物业管理信息系统开发.ppt

物业管理信息系统开发主要内容:1.物业管理信息系统开发的基本原则2.物业管理信息系统开发的方法3.物业管理信息系统开发的过程管理重点:物业管理信息系统开发的方法及过程管理难点:结构化系统分析的主要步骤及其工作6.1物业管理信息系统开发的基本原则一.明确目标,积极创新 1.目标:利用计算机技术,方便快捷的获得所需的行业信息.竞争对手信息.产品信息.技术信息.业主信息等,并及 时地进行分析和处理,提高工作效率,降低成本,促进 企业快速发展.2.创新:充分发挥计算机的各种能力去改变传统的工作方式 做好总体规划,明确目标二.面向用户,共同参与 面向用户的要求是开发工作的出发点和归宿 用户是否满意是衡量系统开发质量的首要标准.三.整体性与相关性相结合四.循序渐进五.动态适应六.重在管理七.工程化.标准化6.2物业管理信息系统开发过程及管理一.开发的方式1.自行开发:依靠自己的开发力量进行开发2.委托开发:通过协议方式全权委托专业的软件开发单位进行开发 系统开发测试完成后才交付物业管理单位使用.3.合作开发:由物业管理单位与软件开发单位以项目合作方式,共同 开发.4.购买软件:购买现成的软件公司的产品.5.咨询开发:自行开发的补充,以物业管理企业自己的力量为主要的,聘请专家进行咨询的方式,具体由企业自己进行.系统开发方式比较系统开发方式比较 较少较少 较多较多 多多 少少 困难困难 较容易较容易 较困难较困难 容易容易少量需要少量需要 需要需要 不需要不需要非常需要非常需要少量培养少量培养逐步培养逐步培养不太需要不太需要非常需要非常需要 开发费用开发费用 系统维护系统维护 编程力量的编程力量的 需求需求对对分析、设计分析、设计力量的要求力量的要求购买软件购买软件合作开发合作开发委托开发委托开发自行开发自行开发 方式方式特点特点系统开发条件 2、良好的科学管理基础、良好的科学管理基础1、领导重视（一把手原则）、领导重视（一把手原则）4、技术与装备条件、技术与装备条件管理工作的程序化管理工作的程序化管理业务的标准化管理业务的标准化报表文件的统一化报表文件的统一化数据资料的代码化数据资料的代码化3、人员培训、人员培训5、经济条件、经济条件二.开发计划的制定与控制1.进度计划与控制2.阶段性评审三.开发的组织和项目管理1.系统开发的组织以及人员的分工一般设立以下组织机构 1)开发领导小组 组成:由企业领导.项目负责人.系统分析员以及各部门主要 业务负责人组成.任务:制定系统规划;协调参与各方面的关系,控制开发进度,组织系统验收等.2)开发工作小组 成员:系统分析员,系统设计员,系统测试人员,文档人员.2.开发人员的分工1)企业高层领导:重大决策2)项目主管:业务领导者和组织者.主持整个系统开发,确定工作目标以及确定实现目标的具体方案.具备管理和技术能力3)系统分析员:系统分析与设计,负责对新系统的安装,测试和技术文件的编写.4)程序设计员:按分析员提出的方案进行程序设计,包括代码设计 编写,程序的调试,程序的修改,运行维护和修改.5)企业管理人员:讲解和阐述业务流程,提出功能需求,对系统提出 客观的评价,并提出改进意见.3.系统开发项目管理按照工程项目的形式进行管理,包括以下:1)计划管理:总体进度计划,阶段进度计划,检查计划执行情况2)技术管理:确定开发时使用的技术标准,进行标准化管理,制定 相应的安全保密制度,进行安全管理.3)质量管理:确定系统质量指标体系,保证系统的可使用性,正确性,适用性,可维护性以及文档的完整性.4)资源管理:人员.软件.