1、财务管理制度基本架构(优质文档,可直接使用,可编辑,欢迎下载)财务管理制度基本架构一、财务管理制度概述(一)财务管理制度的概念财务管理制度是企业针对财务管理、财务工作制定的企业管理制度。(二) 财务管理制度的作用1.规范业务流程,明确岗位责任,提供系统性、确定性财务信息;2。发挥财务在经营管理和提高经济效益中的作用;3.保护企业各方利益,提供合作机制;4.提供激励和处罚机制。二、财务管理制度的内容(一)财务决策制度(二)财务风险管理制度(三)财务预算管理制度(四)具体财务活动管理制度1。资金筹集财务制度2.资产营运财务制度(1)货币资金管理制度(2)销售与应收账款管理制度(销售与收款循环管理制
2、度)(3)存货管理制度(4)固定资产管理制度(5)对外投资管理制度(6)无形资产管理制度(7)对外担保管理制度(8)对外捐赠管理制度3。成本控制财务制度(1)成本费用开支范围、标准管理制度(2)采购管理制度(采购与付款循环管理制度)(3)薪酬管理制度(4)研发费用管理制度(5)差旅费管理制度(标准)4。收益(利润)分配财务制度5。重组清算财务制度(五)财务信息管理制度1.财务报告制度2.财务预警制度(机制)(六)财务监督制度1。会计监督制度2.内部审计制度三、怎样制定财务管理制度(一)制定实施财务管理制度的原则1.合规性原则制定的各项财务管理制度必须符合国家各级各项法律法规的要求,不得有冲突。
3、2。全面性原则财务管理制度应当贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖企业的各种业务和事项。3.重要性原则财务管理制度应当在全面的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。4。制衡性原则财务管理制度当在企业治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督体系,同时兼顾运营效率。5.可操作性原则(4W1H原则)财务管理制度应当明确“谁(Who)”于“什么时间(When)在“什么地点(Where)”,做“什么事(What)及“怎样(How)”做这件事。6.实用性原则财务管理制度应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。7。成本效益原则财务管理制度
4、应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效的管理.(二)制定财务管理制度的基本方法1.了解熟悉业务流程;2。查找分析风险点;3.提出管理控制措施;4。起草财务管理制度.(三)制定发布实施财务管理制度的具体步骤1。成立归口部门明确(或成立)财务管理制度的归口(管理)部门2。起草制度责任部门起草具体财务管理制度并申报归口部门.3.研讨制度责任部门与归口部门一同组织相关部门和专家对申报的具体财务管理制度进行研讨,形成“财务管理制度研讨纪要”。4.修改制度责任部门根据研讨情况修改具体财务管理制度并呈报归口部门(包括“财务管理制度研讨纪要”)。5。审批制度归口部门审批具体财务管理制度后报财务负责人
5、,财务负责人审批后再报总经理审批.6。发布实施制度总经理审批后发布实施具体财务管理制度。7.宣贯培训制度要想使得财务制度得到有效实施,必须对制度进行宣贯、培训。财务管理基本制度第一章 总则第一条为了明确公司财务管理职权和责任,规范公司财务管理行为,控制财务风险,根据公司法、会计法和公司章程等规定,结合公司的实际情况特制定本制度。第二条 公司财务管理的目标:提升财务管理水平和效率,充分利用公司资产,优化资源配置,防范财务风险,提高投入产出率,实现股东价值最大化。第三条 本制度适用于XXX公司。第二章 财务管理体制与机构第四条 公司实行产权清晰、财务关系明确、符合法人治理结构要求的财务管理体制,按
6、分管权限及责任进行财务管理和监督。第五条 公司股东大会、董事会、监事会按照公司法等有关法律、法规以及公司章程的规定,对公司财务行使相关职权。第六条 公司实行总经理领导下的财务管控体系。公司设财务部经理,财务机构内部按工作职责设置财务岗位。第七条 主要履行四大职能:即运营监控职能、财务核算职能、财务管理职能、内外协调职能。第三章财务管理任务第八条 建立财务人员培训、考核、任用制度。促进财务人员业务能力和管理水平的不断提高.第九条 建立财务决策制度,明确决策规则、程序、权限和责任等.法律、行政法规规定应当通过股东大会、董事会审议或者听取职工、相关组织意见的财务事项,依照其规定执行.第十条 建立财务
