外经济合同管理制度(超实用).doc

合 同 管 理 制 度为规范对外经济活动，加强公司合同管理，防范合同风险，特制定如下制度，请各部门认真遵守执行。一、本制度适用范围：本制度所包括的合同有基建、固定资产采购、物料采购、产品销售、借款、保险等经济活动方面的合同，不包括劳动合同。二、合同档案管理：财务管理部管理会计统一负责合同管理工作，为公司合同管理员，负责监督财务出纳和供销会计合同日常管理，负责日常监督分析应收账款和应付账款、预付账款，防范风险的发生。外贸合同由财务出纳负责日常管理和档案管理，建立相关台账；供销业务合同和公司其他合同由供销会计负责日常管理，由办公室负责档案管理，按年移交，移交后合同按公司档案管理制度进行保存。三、合同登记编号：财务出纳和供销会计负责合同的登记与编号，所有合同在正式盖章前必须进行统一登记，统一取得合同编号。1、对于由本公司起草打印签订的合同，合同编号规则为：AB-客户代码-年代码+月份+部门代码+年度流水号。AB及客户代码由合同签订部门打印合同时填好，后八位数字在盖合同章时统一盖合同编号章。部门代码为：1代表公司和办公室，2代表财务部，3 代表生产部，4代表供应部，5代表销售部，6代表外贸一部，7代表外贸二部，8代表质检部。年代码为：2013年代码为13，2014年代码为14，用最后2位，依此类推。年度流水号从001开始。例如2013年11月20号签订的销售部与客户CD签订的销售合同，是今年第24份合同，则编号为：AB-CD-13115024。2、对于由客户起草打印的外来合同，合同编号规则为：WL-客户代码-年代码+月份+部门代码+年度流水号，在盖章时给予登记和统一编号，外来合同签订后也应将原件交合同管理人员1份备案，没有在签订时取得合同统一编号的，应当在备案时给予统一编号。编号也可以手写在合同右上角。四、合同形式：除即时结算的以外，签订合同均应采用书面形式，包括文本、信函、电报等形式，有关修改合同的文书、图、表、传真件、函件等均为合同的组成部分。电子邮件方式应写明指定邮箱并签订书面确认书方为有效。采用文本以外形式订立的合同，应同时议定合同成立的附加条件，即签订确认书或其它书面文件，方为有效合同。国家规定采用标准合同文本的应当采用标准文本。五、对方资质评审：订立合同前，签订部门必须了解、掌握对方的企业资质和经营情况，无企业资质的单位不得与之订立经济合同。企业资质包括但不限于营业执照副本、组织机构代码证副本、税务登记证、开户许可证，在国家工业产品生产许可证范围内的还应取得工业产品生产许可证，属特种行业的还应取得特种行业经营许可证或特种设备制造许可证，首次签订合同的建议要求对方提供法定代表人身份证件与签字样式，业务人员签订合同的应要求对方提供授权书。六、签订合同权限：对于金额小于100万元的大宗原料采购合同、小于50万元的产品销售合同、小于1万元的其他合同，由分管副总经理或总经理授权人审核签字，大于此限额的任何合同必须经公司总经理或其授权人签字同意后方可，公司总经理对合同的订立具有最终决定权。公司所有办公用品由办公室负责采购，所有基建合同由办公室负责签订，所有大型生产设备由生产技术部负责签订，所有物料采购合同应由供应管理部负责采购，所有国内销售、在库次废品销售合同应由销售服务部负责签订，所有出口销售合同一律由外贸部负责签订，其他合同由各部门按部门职责分工签订。所有合同，谁签订、谁审核、谁负责。关于固定资产管理等集团公司有规定的按集团公司规定执行。七、合同内容：一般地，合同文本应当具备以下十二项必要的条款：（一）合同各方的名称（自然人应为姓名）、地址（自然人应为住所），联系人和联系方式。（二）合同签约地和合同签订时间。（三）标的：指货物、劳务、工程项目等。（四）数量：包括供货数量、计量单位、计量方式。（五）质量：包括物资的品种、规格、型号、款式、等级、标准、技术要求、物理性能和化学成分、包装要求等。（六）价款及结算方式：明确价格类别（出厂含税或不含税、到厂含税或不含税、税率；是否包含运费及税率）、价格计算方式、具体结算方式。（七）履行期限、地点和方式：履行期限指合同履行的有效期间。履行地点和方式包括发货地点、运输方式（注明铁路运输、汽车运输和费用负担方式）、收货单位和地点。（八）验收方式：外观、理化检验方式及对货价的浮动标准等。（九）异议期限：规定质量、数量异议的提出期限和解决办法。（十）违约责任：是违反合同义务的供需双方应承担的法律责任。（十一）解决合同争议的方法：指采用协商、仲裁或诉讼等方式。（十二）合同份数及生效方式：一般为4份，双方各2份。合同也可订立定金、抵押等担保条款。八、统一合同格式：对外签订合同必须采用公司统一制定的合同样本格式，未经请示公司总经理批准，对合同样本中规定的实质性内容不得改动，否则，按公司制度处罚，因此造成公司损失的，赔偿损失。九、合同签字盖章：对外签订业务合同，除对方要求以公司名义必须用公章外，其余一律用合同章，外贸用中英文合同章。中文合同章由供销会计负责管理，中英文合同章由财务出纳负责管理。用章时一律按公司公章管理制度进行登记。所有合同均应有签订人签字方可盖章，公章、合同章保管人在见到合同上的有效签字或公章使用登记本上有效签字后方可盖章。单份合同文本达2页以上的须加盖骑缝章。对外订立的所有合同，严禁在空白文本上盖章，一旦发现对所有相关人员各处以200元以上罚款，发生经济损失、法律纠纷的，公司将追究相关人员的责任并赔偿损失。十、合同份数：所有合同在签订盖章时必须留一份给合同管理人员。所有合同文本原则上我方至少应持二份，由合同管理人员（即公章管理人）和签订部门留存。若对方仅给我公司一份合同，合同管理人员保留原件，复印一份给签订部门。固定资产采购合同由办公室保存原件，有必要时生产技术部或质检部可以保留复印件。十一、合同变更：合同执行部门在合同履行中遇到困难或违约等情况应及时向总经理汇报。如遇特殊情况需对合同条款进行补充或变更时，应按公司合同签订权限经双方签订书面补充协议并盖章后生效。合同内容的任何手动修改必须有修改人的签字并在修改处加盖合同章后方可生效。十二、谨慎付款：财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1.不是当时结清帐款，应当订立书面合同而未订立的；2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的；3.付款金额与合同金额不符的。十三、收款确认：收款时，如果付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促实际付款单位和合同对方出具代付款证明。十四、合同台帐：供销会计和财务出纳应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一页台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记，并按公司相关制度收齐合同档案材料。各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交合同管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。