硬件设施,资金等各种资源进行合理分配.6.3物业管理信息系统开发方法物业管理信息系统开发方法信息系统的生命周期法信息系统的生命周期法结构化方法结构化方法原型法原型法面向对象的方法面向对象的方法CASE方法方法一、信息系统的生命周期法一、信息系统的生命周期法信息系统的生命周期可分为：信息系统的生命周期可分为：系统规划系统规划系统分析系统分析系统设计系统设计系统实施系统实施系统运行和维护系统运行和维护系统实施系统实施系统运行和系统运行和维护维护系统规划系统规划系统分析系统分析系统设计系统设计二、结构化方法二、结构化方法 1、基本思想、基本思想 用系统工程的思想和工程化的方法，用系统工程的思想和工程化的方法，按照用户至上的原则，将整个系统开发按照用户至上的原则，将整个系统开发过程划分出若干个相对独立的阶段，结过程划分出若干个相对独立的阶段，结构化、模块化、自顶向下地对系统进行构化、模块化、自顶向下地对系统进行分析与设计，然后自底向上地逐步实施。分析与设计，然后自底向上地逐步实施。2 2、各阶段的任务介绍、各阶段的任务介绍结构化方法将管理信息系统的开发过程分为结构化方法将管理信息系统的开发过程分为 系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行和维护五个阶段。系统运行和维护五个阶段。1 1）系统规划阶段的任务）系统规划阶段的任务 .通过初步调查，对新系统的需求做出分析与预测。通过初步调查，对新系统的需求做出分析与预测。.进行可行性研究：基于新系统建设过程中的进行可行性研究：基于新系统建设过程中的 各种限制。各种限制。.写出可行性分析报告。写出可行性分析报告。2 2）系统分析阶段的任务）系统分析阶段的任务（1）对现行系统进行详细调查，描述）对现行系统进行详细调查，描述 其业务流程。其业务流程。（2）提出新系统的逻辑模型）提出新系统的逻辑模型（3）写出系统说明书：既是给用户看的，）写出系统说明书：既是给用户看的，也是下一个阶段工作的依据。也是下一个阶段工作的依据。4 4）系统实施阶段的任务）系统实施阶段的任务依据系统设计说明书，进行软件实施和硬件依据系统设计说明书，进行软件实施和硬件实施，完成后进行系统测试，同时进行人员实施，完成后进行系统测试，同时进行人员的培训。的培训。5 5）系统的运行维护）系统的运行维护系统投入真正运行后，不断地收集运行过程中的各类系统投入真正运行后，不断地收集运行过程中的各类信息，对出现的问题进行修改和维护。信息，对出现的问题进行修改和维护。3、工作流程、工作流程 逻辑设计逻辑设计详细调查详细调查Y初步调查初步调查提出研制要求提出研制要求可行性分析报告可行性分析报告审批审批系统分析说明书系统分析说明书审批审批停止研制停止研制N修改修改修改修改停止研制停止研制N数据字典数据字典处理逻辑说明处理逻辑说明（判断树、判（判断树、判断表断表DFD图图详细设计详细设计系统实施系统实施Y系统设计说明书系统设计说明书审批审批调试调试验收验收停止研制停止研制N修改修改设计规则设计规则系统结构图系统结构图Y交付使用交付使用修改修改Y总体设计总体设计三、原型法原型法 1、基本思想、基本思想 用户参与；自底向上；充分利用开发工具（软件）用户参与；自底向上；充分利用开发工具（软件）2、工作流程、工作流程 循环循环1 1循环循环2 2用户提出要求用户提出要求识别归纳问题识别归纳问题开发系统原型开发系统原型分析评价分析评价不可行不可行不可行处理不可行处理不满意不满意不满意处理不满意处理修改修改满意满意试运行试运行NN运行管理运行管理3、特点、特点 （1）符合人们认识事物的规律）符合人们认识事物的规律（2）将模拟的手段引入系统分析的初级阶段）将模拟的手段引入系统分析的初级阶段（3）充分利用了软件工具）充分利用了软件工具4、优缺点、优缺点 简单；易被接受；周期短；没有系统性简单；易被接受；周期短；没有系统性5、注意点、注意点 （1）开发工具和开发环境）开发工具和开发环境（2）最初目标应与最终目标一致）最初目标应与最终目标一致（3）开发方法的综合利用）开发方法的综合利用四、面向对象的开发方法面向对象的开发方法 1、对象：、对象：是一组数据和一组操作的集合是一组数据和一组操作的集合Method XMethod YMethod Z Data 1Method XMethod YMethod Z Data 22、特点：、特点：封装性封装性抽象性抽象性继承性继承性动态链接性动态链接性四、CASECASE方法方法(计算机辅助开发计算机辅助开发)1、基本思想、基本思想 借助于专门研制的软件工具借助于专门研制的软件工具,实现系统的开发过程。