7、风险管理制度,明确经营者、投资者及其他相关人员的管理权限和责任,按照风险可控、风险与收益均衡、不相容职务分离等原则,控制财务风险,规范财务行为,不断健全公司内部控制制度,降低财务风险。第十一条 建立财务预算管理制度,以现金流为核心,按照实现企业价值最大化等财务目标的要求,对资金筹集、资产营运、产品销售、成本费用控制、投资、收益分配等经营活动,实施全面预算管理。督促公司按照既定经营计划,实现经营目标。第十二条 建立资金管理制度。筹集和有效使用资金,监督资金正常运行,维护资金安全,提高资金使用效益。第十三条 建立财务核算制度.客观反映经营状况,监督各项财务活动,按期编制各类财务报告。第十四条 建立
8、财务分析制度。准确、及时提供财务决策信息。第四章 会计核算管理第十五条 公司应当按照会计法企业会计准则等规定进行会计核算,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。第十六条公司的各种会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求必须符合国家会计制度有关规定,不得伪造、变更会计凭证和会计账簿,不得报送虚假的会计报表.第十七条 公司应当建立和健全计量收发制度和财产清查制度,以保证账证相符、账账相符、账实相符、账表相符。第十八条 公司应建立健全并完善会计核算系统和进销存系统,准确反映和监控公司商品、原辅材料等的进销存和货款收付情况.第十九条 货币资金管理(一)现金和银行存款业务应在会计事项发
9、生当日登记日记账,编制会计凭证,日清日结;月末编制银行账户余额调节表,未达款项应查明原因。(二)公司必须严格遵守国家现金管理制度和公司资金管理制度的规定使用现金,建立完善的限额管理和现金盘点制度.(三)公司财务部门负责资金管理的具体工作,根据公司董事会和股东大会审议通过的经营计划、投资事项等,做好资金流的平衡,保障资金正常周转。(四)建立货币资金业务的内控制度,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,保证货币资金的安全.(五)公司关联方之间的资金拆借必须贯彻有偿使用的原则,拆借利率必须遵循公允原则。第二十条 应收票据管理:公司要完善票据账实分管制度、定期盘点制度和承兑、背书、贴现
10、制度,报障票据的安全完整和高效使用。第二十一条 应收款项管理:(一) 完善销售合同管理制度,审核销售合同的合法合规性、回款政策、资信政策的执行和销售毛利、边际贡献等效益情况。(二) 公司应建立客户信用评价体系,建立客户档案,完善资信管理制度并合理授信,从严控制应收账款余额。(三) 定期对应收帐款进行核对,每月核对内部进销存系统与财务核算系统数据,每年获取经对方签章确认的询证函,发现问题,及时处理.(四) 建立应收账款预警、考核制度,对应收账款异常情况进行风险提示,并督促相关部门清理和催收,有效控制经营风险。第二十二条 其他应收款和预付账款的管理:(一)公司应建立对账和定期清收制度,严格控制预付
11、账款和其他应收款规模,减少往来资金占用。(二)关联往来管理:公司要按月核对关联往来,确保关联往来结算和合并抵消准确无误。第二十三条 存货管理(一)建立存货业务的岗位责任制,明确其职责权限、处理流程,确保办理原材料业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。(二)建立存货业务的授权制度,明确授权批准的方式、程序和相关控制措施,规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。(三)公司应制定各种货物的合理库存量,建立存货预警制度,严格按最优存量和预警范围来采购和生产,实行以销定产、以产定购的原则,加速存货资金的周转。(四) 存货实行永续盘存制度,定期进行实物盘点,发生的盘盈、盘亏、毁损、报废等及时
