秘书学与秘书工作培训讲学.ppt

秘书学与秘书工作第八章 文书工作 公文的基本含义 公务文书:各机关、团体、企事业单位在行使职权和日常公务活动中形成和使用的文字资料。（机关应用文、机关实用文）公务文书的分类 公文：指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围、隶属关系制发的具有法定效力和规范体式的文书。特点：体现制发机关意志、需要行文、需要办理、有规范体式 事务文书：指机关、团体、企事业单位在日常公务活动中形成和使用的文书。第八章 文书工作公文的分类按用途划分：12类13种，命令（令）、议案、决定、指示、公告-通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要按行文方向划：下行文、上行文、平行文按阅知范围划分：秘密公文、内部公文、周知性公文按缓急时限划分：紧急公文、常规公文第八章 文书工作公文的格式：眉首：发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度主体：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、发文机关印章、附注版记：主题词、抄送机关、印发机关、印发时间其他：公文的特定格式、公文用纸、排版、装订等第八章 文书工作公务文书的作用 实施领导 规范行为 办理公务 交流信息 记载活动和事项 进行教育和宣传第八章 文书工作-公务文书的要素公务文书的要素-主题主题主题的重要性 是决定公务文书价值的首要因素 是指挥公务文书写作的统帅主题的要求 正确、新颖、鲜明、集中主题的表现 摆事实 讲道理 直截了当发指令、提要求、做规定等第八章 文书工作-公务文书的要素公务文书的要素-材料材料材料的重要性 是形成主题的依据 是表现主题的支柱材料的收集 日常积累、专题调查、广泛阅读材料的挑选 确实、典型、切题材料的运用 概括法、展开法、点面结合法、纵横对比法第八章 文书工作-公务文书的要素公务文书的要素-结构结构结构的重要性 是文章写作的“蓝图”是文章阅读的“向导”公务文书结构的特点 通体开门见山 标题准确简要 开头直截了当说明全文的目的或结论 较长公务文书分成若干部分和段落时，每部分亦如此 条理清晰明显 大多有惯用模式第八章 文书工作-公务文书的要素公务文书的要素-语言语言公务文书语言的要求准确：选词恰当、造句严密（用限制语排除例外或可能产生的问题、用加括号防止歧义或做必要的解释补充、用补充语照顾不同或特殊情况）、多用精确词语简要：精简内容、精练语言庄重：使用书面语言、使用平实语言规范：用字用词、语句、标点符号、提法规范、数字规范、缩略语规范、计量单位规范、使用公务文书惯用语第八章 文书工作-公文写作命令(令)议案决定指示公告、通告通知通报报告请示批复函会议纪要第八章 文书工作-公文写作公文写作-命令（令）命令（令）命令（令）的用途 发布行政法规和规章 宣布实施重大强制性行政措施 奖惩有关人员 撤消下级机关不适当的决定分类：发布令 行政令 嘉奖令 惩戒令撤消令第八章 文书工作-公文写作公文写作-命令（令）命令（令）发布令：发布行政法规和规章的命令 写法：标题、令号、不写主送机关、正文、法规和规章、签署、签署日期行政令：宣布实施重大强制性行政措施的命令 写法：标题、发文字号、不写主送机关、正文（开头、主体、结尾）、签署、签署日期嘉奖令：奖励有重大贡献人员的命令 写法：标题、发文字号、不写主送机关、正文（介绍事迹并评价、写明嘉奖决定、发出学习号召）、签署和日期第八章 文书工作-公文写作公文写作-命令（令）命令（令）使用和撰写命令（令）的要求 慎重使用 语句果断 篇幅简短第八章 文书工作-公文写作公文写作-决定决定决定的用途 对重大行动做出安排 对重要事项做出处理决定的分类 行动性决定 表彰性决定 处分性决定第八章 文书工作-公文写作公文写作-指示指示指示的用途 用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则，提出要求和措施。国务院或国务院和中共中央联合发出，国务院各部委，各省、自治区、直辖市人民政府；党和军队的高层第八章 文书工作-公文写作公文写作-指示指示指示的写法 标题：三项式 主送机关：内部要标明，普发性不用 正文：开头、主体、结尾指示和（行动性）决定的区别：1、行动性决定是决定重大方针；指示是针对在贯彻执行大政方针中出现的新的重要情况和问题发出的原则要求和具体规定。2、已经决定的大政方针，不宜再为此发决定，对贯彻执行大政方针中出现的重要问题可发指示，更多的一般性问题则发通知。第八章 文书工作-公文写作公文写作公告、通告公告、通告公告：向国内外宣布重要事项或者法定事项通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项分类和写法 告知性公告：向国内外宣布重要事项的公告 规定性公告：向国内外宣布法定事项的公告 告知性通告：在一定范围内公布应当周知事项的通告 规定性通告：在一定范围内公布应当遵守事项的通告 第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。通知的特点：知照性。通知的主要功能在于知照。广泛性。通知的广泛性表现在多方面。时效性。通知有一定的时效要求。第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知通知的分类：根据内容的不同，通知大体可以分为五类，1、批转、转发、颁发性通知。