和日本人交流时需注意事项样本.doc

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　　日本人更喜欢人与人之间保持一定距离而不是象北美人那样。这一距离是你和别人在西方的距离的两倍。不要碰、 拍甚至挽住任何一位日本人, 不要当众亲吻什么人或任何别的表示亲密的行为( 可是, 看到同性的日本人手拉着手散步也不是什么不寻常的事) 。日本人不但在高兴时微笑或大笑, 她们在道歉、 难堪、 忧伤或愤怒时也同样如此。笑容经常掩饰了紧张的情绪, 但这并不一定意味着就不需要认真对待了。当众打呵欠是不礼貌的。如果你忍不住, 可用一只手遮住你的口( 打呵欠常使日本妇女不适当地露出了她们的牙齿, 因此许多年长的日本妇女发笑时也用手遮住她们的嘴) 。在脸前来回摇手是种否定的回答( "我不懂", "我不知道"或者就是"不") 。当你接受到某种赞美时, 请有礼貌地用这种姿势回答。当一位男士从某人面前走过或从两人中间走过时, 她的腰部应微曲、 右手握紧放在面孔前面, 好象是挡往空气一样( 这姿势上去就象用拇指压住鼻子一样) 。当你在椅子里坐下时, 要双脚放在地板上直坐着。你也能够在踝关节部两腿交叉或是一个膝盖放在另一个膝盖之上。当妇女在地板坐下时, 她们应该双腿弯到身下坐着, 而不能两腿交叉。要引起服务人员的注意力, 吸引她们的目光, 能够迅速地轻轻地点头, 满脸期待地望着她们。如果她们没有看见你, 你就可能需要做一个正式的鞠躬了。召唤某人能够向前伸出你的右臂, 垂下你的腕关节, 掌心向下, 摆动你的手指。千万不能对老年人或地位高的人使用这种姿势, 也决不能你的食指去召唤什么人。四指伸出, 拇指握住地指着什么人是一种侮辱性的姿势, 常见来表示eta-日本的贱民。当日本熟人对你伸出弯曲的小指时, 她们是想让你和她们一起去划尖尾船, 这是一种承诺性的姿势。日本人数数只用一只手的手指, 她们从拇指开始, 一个接一个地把手指弯向掌心, 然后再从小指开始一个个地张开。
一、 非事务性接触阶段
商务谈判中, 我们习惯于5~10分钟寒暄后便进入谈判主题, 而这对日本人来说是不太合适的。在与日本人谈判中, 高层官员的作用只是礼仪上的, 一般在谈判后参加签署合同。有时, 她们也参加早期的非事务性活动, 地点选择在饭馆、 高尔夫球场等非正式场所。一位日本高级主管人员说, 98%的话题与体育、 政治和家庭有关, 只有2%和商业有关。许多日本公司有她们高层主官的情况简历, 我们能够从中获得信息。和日本高层主管谈话时, 说什么并不比怎么说重要。日本高层主管往往会对对方公司的正直、 可信、 履约能力做个整体判断。另外需要注意一些细节:
( 1) 名片能够交换也可不交换。当两方总裁相见时, 名片并不需要, 但要准备好日文名片以备交换。
( 2) 带点小礼物是必要的, 像印有本公司标志的铅笔、 领带及其它装饰品, 但像象征恶化的裁纸刀、 剪彩刀是不合适的。礼物互换只表示心意, 太贵重礼物不合适。
( 3) 在欢迎仪式后表示双方将来真诚合作的愿望是必要的, 要注意表示必须间接和暗示。如: 我们很高兴, 将来能对贵公司有所支持; 我们以自己产品的高质量而自豪, 希望你们能分享; 贵公司和我公司很明显在某些方面有着共同目标。
( 4) 下面这些做法是不合适的, 如: 如果我们能在价格方面达成协议, 那其余问题是次要的; 有关我俩公司的分配计划会对我们都有利。最后, 当高层接触在我方举行时, 应感谢对方的到来, 并接送到宾馆, 最初的会谈最好在客厅气氛中举行, 而不应在办公室。要注意的是高层领导并不是讨价还价的对象, 这不是她们的职能。
在日本, 一般行政人员的非事务性接触典型途径如下: 日本谈判将在某个下午较晚时邀请谈判对手和介绍人到日本公司见面, 在那儿参观并进行些事务性闲聊, 下午6: 00左右, 日本将建议吃晚饭, 一般由她们选择餐厅和付帐单, 你将没有付款的机会, 因为你看不到帐单, 此时, 商业话题仍不合适。晚饭后, 日方将建议到酒吧聊一聊, 这样一直到晚上11: 00左右, 以安排将来会见的日程。经过这段时间的交流, 只有一些模糊的双方合作意向, 值得提醒的是: 交换名片是必要的, 离开办公室时赠送点小礼物。