实现系统的开发过程。2、特点、特点 （1）CASE的应用必须依赖一种具体的开发方法。的应用必须依赖一种具体的开发方法。（2）CASE只是一种辅助的开发方法。只是一种辅助的开发方法。五、各种开发方法的比较五、各种开发方法的比较 6.46.4物业管理信息系统规划物业管理信息系统规划规划：指全面的长远的发展计划。规划：指全面的长远的发展计划。系统规划是信息系统生命周期的第一个阶段。主要目系统规划是信息系统生命周期的第一个阶段。主要目标是明确系统整个生命周期内的发展方向、系统规模标是明确系统整个生命周期内的发展方向、系统规模和开发计划。和开发计划。规划与开发之间的关系：规划与开发之间的关系：好的系统规划好的系统规划+好的开发好的开发=优秀的信息系统优秀的信息系统 好的系统规划好的系统规划+差的开发差的开发=好的信息系统好的信息系统 差的系统规划差的系统规划+好的开发好的开发=差的信息系统差的信息系统 差的系统规划差的系统规划+差的开发差的开发=混乱的信息系统混乱的信息系统一、系统规划阶段的任务一、系统规划阶段的任务1、制定信息系统发展战略、制定信息系统发展战略说明：说明：(1)信息系统的目标必须与整个企业的战略目标相协调一致。信息系统的目标必须与整个企业的战略目标相协调一致。(2)信息系统发展战略的制定首先要调查分析企业的目标和信息系统发展战略的制定首先要调查分析企业的目标和 发展战略，评价现行信息系统的功能、环境和应用状况。发展战略，评价现行信息系统的功能、环境和应用状况。2、制定信息系统的总体方案，安排项目的开发进度。、制定信息系统的总体方案，安排项目的开发进度。在调查分析企业信息需求的基础上，提出信息系统的总体在调查分析企业信息需求的基础上，提出信息系统的总体 结构方案。根据发展战略和总体结构方案，确定系统开发结构方案。根据发展战略和总体结构方案，确定系统开发 的次序和时间安排。的次序和时间安排。3、制定系统建设的资源分配计划、制定系统建设的资源分配计划 提出实现开发计划所需要的硬件、软件、技术人员资金等提出实现开发计划所需要的硬件、软件、技术人员资金等 资源以及整个系统建设的大概预算，进行可行性分析。资源以及整个系统建设的大概预算，进行可行性分析。二二、系统规划的作用系统规划的作用.标准标准开发人员的工作依据；开发人员的工作依据；.保证系统中数据的一致性；保证系统中数据的一致性；.合理安排开发工作的每个步骤；合理安排开发工作的每个步骤；.发掘信息的潜在价值。发掘信息的潜在价值。三、三、系统规划的内容系统规划的内容.系统的目标、约束及结构：系统的目标、约束及结构：目标目标MISMIS应实现的功能；应实现的功能；约束约束系统的内、外部环境；系统的内、外部环境；结构结构明确明确 MISMIS的主要子系统的主要子系统,为开发工作提供一个框架。为开发工作提供一个框架。.组织（企业或部门）的现状：组织（企业或部门）的现状：（1 1）现有的软、硬件；（）现有的软、硬件；（2 2）专业人员情况；）专业人员情况；（3 3）费用的投入情况及安排。）费用的投入情况及安排。.对影响规划的信息技术发展的预测：对影响规划的信息技术发展的预测：（1 1）计算机软硬件技术；）计算机软硬件技术；（2 2）网络技术；）网络技术；（3 3）数据库技术。）数据库技术。