合同管理制度培训讲稿ppt课件.ppt

XXXX控股有控股有限公司限公司合同管理制度合同管理制度 主讲人：XX1第一章 总则为什么要创建为什么要创建合同管理制度合同管理制度2制订的目的v目的：加强合同管理，杜绝因合目的：加强合同管理，杜绝因合同不规范或不合法引起的纠纷，同不规范或不合法引起的纠纷，提高经济效益，树立中凯良好的提高经济效益，树立中凯良好的品牌形象。品牌形象。3合同管理 合同管理是企业管理的一项重要内合同管理是企业管理的一项重要内容，做好合同管理，对于公司经济容，做好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得都有活动的开展和经济利益的取得都有着积极的意义。着积极的意义。4部门的职责v本制度规定了各部门及相关人员在本制度规定了各部门及相关人员在签订和履行合同过程中的职责，做签订和履行合同过程中的职责，做到分工明确，各司其职，各负其责。到分工明确，各司其职，各负其责。签订合同时，各职能部门应相互协签订合同时，各职能部门应相互协助做好前期准备工作，审核相关材助做好前期准备工作，审核相关材料，规范操作流程，以保证合同的料，规范操作流程，以保证合同的合法性、可行性。合法性、可行性。5法务专员的权责v公司法务专员根据公司授权，全面公司法务专员根据公司授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。关部门的合同订立、履行等工作。6适用范围v范围范围：公司各部门及下属公司对公司各部门及下属公司对外签订的各类外签订的各类经济合同经济合同一律适用一律适用本制度。本制度。7第二章 合同的拟定合作意向形式化、书面化 的过程8合同文本拟定的原则v遵守国家的法律、政策及有关规定，遵守国家的法律、政策及有关规定，贯彻平等互利、协商一致、等价有贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。偿的原则。v订立合同采用书面形式，（有关修订立合同采用书面形式，（有关修改合同的文书、传真件等均为合同改合同的文书、传真件等均为合同的组成部分。）国家规定采用标准的组成部分。）国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。合同文本的则必须采用标准文本。9应当订立书面形式的合同：应当订立书面形式的合同：v（一）单笔业务金额达壹万元（含）以上的；（一）单笔业务金额达壹万元（含）以上的；v（二）有保证、抵押或定金等担保的；（二）有保证、抵押或定金等担保的；v（三）我方先予以履行合同的；（三）我方先予以履行合同的；v（四）有封样要求的；（四）有封样要求的；v（五）合同对方为外地单位的；（五）合同对方为外地单位的；10合同文本拟定的前提：当事人的主体资格和资信的审查当事人的主体资格和资信的审查“他”要和我网恋，我一定要亲自看看“他”的真实情况11对方情况的审查：v（一）主体资格的合法性：具有经年检（一）主体资格的合法性：具有经年检的的企业法人营业执照企业法人营业执照或或营业执照营业执照，其核载的内容与实际相符。，其核载的内容与实际相符。v（二）欲签订的合同标的应符合当事人（二）欲签订的合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。应的许可、等级、资质证书。v（三）由代理人签订合同的，应出具真（三）由代理人签订合同的，应出具真实、有效的实、有效的法定代表人身份证明书法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书法定代表人授权委托书、代理人代理人身份证明书身份证明书。12对方情况的审查：v（四）具有相应的履约能力：具有（四）具有相应的履约能力：具有支付能力、生产能力或运输能力等。支付能力、生产能力或运输能力等。合同标的金额超过合同标的金额超过20万元（含本数）万元（含本数）且标的属于预付款项，应要求签约且标的属于预付款项，应要求签约他方提供资金证明。当对签约他方他方提供资金证明。当对签约他方资信情况不确定时，必须要求其出资信情况不确定时，必须要求其出具资产负债表、注册会计师签署的具资产负债表、注册会计师签署的验资报告等相应文件。验资报告等相应文件。13对方情况的审查：v（五）具有履约信用：过去三年重（五）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。罪案件。