第2章企业个案分析.ppt

第第2 2章章 企業個案分析企業個案分析1簡介簡介 在在系統規劃階段系統規劃階段中，中，IT團隊先審查團隊先審查建議書建議書(系系統申請書統申請書)以決定它是否值得成為以決定它是否值得成為企業個案企業個案。企業個案企業個案(business case)指的是建議書中指的是建議書中所持所持之理由之理由或或論據論據。一般而言，一般而言，系統開發系統開發是由是由提出提出系統申請系統申請開始，開始，接著再執行接著再執行初步調查初步調查，其中包括，其中包括可行性研究可行性研究。2策略規劃策略規劃-IT系統開發的架構系統開發的架構大多數成功的大多數成功的IT經理都會參與經理都會參與長期規劃長期規劃，為，為有效執行此項任務，他們必須了解並參與有效執行此項任務，他們必須了解並參與公司的公司的策略規劃策略規劃工作。工作。策略規劃策略規劃(strategic planning)是組織發覺是組織發覺長期目標長期目標、策略策略及及資源資源的的過程過程。策略規劃策略規劃的著眼點會的著眼點會超越日常的活動超越日常的活動，而是專注在，而是專注在3年、年、5年，甚至年，甚至10年之後的未來發展。年之後的未來發展。策略規劃概述策略規劃概述 在策略規劃的過程中，高階主管都會提在策略規劃的過程中，高階主管都會提出一系列的問題，這種方法叫作出一系列的問題，這種方法叫作SWOT分析分析。3策略規劃策略規劃-IT系統開發的架構系統開發的架構 SWOT分析分析，它檢視公司的，它檢視公司的優勢優勢(S,strengths#)、劣勢劣勢(W,weaknesses#)、機會機會(O,opportunities#)、威脅威脅(T,threats#)。4策略規劃策略規劃-IT系統開發的架構系統開發的架構 從策略規劃到企業營運成果從策略規劃到企業營運成果目標目標願景願景價值觀價值觀圖圖2-3(左圖左圖)在在策略策略規劃流程規劃流程中，一個中，一個公司的公司的目標目標、願景願景及及價值觀價值觀會塑造出會塑造出使命聲明使命聲明，而此聲，而此聲明進一步引導出明進一步引導出長長期目標期目標、短期實質短期實質目標目標、企業營運企業營運，以及能夠影響公司以及能夠影響公司所有利害關係人的所有利害關係人的營運成果營運成果。使命聲明使命聲明長期目標長期目標短期實質目標短期實質目標企業營運企業營運其他企業資源其他企業資源資訊科技資訊科技企業營運成果企業營運成果利害關係人利害關係人5策略規劃策略規劃-IT系統開發的架構系統開發的架構 使命聲明使命聲明(mission statement)的作用，是為的作用，是為其其利害關係人利害關係人描述公司的概況，並簡短地描述描述公司的概況，並簡短地描述公司的公司的整體目標整體目標、產品產品、服務服務及及價值觀價值觀。所謂所謂利害關係人利害關係人(stakeholders)包括所有包括所有受公受公司經營績效影響的人司經營績效影響的人，例如，例如顧客顧客、員工員工、供應供應廠商廠商、股東股東，以及，以及所在社區的成員所在社區的成員。IT部門在專案評估中的角色部門在專案評估中的角色 十年前十年前，典型的，典型的IT部門負責處理部門負責處理系統開發系統開發的所的所有工作有工作，只有在需要，只有在需要使用者使用者表示意見時，才會表示意見時，才會向他們諮詢。向他們諮詢。今日，今日，系統開發系統開發則比較是則比較是團隊導向團隊導向。6策略規劃策略規劃-IT系統開發的架構系統開發的架構 通常，新的系統開發方法都會從一開始，就由通常，新的系統開發方法都會從一開始，就由使用者使用者、經理經理及及IT人員人員共同合作，像是共同合作，像是JAD及及RAD。究竟初步的究竟初步的系統申請系統申請評選評選應該由應該由IT部門負部門負責，還是由跨部門的專案小組負責呢責，還是由跨部門的專案小組負責呢?