12、按规定程序审批、处理;会计期末应按规定计提存货跌价准备。第二十四条 对外投资管理(一)对外投资包括金融资产和长期股权投资;会计期末,应按公司规定的会计资产计提相关减值准备。(二)长期股权投资按对被投资企业的持股比例以及是否具有控制、共同控制和重大影响,确定采用权益法或成本法核算。(三)无论采用何种会计核算方法,均须定期取得被投资企业的会计报表,并进行分析。第二十五条 固定资产管理(一)建立固定资产购买、领用、使用、保管制度,明确责任,保证资产完整无损和保值增值。(二)固定资产除总账外,须设置明细账和登记卡,按资产类别、使用部门等进行明细分类核算。(三)固定资产每年至少进行一次盘点,对盘盈(或盘
13、亏)的固定资产查清原因,及时按规定程序进行审批和处理,确保账实相符。(四)固定资产处置,包括出售、报废、投资转出等要按公司规定程序办理审批手续,及时进行会计处理。(五)会计期末,按公司会计转出计提固定资产减值准备。第二十六条 无形资产管理(一)无形资产包括专利权、商标、土地使用权、专有技术和商誉等,应设置总账外,须按类别设置明细账,分类核算,并每年至少对无形资产的原始凭据盘点一次,确保无形资产权证完整。(二)会计期末,按公司的会计政策计提无形资产减值准备。第二十七条 借款管理(一)公司发生银行借贷、担保和资产抵押行为须分别按公司章程经董事会或股东大会审议通过。(二)公司办理借贷、担保和资产抵押
14、行为,应提出书面申请,并经总公司董事长书面批准.借款事项办理完毕后,应及时将执行情况书面报公司财务中心备案。(三)各公司定期清理、预警公司借款,完善借款期限管理,保持公司合理的借款期限结构和偿债能力,确保按期归还借款,还款后报总公司财务中心备案。(四)需要申请借款展期的,需向总公司提出展期申请,履行报批手续。第二十八条 其他负债管理(一)应付账款管理:完善公司付款制度和审批流程,加强公司资金运营管理;采用权责发生制核算,按客户设置明细账,并督促相关部门及时清理。(二)定期对其他应付款和预收账款科目进行清理,防止长期挂账。(三)加强公司负债管理,保持合理负债比例,发挥财务杠杆效应。第二十九条 营
15、业收入管理营业收入包括主营业务收入和其他业务收入,其确认采用权责发生制原则,同时遵循相关法规、制度的规定。第三十条 成本费用管理(一)建立健全成本核算方法、核算流程和控制制度,正确核算产品成本,成本核算遵循一贯性原则。(二)加强成本测算、分析,有效降低成本,提高投入产出比例,确保产品效益最大化。(三)根据公司费用控制要求,建立适合本单位业务特点和管理要求的费用管理制度.各项费用开支的范围和标准须符合相关制度规定和预算控制要求.(四)建立严格的费用授权审批制度,明确审批人对成本费用的审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理成本费用业务的职责范围和工作要求。第五章财务预算管理第三十
16、一条公司实行全面预算管理。每年末,公司根据当年度预决算情况及总体经营目标,制订下年度经营计划、投资计划、融资计划等,编制财务预算。第三十二条 公司全面预算包括销售预算、成本预算、费用预算、存货预算、投资预算、产品经营预算、资金运营预算、损益预算、财务状况预算、现金流预算等十个方面。第三十三条 公司预算管理办公室需编制公司年度预算报告,经公司预算管理委员会审核批准后提交董事会审议。第三十四条 为了确保公司经营目标的实现,公司根据全面预算数据确定关键考核指标,划分考核单元,并签订年度目标责任书,各考核单元的年终绩效与经营目标的实现情况挂钩。第三十五条 财务部须按月编制预算执行进度表及预算执行情况分
17、析报告,提交公司领导。按季度编制合并报表,撰写公司预算执行情况分析报告,报送公司领导审阅。第六章 财务报告第三十六条 公司财务中心按照财政部、证监会等有关规定,编制年度、半年度、季度会计报表及其附注,并按信息披露要求予以公开披露。第三十七条 公司年度会计报表及其附注,须经具有证券从业资格并由公司股东大会批准聘用的会计师事务所审计,并出具审计报告。第三十八条 公司在编制年度财务报告之前需制定财务报告编制方案,明确编制方法(会计政策、会计估计及其变更、对公司产生重大影响的交易和事项、资产减值等)、编制范围、编制程序、职责分工等事项.第三十九条 财务年度结账日为公历年度每年的12月31日;半年度、季