二、 事务性信息交流
( 1) 表示信息
日本人列出问题的方式类似于中国旧叙事诗的三段式: 情景介绍――详细描写――道出主旨, 只有经过很长时间说明, 才说出自己的目的。其次是提出问题的次数, 日本人会不断地重复问问题, 甚至许多人会问同一个问题, 一般让我们发怒, ”难道她们不相信我的话。”其实这与日本人集体决定有关, 我们要有耐心并准备足够信息, 但也要适时地控制她们的提问。( 1) ”我昨天已和某某先生谈了这个问题, 不过我于重复……”或者”这是我以前讲过的同一个问题, 但我再重述一下”; ( 2) 写下被问的问题, 以便与日本人分享; ( 3) 一般地, 重复的问题, 第二次回答时花10分钟, 第三次只花1分钟, 当第四次被问时, 合适的反应是沉默或转移话题。
( 2) 获得信息
幸运的是你的日本对手重复问你的问题时, 会暴露给你更多的信息, 当你从会谈纪要上看到, 如果日本人6次询问送货日程, 只有两次询问服务合同, 那她们看重的是送货时间。从日本人处获得的信息, 需要经过认真推敲, 如果你问日本人有关你的报价时, 她们会说: ”噢, 它看起来很好。”很可能她们内心认为这很糟, 让我们解释一下这三条不可测的行为: 集体决定, 任何人无权代表集体讲话; 想保持和谐关系; 我们不能明白那些微妙的非言请的否定线索, 如面部表情、 眼神等。
要真正了解需要建立非正式的交流渠道, 而这种非正式的交流渠道须由较低级行政人员去完成, 这也是谈判团里要有低级行政人员的原因之一。这里有一个例子说明非正式交流的重要。一家美国大公司寻求和一家日本小公司合作, 谈判在主管人员之间没有取得结果, 虽然日方主管在许多方面表现出兴趣, 但似乎仍犹豫不决, 美方决定采取”等一看”的战略。但6个月后什么也没发生, 过后, 美方公司的低层行政人员受到日方低层行政人员的邀请, 一杯茶后, 日方解释了推迟的原因, ”我有一些事要告诉你, 但我的老板却不便对你的老板讲”, 她讲出了价格和公司更名的问题, 其实, 如早提出, 问题早就解决, 可是日方认为在谈判桌上向一个高地位的买者提出反对是不合适的。

三、 劝说和辩论
和日方谈判时, 我们可用下列劝说技巧( 按下面的顺序和环境) 。
( 1) 多问问题。多问问题会使对方对自己的回答有所怀疑, 也使你在某个问题上要作出让步前获得最佳回答及明白真正原因。
( 2) 重述你的立场、 需要和愿望。
( 3) 使用其它主动技巧。如承诺: ”如果对方能在7月1日前送货, 我们将立即签订下一个订单。”建议: ”如果你方仍采用原公司名称就不会失老顾客。”赞扬: ”谈判进展顺利, 得益于你方的支持”等。
( 4) 如果你仍不满意她们的回答, 试着沉默。给她们思考和改变立场的机会。但日本人是善于利用沉默的专家。如果你感到难以利用沉默至少你要提防日本人常常利用。
( 5) 如果1~4步仍不能让对手让步, 改变话题或者要求休息以经过非正式途径解决。
( 6) 侵略性的技巧, 如威胁: ”如果你方坚持这此条款, 我方将寻找另外的合作者。”警告: ”如果我们不能达成协议, 也没有公司会对你方计划感兴趣”等。只有用在最危急的时候或者特殊环境。a.最好经过非正式渠道和尽可能用间接方式表示。与其说”如贵公司仍不能降价, 我方将寻找另外的供应商”, 不如说”贵公司降低价格将有助于避免我们不得不寻找另外的机会。”b.明显对自己有利的场合。即使在这两种情形下, 使用威胁将破坏长期利益。如果利益地位变换, 日方将会改变立场。
( 7) 1~6岁仍没有使日方让步, 我们建议给她们时间去考虑和达成一致, 日本人很少立即作出让步。我们许多人忽视了时间策略, ”让事情挂一挂”, 是必要的策略。
( 8) 让介绍人或调解人参与。但要记住第三者的仲裁将只起一次作用。
( 9) 最后, 如果仍行不通, 有必要让两公司的行政主管聚集一起, 以期待更好的合作。可是如果这次失败, 特别是过去有威胁方法运用, 那就意味着谈判最终破裂。