這個問這個問題的解答應該是題的解答應該是:依企業的規模、組織以及依企業的規模、組織以及IT部部門是否緊密地與企業營運緊密整合而定門是否緊密地與企業營運緊密整合而定。在在規模較小的公司規模較小的公司，可能只有一位，可能只有一位IT專業人員，專業人員，這個人就會擔任協調者及顧問，密切地與使用這個人就會擔任協調者及顧問，密切地與使用者及經理配合來評選系統申請。者及經理配合來評選系統申請。較大的公司較大的公司才比較可能會有才比較可能會有評估小組評估小組或是或是系統審查委員會系統審查委員會。7資訊系統專案資訊系統專案 成立系統專案的主因成立系統專案的主因 大多數專案的起點都是大多數專案的起點都是系統申請系統申請(systems request#)，這是請求，這是請求IT部門支援的正式方法。部門支援的正式方法。系統申請系統申請可能要求可能要求強化現有系統強化現有系統、更正一些問更正一些問題題，更換老舊的系統更換老舊的系統，或，或開發一個全新的資訊開發一個全新的資訊系統系統。系統申請的主要理由可能是系統申請的主要理由可能是改善對客戶的服務改善對客戶的服務、更好的績效更好的績效、支援新產品及服務支援新產品及服務、提供更多資提供更多資訊訊、更強的控制更強的控制(資安資安)，以及，以及降低成本降低成本。影響系統專案的因素影響系統專案的因素影響系統專案的因素分成影響系統專案的因素分成內部內部及及外部外部影響因素影響因素:8資訊系統專案資訊系統專案 內部因素內部因素包括包括策略性計劃策略性計劃、高階主管高階主管、使用者使用者申請申請、資訊部門資訊部門，及，及現有系統與資料現有系統與資料。一個公司的一個公司的策略性計劃策略性計劃會設定公司的整體方向，並會設定公司的整體方向，並對對IT專案有重大的影響。專案有重大的影響。高階主管高階主管的指示經常源自公司一些需要新的指示經常源自公司一些需要新IT系統、系統、更多決策資訊，或支援重要任務資訊系統的策略性更多決策資訊，或支援重要任務資訊系統的策略性決策。決策。隨著隨著使用者使用者愈仰賴資訊系統來從事工作，他們可能愈仰賴資訊系統來從事工作，他們可能要求更多的要求更多的IT服務與支援，例如，業務代表可能要服務與支援，例如，業務代表可能要求改善公司的網站、更強的銷售分析報告。求改善公司的網站、更強的銷售分析報告。許多系統專案申請來自許多系統專案申請來自IT部門部門，基於他們對企業營，基於他們對企業營運及科技趨勢的知識，例如，更換某個網路元件。運及科技趨勢的知識，例如，更換某個網路元件。現有系統現有系統中的錯誤或問題能夠觸發系統專案申請。中的錯誤或問題能夠觸發系統專案申請。9資訊系統專案資訊系統專案 外部因素外部因素包括包括科技科技、供應商供應商、顧客顧客、競爭者競爭者、經濟經濟及及政府政府。科技科技:例如，例如，通訊通訊的快速成長已經形成一個全新的的快速成長已經形成一個全新的產業及科技。產業及科技。掃描科技掃描科技的成功運用在超市的結帳櫃的成功運用在超市的結帳櫃台造就了現今幾乎影響所有產品的通用條碼系統。台造就了現今幾乎影響所有產品的通用條碼系統。有些產業專家預測，使用有些產業專家預測，使用RFID標籤的標籤的產品電子編碼產品電子編碼(electronic product code,EPC)，將會奪去條碼，將會奪去條碼技術的光彩。技術的光彩。供應商供應商:例如，一個汽車製造商可能會要求其供應例如，一個汽車製造商可能會要求其供應商依照特定的方式商依照特定的方式將零件編碼將零件編碼，以便能適用於公司，以便能適用於公司的庫存控制系統。的庫存控制系統。EDI也促成了也促成了即時即時(JIT,just-in-time#)庫存系統，這系統仰賴電腦與電腦的連接來庫存系統，這系統仰賴電腦與電腦的連接來降低不必要的庫存。降低不必要的庫存。JIT系統系統的作用就是在的作用就是在正確的正確的地點地點，正確的時間正確的時間，供應正確的產品供應正確的產品。