18、度、月度结账日分别为公历年度每半年、每季、每月的最后一天。第四十条 财务部门在编制年度财务报告前,应进行资产清查、减值测试、债权债务核实,以确保公司财务报告的真实可靠和资产的安全完整。会计报告编制必须符合企业会计制度和企业会计准则要求。第四十一条 公司财务中心需对报表进行审核、合并,保证会计报表之间、报表各项目之间、本期与上期之间、关联方之间数据相互衔接、勾稽准确、抵消完整.第四十二条 财务报告应当依次编定页数,加具封面,装订成册,加盖公章。封面应注明:公司名称、地址、报表所属年度或者月份、报出日期,并由公司法人代表、会计机构负责人、财务负责人签名并盖章。第四十三条 所有财务人员对公司财务信息
19、负有保密义务,公司财务报告未经披露前,不得向外提供完整的财务报表数据,对外提供相关信息需报总公司董事会办公室审核。第七章 财务监督第四十四条 财务监督的目的是保障财务制度严格执行、内控机制安全有效、公司资源充分利用、经济活动运行合法、会计信息真实准确,切实防范经营风险。第四十五二条 财务监督对象为生产经营活动的全过程,以及反映经营活动信息的财会资料和其他资料。第四十六条 财务监督方式为流程控制、定期检查和专项检查相结合,并应出具书面报告,报送相关人员。第四十七条 各公司财务部门会同相关部门,每年对实物资产至少盘点一到二次,对应收款项进行函证,对盘盈、盘亏、对账差额及时进行处理,确保公司资产真实
20、、完整。第四十八条 各公司按制度对资产计提减值准备,对已形成损失的资产进行核销,都须符合相关法规、制度,并按公司规定的流程办理。第四十九条 建立、健全公司内部会计监督制度,不相容岗位应分设,并经常性检查执行情况。不相容岗位包括:(一)会计核算业务不相容岗位:1.会计凭证审核岗、会计核算岗、稽核岗不相容。2.财务报表编制与审核、审批岗位不相容。3.费用支出申请与审核、审批岗位不相容。4。各项减值准备计提的申请与审批岗位不相容,坏账核销与审核、审批岗位不相容。(二)资金管理业务不相容岗位1.财务专用章、法人专用章等财务印鉴不得由同一人保管。2。出纳不得兼任记账、稽核、会计档案保管等工作。3。资金计
21、划的编制与审批岗位不相容.4。网银支付的申请与审核岗位不相容。(三)资产管理业务不相容职务1.资产保管与资产盘点工作不相容。2.资产盘点差异处理的申请、审批与会计处理岗位不相容.3。实物保管与会计核算岗位不相容。(四)其他不相容岗位1。对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行岗位不相容。2.物资需求部门与采购、询价岗位不相容.第八章 会计档案管理第五十条 会计档案是指会计凭证、会计账簿、税务资料、财务分析和财务报告等会计专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.会计档案以纸质、电介质档案形式存档。具体包括:(一)包括原始凭证、记账凭证等会计凭证.还包括业务流程出
22、现的交易凭证,如经济合同、订单、检验单等。(二)总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等会计账簿;(三)对外报送的财务报告和对内使用的财务分析报告和报表.(四)银行存款余额调节表、银行对账单、财务清查资料、会计档案归档清册、调阅记录、销毁清册。(五)各种财务制度文件,股东会、董事会、监事会决议。(六)从第三方取得的重要会计档案如审计报告、验资报告、询证函等;(七)相关税务资料:历年纳税申报资料、相关减免税的文件等;(八)上述会计档案以各种电子化介质储存的电算化会计档案。第五十一条 公司当年形成的会计档案要及时整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册,并按规定时间移交公司档案部门保管。第五
23、十二条 公司保存的会计档案不得借出(此处借出是指除公司财务部以外的其他部门及其他单位).如有需要,经财务负责人批准,可以提供查阅或复印,并由会计档案管理员办理登记、查阅人签字。第五十三条 会计档案按照保管期限分为永久、定期两类.定期类的保管期限分为5年、10年、15年、25年四种.序号档案名称保管期限1原始凭证15年2记账凭证15年3总账15年4明细账15年5辅助账簿15年6股东、董事、监事会议资料15年7月、季度财务报告15年8现金和银行存款日记账25年9固定资产卡片固定资产清理报废后保管5年10银行余额调节表5年11银行对账单5年12对账询证函、盘点记录5年13税务资料10年14年度财务报