四、系统规划的特点四、系统规划的特点（1 1）系统规划是面向全局、面向长远的关键问）系统规划是面向全局、面向长远的关键问题，具有较强的不确定性，结构化程度较低。题，具有较强的不确定性，结构化程度较低。（2 2）系统规划是高层次的系统分析，高层次的）系统规划是高层次的系统分析，高层次的管理人员是系统的主体。管理人员是系统的主体。（3 3）系统规划不宜过细。系统规划不宜过细。五、系统规划的原则五、系统规划的原则1、支持企业的总目标、支持企业的总目标2、整体上着眼于高层管理，兼顾各管理层的要求。、整体上着眼于高层管理，兼顾各管理层的要求。3、使系统结构有良好的整体性。、使系统结构有良好的整体性。(1)信息系统的规划和实现是一个信息系统的规划和实现是一个“自顶向下规划，自底向上自顶向下规划，自底向上 实现的过程。实现的过程。(2)采用自上而下的规划方法，可以保证系统结构的完整性采用自上而下的规划方法，可以保证系统结构的完整性 和信息的一致性。和信息的一致性。4、便于实施、便于实施 （1）系统规划应给后续工作提供指导，要便于实施。）系统规划应给后续工作提供指导，要便于实施。（2）方案的选择应追求实效）方案的选择应追求实效,宜选择最经济宜选择最经济.简单简单.易于实施的方案。易于实施的方案。（3）技术手段强调实用，不片面求浅、求新。）技术手段强调实用，不片面求浅、求新。六、六、系统规划的组织系统规划的组织 1 1规划领导小组：规划领导小组：（1 1）负责人）负责人组织的高层管理者，负责规划工作的协调等；组织的高层管理者，负责规划工作的协调等；（2 2）若干用户分析员）若干用户分析员由各部门的业务骨干组成，其具体工作由各部门的业务骨干组成，其具体工作 是数据分析和业务分析。是数据分析和业务分析。注：用户分析员可以外请，但不宜过多。注：用户分析员可以外请，但不宜过多。2 2人员培训：人员培训：各种规划方法，如各种规划方法，如BSPBSP法、法、CSFCSF法等。法等。3 3时间规定：时间规定：规划工作的期限。一般为六个月。规划工作的期限。一般为六个月。七、七、制定系统规划的步骤制定系统规划的步骤1.确定规划的性质 主要指规划的年限和所用的规划方法。2.收集相关信息 这些信息来源于组织（企业或部门）的环境和管理业务。3.进行战略分析 内容包括：（1）MIS的目标 （2）开发方法 （3）功能结构 （4）财务状况 （5）信息部门情况 （6）风险度4.定义约束条件 根据组织的财政资源、人力、设备等条件定义。5.明确MIS的目标 根据3,4的结果,确定MIS的目标,即MIS的功能.服务范围等。6.提出未来的略图 未来MIS的初步框架(结构,模型等),包括子系统划分等。7.选择开发方案 选定优先开发的子系统，确定总体开发顺序。8.提出实施进度 在明确开发顺序的前提下，估计开发成本、人员需求及开发进度。9.MIS的系统规划 形成文档，经专家论证、领导批准后生效。八.物业管理信息系统规划的主要方法关键成功因素法-CSF战略目标集转化法-SST企业系统规划法-BSP6.5物业管理信息系统初步调查 和可行性分析一、物业管理信息系统初步调查一、物业管理信息系统初步调查1、企业概况2、组织机构调查3、现行管理系统的业务流程4、现行系统存在的问题5、系统开发条件6、系统资源状况二、物业管理企业状况分析分析内容包括分析内容包括：1、应用需求，数据处理需求，管理功能需求2、现行管理体制的合理性与缺陷3、企业内部资源所能投入的能力和适应能力4、外部环境、政策的变化对企业的影响程度5、现有计算机系统的运行效果6、影响企业管理水平提高的薄弱环节和瓶颈问题。三、可行性分析总体规划的后期,要对项目进行可行性研究，它是保证资源的合理使用、避免浪费的一种手段，也是项目能否顺利进行的必要保证。可行性的含义不仅包括可能性，还包括必然性和合理性。