仓储管理系统安装与使用手册样本.doc

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Free仓储管理系统安装及使用手册

作者: 肖辉
创立日期: -10-27
最后修改: -5-24
版本: V1.4.0

修改记录20
日期
作者
版本
更改参考

-3-29
肖辉
V1.1
No Previous Document
-5-24
肖辉
V1.1.1
修改升级说明文本。
-7-6
肖辉
V1.1.2
修改升级说明文本。
-10-2
肖辉
V1.2.0
修改升级、 安装说明文本。
-4-18
肖辉
V1.2.2
修改升级
-10-8
肖辉
V1.2.3
清理
-4-8
肖辉
V1.2.4
1、 增加检查数据库是否正常的方法段; 2、 增加备份和恢复段。
-7-28
肖辉
V1.3.0
修改安装过程; 增加基础数据导入操作说明
-5-8
肖辉
V1.4.0

一、 概述
Free仓储管理系统安装及使用手册, 文档版本号: V 1.4.0, 修改日期 5月24日。
二、 系统要求及安装( Free仓储管理系统, 即能够安装为单机版, 又能够安装为网络版。)
1、 系统要求:
操作系统为Windows 95/98/ME/NT 3.51/NT 4.0/ /XP/Server /Vista/Server /7/Server R2中的任何一种, 必须安装有Microsoft Excel软件。
2、 安装过程中选择你要安装的版本, 安装程序会自动根据你的要求完成软件安装, 单机版安装完成后重启计算机即可使用, 网络版客户端安装完成后请从开始菜单中运行”设置”工具, 设置好数据源、 开启防火墙例外( Win XP) 或者关闭防火墙后重启计算机即可使用。
安装步骤:
1) 鼠标双击安装程序包, 打开如下窗口, 按”确定”按钮继续安装。

2) 来到欢迎界面, 请查看是否是您要安装的版本( 建议到官方网站下载并安装最新版本) , 按”下一步”继续安装过程。

3) 来到许可协议界面, 选择”我同意该许可协议的条款”, 按”下一步”继续。

4) 来到如下界面, 按”下一步”继续安装过程。

5) 选择安装类型, 如果你想要安装单机版, 请选择单机版; 你想要建立一个专用服务器, 请选择网络版服务器端; 你想增加连入客户端, 请选择网络版客户端。单机版安装Free仓储管理系统和数据库, 网络版服务器端只安装数据库, 网络版客户端只安装Free仓储管理系统。选择后, 按”下一步”继续安装过程。

6) 来到安装路径选择界面, 推荐默认安装路径不变, 按”下一步”继续。

7) 提示选择快捷方式文件夹, 默认即可, 按”下一步”继续。

8) 来到如下界面, 按”下一步”继续。即开始安装过程, 直到安装完成为止, 如果你安装的是单机版, 安装完成后既能够登录软件, 如果提示”请检查数据库是否已经正常启动, 或数据源是否正常, 或网络是否连通! ”, 请重新启动操作系统再试。如果你安装的是服务器端, 请配置好网络和开启防火墙例外, 然后重启操作系统。如果你安装的是客户端或网络版服务器端, 还请继续看第9条。

9) 如果安装单机版, 此步骤省略。从开始菜单-〉程序-〉Free仓储管理系统-〉设置, 打开如下窗口, 在主机名称里填写服务器IP地址, 然后按”设置”即可完成客户端数据源设置。客户端点击”客户机”按钮即完成客户机防火墙例外开启; 网络版服务器端点击”服务器”按钮即完成Mysql数据库对网络客户端开放访问, 到此软件安装即易完成。

安装过程中碰到问题还能够到官方网站。

3、 当碰到”请检查数据库是否已经正常启动, 或数据源是否正常, 或网络是否连通! ”的错误时, 检查数据库是否正常的方法:
步骤1、 检查数据库程序是否已经安装好( 如果是网络版, 请在服务器上进行该步骤)
打开控制面板-》管理工具-》服务
看里面是否有一个名称叫mysql的服务。如果有说明mysql数据库已经成功安装, 否则说明数据库安装失败, 请重新进行安装。

步骤2、 检查数据库是否已经成功启动( 如果是网络版, 请在服务器上进行该步骤)
打开控制面板-》管理工具-》服务
查看名称为Mysql的服务的当前状态是否为”已启动”