10資訊系統專案資訊系統專案 顧客顧客:與顧客直接接觸的與顧客直接接觸的客服資訊系統客服資訊系統在大多數公在大多數公司都被賦予最高優先。司都被賦予最高優先。許多公司建置許多公司建置顧客關係管理顧客關係管理(CRM,customer relationship management#)系系統，此系統能夠整合各種與顧客相關的事件和交易，統，此系統能夠整合各種與顧客相關的事件和交易，包括行銷、銷售，及客服活動。包括行銷、銷售，及客服活動。如如:銷售人員的查銷售人員的查詢詢，網站訂單處理網站訂單處理，及，及線上庫存追蹤線上庫存追蹤。智慧型堆高智慧型堆高機，能夠在取貨時直接讀取機，能夠在取貨時直接讀取RFID標籤標籤或貨品的或貨品的UPC(萬國產品碼萬國產品碼，Universal Product Code#)條條碼而將資料傳給碼而將資料傳給CRM系統。系統。競爭者競爭者:例如，如果一個大哥大業者提供一種新的例如，如果一個大哥大業者提供一種新的數位化服務，其他廠商必須推出相對的服務以維持數位化服務，其他廠商必須推出相對的服務以維持其競爭力。其競爭力。經濟經濟:在經濟擴張時，公司必須備有能夠調整的系在經濟擴張時，公司必須備有能夠調整的系統來處理額外增加的資料量。統來處理額外增加的資料量。11資訊系統專案資訊系統專案 政府政府:例如，有關所得稅申報的要求必須被融入薪例如，有關所得稅申報的要求必須被融入薪資系統中。資系統中。專案管理工具專案管理工具 專案管理專案管理從從系統申請系統申請開始，而開始，而持續直到專案完持續直到專案完成或結束成或結束。一個廣受採用的專案管理工具是一個廣受採用的專案管理工具是Microsoft Project。12 系統申請的評估系統申請的評估許多組織將許多組織將評選系統申請的任務評選系統申請的任務指派給一指派給一個由個由主要使用者的經理及主要使用者的經理及IT經理經理組成的小組，組成的小組，這樣的一個小組常被稱為這樣的一個小組常被稱為系統審察委員會系統審察委員會(system review committee)或或電腦資源委電腦資源委員會員會(computer resource committee)。系統審查委員會系統審查委員會13系統申請的評估系統申請的評估 大多數大型公司由大多數大型公司由系統審查委員會系統審查委員會提供不同的提供不同的經驗和知識來評估系統。經驗和知識來評估系統。一般這個委員會由一般這個委員會由IT主管主管和和其他部門的多位經其他部門的多位經理理組成。組成。事實上，公司中任何一個委員會，事實上，公司中任何一個委員會，IT主管主管都應該參與擔任技術顧問的角色。都應該參與擔任技術顧問的角色。委員會也存在一些委員會也存在一些缺點缺點。例如例如:所有對於所有對於系統系統申請的行動，必須等到委員會開會之後申請的行動，必須等到委員會開會之後。委委員會另一個潛在的缺點是，員會另一個潛在的缺點是，某些委員可能偏袒某些委員可能偏袒自己部門提出的專案申請自己部門提出的專案申請，而且，而且內部的政治問內部的政治問題可能延誤重要的決定題可能延誤重要的決定。在許多在許多較小的公司較小的公司中，不是由一個委員會，而中，不是由一個委員會，而是是由一個人負責系統申請的評估由一個人負責系統申請的評估。14系統申請的評估系統申請的評估 不論是由委員會或一個人負責，其目的是不論是由委員會或一個人負責，其目的是評估評估所有系統申請並排列優先順序所有系統申請並排列優先順序。公司應當進行哪一個專案呢公司應當進行哪一個專案呢?應當採用什麼標應當採用什麼標準呢準呢?如何決定優先順序如何決定優先順序?為了回答這些問題，為了回答這些問題，這個人或委員會必須評估每一項系統申請的這個人或委員會必須評估每一項系統申請的可可行性行性。