档案工作人员分工及岗位责任制.doc

档案工作人员分工及岗位责任制一、工作人员分工分管领导：韦松译办公室主任：唐 兵档案管理员：韦美耐兼职档案员：周海洋二、各组员职责（一）分管档案工作领导责任制1、领导本机关档案管理工作。2、审定本机关档案管理各项制度，并监督贯彻执行。3、处理档案工作中实际问题。（二）主管档案工作办公室主任责任制1、组织制定档案管理制度，并认真执行。2、抓好本机关档案建设与管理工作。3、定期组织档案管理人员学习档案工作法律、法规和方针政策，不停提高档案管理人员业务技能。（三）档案管理员岗位责任制1、对机关各个办公室形成多种文献材料搜集、整顿、立卷、归档工作进行监督和指导。 2、负责集中统一管理本机关多种门类和载体档案以及有关资料。3、为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保留价值档案向县档案馆移交。 4、贯彻执行档案工作法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室各项规章制度。 5、对档案实行科学管理，熟悉所藏档案状况，积极提供运用，为全乡各项工作服务。6、办理领导交办其他档案业务工作。（四）兼职档案员责任制1、协助档案管理员做好本机关多种文献材料搜集、整顿、立卷、归档工作。2、负责档案信息微机录入及信息化管理工作。3、办理领导交办其他档案业务工作。档案室工作职责一、贯彻执行上级有关档案工作方针、政策，自觉遵守档案管理各项规章制度，制定本单位档案工作对应制度，并组织实行。二、贯彻执行党和国家有关保守党和国家机密规定，认真做好档案安全、保密和保护工作。三、制定档案室工作计划，做好档案目管理工作。四、按不一样类别归档范围，做好各类档案文献材料搜集、整顿、鉴定工作，并按各自规定及时归档。五、对新接受档案进行分类入库，积极做好档案信息资源开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储备状况，做到精确迅速地提供运用。六、精确及时地搞好各类档案转递、销毁和记录工作。七、严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案查阅、借阅工作，为有关部门提供档案有关状况。八、负责档案室库房平常管理工作，严格按照八防规定，保证档案库房安全和卫生。九、加强业务学习，不停总结经验，提高服务质量，完毕政府领导交办其他有关档案业务工作。档案室管理制度一、认真贯彻中华人民共和国档案和其他有关档案工作规定。二、档案案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。三、多种档案须科学管理，寄存有序，查找以便。四、各办公室、村、部门单位借阅档案须经主管领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱惜档案原件，用后及时偿还。五、严格保密制度做好档案安全保密工作。未经同意，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自抄摘、复印和随意传播。六、外单位借阅运用档案，须持有单位简介信，注明运用目，经主管业务领导同意，才能借阅。七、常常检查档案安全，发现问题及时向领导汇报，认真处理。八、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作，定期检查保管状况，保证档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。九、档案管理人员要模范遵守党和国家保密制度规定，严守机密。在调换工作时，对所管档案要办理移交手续，离职后对所理解机密状况，不得泄露。十、档案管理工作人员，对工作认真负责。档案搜集和整顿制度一、档案搜集。要按照国家、政府有关规定，把党委、人大、政府、政协及各办公室分散文献材料及多种资料，通过挑选，集中于档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保留、占有、销毁和带走应归档材料。1、依法按章。档案搜集必须依法按章。规定政府全体机关干部职工都要明了档案管理目和意义，树立档案工作人人有责观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人资料区别，个人不能把应当归档工作资料占为已经有而拒不归档。2、完善机制。档案搜集必须建立必要机制，对搜集范围、对象、时限等有明确规定，建立必要工作制度和考核制度。3、建立网络。由于政府工作条线多，归档资料牵涉面也广，档案资料搜集要建立必要组织网络，有关条线和各个层面都应有有关节点，每个节都要有详细负责人。二、档案整顿。是指把零碎和需要深入条理化档案资料，进行基本分类、组合和编目，使其系统化、科学化，有助于档案保管和使用。1、科学分类。伴随改革不停发展，改革实践中形成资料也必然会超过上级文献规定分类范围。因此，在改革实践与时俱进新时期，有关档案资料分类规则也必然不停发展，各单位应当尊重这一现实，积极探索，同步又必须及时与上一级档案管理部门联络，争取指导，服从整体调控，不各行其是。2、保持构造完整性。政府档案整顿，要按照党群、行政、财务和经营管理活动过程中所形成档案资料自身规律，保持其构造完整性。3、保持整体系统性。政府档案整顿，还要按照政府档案来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联络，保持其整体系统性。文书档案立卷归档制度档案是本单位在工作活动中形成保留备查原始记录。为了归档文献材料齐全完整，提高归档案卷质量，结合实际制定本制度。（一）但凡各项工作活动中形成、具有查考运用价值文献及其他材料，均属于接受范围。详细包括重要收发文献、会议文献、内部文献、会议纪要、调查汇报、会议记录、工作计划总结、重要信访件、记录报表、财务报表、电报、电话记录、本单位编印刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档文献材料，由各办公室文书管理人员负责组织整顿、立卷，并按期向档案室移交，任何人不得私自拆取和销毁文献材料，也不得据为己有。