24、告(决算)。验资报告永久15会计档案归档清册永久16会计档案销毁清册永久17电子化介质储存文档同对应纸质文档保存期,按年查阅备份第五十四条 保管期满的会计档案,由会计档案管理员提出销毁申请,财务部门鉴定,严格审查,并编制销毁清册,经审批程序后销毁.具体流程为:档案管理员编制清册 财务部经理审核 财务总监审核 公司总经理审批 监督销毁第五十五条 下列档案保管期虽满,但不得销毁,应单独抽出立卷保管,直至事项完结:(一)未结清的债权债务原始凭证。(二)正在项目建设期间的项目相关资料.(三)涉及其他未了事项的原始凭证。第九章 附则第五十六条 本制度制定、解释、修改权归总公司。第五十七条 本制度自发布之
25、日起实施.第五十八条 公司公司其他制度与本制度相冲突的,以本制度为准。财务管理制度实施细则 第一章 货币资金管理第一条 建立货币资金的预算制度公司的货币资金的管理以预算为基准,结合实际进行调整,编制货币资金预算,首先要根据本单位的发展规划、业务规模、生产状况等单位的发展经营计划因素,由部门负责人、销售人员、采购人员和直接参与资金支付业务的人员根据业务需要,编制采购成本及费用资金预算,逐级上报审查。经过单位内部各有关部门的认真研究、反复协商、综合平衡修订后,会计主管部门审核,最后由总经理批准后执行。第二条 对货币资金的收入控制1、所有收入都有原始赁证记录,并输入电脑;2、每笔收入支出都要及时开票
26、;3、要尽可能使用转账结算,现金结算款项要及时送存银行;4、采用集中(财务部门)收款的方式,分散(单位或个人)收款要及时送交单位出纳;5、不得坐支各项收入;6、出纳员收妥每笔款项后应在收款凭证上加盖“银行或现金收讫”章.7、每日出纳员应与收款核对收款数目。第三条 对货币资金的支出控制1、每笔支出都必须有部门负责人确认、会计人员复核、单位总经理的审批。2、出纳人员每一笔款项都应以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据,付款后,需在付款凭证上加盖“付讫”章;3、各项支出都有预算和定额控制执行;4、要按国家规定的用途使用现金,购买材料和物品以及向单位支付的一切款项必须以转帐的形式支付;5、银行单据签发
27、和印鉴保管应当分工负责,不得由一人负责保管一个公司的全部银行印鉴。6、各部门办理各种业务退款,由交款的客户凭身份证前来办理,由于特殊情况不能前来,由业务员提供该客户的身份证复印件和其银行帐号由财务负责转入客户账上。各种部门的业务应酬费报销(员工出差费用除外)由分部门以上负责人办理报销手续.7、对外支付月结单位的货款为每星期的二、四两天。第四条 强化货币资金的保管和控制加强对货币资金、会计凭证、原始资料的管理,要依法建账,及时核对货币资金账目,认真履行定期对账、报账的制度,建立定期进行检查的制约机制。不符合审核程序不予支付资金,按规定实事求是报账,不作假账。1、货币资金的收付只能由财务人员负责,
28、其他人员(包括单位负责人)不得接触货币资金;2、严格执行库存现金限额制度;3、出纳人员要做到每日现金日记账余额与保管的现金核对相符,并在每月月末与会计核对账目;4、要严格执行定期现金突击盘点制度和核对银行账的制度;5、已开出的收付款原始凭证必须全部及时入账;6、所有收付款原始凭证必须连续编号并顺序使用,错写作废的原始单据应加盖“作废章后妥善保管。集中销毁原始凭证.7、每日报送货币资金报表给予财务经理及总经理。第五条 实行统一财务管理,防范资金风险。要严格执行一个单位只能设置一个财务机构的管理规定,统一管理本单位的全部账簿,全部收入和支出一律纳入本单位的财务总账管理。对本单位银行账户的开设,要按