15可行性概述可行性概述一個系統申請必須通過多項測試，以決定是否一個系統申請必須通過多項測試，以決定是否值得進一步處理，這一系列的測試，稱為值得進一步處理，這一系列的測試，稱為可行可行性研究性研究(feasibility study#)。可行性研究會運用四個主要尺度去衡量或預測可行性研究會運用四個主要尺度去衡量或預測一個系統的成功，這四個尺度就是一個系統的成功，這四個尺度就是:作業可行作業可行性性、技術可行性技術可行性、經濟可行性經濟可行性及及時程可行性時程可行性。為了得到更多有關系統申請的資訊，你會執行為了得到更多有關系統申請的資訊，你會執行一些一些發現事實的發現事實的初步調查初步調查，包括，包括查閱公司的文查閱公司的文件及組織圖件及組織圖、與經理人及使用者面談與經理人及使用者面談、翻閱現翻閱現有系統文件有系統文件、觀察實際作業觀察實際作業，及，及對使用者作問對使用者作問卷調查卷調查等。等。如果該系統申請被核准，在如果該系統申請被核准，在系統分析階段系統分析階段就會就會繼續進行更多密集的發現事實的工作繼續進行更多密集的發現事實的工作。16可行性概述可行性概述作業可行性作業可行性 作業可行性作業可行性(operational feasibility#)係指系係指系統在開發完成之後，能夠有效的被使用。統在開發完成之後，能夠有效的被使用。如果如果使用者在操作新系統方面有困難，就不能產生使用者在操作新系統方面有困難，就不能產生預期的效益。預期的效益。17可行性概述可行性概述 技術可行性技術可行性 技術可行性技術可行性(technical feasibility#)，是指組，是指組織開發、購買、安裝或操作這個系統所需的技織開發、購買、安裝或操作這個系統所需的技術資源。術資源。18可行性概述可行性概述 經濟可行性經濟可行性 經濟可行性經濟可行性(economic feasibility#)是指所建是指所建議系統的預計效益超過其成本估計，在考量成議系統的預計效益超過其成本估計，在考量成本時通常會採用本時通常會採用總持有成本總持有成本(TCO,total cost of ownership)觀念，也就是觀念，也就是包含後續的支援及維包含後續的支援及維護成本以及購置成本護成本以及購置成本。為能決定為能決定TCO，分析師必須估算以下各項的成，分析師必須估算以下各項的成本本:人員人員(包括包括IT人員和使用者人員和使用者)，硬體和設備硬體和設備，軟體軟體(包括自行開發和從供應商購買包括自行開發和從供應商購買)，正式與正式與非正式的培訓非正式的培訓，特許權和費用特許權和費用，諮詢費用諮詢費用，設設施成本施成本，若不開發該系統或延後該專案的預估若不開發該系統或延後該專案的預估機會成本機會成本。19可行性概述可行性概述 除了以上的成本之外，你也需要估算對公司的除了以上的成本之外，你也需要估算對公司的效益，而效益又分成效益，而效益又分成有形有形及及無形的效益無形的效益。所謂所謂有形效益有形效益(tangible benefit)是那些能夠是那些能夠以以幣值計算幣值計算的效益。的效益。例如例如:一個新的排程系統一個新的排程系統減減少加班時數少加班時數。一個能夠一個能夠減少多少庫存減少多少庫存，並消，並消除生產延誤的庫存控制系統。除生產延誤的庫存控制系統。無形效益無形效益(intangible benefit)雖然很雖然很難以幣值難以幣值來計算來計算，但還是應該將它分辨出來。其例子如，但還是應該將它分辨出來。其例子如下下:一個操作簡便的系統能夠一個操作簡便的系統能夠提升員工工作滿提升員工工作滿意度意度。一個新的網站能夠一個新的網站能夠提升企業形象提升企業形象。時程可行性時程可行性20可行性概述可行性概述 時程可行性時程可行性(schedule feasibility#)意指一個意指一個專案能夠在一個可接受的時限內建置完成。專案能夠在一個可接受的時限內建置完成。