（二）文献立卷工作实行谁办理谁立卷原则，即由哪个办公室办理文献材料，就由哪个办公室立卷归档。（三）归档文献材料要按规定进行分类，每份文献页数及卷内目录、备考表应齐全完整，每一案卷一般不得超过200页。 （四）在归档文献材料中，应将每份文献正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件、多种文字形成同一文献放在一起组卷。（五）不一样年度文献，一般不得放在一起立卷。跨年度请示与批复，放在复文年份立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度总结放在针对最终一年立卷；跨年度会议文献放在会议开幕年立卷。（六）卷内文献材料应区别不一样状况进行排列，密不可分文献材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。（七）卷内文献材料应按照排列次序，依次对文字每面材料编写页号，正面页号编在右上角，背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔，并做到不反复、不漏页。号码一律用阿拉伯数字。（八）归档案卷必须按规定格式填写卷内文献目录和备考表，填写字迹要工整、清晰，一律用毛笔或钢笔书写，钢笔规定用炭素墨水或蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水。卷内文献目录放在卷首，备考表应置卷尾。（九）卷宗内文献材料要去掉金属物，对破损文献材料应裱糊，理顺取齐，案卷采用三孔一线措施装订，孔距7公分。 （十）案卷标题要简要，精确反应卷内文献材料内容，要用钢笔书写或微机打印，字迹要工整、清晰，标题末尾不用句号，保管期限栏内必须填明保管期限。（十一）归档。每年四月底此前，各部门必须将上年度文献材料及有关资料整顿立卷，向档案室移交归档。归档时，交接双方查对案卷，并在档案移交登记表上签字。档案运用制度一、档案室档案，重要是供各办公室及上级领导机关运用。二、档案管理人员要熟悉所藏档案状况,根据机关工作需要,编制必要检索工具，充足运用档案信息资源，为全局工作服务。三、凡运用档案资料者必须保证档案安全，不得遗失、涂改、勾画、批注、剪裁、拆卷和折叠。四、运用档案工作结束后，运用者须如实填写档案运用效果登记表，及时交档案室存查。五、偿还档案时，档案管理人员必须当面严格检查查对，如发现与原卷不符或其他问题，应及时汇报。六、档案管理人员要注意搜集档案运用效果反馈意见，不停总结经验，做好档案开发运用工作。档案保密制度一、档案管理人员必须认真学习贯彻执行保密法和保密法实行措施，增强保密意识，对认识和处理新形势下保密工作，对党和国家秘密具有高度责任感，无论在任何状况下，都要以保证国家秘密安全为重，保证保密档案安全。二、保密档案保管和运用，密级变更和解密，必须按照国家有关保密法律和行政法规办理。三、保密档案要严格限制查阅运用范围，查阅运用须经领导同意。运用保密档案，严禁复印、摘抄、涂改、伪造、圈划、抽换、批注、褶皱，如发现此类状况，应及时追查并汇报领导。四、保密档案要专人管理，定期检查。严格执行保密纪律，对失密、泄密事件要及时汇报并认真查处，情节严重者要追究法律责任。五、档案管理人员要严守秘密，不得将保密档案私自带出档案室，不得将秘密文献材料带进公共场所，不得向无关人员泄露档案收藏状况，不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密，不得在公用电话、密码电报、一般邮局办理秘密事项。档案保管制度一、档案室（库）由专人管理，未经工作人员许可，不得私自进入档案室（库）。二、严格执行档案查阅、借阅、偿还登记制度，个人不得私自保留档案。三、档案保管工作要做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。四、档案阅览室及档案室（库）内严禁吸烟，严禁在其周围堆放易燃易爆物品。五、档案室（库）要保持卫生清洁，做到八防：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠，保证档案安全。六、随时检查档案室消防设备、电器电源及门窗等设施设备安全状况，发现问题要立即向领导汇报，并采用有效措施及时处理。档案查阅、借阅制度一、查阅档案，必须在档案室进行。政府机关各办公室查阅档案须与档案管理人员联络，并履行审批登记手续。外单位查阅档案，必须持单位简介信，经局档案管理领导同意，并办理登记手续后方可进行。二、查阅档案，如需复印或摘抄，需经档案管理领导同意。复印材料由档案管理人员负责办理，摘抄材料，由档案管理人员认真审查查对无误后加盖印章，以资证明。三、档案一般不外借，如有特殊状况需借阅时，可持单位简介信，阐明原因，经政府档案管理领导同意，履行借阅手续。四、借阅档案时间最长为一种月，如不能准时偿还，应办理续借手续。借阅档案必须妥善保管，不得泄密、遗失或转借他人，更不得在材料上涂改、污损或作任何标识。五、偿还档案时，档案管理人员必须详细检查档案材料与否完整无损，并在借阅登记簿上注明偿还时间。档案鉴定和销毁制度一、政府档案鉴定小组负责对本局保留档案进行鉴定。二、政府档案鉴定小组每年年初对各办公室交回案卷进行鉴定，对不符合规定案卷退回重新整顿。每年年终根据档案保管期限表规定，对超过保管期限档案进行鉴定，决定销毁确无运用价值档案。三、销毁档案需逐卷登记造册，经政府档案管理领导签字同意，在指定地点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责，防止在销毁过程中遗失材料，保证绝对安全。档案记录制度一、档案记录工作由档案管理员负责。二、档案记录要实事求是，如实反应客观状况，做到精确、及时、完整、系统。三、记录内容重要有：档案机构人员状况，保留档案、资料状况，档案资料收进和移出数量，档案运用状况，档案库房、设备状况以及上级机关和档案部门规定记录其他内容。四、上级机关和档案部门规定报送多种记录报表、资料，必须按照规定记录、填写，经领导审批后方可报出。五、多种档案记录报表、资料、状况分析均应存档。本制度从印发之日起执行。