29、规定的审批程序开设,严格禁止账外账和“小金库现象.对本单位发生的重大经济活动事项要及时报告,准确、全面反馈本单位的经济信息。要树立风险意识,从源头上防止货币资金被挤占、挪用、盗窃的问题产生;从制度上对可能出现的财务风险和经营风险加以防范和控制。第二章 应收帐款管理第六条 本条例所述的应收帐款指修理、修配、对外销售商品、提供劳务等所形成的需要在未来一段时间内收回的款项。具体分为两个部分:1、 已转交财务部而未收回的帐款,2、 2、未送财务但已完工未结算的帐款。第七条 已转财务部而未收回帐款:1、经公司确认信用单位需要月结的必须与公司签定合同。合同上必须注明该单位需要月结的车牌号码,新增的车辆由月
30、结单位出具新增车辆车牌号码书面通知。2、应收帐款的信用标准:发生的修理、修配的帐款必须是机关单位、事业单位、企业,过去的付款记录按期如数付清,与其他供货单位关系良好,具备偿债能力。在信用期间内:每月帐款必须在次月的20日前结清,最长不能超过二个月,超过二个月未付款或半年平均每月没达到1000元的结算单位将停止挂帐结算。3、月结单位结算的要求:每次发生业务需办理挂帐结算时,要求应有单位的送修单,送修单上必须盖有单位公章,车队长或办公室主任签名,事故保险车必须有保险公司盖章的估价单和接收索赔资料清单,否则作为无效送修单.业务结算时,工单上必须有该单位司机或员工签名。4、销售汽车发生的应收款必须经金
31、融部门批准并直接转入我公司帐户的款项,有批准的文件和盖章,要求提供原件核对。5、公司员工经批准已办理担保手续,并没有超过限额的款项。公司内部人员担保车辆出厂需低于以下额度:总经理不设上限,副总经理限额20000元,公司部门负责人以上人员,限额10000元。公司分部门级负责人及部门主管人员,限额5000元,修理厂业务员,班组长以上人员,限额3000元。其他人员担保不超过未发放工资和工资储备金的总和.第八条 未送财务但已完工的完工未结算规定:1、除月结车辆手续齐全的保险车辆外,车辆完工及商品销售后,必须办理结算手续,责任人为业务员或销售顾问,与我司有合约关系的单位修车时,可以记帐出厂,但送修单和工
32、单必须在一个星期内送财务结算,不能超过当月最后一天的结算日,否则,该单将按成本从业务员或销售顾问的工资中扣除,当月不够扣除则在下月工资中扣除,直到收回全部款项后再返回所扣工资.2、私车维修及销售商品等必须结算后才可以出厂,未全面完工,客户需要出厂的,将已完成的项目进行结算,将未完工的项目取消,待下次再来时再提醒作业.未结算而出厂的车辆,我司将在经办人工资扣除,当月不够扣除则在下月工资中扣除,直至全额收回后再返还工资。3、事故车维修出厂时必须具备所有的索赔资料,资料不齐时不能出厂,否则将由事故车业务员承担该车的维修费用,并从当月工资中扣除,直至收回全部款项再返回所扣工资.资料齐全出厂后必须在3天
33、内送至财务部做结算,超出3天未送财务部结算,则每辆车扣该业务员150元.4、公司内所有员工均可担保车主及朋友车辆出厂,担保的额度为不能超过当月工资和储备金的总和(公司规定修理厂班组长以上担保限额除外),担保款由担保人于当月结算日(每月最后一天)收回,否则将从担保人工资扣除担保款,担保人必须通过SA与公司办理担保手续并经财务部确认。旧的担保款项未能履行还款手续的人员,无权再签订新的担保手续。5、在修车辆已完工未转入完工未结算帐户的,作完工未结算处理,由业务部负责人对在修车辆每星期清查一次,财务部每月清查一次,处理办法与完工未结算工单处理办法相同。第三章 其他应收帐款的管理第九条 其他应收帐款是指
34、公司所发生的,除应收销货款,应收票据、预付项目的其他各种应收暂付款项.其他应收款借入和收回的规定:1、各种其他应收款的发生必须经部门经理确认,财务审核、总经理审批。2、公司的业务借款数额较大时,必须以转帐支付,不能转帐需要现金时,应有对方单位开具的收款凭证.业务借款要求业务发生后一个星期内到财务报销处理,最迟不超过一个月,到期不能归还时,将在经办人工资内扣回,至报销后归还。3、对于员工的个人借款,要求不超过个人储备金,和未发放工资的总和。所借工资在未发放工资扣除。所借储备金分月在工资扣回.第四章 预付帐款管理第十条 预付帐款是公司采购商品时,根据销货方的需要和购货合同的规定,先期预付给销货方的