14对方情况的审查：v合同对方当事人履约能力或资信状合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保法、真实、有效的担保，其中，以，其中，以保证形式做出的担保，其保证人必保证形式做出的担保，其保证人必须是具有代为清偿能力的独立经济须是具有代为清偿能力的独立经济实体，并应对保证人适用前款规定实体，并应对保证人适用前款规定进行审查。进行审查。15合同的内容v（一）部首部分，注意写明当事人（一）部首部分，注意写明当事人的全称、签约时间和签约地点。的全称、签约时间和签约地点。v（二）正文部分，注意具体写明合（二）正文部分，注意具体写明合同必备条款及要素：同必备条款及要素：16合同的内容v（三）结尾部分，注意确认对方签（三）结尾部分，注意确认对方签字并使用合格的印章（公章或合同字并使用合格的印章（公章或合同专用章），不得使用财务章、业务专用章），不得使用财务章、业务章等不合格印章；注意确认签约单章等不合格印章；注意确认签约单位名称与印章单位名称是否一致；位名称与印章单位名称是否一致；注明合同有效期限。（小例子：注明合同有效期限。（小例子：借借条）条）17例如：买卖合同v产品名称、牌号、商标、生产厂家、产品名称、牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成型号、规格、等级、花色、是否成套产品等，技术质量、数量、计量套产品等，技术质量、数量、计量单位、计量方法、正负尾差、合理单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及称差及自然损耗率等；运输方式及运费、交（提）货期限、地点及验运费、交（提）货期限、地点及验收方法，价金（国家定价或国家指收方法，价金（国家定价或国家指导价、市场调节价）、违约责任及导价、市场调节价）、违约责任及在途风险承担。在途风险承担。18例如：工程合同v工程名称、工程内容、工期、价款、工程名称、工程内容、工期、价款、质量标准、验收交接程序、拨款与结质量标准、验收交接程序、拨款与结算、双方权利义务及违约责任等条款。算、双方权利义务及违约责任等条款。若拟定合同属于涉及生产安全的基建、若拟定合同属于涉及生产安全的基建、大修、技改及维修项目的工程合同，大修、技改及维修项目的工程合同，必须同时签订必须同时签订安全合同书安全合同书，该合同依，该合同依照公司安全监督部门有关规定办理。照公司安全监督部门有关规定办理。19签订合同注意事项v对外订立的经济合同，严禁在对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。以签字盖章。v单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章(章章的圆边一定要全部体现在文本上，不应有残的圆边一定要全部体现在文本上，不应有残缺缺)。20签订合同注意事项v公司各部门签订合同后由行政部按规定盖章公司各部门签订合同后由行政部按规定盖章编号，并制作合同管理档案备案。编号，并制作合同管理档案备案。v签订合同文本原件壹式不得少于肆份，由行签订合同文本原件壹式不得少于肆份，由行政部档案室和业务部门各保留一份原件，交政部档案室和业务部门各保留一份原件，交法务专员一份复印件。法务专员一份复印件。21传真合同的限制v合同标的金额在壹万元（含）以下合同标的金额在壹万元（含）以下的合同，报经总经理核准后，可以的合同，报经总经理核准后，可以暂时以传真形式签订，但是必须在暂时以传真形式签订，但是必须在合同上注明传真有效，且双方均认合同上注明传真有效，且双方均认同并在传真合同签订后，一个月内同并在传真合同签订后，一个月内补齐合同原件备案。补齐合同原件备案。22第三章第三章 合同的审查合同的审查书面合同的审查批准23合同文本审查流程v合同文本拟定完毕后，凭合同文本拟定完毕后，凭合同审合同审批单批单按照规定的流程，经拟稿部按照规定的流程，经拟稿部门、执行部门、法务专员、法务主门、执行部门、法务专员、法务主管、行政部、财务部门等职能或相管、行政部、财务部门等职能或相关部门审核批准后，呈总经理核准，关部门审核批准后，呈总经理核准，方可申请使用公司印章，正式对外方可申请使用公司印章，正式对外签订合同签订合同24法务审查范围v（一）董事会、董事长、总经理或（一）董事会、董事长、总经理或各分管副总要求进行审查的合同；各分管副总要求进行审查的合同；v（二）所有各部门拟对外签订的合（二）所有各部门拟对外签订的合同；同；v（三）各部门拟对外达成的合作意（三）各部门拟对外达成的合作意向，需要向公司顾问律师征询法律向，需要向公司顾问律师征询法律意见的。意见的。