2、指示性通知。3、事务性通知。4、会议通知。5、任免通知。第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知-批转性通知批转性通知 国务院关于批转国家税务总局关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作意见的通知国发199712号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意国家税务总局关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收作的意见，现转发给你们，请遵照执行。加强个体、私营经济税收征管，强化查帐征收工作是规范个体、私营经济管理，促进个体、私营经济健康发展的重要措施。各级人民政府要高度重视，切实加强领导，协调税务、工行政管理、公安和金融等有关部门，积极稳妥地做好这一工作，并帮助税务部门解决工作中出现的困难和问题。国家税务总局要结合深化税收征管改革，切实做好对这项工作的组织指导和监督检查。各有关部门要相互支持、密切配合，确保这项工作的顺利进行。本通知的具体实施意见，由国家税务总局会同有关部门制定。本通知的贯彻执行情况，各省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府应于七月底前报告国务院，同时抄送国家税务总局。附件：关于加强个体私营经济税收征管理化查帐征收工作的意见（略）国务院 一九九七年二月十八日第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知-转发性通知转发性通知*省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知的通知陕政办发199741号各市、县（区）人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：现将国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知（国办发明电199728号）转发给你们，请认真遵照执行。国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：目前，非法倒买倒卖人民币的问题比较严重，影响了人民币的正常流通，破坏了人民币的信誉。为加强对人民币的管理，打击非法买卖人民币的行为，根据中华人民共和国中国人民银行法有关规定，经国务院批准，特作如下通知：一、禁止非法买卖流通人民币（包括纪念币，下同）；经营已退出流通的人民币，必须经中国人民银行批准。二、未经中国人民银行批准，任何单位和个人不得装帧和经营装帧的流通人民币。三、违反以上规定的，视情节轻重，由工行政管理部门没收一定物及非法所得，并按有关规定予以处罚。四、各金融机构及其从业人员不得利用职务之便支持、参与人民币的非法买卖活动，对违反规定的要从严惩处。五、对在中国境内非法买卖外国货币的，比照上述规定办理。国务院办公厅 一九九七年七月四日第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知-颁发性通知颁发性通知 关于颁发国务院关于职工工作时间的规定的实施办法的通知劳部发199466号各省、自治区、直辖市劳动、人事（劳动人事）厅（局），国务院各部委、各直属机构：根据国务院关于职工工作时间的规定的实施办法，我们制定了国务院关于职工工作时间的规定的实施办法。现发给你们，请遵照执行，并将执行中的经验和问题按两部的职责范围，分别报送。附件：国务院关于职工工作时间的规定 劳动部 人事部 一九九四年二月八日 附件：国务院关于职工工作时间的规定的实施办法（略）第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知-指示性通知指示性通知 国务院办公厅关于解决民办教师问题的通知国办发199732号一九九七年九月七日 民办教师是我国中小学教师队伍的重要组成部分。长期以来，广大民办教师为发展我国农村教育事业做出了重大贡献。党中央、国务院十分重视和关心民办教师，现将有关问题通知如下：一、统筹解决民办教师问题实行地方责任制，各有关部门积极配合。各级、直辖市将当地的具体实施计划于12月底前报送国务院办公厅并抄送国家教委、人事部、国家计委和财政部。十、在政府的统一领导和统筹协调下，教育、人事、计划、财政、公安等部门要分工协作，密切配合 工作中的不正之风，确保党中央、国务院确定的“本世纪末基本解决民办教师问题”目标的实现，推动我国农村教育事业的发展。第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知-事务性通知事务性通知 *市人民政府办公厅关于加快调整城镇供水、防汛工作业务分工的通知市政办发1996210号一九九六年十二月十一日 根据*省人民政府办公厅关于调整城镇供水，防汛工作业务分工的通知（政办发199681号）精神，市政府要求认真做好我市的调整工作，现就有关问题通知如下：一、充分认识调整城镇供水 适应我市经济、社会发展和人民生活的需要。随着 增强供水、重要的意义。二、按照省政府通知精神 财力的增长和防汛、供水工程建设规模的增大，每年应有所增加。三、城镇供水、防汛工作业务分工移交由区县政府牵头，成立移交工作领导小组。由政府办、水利局、城建局、审计局、国有资产管理局、劳动人事局及相关银行等部门参加，具体负责移交工作的实施。