主要内容：主要内容：1、系统开发的必要性2、经济上的可行性分析3、技术上可行性分析 根据现有的技术条件，能否达到所提出的要求。所需要的物理资源是否具备，能否得到4、管理上可行性分析 最终的研究结果以书面文件可行性分析报告的形式记录下来，并进行评审，它是下一个阶段工作的依据四、可行性分析报告可行分析的结果用可行性报告的形式编写可行分析的结果用可行性报告的形式编写可行性报告的编写包括的内容：1、系统简述2、系统目标3、所需资源、预算和期望效益；4、对项目可行性结论。6.5物业管理信息系统的系统分析 系统分析系统分析(System Analysis)System Analysis)源于美国的兰德公司。源于美国的兰德公司。19451945年夏美国道格拉兹飞机在文职人员的建议下，年夏美国道格拉兹飞机在文职人员的建议下，组织各方面的科学家为美国空军研究组织各方面的科学家为美国空军研究“洲际战争洲际战争”，其目的是向空军提供有关技术和设施的建议，不久，其目的是向空军提供有关技术和设施的建议，不久，提出提出“试验性环球空间飞行器设计试验性环球空间飞行器设计”研究报告。研究报告。该组该组织的工作影响较大，经发展、完善成为独立的研究织的工作影响较大，经发展、完善成为独立的研究机构机构,专门从事咨询活动专门从事咨询活动,以系统为中心以系统为中心,以系统结构、以系统结构、系统观点为主导系统观点为主导,创立了一套解决问题的方法创立了一套解决问题的方法 .系统分析法系统分析法 从系统的观点出发从系统的观点出发,对事务进分析与综合对事务进分析与综合,找出各种可找出各种可行方案以供决策者进行理想的选择行方案以供决策者进行理想的选择.系统分析的系统分析的任务任务:在充分认识原信息系统的基础上在充分认识原信息系统的基础上,通过问题识别通过问题识别,可行可行性分析性分析,详细调查详细调查,系统化分析系统化分析,最后完成新系统的逻辑最后完成新系统的逻辑方案设计方案设计,或逻辑模型设计或逻辑模型设计,编写系统分析报告编写系统分析报告.一.物业管理信息系统详细调查详细调查详细调查:详细调查现行系统的情况和具体结构。并用一定的工具对现行详细调查现行系统的情况和具体结构。并用一定的工具对现行系统进行详尽的描述，这是系统分析最基本的任务系统进行详尽的描述，这是系统分析最基本的任务.在完全掌握现在完全掌握现行系统现状的基础上，进一步发现问题和存在的薄弱环节，收集行系统现状的基础上，进一步发现问题和存在的薄弱环节，收集资料资料,为下一步的系统分析和提出新系统的逻辑设计做好准备为下一步的系统分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。详细调查的对象详细调查的对象:现行系统现行系统 1.系统详细调查的目的和原则1)目的目的:完全掌握现行系统现状的基础上，进一步发现问题和存在的完全掌握现行系统现状的基础上，进一步发现问题和存在的薄弱环节，收集资料薄弱环节，收集资料,为下一步的系统分析和提出新系统的逻辑设为下一步的系统分析和提出新系统的逻辑设计做好准备计做好准备。2)原则原则 真实性原则真实性原则:资料真实资料真实,准确准确 全面性原则全面性原则:调查全面调查全面 规范性原则规范性原则:循序渐进循序渐进,逐层深入逐层深入 启发性原则启发性原则:逐步引导逐步引导,不断启发不断启发2.系统详细调查的方法1)访问2)座谈3)填表4)抽样5)查阅资料6)深入现场7)参加业务实践3.系统调查的内容定性调查定性调查1)组织结构调查2)管理功能调查3)业务流程调查4)数据流程调查5)处理特点调查6)系统环境调查定量调查定量调查二.物业管理信息系统组织结构分析1.组织结构概念:指的是一个企业的组成以及这些组成部分之间的隶属或管理与被管理的关系.组织结构图：表示组织结构,是层次结构图 将一个单位组织内部的部门划分以及它们的相互关系用图表将一个单位组织内部的部门划分以及它们的相互关系用图表示出来示出来。