在評估時程可行性時，系統分析師必須考量在評估時程可行性時，系統分析師必須考量時時間間與與成本成本之間的互動關係。之間的互動關係。例如，加速一個專例如，加速一個專案時程可能會使之變得可行，但卻要昂貴許多。案時程可能會使之變得可行，但卻要昂貴許多。21評估專案的可行性評估專案的可行性 評估可行性的評估可行性的第一步第一步，是，是指出並排除那些不可指出並排除那些不可行的系統申請行的系統申請。例如，一個申請如果要求使例如，一個申請如果要求使用公司已經拒絕採用的硬體或軟體，這個申請用公司已經拒絕採用的硬體或軟體，這個申請就不可行。就不可行。由於這一切理由，由於這一切理由，可行性分析可行性分析是一個必須在系是一個必須在系統開發過程中統開發過程中持續進行的工作持續進行的工作。22設定優先順序設定優先順序 影響優先順序的因素影響優先順序的因素 系統分析師應該考量下列各項系統分析師應該考量下列各項:建議的系統是否將會降低成本建議的系統是否將會降低成本?這個系統是否將提高公司的收入這個系統是否將提高公司的收入?這個系統專案是否會導致更多的資訊或產生更好的這個系統專案是否會導致更多的資訊或產生更好的成果成果?這個系統是否更有效率地為客戶服務這個系統是否更有效率地為客戶服務?23設定優先順序設定優先順序 以上各考量因素可依各專案予以評分，總分較以上各考量因素可依各專案予以評分，總分較高之專案，則優先考慮。高之專案，則優先考慮。分析師應該分析師應該儘可能根據儘可能根據有形成本及效益有形成本及效益來評估來評估專案專案。一個一個有形因素有形因素可以被賦予實際的可以被賦予實際的(或近或近似的似的)金錢價值。金錢價值。專案評估往往也涉及專案評估往往也涉及無形成本或效益無形成本或效益，無形效，無形效益如益如:提高公司形象提高公司形象、激勵員工士氣激勵員工士氣，及，及改進改進客戶服務客戶服務，就難以定出其相當的金錢價值。，就難以定出其相當的金錢價值。無形成本及效益無形成本及效益經常影響到一個系統的決定及經常影響到一個系統的決定及優先順序優先順序，因此必須小心衡量。，因此必須小心衡量。24設定優先順序設定優先順序 自由裁量及非自由裁量專案自由裁量及非自由裁量專案 如果經理可以選擇是否實作的專案，我們稱之如果經理可以選擇是否實作的專案，我們稱之為為自由裁量專案自由裁量專案。為使用者產生一個新報表為使用者產生一個新報表可以是可以是自由裁量專案自由裁量專案的一個例子。的一個例子。一個必須要做沒得選擇的專案，則稱為一個必須要做沒得選擇的專案，則稱為非自由非自由裁量專案裁量專案。而而為了符合聯邦法令的新需求而為了符合聯邦法令的新需求而必須增加一個報表必須增加一個報表，就是一個，就是一個非自由裁量專案非自由裁量專案的例子。的例子。在資金及人員都有限的情況下，委員會可能需在資金及人員都有限的情況下，委員會可能需要優先考量要優先考量非自由裁量專案非自由裁量專案。25初步調查概述初步調查概述系統分析師需要執行系統分析師需要執行初步調查初步調查，以研究一個以研究一個系統系統申請申請並建議採取特定的行動。並建議採取特定的行動。初步調查初步調查最終產品就是最終產品就是給管理階層的報告給管理階層的報告。26初步調查概述初步調查概述 規劃初步調查規劃初步調查在做初步調查時，系統分析師一般會依循一連在做初步調查時，系統分析師一般會依循一連串完整的步驟，然而實際執行時應該依串完整的步驟，然而實際執行時應該依系統申系統申請的性質請的性質、專案的規模大小專案的規模大小，及其，及其迫切的程度迫切的程度調整此一連串完整的步驟。調整此一連串完整的步驟。(圖圖2-16 一個系統分析一個系統分析師可以使用師可以使用Microsoft Project來規劃並管理初步調查。來規劃並管理初步調查。)初步調查初步調查的一連串完整的步驟為的一連串完整的步驟為:1.