四、为了确保城镇供水、防汛工作业务 五、城镇供水、防汛工作业务调整 第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知任免通知任免通知*市人民政府关于*等职务任免的通知市政发1997105号（15）一九九七年七月十二日市人民政府决定：*，*任*市人民政府市长助理；免去*市人民政府市长助理职务；*任*市人民政府办公厅主任；免去*市人民政府办公厅主任职务；免去*市房产管理局副局长、*市住房制度改革委员会办公室副主任（正局级）职务；免去*市土地管理局副局长职务 免去*高新技术产业开发区管委会副主任、*高科（集团）总公司副总经理职务。第八章 文书工作-公文写作公文写作通知通知会议通知会议通知国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为进一步调动 各行各业、各条战线在改革和建设中做出突出贡献的先进个人。现将有关事项通知如下：一、表彰范围 二、组织领导（略）三、工作要求 评选、表彰全国劳动模范和先进工作者是我国各族人民政治生活中的一件大事，为夺取改革开放和现代化建设事业的新胜利而努力奋斗。国务院 一九九四年四月二十七日 第八章 文书工作-公文写作公文写作通报通报通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。通报的特点 典型性、引导性、严肃性、时效性分类：表彰性、批评性、情况通报通报、通知、通告的区别：1、告知范围不同：通知和通报内部行文，告知的是有关单位，甚至涉秘；通告是周知性公文2、用途明显不同：通报可以表扬先进，批评错误，其他没有；通知可以任免聘用干部、转发批转公文，发布规章制度，其余没有3、告知的内容不同：通知和通告是“事项”，事前或者事初；通报是“情况”，事后或者在一定阶段后。第八章 文书工作-公文写作公文写作报告报告报告的用途 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级机关的询问报告的分类：工作报告 情况报告 呈转报告 答复报告 报送报告第八章 文书工作-公文写作公文写作请示请示请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。特点：针对性、呈批性、单一性、时效性请示的分类 根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：请求指示性请示 请求批准性请示 请示批转性请示第八章 文书工作-公文写作公文写作请示请示-结构、内容和写法结构、内容和写法 1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。；另一种是由事和文种构成，（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。2、正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（1）开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。（2主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。（3）结语。另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。3、落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间*年*月*日。第八章 文书工作-公文写作公文写作请示与报告的区别：请示与报告的区别：（一）从行文目的上看，请示的目的是为上级机关审批请示事项提供准确、可靠的依据，是为请示事项得以顺利批准服务的。报告的目的有两种：一是让上级机关掌握了解情况，更好地帮助下级机关正确贯彻执行党的路线、方针和政策，减少失误，做好工作；二是为上级机关的决策提供情况和建议。（二）从行文时间上看，请示是要请求上级机关给予指示或批准，必须事前行文，不能“先斩后秦”；报告的行文时间比较灵活，根据实际需要，在办事之前、之中、之后均可行文。（三）从行文内容上看，一份请示只能请求掼示或批准一件事情，即一文一事；一份报告可以陈述一件或几件事情，即一文多事。（四）从行文篇幅上看，请示篇幅较短，一般不超过千字；报告则长短不一，短则一二百字，长则洋洋万言。（五）从批复情况上看，请示是下级机关向上级机关请求指示或批准请示事项的请求性文书上级机关收到请示后，必须批复；报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的陈述性文书，只要上级机关掌握了解情况就行了，不需要批复。（六）从结尾语言上看，请示常用“当否，请审批”、“以上请示，盼批复”之类的惯用语；报告结尾用语比较多，常用“特此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等。第八章 文书工作-公文写作公文写作批复批复批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。批复的特点：针对性、回复性、权威性 批复的分类：审批性批复，主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。批复由首部、正文和尾部三部分组成。1、首部。包括标题和主送机关两个项目内容。