组织结构图组织结构图总经理总经理计划科计划科生产部生产部财务部财务部供销科供销科计计划划组组统统计计组组计计划划调调度度组组外外协协组组统统计计组组成成本本组组会会计计组组出出纳纳组组供供应应组组销销售售组组仓仓库库三.管理功能分析功能功能 完成某项工作的功用和能力,以组织结构为背景来识别和调查.功能体系调查的任务功能体系调查的任务 了解或确定系统的功能构造（系统有一个总的目标，为达到这个目标，必须要完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于下面各项更具体的功能来执行）功能结构功能结构 采用多层次的树型结构功能体系功能体系图图销售系统管理销售系统管理销售计划管理销售计划管理销售合同管理销售合同管理销售核算与统计销售核算与统计成品库管理成品库管理市场预测市场预测销销售售历历史史资资料料管管理理编编制制年年度度销销售售大大纲纲编编制制销销售售计计划划合合同同有有效效性性检检查查合合同同执执行行情情况况分分析析合合同同登登记记和和变变更更销销售售收收入入核核算算销销售售利利润润核核算算销销售售统统计计分分析析出出入入库库管管理理库库存存统统计计市市场场预预测测市市场场分分析析三.业务流程分析 1.描述管理业务的图表：描述管理业务的图表：1)管理业务流程图管理业务流程图-TFD TFD 2)2)表格分配图表格分配图 业务流程图业务流程图:表明系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和表明系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，可帮助分析师找出业务流程中的不合理回路。管理信息流动的流程图，可帮助分析师找出业务流程中的不合理回路。2.图符图符:人员人员 外部实体外部实体 数据流向数据流向 数据数据.报表报表.帐目帐目 3.业务流程图的绘制业务流程图的绘制 例：销售及库存子系统的业务流程图例：销售及库存子系统的业务流程图生产科生产科需求预测需求预测负责人负责人库存台账库存台账保管员保管员入库单入库单车间车间出库单出库单发货员发货员用户用户厂长厂长办公室办公室销售统计表销售统计表合同台账合同台账推销员推销员合同合同计划员计划员取消合同通知取消合同通知发货通知发货通知出库单出库单出库单出库单会计科会计科4.4.表格分配图表格分配图:为了传递信息为了传递信息,管理部门经常将某种单据或管理部门经常将某种单据或报告复印多份分发到其他多个部门报告复印多份分发到其他多个部门,在这种情况在这种情况下下,可以采用表格分配图来描述有关业务。可以采用表格分配图来描述有关业务。表格分配图表达清楚，可以帮助系统分析人员表格分配图表达清楚，可以帮助系统分析人员描述系统中复制多份的报告或单据的数量以及这描述系统中复制多份的报告或单据的数量以及这些报告或单据都与哪些部门发生业务联系。些报告或单据都与哪些部门发生业务联系。例：采购业务表格分配图例：采购业务表格分配图采购部门采购部门财务部门财务部门收购部门收购部门准备采购单准备采购单采购单采购单4 4供应单位供应单位采购单采购单3 3采购单采购单2 2采购单采购单1 1登记待收货登记待收货待收货登记表待收货登记表应付款处理应付款处理应付账应付账存档存档按键或按键或击鼠标击鼠标5.业务流程分析过程1)原有流程的分析2)业务流程的优化3)确定新业务流程4)新系统的人机界面四.数据和数据流程分析1.数据数据信息的载体，是系统要处理的主要对象，因此要全信息的载体，是系统要处理的主要对象，因此要全面准确的收集、整理和分析数据。这是在系统分析阶段必须要进面准确的收集、整理和分析数据。这是在系统分析阶段必须要进行的工作行的工作。