瞭解問題或機會瞭解問題或機會2.定義專案範疇和限制定義專案範疇和限制3.執行實情調查執行實情調查4.評估可行性評估可行性5.預估專案開發的時間與成本預估專案開發的時間與成本6.向管理階層簡報結果及建議向管理階層簡報結果及建議27初步調查概述初步調查概述 步驟步驟1:瞭解問題或機會瞭解問題或機會當你分析一個當你分析一個系統申請系統申請時，你需要決定有哪些時，你需要決定有哪些部門部門、使用者使用者及及企業流程企業流程會被牽連進來。會被牽連進來。在很多情況下，在很多情況下，系統申請系統申請只會提到一些只會提到一些表象表象，並不會，並不會清楚地描繪出清楚地描繪出潛在的真實問題潛在的真實問題。例如，你可能會收到例如，你可能會收到一個需要調查系統主機反應時間太慢的申請，最後卻一個需要調查系統主機反應時間太慢的申請，最後卻發現根本就是不當的排程所引起而非硬體問題。發現根本就是不當的排程所引起而非硬體問題。有一個廣受使用來調查有一個廣受使用來調查因果關係因果關係的技術稱為的技術稱為魚骨圖魚骨圖(fishbone diagram 或或 Ishikawa diagram)，魚骨圖魚骨圖是是將將問題可能的成因問題可能的成因以以圖形圖形方式概略繪出的分析工具。方式概略繪出的分析工具。當使用魚骨圖時，分析師首先需述明當使用魚骨圖時，分析師首先需述明問題點問題點並繪出代並繪出代表表龍骨的主軸龍骨的主軸，再以，再以分叉的細骨分叉的細骨代表代表可能造成此問題可能造成此問題的各種原因的各種原因。28初步調查概述初步調查概述不快樂不快樂的員工的員工員工本身員工本身機器問題機器問題太老舊太老舊訓練不足訓練不足管理問題管理問題環境問題環境問題太熱太熱通風不良通風不良空氣太差空氣太差冷氣不足冷氣不足濾網太髒濾網太髒魚骨圖範例魚骨圖範例問題點問題點造成問題的原因造成問題的原因29初步調查概述初步調查概述成績單寄送之成績單寄送之時效不佳時效不佳教師遲交成績教師遲交成績教務處工作繁重教務處工作繁重郵局延誤郵局延誤人力不足人力不足學生太多學生太多時間太短時間太短因果分析圖因果分析圖範例範例系統問題點系統問題點各種原因造各種原因造成的結果成的結果原因原因原因原因30初步調查概述初步調查概述 步驟步驟2:定義專案範疇和限制定義專案範疇和限制 確認確認專案範疇專案範疇(project scope)的意思，就是定義專案的意思，就是定義專案的特定邊界或範圍。的特定邊界或範圍。如果專案範疇定義得非常簡略，則有逐漸擴充專案範如果專案範疇定義得非常簡略，則有逐漸擴充專案範疇的風險，這種情形被稱為疇的風險，這種情形被稱為專案蔓延專案蔓延(project creep)。為了避免這個問題，你應該儘可能。為了避免這個問題，你應該儘可能明確地定義明確地定義專案專案範疇範疇。專案範疇也同時建立了專案範疇也同時建立了初步調查初步調查本身的本身的界限界限。所謂的所謂的限制限制(constraint)是指一種系統必須是指一種系統必須滿足的滿足的需求需求或或條件條件，或是某一個系統必須，或是某一個系統必須達成的達成的結果結果。一個一個限制限制可以包含可以包含硬體硬體、軟體軟體、時間時間、政策政策、法律法律或或成本成本。例如，系統必須在現有的硬體上執行，訂單輸入系統例如，系統必須在現有的硬體上執行，訂單輸入系統必須能夠接受必須能夠接受15個遠端據點的輸入，個遠端據點的輸入，或新的網站必須或新的網站必須在三月一日啟用。在三月一日啟用。31初步調查概述初步調查概述 一份清楚的一份清楚的專案範圍和限制的定義專案範圍和限制的定義可以避免當可以避免當經理人假設專案開發系統會有某些功能或能支經理人假設專案開發系統會有某些功能或能支援某些業務，但後來卻發現該功能並未包括在援某些業務，但後來卻發現該功能並未包括在內時，所可能引發的各種誤解。內時，所可能引發的各種誤解。