25法务审查内容v 法务专员主要是对合同条款、内容法务专员主要是对合同条款、内容的合法性、严密性、可行性进行审的合法性、严密性、可行性进行审查，并提出法律意见供决策部门参查，并提出法律意见供决策部门参考考26具体审查要点如下：具体审查要点如下：v（一）合同的合法性。包括：当事（一）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表达是否真实、一致事人的意思表达是否真实、一致;权权利、义务是否平等；订约程序是否利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。符合法律规定。27具体审查要点如下：具体审查要点如下：v（二）合同的严密性。包括：合同应具（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。切无误。v（三）合同的可行性。包括：当事人双（三）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。经济损失。28合同的审批程序合同的审批程序v（一）申报。各部门对外签订合同（一）申报。各部门对外签订合同时，应事先填写时，应事先填写“合同审批单合同审批单”，随同合同初稿及有关资料、附件等，随同合同初稿及有关资料、附件等，报本部门分管副总审查，呈总经理报本部门分管副总审查，呈总经理或董事长核准。或董事长核准。29合同的审批程序合同的审批程序v（二）审核。对送审的合同文本，（二）审核。对送审的合同文本，应按合同审批单上的部门次序，由应按合同审批单上的部门次序，由主管人或有关人认真审阅，必要时主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准可进行调查研究，最后作出：批准或不批准；通知申报单位补报材料或不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判。（应提出谈判的具或进一步谈判。（应提出谈判的具体要求和注意事项）。然后再进行体要求和注意事项）。然后再进行复审。复审。30合同的审批程序合同的审批程序v（三）审批流程中各部门的审核意（三）审批流程中各部门的审核意见签署于合同审批单上，合同审批见签署于合同审批单上，合同审批单作为合同审核过程中的记录与凭单作为合同审核过程中的记录与凭证，由行政部在合同生效后随合同证，由行政部在合同生效后随合同文本一起留存归档。文本一起留存归档。31合同的审批程序合同的审批程序v（四）法务专（四）法务专5员在员在“合同审批单合同审批单”上批写意见后，上批写意见后，“审批单审批单”及合同及合同初稿复印留底，初稿复印留底，“审批单审批单”连同其连同其他材料发还申报部门，由执行部门他材料发还申报部门，由执行部门按批准的意见办理。按批准的意见办理。32第四章第四章 合同的履行合同的履行33合同履行原则v合同依法订立后，即具有法律效力，合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。应当实际、全面地履行。v每一合同设一台帐一事一记。每一合同设一台帐一事一记。v及时汇报：合同履行中遇履约困难及时汇报：合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理或违约等情况应及时向公司总经理汇报，并及时通知法务专员，以便汇报，并及时通知法务专员，以便及早拟订应对和补救方案。及早拟订应对和补救方案。34财务部门财务部门拒绝收付款情形：拒绝收付款情形：v（一）应当订立书面合同而未订立（一）应当订立书面合同而未订立书面合同；书面合同；v（二）收付款单位与合同对方当事（二）收付款单位与合同对方当事人名称不一致的（收付款单位与合人名称不一致的（收付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促收付款单位出具代收部门应当督促收付款单位出具代收付款证明）；付款证明）；35v（三）合同对方当事人委托别人代（三）合同对方当事人委托别人代为收付款，未按要求提交合法的代为收付款，未按要求提交合法的代收付款证明、代收付款人及委托人收付款证明、代收付款人及委托人身份证明、账号等相关材料，又或身份证明、账号等相关材料，又或者材料提供齐全但内容不符合要求者材料提供齐全但内容不符合要求的（例如：委托收付款金额或内容的（例如：委托收付款金额或内容与合同应收付款金额或内容不一致）；与合同应收付款金额或内容不一致）；36税务审查v财务部门在依据合同履行收付款结财务部门在依据合同履行收付款结算工作时，必须按要求将双方应缴算工作时，必须按要求将双方应缴应扣款项（例如企业所得税、营业应扣款项（例如企业所得税、营业税等）核算清楚并扣缴后才予以最税等）核算清楚并扣缴后才予以最终结算。