（1）标题（2）主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。2、正文 （1）开头（2）主体 （3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。3、尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。第八章 文书工作-公文写作公文写作函函函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函的特点：沟通性、灵活性、单一性 公函由首部、正文和尾部三部分组成。（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1、开头。主要说明发函的缘由。2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。第八章 文书工作-公文写作公文写作会议纪要会议纪要会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项分类：办公会议纪要：各机关、团体、企事业单位领导人和有关部门负责人研究决定日常工作事项的办公会议形成的纪要。重要专题会议纪要：由领导机关召开的研究某个方面或者某一专题工作的形势、任务、方针、政策和措施等重要问题的会议纪要。第八章 文书工作-公文办理公文办理“公文办理”、“公文处理”和“公文管理”是三个不同的概念，在文书工作中的位置和作用各不相同。“公文办理”是指公文管理中的生效阶段包括从收文到办复的若干环节。“公文处理”是指公文管理中的形成阶段和生效阶段，即撰制、办理两个阶段，也就是常说的发文处理和收文处理。“公文管理”是指公文从产生到终止的全过程，包括撰制、传递、办理和保管等四个阶段。第八章 文书工作-公文办理公文办理88个环节个环节1、收文，就是把自上级机关的下行文，来自本级机关或同级机关的平行文，来自下级机关或所属公众的上行文，集中起来则秘书部门统一验收。（1）签收。签收是收文处理的第一点。签收的工作次序是：清点、检查、签章（2）启封。启封是收文的第二步。（3）登记。启封后，必须对来文逐项进行登记，这是收文的重要工作。登记的作用是：便于统计，便于查找，有利安全。2、分送，就是把登记后的来文，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门办理。第八章 文书工作-公文办理公文办理88个环节个环节3、传阅，就是对来文份数较少，而应知悉对象较多的文件所采取的一种内部轮流阅读的办法。（1）控制范围。传阅范围“不多不少”。（2）确定顺序。应该是先上级后下级，先主管后承办（3）加强催阅。保证快速、准确、安全地传阅。4、拟办，就是对需要办理的来文提出初步方案。拟办不同于批办、承办、其特点是：参考性、概括性。它要求秘书做到：（1）精读全文。这是撰写拟办意见的前提条件。（2）周密思考。协调一致。（3）提供依据。第八章 文书工作-公文办理公文办理88个环节个环节5批办，就是对需要办理的来文做出具体的批示。批办是承办的依据，具有法定性，批办的内容包括：办理的原则、方法和要求；承办（或主办）单位；批示人姓名和日期。批办与拟办相比，区别在于：撰写者不同，前者系机关领导者，后者系秘书部门的负责人或领导者授权的秘书人员；受理者不同，前者为承办者，后者为领导者；撰写要求不同，前者要具体可行，后者要简明扼要；效力不同，前者具有强制性，后者具有供选择性。6、承办，就是遵照领导者对来文的批示，根据来文的内容和要求，由某一部门或个人予以贯彻落实。承办就是解决问题。它是公文办理的中心环节，标志着公文的运转进入实质性阶段。承办部门应做到：（1）明确承办人，由专人负责。（2）领会批办精神，如实地按领导意图办文。（3）有些文件的办理，常常涉及若干个部门。这就要求主办部门与协办部门协调一致，特别是在意见分歧时，尤其需要相互协商，切不可我行我素。第八章 文书工作-公文办理公文办理88个环节个环节7、催办，就是对文件承办工作的检查与督促。具体地说，就是秘书人员对尚未办结的文件进行控制，查明进展情况、存在问题，完成得如何，以保证文件办理的质量。催办是提高办文效率，防止推诿拖拉的委要环节。在实际工作中，由于不重视催办而造成文件积压、扯皮的环象，在某些机关还相当严重。8、办复，就是奖承办者办文的结果向批办的领导者和来文机关报告。办复，标示着公文办理的结束，是整人办理阶段的终点。办复工作要做到及时、准确和方便，即对办结的公文要按时报告，不可拖延和积压。报告的内容要正确无误，不可凭个人好恶予以取舍；办复工作要为立卷、归档着想，便利公文的管理。第八章 文书工作-公文办理公文办理办理要求办理要求1、准确无误（1）工作同容准确（2）工作方向要准确（3）工作方式要准确2、讲究时效（1）强化时间观念（2）缩短运转周期（3）简化办文程序3、安全保密（1）要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏（2）要严格遵守公文管理的保密规定，做到不泄密、不失密 4、统一管理（1）统一于秘书部门（2）统一于公文法规（3）统一于主管领导How do you:Receive Create DeliveWhy do you customers come to youWhat do you creat此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