教你用电子表格EXCEL做工资.pdf

教你用EXCEL做工资如果你用电子表格做的话：姓名、岗位工资、年功津贴、技能津贴、绩效工资、卫生费、夜班津贴及安全奖、加班工资、补发工资、应发工资、养老保险、医疗保险、失业保险、住房公 积金、其他保险、所得税基数、个人所得税、其他扣 款、实发工资、领款人签章其中应发工资二岗位工资+年功津贴+技能津贴+绩效工 资+卫生费+夜班津贴及安全奖+加班工资+补发工资 所得税基数二应发工资-养老保险-医疗保险-失业保险-住房公积金-其他保险实发工资二应发工资-养老保险-医疗保险-失业保险-住房公积金-其他保险-个人所得税-其他扣款Excel的秘技、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名 称的一致性，利用”数据有效性”功能建了 一个分类下 拉列表填充项。1.在Shcct2中，将企业名称按类别（如“工业企业“、”商业企业、“个体企业”等）分别输入不同列中，建 立一个企业名称数据库。2.选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称“栏 内，输入工业企业”字符后，按“回车键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业“、“个体企业3.切换到Sheetl中，选中需要输入“企业类另的列（如C列），执行数据一有效性”命令，打开“数据有 效性”对话框。在“设置“标签中，单击允许“右侧的下 拉按钮，选中“序歹选项，在下面的“来源“方框中，输入工业企业“，商业企业个体企业”序列（各 元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开“数 据有效性”对话框，选中“序列“选项后，在“来源“方框 中输入公式：二工ND工RECT（C1）,确定退出。4.选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单 元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名 称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别“列，可以选中该列，右击鼠标，选”隐藏选项，将该 列隐藏起来即可。二、建立“常用文档“新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档“菜单，将常用的工作 簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选自定义“选项，打开“自 定义”对话框。在“命令标签中，选中“类别“下的”新菜 单项，再将“命令”下面的新菜单”拖到菜单栏。按”更改所选内容“按钮，在弹出菜单的“命名“框中输 入一个名称（如“常用文档“）。2.再在“类别”下面任 选一项（如插入选项），在右边命令下面任选一,项（如“超链接“选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档菜单中某个菜单项（如“工资表”等）,右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选”分配超链接一打 开”选项，打开”分配超链接对话框。通过按”查找范 围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工 资.xls等）文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档 超链接起来。4.以后需要打开“常用文档“菜单中的某个工作簿文档 时，只要展开“常用文档“菜单，单击其中的相应选项 即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档“菜 单中，但并不影响“插入“菜单中超链接“菜单项和常 用”工具栏上的“插入超链接按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额 以“红色显示，大于等于1500元的工资总额以”蓝色 显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色“显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表工作簿，选中工资总额”所在列，执行”格式一条件格式“命令，打开条件格式”对话框。单 击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于“选 项，在后面的方框中输入数值“2000。单击“格式“按 钮,打开“单元格格式”对话框，将“字体的”颜色设置 为“红色、2.按“添加“按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为”棕色“）。3.设置完成后，按下“确定按钮。看看工资表吧，工 资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来 了。四、制作”专业符号“工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符 号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的专 业符号”工具栏。1.执行”工具一宏一录制新宏“命令，打开录制新宏“对话框，输入宏名如“fuhaol并将宏保存在“个人 宏工作簿“中，然后确定“开始录制。选中”录制宏工 具栏上的“相对引用“按钮，然后将需要的特殊符号输 入到某个单元格中，再单击录制宏工具栏上的“停 止“按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入”宏、2.打开“自定义”对话框，在”工具栏标签中，单击”新 建“按钮，弹出”新建工具栏”对话框，输入名称一一专 业符号“，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令标签中，选中“类别“下面的“宏“，将”命 令“下面的自定义按钮”项拖到“专业符号栏上（有多 少个特殊符号就拖多少个按钮）。3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1 点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选指定宏选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的 宏（如fuhaol等），确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏 一样，使用”专业符号“工具栏，向单元格中快速输入 专业符号了。五、用”视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面 管理器吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出 现的快捷菜单中，选隐藏“选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。2.执行”视图一视面管理器“命令，打开”视面管理器 对话框，单击添加按钮，弹出添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表）后，单击“确定“按钮。3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，”添 加“好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开”视面管理器“，选 中需要打印的表格名称，单击“显示“按钮，工作表即 刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一 下，按下工具栏上的“打印“按钮，一切就0K 了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门 名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺 序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式一选项“命令，打开”选项“对话框，进入”自 定义序列”标签中，在“输入序列下面的方框中输入部 门排序的序列（如“机关，车队，一车间,二车间，三车间“等），单击“添加和“确定按钮退出。2.选中“部门列中任意一个单元格，执行”数据一排序”命令，打开”排序”对话框，单击选项按钮，弹出”排 序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义 的序列，按两次“确定“按钮返回，所有数据就按要求 进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好 将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行”格式一 单元格命令，打开单元格格式”对话框，在“数字“标 签的”分类下面选中“自定义“选项，然后在右边”类型 下面的方框中输入“；;（三个英文状态下的分号）。2.再切换到“保护标签下，选中其中的“隐藏“选项，按“确定“按钮退出。3.执行“工具一保护一保护工作表命令，打开”保护工 作表对话框，设置好密码后，”确定“返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示 出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护“标签下，请不要清除“锁定”前面复选 框中的“V 号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的 数据。八、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元 格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不 设置一下，让输入法智能化地调整呢？选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效 性“命令，打开”数据有效性对话框，切换到”输入法 模式”标签下，按”模式右侧的下拉按钮，选中“打开“选项后，确定退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单 元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输 入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法 自动关闭。