如果Mysql服务的状态不是”已启动”, 则应启动数据库: 单击右键菜单中的启动命令, 如果在启动过程中提示错误, 则说明Mysql安装不成功, 请重新安装。

步骤3、 检查数据源是否安装好
控制面板-》管理工具-》数据源, 是否有一个叫erp的数据源, 数据源的参数是否正确。或重新设置数据源( 按上面安装步骤第9步) 。

步骤4、 如果是安装的网络版, 检查网络是否畅通, 服务器、 客户端防火墙( 建议关闭防火墙或按上面安装步骤第9步开启服务器端和客户端防火墙例外) 是否设置阻止了服务。

三、 系统备份和恢复
1、 系统备份
采用直接备份数据库文件的方法备份数据, 到单机版或网络版服务器端计算机上停止Mysql数据库服务器程序( 默认路径: 开始->程序->Free仓储管理系统->停止数据库) , 然后直接备份数据库目录erp即可( 默认目录: c:\Program Files\Free仓储管理系统\db\data\erp) 。
2、 数据恢复
停止Mysql数据库服务器程序, 方法同系统备份节, 将备份的erp目录直接覆盖默认数据库文件目录erp即可。

五、 操作说明
1、 系统登陆
启动软件来到如下界面, 输入用户名和密码( 初始用户名和密码均为”admin”) ,点击确定完成登陆, 系统自动跳转到软件主界面。

名词解释:
编码: 该货物的物料编码, 一般是一段数字或字母序列, 具有一定的意义。
图号及型号: 内部设计时必定有设计图号, 外购的标准产品必定有标准型号。
名称: 该货物的名称。
区、 架、 层和位: 该货物的定置信息。
数量: 只反映该货物的现有库存量。
单价: 该货物的计划单价。
备注: 需要注明的一些信息。

入库、 出库: 货物的出入库操作入口。
单号记录: 入出库以单号作为一次操作的唯一标识, 单号记录中列表所有历史入出库操作。
盘底计算: 每次输出库存盘底表前, 必须进行一次盘底计算, 输出的盘底表才是当前的盘底表, 同时盘底表数据进行缓存, 以便今后调用, 请注意盘底计算需每月固定日期。

2、 系统初始化
1) 用导入基础数据的方式初始化系统
注意数据导入的计算机必须安装微软Excel软件, 建议使用Office 本, Windows XP操作系统。
1) 按官方提供的Excel模板文件整理数据, Free仓储管理系统共有7类基础数据, Excel模板文件也有7个工作薄分别与之对应。整理数据时不能改变模板结构, 不能随意修改第一行的列标题, 不能在中间新增列, 否则导入时会提示错误, 只能按模板格式在后面增加数据行。

2) 根据你要导入的数据, 从文件-》数据导入菜单中找到你要的功能菜单。

打开数据文件选择对话框, 如下所示:

选择存储数据的Excel文件, 然后点击打开, 系统会将Excel文件中的全部数据读取到软件中, 上面的列表列出Excel文件中的所有工作薄, 当你任意选择一个工作薄时, 在下面的表格中会显示出这个工作薄中的所有数据。接下来, 正确选择要导入数据的工作薄, 点击右下角的导入按钮完成数据导入。

3) 导入其它基础数据, 重新从文件菜单中开始, 选择正确的功能菜单, 在选择工作薄时选对新数据的工作薄即可。

2) 人工初始化系统
A、 用户管理
在”管理”菜单中单击用户管理菜单, 打开”用户管理”窗口, 如下图:

在该窗口中进行用户的登记、 编辑和删除操作。注意: 当新建一个用户时, 必须为该用户配置子库管理权限, 否则该用户登录后无法查看库存列表。

Admin账户为系统管理员账户, 具有最高权限, 除了能够进行仓库业务外, 还能对用户进行管理, 具备系统初始化和删除数据权限, 故必须开设仓库管理业务账户, 登录业务账户进行日常管理工作, 否则意外删除系统数据和初始化系统就会带来不必要的损失。
名词解释:
姓名: 必须填入真实姓名, 姓名将在系统中用到。
子库: 点选为该用户授权访问的仓库。
等级: 授予该用户的权利登记, 1: 管理员; 2: 仓管员; 3: 查看用户, 管理员具有所有仓库全局访问权利, 仓管员只能访问授权仓库, 查看用户只能查看授权仓库的数据和报表等。