终结算。37票据审核v在合同履行过程中，合同相对方所在合同履行过程中，合同相对方所开具的发票或收据必须先由具体经开具的发票或收据必须先由具体经办人员和财务审核签字认可，经总办人员和财务审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务付款。经理签字同意后，再转财务付款。38第五章第五章 合同合同的变更和解除的变更和解除39变更、解除流程v变更或解除合同必须依照合同的订变更或解除合同必须依照合同的订立流程经相关职能部门负责人和公立流程经相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。如合同变司总经理审核通过方可。如合同变更应签定变更合同，如合同解除应更应签定变更合同，如合同解除应有书面形式，两者均应加盖合格的有书面形式，两者均应加盖合格的印章（公章或合同专用章）加以确印章（公章或合同专用章）加以确认，通知我方相关职能部门。认，通知我方相关职能部门。40法律形式v我方变更或解除合同的通知或双方我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用的协议应当采用书面形式书面形式，并按规，并按规定经审核后加盖定经审核后加盖公章或合同专用章公章或合同专用章。严禁我方相关人员以口头与对方合严禁我方相关人员以口头与对方合同当事人确认合同变更与解除事宜。同当事人确认合同变更与解除事宜。变更或解除合同的通知和回复应符变更或解除合同的通知和回复应符合合公文收发公文收发的要求，挂号寄发或由的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由行政部档案室保管。同组成部分交由行政部档案室保管。41程序措施与文档v相关部门收到对方要求变更或解除合相关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须及时向相关部门部长或同的通知必须及时向相关部门部长或负责人及法务确认相关处理办法。负责人及法务确认相关处理办法。v变更或解除合同的文本作为原合同的变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范法律效力，纳入本办法规定的管理范围。围。v合同变更后，合同编号不予改变。合同变更后，合同编号不予改变。42第六章第六章 其他其他43部门台帐与文件保存v业务部门、财务部门应当根据所立业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，据此统计合同同订立或履行情况，据此统计合同订立和履行的情况，向总经理汇报。订立和履行的情况，向总经理汇报。44部门台帐与文件保存v各有关人员应定期将履行完毕或不各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由合流转单等）按合同编号整理，由合同管理部门确认后交档案管理人员同管理部门确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。存档，不得随意处置、销毁、遗失。45用章约束v公司各部门对外签订经济性合同时，公司各部门对外签订经济性合同时，应严格遵守中凯控字应严格遵守中凯控字20号文号文件件关于进一步加强和规范公司各关于进一步加强和规范公司各部门印章管理的通知部门印章管理的通知的规定用印，的规定用印，否则，将根据相关规定进行处罚，否则，将根据相关规定进行处罚，情节严重的将追究法律责任。情节严重的将追究法律责任。46第七章第七章 责任责任47内部责任与法律责任v 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。成损失的，追究其经济和行政责任。v因故意或重大过失而给公司造成重大损因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责失的，移送有关国家机关追究其法律责任。任。48第八章第八章 附则附则49附则v本制度适用于西藏中凯控股有限公本制度适用于西藏中凯控股有限公司各部门司各部门。v本制度解释权归公司风险控制部。本制度解释权归公司风险控制部。v本制度自签准下发之日起生效实施。本制度自签准下发之日起生效实施。50培训结束谢谢合作51