数据的收集数据的收集 数据的分析数据的分析 数据分析的工具数据分析的工具数据收集 数据的来源数据的来源 .组织的正式报告组织的正式报告,如：各种卡片、计划、单据和报表等。如：各种卡片、计划、单据和报表等。.现行计算机系统的说明性文件现行计算机系统的说明性文件,如如:各种流程图、数据字典、各种流程图、数据字典、计算计算 机操作手册、程序说明书及对应程序清单等。机操作手册、程序说明书及对应程序清单等。.组织外的数据来源，包括：同行业其他组织的各种信息；组织外的数据来源，包括：同行业其他组织的各种信息；国家发国家发 布的有关法令、条例及统计资料布的有关法令、条例及统计资料.数据收集的方法数据收集的方法 查阅资料查阅资料 面谈法面谈法 问卷法问卷法 观察法观察法 测定测定在涉及到需要收集某些信息的确切值时,如:业务的吞吐 量、各项工作的时间和费用等,要经过一段时间的实际 测定才能得到具体的数值，确定这些业务的具体性质。采样采样:对于大规模的统计可采用抽样的方法来解决。抽样的方式:随机抽样和系统抽样数据收集的内容收集原系统全部输入单据.输出报表和数据存储介质的典型格式.弄清各环节上的处理方法和计算方法.上述各种单据.报表.账本的制作单位,报送单位,存放地点,发生频度,发生的高峰时间及发生量.上述各种单据.报表.账册的各项数据的类型,长度,取值范围.四.数据和数据流程分析 .数据流程图:精确地在逻辑上描述系统的功能、输入、输出和数据存储等，摆脱了其物理内容，是描述MIS逻辑模型的最主要的工具。（可描述现行系统和新系统）是结构化分析最基本、最重要的工具。.数据流程组成:数据流 加工 数据存储 外部实体.数据流程的组成数据流程的组成数据流:由一组确定的数据组成，用带有名字的箭头表示，名字表示由一组确定的数据组成，用带有名字的箭头表示，名字表示流经的数据，箭头表示流向。流经的数据，箭头表示流向。例如：例如：“发票发票”由品名、规格、单价、数量等数据组成。由品名、规格、单价、数量等数据组成。加工加工(或称处理逻辑或称处理逻辑):):是对数据进行的操作是对数据进行的操作,包括两方面内容：包括两方面内容：变换数据的组成变换数据的组成,即改变数据结构；即改变数据结构；在原有的数据内容基础上增加新的内在原有的数据内容基础上增加新的内 容容,形成新的数据。形成新的数据。数据存储数据存储:数据暂时存储或数据暂时存储或 永久存储的地方。永久存储的地方。外部实体外部实体(项项):):在所研究系统外独立于系统而存在的在所研究系统外独立于系统而存在的,但又和系统有但又和系统有联系的实体联系的实体,它表示数据的来源和去向它表示数据的来源和去向,它可以是某个人员、组织、某一它可以是某个人员、组织、某一信息系统或某种事物。信息系统或某种事物。确定系统的外部项，实际上就是明确系统与外部环境之间的界限，从而确定系统的外部项，实际上就是明确系统与外部环境之间的界限，从而确定系统的范围。确定系统的范围。.数据流程特点数据流程特点:抽象性抽象性 不考虑具体的物理因素不考虑具体的物理因素,如：组织结构、工作场所、物流、存储如：组织结构、工作场所、物流、存储介质、具体的处理方法和技术手段等内容介质、具体的处理方法和技术手段等内容,只是抽象地反映信息的只是抽象地反映信息的流动、加工、存储和使用的情况流动、加工、存储和使用的情况,能抽象地总结出能抽象地总结出MIS的任务的任务,以以及各项任务之间的顺序和关系及各项任务之间的顺序和关系,从信息处理的角度将一个复杂的实从信息处理的角度将一个复杂的实际系统抽象成一个逻辑模型。际系统抽象成一个逻辑模型。概括性概括性 把系统对各种业务的处理过程联系起来把系统对各种业务的处理过程联系起来,形成一个形成一个总体总体,具有很强的概括性。具有很强的概括性。.数据流程的绘制绘制方法绘制方法:自顶向下，逐层分解自顶向下，逐层分解