35、带有定金性质的资金,预付货款的消除是依靠收到所采购的商品物资自动实现的.款项预付后,要求采购部门加强监督分析,并经常与销货方保持联系,以便能及时收到所订的商品物资。到限未到货时,要求立即与销货方取得联系,催收商品加速资金周转.第五章 存货资产管理第十一条 本制度仅财务部门在存货物资管理上的控制管理加以确定,对于存货资产的实物管理应依照公司制订的相关制度执行。第十二条 依据管理体系的要求,仓库管理不直接隶属财务部门管理,但应接受财务部门正常的监督管理,并配合财务部门做好各项稽核工作。同时仓库部门应按照物资管理规定建立台帐对保管的物资进行记录,应将物资的品种、规格、数量(收、发、存)记录清晰。第十
36、三条 本制度所指存货指汽车整车,汽车配件,公司自行采购自行管理的精品(含丰田车模),公司活动所购礼品及办公用品。第十四条 购货与付款循环控制管理1、根据公司管理计划性的特点,采购活动之前必须实行计划审批,由采购部门、仓库部门或生产部门签发“请购单”或“订购单”,列明该批拟采购物资的品种、规格、数量、单价、采购价格的询问比较情况,并按照公司内部关于采购审批的规定进行必要的审批程序.公司设立成本核价小组,组长由总经理兼任,负责购货环节的终批;成员由请购部门负责人、行政部负责人、财务部负责人组成,负责购货环节联合初审。成本核价小组的审核对象指:凡购货(包括宣传、印刷、广告、精品、礼品等)价值5000
37、元及以上申购单及各类标的5000元以上的合同,先由核价小组成员联合初审签名后,报总经理签批。未经核价小组全体成员签名的,财务部应拒绝报销(若核价组成员出差在外,可先由报价人 与其沟通,候出差结束回司补签名)。采购环节分请购,报价,采购,验收入库四个环节。除丰田件外,采购报价应货比三家。为了相互稽核、监督、牵制,特规定请购人不得报价,报价人不得采购,采购员不得验收入库,另外特规定部门负责人不得参与采购。2、采购人员凭审批手续齐全的“请购单或“订货单”,与有关供应商进行采购交易谈判,并将采购的相关条款明确后签订购销合同。购销合同应按照合同法的规定将主要条款如:品名、规格、数量、质量、单价总额、交付
38、地点、验收依据、违约责任等填写齐全。3、采购物资运抵公司后,首先应由公司的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检测,检测的依据是请购单或订货单、购销合同和公司内部质量管理要求,在确认无误后,质量检验部门填写验收单,并签名盖章。4、采购人员凭请购单或订货单、购销合同和验收单,将采购的物资送交仓库部门办理验收入库手续.仓库保管员应依据上述单据重点对物资的实际查收数量、品种、规格进行查验,并将查收情况填写在公司统一印制的“外购物资入库单”上。5、采购人员应将收集到的、审批齐全的请购单或订货单、购销合同、验收单、外购物资入库单、合法的增值税发票(税率必须为17)等相关资料送交财务部门办理付款程序,财
39、务部门按照公司内部付款审批手续,要求采购人员在办理好相关的审批后,在接受单证进行审核付款。6、财务部门应对采购人员提交的付款资料(请购单或订货单、购销合同、验收单、入库单、合法的商业发票等)进行财务审核。在审核无误后再办理付款手续.第十五条 生产领用循环控制管理1、公司生产环节需要领用存货物资时,应先由领用部门填写公司统一印制的“领料单”,将需要领用的物资品种、规格、数量等信息填写齐备后,送交部门负责人审批,凭部门负责人批同意并签名的“领料单”到仓库管理部门办理领用手续。根据公司具体情况,有从A库转存货到B库的行为.对于这种情况,要求两个库的管理员互相验收,双方月底做表交财务,以便调整。2、存
40、货中新车必须由财务部开具机动车统一销售发票,销售员凭发票的提货联以及财务提供的合格证方可提新车。第十六条 销售发出循环控制管理1、产品销售管理应遵循公司内部专门的管理制度。尤其是对赊销业务,必需要得到公司销售部门、总经理的审批后,财务部门才能在销售部门签发的工单做结算或者开票,否则一律不允许财务部门在赊销业务的工单做结算或者开票。2、存货中残废品部分,由公司统一安排销售,货款缴至财务部。3、发生销售退货时,必须由业务员先写申请,能后由部门负责人审批,再由财务部门确认,最终由总经理审批才可退款。销售收入用红字冲减,同时货物由仓库管理部门再验收入库,如跨月退货,则必须送入库单至财务部门重新入库。4