九、让自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报 而烦恼呢？那就往下看吧。1.执行“工具一自动更正“命令，打开自动更正“对话 框。2.在“替换”下面的方框中输入pew（也可以是其他字 符，“pew”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“电 脑报“，再单击添加和“确定“按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入pew字符 此时可以不考虑pcw的大小写，然后确认一下就 成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具一宏一Visual Basic编辑器菜单命令（或 按“Alt+Fll”快捷键）,打开Visual Basic编辑窗口。2.在窗口中，执行”插入一模块“菜单命令，插入一个 新的模块-模块lo3.在右边的代码窗口 中输入以下代码：Function V(Q,b,h)V=h*(a+b)/2End Function4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工 作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能 不能只衬在表头下面呢？1.执行”格式一工作表一背景命令，打开”工作表背景 对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入“按 钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单 元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。3.按“格式工具栏上的”填充颜色右侧的下拉按钮，在 随后出现的“调色板“中,选中“白色“。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其 实，是图片被“白色遮盖了）O提示 衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用 函数，一个小小的连字符&就能将它搞定（此处假定 将B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1 单元格中输入公式：=2.再次选中D1单元格，用”填充柄“将上述公式复制到 D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到 E列对应的单元格中。3.选中E列，执行”复制”操作，然后选中F列，执行”编 辑一选择性粘贴命令，打开”选择性粘贴”对话框，选 中其中的“数值”选项，按下”确定按钮,E列的内容（不 是公式）即被复制到F歹U中。4将B、C、D、E列删除,完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但 此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进 行第3步操作，将公式转换为不变的”值。十三、快速打印学生成绩条常有朋友问”如何打印成绩条”这样的问题，有不少人 采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说 有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函 数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheetl工作表的A1至G64 单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名 称。1.切换至1 Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公 式：二工F(MOD(ROW(),3)二0,，讦(OMOD ROW(),3(=1,sheetl!A$2,INDEX(sheetl!$A:$G,INT(ROW()+4)/3)+1),COLUMN()o 2.再次选中Al单元格,用”填充柄将上述公式复制到B1至G1单元格中；然 后，再同时选中A1至G1单元格区域，用”填充柄将 上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区 域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式“工具栏”边 框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中”所有框线选项，为选中的区域添加边框(如果不需 要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用“工具栏 上的“格式刷“按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉 至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印“按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Excel帮你选函数 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较 合适。Excel的搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行”插入一函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜 索函数”下面的方框中输入要求（如“计数”），然后单 击转到“按钮，系统即刻将与“计数有关的函数挑选 出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合 查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表（Shcctl）时，需要查看 其它工作表中（Sheet2、Shee+3）某个单元格的 内容，可以利用Excel的监视窗口”功能来实现。执行”视图一工具栏一监视窗口 命令，打开”监视窗 口”，单击其中的“添加监视“按钮，展开”添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击添 加按钮。重复前述操作，添加其它“监视点。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边 框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新 的拓展。单击”格式工具栏上“边框右侧的下拉按钮，在随后 弹出的下拉列表中，选“绘图边框“选项，或者执行”视 图一工具栏一边框“命令，展开“边框工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相 应的单元格区域快速画上边框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦 除边框“按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以 清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的线条颜色按钮，在随后弹出 的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这 一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了 一 个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了 数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出 警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记年份的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望”年份都用 一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据“菜单 的有效性选项。在“设置“卡片”有效性条件的允许 下拉菜单中选择“文本长度。然后在“数据”下拉菜单 中选择“等于“，且“长度“为同时，我们再来到”出 错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止“，并在”标题“和错误信息栏中分别填入”输入文本非法!“和请输入四位数年份。字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四 位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出 错原因，并直到你输入了正确样式”的数值后方可继 续录入。神奇吧?其实，在Excel的”数据有效性”判断 中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如文本类 型啊，序列大小“啊，时间远近啊,如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel 展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工 作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格 的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工 作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元 格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一 个工作表的标签名“Sheetl,然后按住Shift键，单 击最后一张表格的标签名Sheet3（如果我们想关联 的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字 样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要 一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我 们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相 应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要 将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办 呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑菜单的”填充选项，然后在其子菜单中选择“至 同组工作表。