B、 子库管理

本系统能够进行多仓库管理就是经过子库管理这个功能来实现的, 每个子库都能够拥有自己的物资分类和货物。

C、 物资分类的管理

物资分类能够根据用户情况, 在此”物资分类”窗口中进行定制。物资分类与子库挂钩, 每个子库拥有不同的物资分类, 在软件主界面子库进行切换时, 物资分类也随之而改变, 方便不同的子库定制不同的物资分类。

D、 单位维护

所有货物的单位, 原则上单位应该是根据业务需求来定。
E、 生产工号数据的预设

生产工号数据能够根据用户情况, 在此”生产工号记录”窗口中进行定制。生产工号为生产任务代号, 维护进系统后, 发料能够按生产任务发料, 事后能够根据生产工号进行查询发料情况和归集成本。
F、 部门管理

部门维护好了, 在出库时能够点选领料部门, 事后能够根据部门进行查询发料情况和归集成本。
G、 供应商管理

采购入库的供货商, 事后能够进行分析汇总。
H、 库存台帐
点击菜单”台帐”中的登记, 弹出货物登记窗口, 在该窗口相应栏中输入货物信息, 然后点击保存按钮来初始化仓库台帐信息。保存后, 系统会让你继续输入新货物, 如果已经完成输入工作, 则关闭该窗口即可。

系统还提供台帐的编辑和删除功能。

名词解释:
仓库名称: 多仓库时进行货物登记, 必须指定仓库名称。
再订货点: 就是库存的最低数量, 低于这个数量时就需要进货了, 为”0”时表示无限制。库存预警功能中以此数字来判断是否进行报警。
最高限额: 就是库存的最高数量, 高于这个数量时就不能再进货了, 为”0”时表示无限制。库存预警功能中以此数字来判断是否进行报警。
单位: 就是该物料的数量单位, 在”单位维护”功能中能够进行定制。
物资分类: 就是根据该物料的特性进行的分类, 在”物资分类”功能中能够进行定制。

3、 业务操作
A、 入库
点击入库按钮, 打开入库窗口, 如下图所示:

在相应的栏目中输入信息, 在准备货物列表中加入你本次要入库的项目, 能够单条入库, 也能够多条入库。点击保存按钮, 即出现打印按钮, 点击打印按钮即生成入库单, 如下图:

名词解释:
单号: 一次入出库的唯一标识, 该标识有系统自动产生, 且不能修改。
操作时间: 该入出库的具体操作时间, 精确到秒, 在报表功能中, 按时段统计时就使用该操作时间进行运算。
操作员: 系统自动根据登录的用户填入操作员的姓名。
凭证编号: 入出库的原始凭证号, 以便日后对帐用。
工号: 该入出库的生产工单号。
供应商: 属采购入库时则必须填写供应商, 该供应商在”供应商”功能中维护, 此处采取点选得方式录入。
是否冲账: 标识当前业务是一笔正常的业务还是因为误操作而引发的冲账动作。比如: 因多出库而引起的入库冲回等。
准备货物列表: 一笔业务中能够进行多个货物的入出库, 但所有货物要么全部是出库, 要么全部是入库。

名词解释:
计划员: 一般为生产计划员签字。
保管员: 一般情况下仓库管帐与发料人员是分开的, 此处要求发料员签字。
领料人: 出库时由领料人签字, 入库时由送料人签字。

其它出入库操作与入库操作类似, 在此不再赘述。
B、 单据撤销
如果出现出入库错误, 能够经过单据撤销功能来回复原状态, 用admin账户登录, 单击菜单进出-》单据撤销命令, 打开单据记录窗口。

选择需要撤销的单据, 单击单据撤销按钮, 系统自动对原单据进行备注, 在备注栏中列示对应的撤销单据编号, 并新建新单据, 跟原单据方向相反, 对原单据进行反冲。
C、 库存预警
在货物登记时设定再订货点和最高限额, 两者为0时表示没有限制。设定了再订货点和最高限额的, 当库存数量低于再订货点或者高于最高限额, 则会出现在库存预警列表里。单击菜单库存-》库存预警, 打开如下窗口:

单击打印按钮输出库存预警报表。
D、 报表
单击菜单报表-》( 报表名) , 输入相关参数即可输出报表。