方式中走出，习惯于按照原有的管理范围实行管理，与新时期民营企业档案工作发展步伐不相适应，不重视档案管理工作，认为档案工作只是把文件材料收集、整理、装订、保管、不经过档案业务培训，照样能够模仿者做出来。因此不把档案管理当成一回事儿，机构人员不落实，档案齐全完整程度差，所保存的档案材料很少，严重阻碍了档案的发展和管理水平的提高。鹤壁天元的“克星”和“黛丝”是公司两个的主要产品，然而多年来从未进行过更新换代，公司内部基本上是“一言堂”，家族式企业的弊端非常明显，领导者自身的远见也决定了这个企业能走多远，领导的思想陈旧，导致了企业的没有创新的发展。三 解决的办法和以后的发展方向1、 与时俱进，创新档案管理方法现在的民营企业面临的是一个快速多变的环境，需要有新的思路、新的方法来应对、而这些方法就来源于创新，作为民营企业档案工作的监督部门，档案行政管理部门在民营企业档案管理中更要与时俱进，用档案学的理论，提出新观点，搜索新问题，开拓新领域，要结合民营企业档案工作实际，不断地做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破陈旧的档案管理模式，善于运用新的模式、新的理论、新的思路、新的途径、新的办法来解决遇到的新问题，才能充分的适应民营企业档案工作现状的需要。2、 提高档案管理人员的素质水平针对档案工作的性质，企业需要专门的管理档案人才，需要专门的对其进行档案专业知识培训，同时要稳定档案专业队伍，加强企业档案管理工作。档案管理人员必须提高认识，转变观念，增强服务意识，改变过去档案工作只是“保管”的任务，树立起企业档案服务企业经济发展的宗旨，做好服务工作，一是为企业各领导的决策服务，企业档案部门要准确把握党和国家的政治大局，紧紧抓住企业的工作重心，及时、准确、全面的为领导提供各种方针政策和资料。二是为企业各级部门工作，档案部门要进一步强化服务意识，拓宽服务思路，加强与各部门的联系，了解各部门所需要的档案信息，积极主动地提供优质服务。3、 积极搞好开发利用，为企业各项工作服务如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的，是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨的任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。4、 找到适合企业的档案管理模式企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式。可供民营企业档案工作选择的档案管理模式有以下基本形态：按档案集中统一管理程度划分为：档案集中统一管理，即由档案部门对本单位档案实行集中统一管理；档案分级管理，即在企业内对档案实行分级管理；档案分散管理，即在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。按管理对象划分：档案综合管理，即按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用；文档一体化管理，即在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于企业信息化程度较高的企业；信息一体化管理，即对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。按管理形态划分：档案实体管理，其重心是档案实体的整理与保存，以存待用，重在对档案实体的收集、整理、保存与利用；档案信息管理，即在档案实体管理的基础上，重在对档案信息的开发与利用，其实质是利用技术手段对信息的管理；档案信息资源（知识）管理，企业档案工作可以成为企业知识管理的一部分，档案知识管理属于档案信息资源管理的范畴，是档案信息资源管理的高级形态。企业要从以上的几个方面中找到适合自己的管理模式，同时应当遵循这样几个原则：一是档案管理方式要与企业规模形态相适应；二是档案管理思想要与企业实际需求相适应；三是档案管理制度要与档案法律法规相符合；四是档案管理模式要考虑成本效益的原则。参考文献：1 黄项飞.我国民营企业档案工作探析2 宗培岭.民营企业档案管理模式研究3 范世清.民营企业档案工作动力机制研究4 范文清.从企业文化建设角度谈民营企业档案工作发展5 刘君,刘智勇.民营企业档案工作研究述评