41、、规定销售时开票,发货,收款必须分开,不得一个人负责。5、汽车销售后,客户提车,驶出公司,必须要有财务签发的结算通知书。第十七条存货盘点控制管理1、公司仓库管理部门应至少每月一次对所保管的物资进行盘点工作,并由其编制的“领料单汇总表”、“入库单汇总表”和“产品销售发出汇总表”、物资台帐相互核对,以保证仓库管理的准确性和实物资产的安全性,并确保实物资产与仓库记录数量相互一致.2、由公司的各存货部门以及财务部每隔半年或一年对存货资产进行全面盘点;存货盘点时应由上述部门抽调人员组成盘点小组,负责公司存货资产的盘点工作。并将盘点工作记录于盘点工作报表上,装订成册进行保管。3、财务部门应根据财务帐册上核
42、算的存货的品种、规格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点的结果进行核对分析,编制“盘点情况汇总表,列明差异情况和差异原因及相关责任部门的责任原因,提交给公司管理层。公司管理层应根据财务部门编制的“盘点情况汇总表”进行分析讨论,确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。4、财务部门应将盘点工作表、盘点情况汇总表、公司管理层的处理决定按照时间顺序装订成册,作为会计档案进行妥善保管。第六章 代销存货管理第十八条 本制度所指代销存货指代销的精品,如贴膜,底盘防锈,汽车饰品等。第十九条 购货循环1、根据代销活动的特点,销售活动之前必须实行进场合约制度.即公司代销产品必须先签订代销合同。如
43、须我公司代销产品必须先向总经理报告代销业务的范围,同时由此项业务负责人参照存货内部控制制度组织几家同种代销业务的公司报价,报价时必须货比三家,公司再择优录取。2、根据代销业务的特点,要求在签订代销合同除注明合同标地、单价、质量标准、合同期限、交货地点等还必须注明以下几点:公司不负责代销商品的管理,代销商品由委托方自行负责管理,损失我公司不负责,由委托方自行负责;必须提供税率为17的合法增值税发票;销售价格的确认,手续费的计算方法;发生质量问题时,因质量或供应脱节而造成的损失和费用(包括手续费),由委托方负责以及解决方式方法.第二十条销售发出循环 1、产品销售管理应遵循公司内部专门的管理制度,尤
44、其是对赊销业务,必需要得到公司销售部门、总经理的审批后,财务部门才能在销售部门签发的工单做结算,否则一律不允许财务部门对赊销业务的工单做结算.2、根据代销业务的特点,要求我公司收款员做结算,才确认销售。第二十一条付款循环 1、根据公司实际运作情况,要求委托方开票我公司付款前,一定要先和我公司具体负责此项目人员对帐。具体为:委托方要分开核对,先要求分部门(分为服务部及销售部两块),在分部门的基础上再具体分为现金销售、挂帐销售、公司赠送销售;服务部代销产品对数要求先由委托方按第一点做好销售明细表,再由收款员确认数量、金额,同时签名后由会计最终签名确认;销售部代销产品对数由销售部负责代销人员根据委托
45、方的销售明细表签名确认其销售数量、金额,后由会计最终签名确认2、各部代销负责人应收集到的、审批齐全的购销合同、代销销售明细表、销售出库单、合法的增值税发票等相关资料送交财务部门办理付款手续,财务部门按照公司内部付款审批程序,要求采购人员在办理好相关的审批后,才接受单证进行审核付款。第七章 固定资产管理第二十二条 固定资产的控制与管理1固定资产实行归口分级管理。各固定资产使用部门设立专职或兼职管理员,负责固定资产具体管理。2建立管理台帐。行政部按照固定资产类别、名称、规格型号、使用部门、和存放地点,统一编号,编制固定资产目录,建立固定资产台帐和档案。各使用部门也应有相应的使用明细帐,定期记录使用
46、、保养、修理等情况。财务部按月与行政部核对,行政部按月和使用部门核对,以确保帐、卡、物、数量、金额相符。第二十三条 固定资产的增加按以下规定办理1、固定资产的请购请购部门在申请增添固定资产时,应填写购物申请单,经部门经理审核,并注明请购日期、请购单位、用途说明、品名、规格、数量、需要日期、建议厂商等资料。将购物申请单送交行政部复核增添该项资产之适用性及必要性 ,如公司内部可调拨者,按固定资产内部转移通知单及内部调拨单通知相关部门和财务部,并在请购单上备注栏填注调拨情形后,将请购单退回请购单位自行归档。固定资内部调拨,送交财务审核、总经理审批。不能内部调拨需要外购时,经办公室审核,总经理审批后转入采购部门.采购部接到经批准购物申请单后,则办理采购程序,依采购程序办理完成核签。