步驟步驟3:執行實情調查執行實情調查(收集資料收集資料)發現事實會牽涉到以下所敘述的發現事實會牽涉到以下所敘述的各種技術方法各種技術方法。依調查該依調查該系統申請系統申請所需的資訊而定所需的資訊而定，發現事實發現事實的工作的工作可能耗費數小時、數日或數週可能耗費數小時、數日或數週。在發現事實時，你可能會使用以下的在發現事實時，你可能會使用以下的各種技術各種技術方法方法:分析組織圖分析組織圖、執行訪談執行訪談、審查現有文件審查現有文件、觀察作業方式觀察作業方式、或是、或是執行使用者問卷調查執行使用者問卷調查。32初步調查概述初步調查概述 分析組織圖分析組織圖 取得一份取得一份組織圖組織圖，以便了解該部門如何發揮其機能，同時確，以便了解該部門如何發揮其機能，同時確認你可能需要訪談的人。認你可能需要訪談的人。組織圖組織圖可以從公司的可以從公司的人力資源部門人力資源部門取得。取得。如果沒有這種組織如果沒有這種組織圖，你可以直接從部門工作處取得必須的資訊再自己建立一份，圖，你可以直接從部門工作處取得必須的資訊再自己建立一份，如如圖圖2-21所示。所示。執行訪談執行訪談 初步調查期間取得資訊的主要方法就是初步調查期間取得資訊的主要方法就是訪談訪談。訪談的過程包含下列步驟訪談的過程包含下列步驟:1.決定訪談的對象決定訪談的對象。2.設定訪談設定訪談的目標的目標。3.發展訪談的問題發展訪談的問題。4.準備訪談準備訪談。5.執行訪談執行訪談。6.記錄訪談的內容記錄訪談的內容。7.評估訪談的結果評估訪談的結果。記住，記住，訪談訪談和和初步調查初步調查本身的目的是本身的目的是揭示一些事實揭示一些事實，而，而不是不是要說服別人要說服別人讓他們相信該專案是值得進行的。讓他們相信該專案是值得進行的。33初步調查概述初步調查概述 審查現有文件審查現有文件 文件有可能不是最新的文件有可能不是最新的，因此，你應當與使用者核，因此，你應當與使用者核對，確認你得到的是準確而完整的資訊。對，確認你得到的是準確而完整的資訊。觀察作業方式觀察作業方式(即實地觀察即實地觀察)觀察運行中的現有系統，你可能查看工作人員如何觀察運行中的現有系統，你可能查看工作人員如何執行一般任務。執行一般任務。你或許會選擇去追溯或依循輸入源你或許會選擇去追溯或依循輸入源頭或輸出報表實際採行的途徑。頭或輸出報表實際採行的途徑。執行使用者問卷調查執行使用者問卷調查 訪談可能太耗費時間。有時可以藉由訪談可能太耗費時間。有時可以藉由問卷調查問卷調查的方的方式從一群人獲取資訊。式從一群人獲取資訊。問卷調查問卷調查不比面對面的逐一訪談有彈性不比面對面的逐一訪談有彈性(缺點缺點)，但，但是它的是它的成本較低成本較低，一般，一般花費較少的時間花費較少的時間，而且可以，而且可以涵蓋比較廣的人員層面涵蓋比較廣的人員層面(優點優點)。34初步調查概述初步調查概述 步驟步驟4:評估可行性評估可行性 現在你必須評估此專案的現在你必須評估此專案的操作操作、技術技術、經濟經濟，及時及時程可行性程可行性。步驟步驟5:預估專案開發的時間與成本預估專案開發的時間與成本 步驟步驟6:向管理階層簡報結果與建議向管理階層簡報結果與建議 在在初步調查的最後工作初步調查的最後工作就是就是管理者準備一份報告管理者準備一份報告，可能的話也會作一場簡報，報告中包括對可能的話也會作一場簡報，報告中包括對系統申請系統申請的評估的評估、成本效益的估計成本效益的估計以及以及分析師的建議分析師的建議。初步調查報告的格式各公司都不盡相同初步調查報告的格式各公司都不盡相同。典型的報告可能包含以下這些段落典型的報告可能包含以下這些段落:1.簡介簡介 2.系統系統申請摘要申請摘要 3.發現發現 4.建議建議 5.專案成員專案成員 6.時間及成時間及成本估計本估計 7.預期的效益預期的效益 8.附錄。附錄。-End of chapter 2-35