四、 让步和签约
谈判需要双方共同合作, 双方都要放弃些利益, 共同将蛋糕做大。谈判不能仅着眼于眼前问题的解决, 而要增进了解, 为的是长期利益。一旦良好关系建立, 一系列问题都能迎刃而解。
和日本人谈判, 往往会出现有进展的信号: 更高级的行政人员被邀参加讨论: 讨论的问题专注于某方面; 对某些问题的”柔化”, 如”让我们花时间研究一下”。抓住这些信号, 能游刃有余。
谈判中部分让步、 阶段让步对日本人来说不起多大作用, 她们着眼于整个问题的解决, 我们建议一直到所有议题和利益均讨论过后再做出让步, 那时, 小的让步有助于关系的建立。在结束讨论之前, 有三点对我们来说是看不惯的, 而对日本人来说是正常的, ( 1) 容易打断一方谈判; ( 2) 在谈判中途, 日方人员会自由进入或离开会场; ( 3) 当你正和一群日本人讨论时, 发现一个人, 很可能是主管人员, ”闭着眼听! ”
谈判是一门复杂的艺术, 需要我们多看、 多听、 多实践。签订协议并不表示谈判的成功, 可能这只完成了一项事务, 建立良好的商业关系是谈判的关键所在
日本人一对男女上街, 女子在右边走; 挽手行走, 则是女子挽着男子。三人上街, 中间的位置最受尊敬。
＊日本人在送礼时, 多采取这样的作法: 即送些对主人毫无用途的礼品, 因为收礼的人可转送给别人, 那个人还能够再转送给第三者。

＊日本人对装饰有狐狸、 獾图案的东西甚为反感, 因为狡猾狐狸是贪婪的象征。

＊到日本人家作客, 携带的菊花只能有十五片花瓣, 因为只有皇室帽徽上才有十六片瓣的菊花。

＊接送礼物要双手, 不当面打开礼物, 当接受礼物后, 再一次见到送礼的人一定会提及礼物的事并表示感谢。

＊送的礼物忌送梳子, 因为梳子的发音与死相近。

＊一般人不要送菊花, 因为菊花一般是王室专用花卉。

＊日本人有不少语言忌讳, 如”苦”和”死”, 就连谐音的一些词语也在忌讳之列, 如数词”4”的发音与死相同, ”42”的发音是死的动词形, 因此医院和饭店一般没有4和42的病床和房间。用户的电话也忌讳用”42”, 监狱一般也没有4号囚室。

＊”13”也是忌讳的数字, 许多宾馆没有”13”楼层和”13”号房间, 羽田机场也没有”13”号停机坪。

＊在婚礼等喜庆场合, 忌说去、 归、 返、 离、 破、 薄、 冷、 浅、 灭及重复、 再次、 破损、 断绝等不吉和凶兆的语言。

＊商店开业和新店落成时, 忌说烟火、 倒闭、 崩溃、 倾斜、 流失、 衰败及与火相联系的语言。

＊交谈中忌谈人的生理缺陷, 不说如大个、 矮子、 胖墩、 秃顶、 麻子、 瞎聋、 哑巴等字眼, 而称残疾人为身体障碍者, 称盲人为眼睛不自由者, 称聋子为耳朵不自由者等。

＊日本从四月一日到七日叫绿化周, 包括街道绿化日、 宅旁绿化日、 学校绿化日、 荒山绿化日、 交通绿化日、 绿化树木保护日。

＊日本人抽烟多喜欢自己抽, 很少主动敬你一支, 因为日本人认为香烟是有害身体的。

＊日本人一有伤风咳嗽, 外出时就戴上白色的口罩。

＊日本人用大拇指表示”老爷子”, 这个动作是表示骂”你这个老爷子”, 毫无赞赏之意。

＊用小拇指表示”情人”。

＊高声说话, 定睛凝视她人, 手插在衣袋里以及用手指指人, 都会被认为是对人不恭敬。

＊在交换名片时忌讳从屁股后兜里掏出或装入, 这是对人极不尊敬的举动。

＊忌三人并排合影, 那是因为站在人间的人有受制于人之嫌。

＊寄慰问信忌用双层信封, 双层被认为是祸不单行; 寄信时忌倒贴邮票, 因为它暗示着断交。

＊到日本人家作客应预约在先, 非请莫进, 非请莫坐, 忌讳窥视卧室, 不得翻弄除书报以外的东西。

＊忌讳在众人面前接吻、 拥抱。朋友在一起时不单独一个人吃口香糖之类的东西。

＊日本人穿衣都是右向掩衣襟, 而人死下葬时, 要左向掩衣襟。因为在与现实阳世完全相反的阴间, 死者的装束也要与人间相反。因此日本人是不会买左向掩衣襟的服装, 哪怕是国际名牌。

＊结婚时, 如果日本新娘身着传统和服, 忌着羽织( 外褂) , 因为江户时代禁止女性着羽织, 此后只允许深川的艺妓穿着, 因此现在的新娘在婚礼上是绝不穿羽织的。犯禁忌引发不吉利或降低身份。

＊日本人大多数信奉神道和佛教, 她们不喜欢紫色, 认为紫色是悲伤的色调; 最忌讳绿色, 认为绿色是不祥之色。

＊日本人忌讳荷花, 认为荷花是丧花。

＊在探望病人时忌用山茶花及淡黄色、 白色的花, 日本人不愿接受有菊花或菊花图案的东西或礼物, 因为它是皇室家族的标志。

＊日本人喜欢的图案是松、 竹、 梅、 鸭子、 乌龟等