这时，Excel会弹出”填充成组工作表 的对话框，在这里我们选择“格式“一项，点确定后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持 的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为 Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格 中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改 变文本的大小写。在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写 转换的函数。它们分别是：“二UPPER（源数据格）将文本全部转换为大写；二LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写；二PROPER（源数据格）一 将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字 母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中 输入小写的excel,然后在目标单元格中输入 H=UPPER（A1）H,回车后得到的结果将会是“EXCEL。同样，如果我们在A3单元格中输入mr.wciwei,然 后我们在目标单元格中输入二PROPER（A3）,那么 我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei 了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定 字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对 一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯 等信息。如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好 使用二RIGHT（源数据格，提取的字符数）函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字 符输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则 要使用二LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从 数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格 中提取武汉两个字时，就只须在目标单元格中输入 M=MID(A5,4,2)就可以了。意思是：在A5单元格 中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5 两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问 题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字 在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“2、3结尾的数字却分别是以”st、nd和rd结尾 的。而且，“11、”12、13”这3个数字又不一样，它 们却仍然是以叶h结尾的。因此，实现起来似乎很复 杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写 一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：二A2&EF(0R(value(RIGHT(A2Z2)=UZ12Z13)/th，工F(OR(value(RIGHT(A2)=1,23,CHOOSE(RISHT(A2)/st，nd，rd),th)。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：如果数字 是以11”、12、13结尾的,则加上“th”后缀；如 果第1原则无效，则检查最后一个数字，以1“结尾使 用“st、以2结尾使用nd、以3结尾使用rd”;如果第1、2原则都无效，那么就用th。因此，基数 词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约 定俗成的安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上节之类的符号。其实，在 Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“二REPT(特殊符号，填充位数)。比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用号填充至16位，就只须将公式改为“二(A2&REPT(#，16-LEN(A2)“即可；如果我们要将A3单 元格中的数字从左侧用号填充至16位，就要改为 二REPT(#，16-LEN(A3)&A3;另夕卜,如果我们想用号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“二REPT(#，8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上节”符号的话，那 就改为:“二(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)“，一定能满足你的要求。二十三、创建文本直方图除了重复输入之外，REPT函数另一项衍生应用就是 可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它 的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按 照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效 果。比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列”作为直方图中“预算内月份的显示区，将”G歹则作为 直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列的数值，用“Wingdings字体的N字符表现出 来。具体步骤如下：在E3单元格中写入公式”二工F(D30,REPT(n，ROUND(D3*100,0),)”,也拖动填充柄至G14o我们看到，一个没有动用Excel 图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简 单明了。二十四、计算单元格中的总字数有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了 利用到SUBSTITUTE函数的虚拟计算外，还要动用 TRIM函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入 有how many words?字样，那么我们就可以用如下 的表达式来帮忙：M=IF(LEN(Al)=O,O,LEN(TRIM(Al)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(Al),，)+1)该式的含义是先用SUBSTITUTE”函数创建一个新 字符串，并且利用“TR工M函数删除其中字符间的空 格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得 出空格的数量，最后将空格数+1,就得出单元格中 字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具“菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具“菜单中 的加载宏“，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具选项，确定“后Excel 2002就会自行安装了。完成后我们再次打开“工具“菜单，单击“欧元转换“，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗 口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可 以通过鼠标设置货币转换的“源区域“和“目标区域“，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是 100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一 览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可 以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换 后的货币数值都是欧元的样式了。二十六、给表格做个超级搜索引擎我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同 就是Excel是将填入表格中的所有内容（包括静态文 本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用”函数 查询“，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索 引擎一样。