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泛微eoffice协同OA办公系统方案

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2020年5月29日
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泛微e-office协同OA应用方案
目 录
目 录 2
第一部分 总体介绍 4
一、 企业需要什么样的OA? 4
二、 e-office的解决方案 4
三、 e-office的十大关键应用 4
第二部分 e-office的功能说明 12
一、 功能应用架构 12
二、 各功能应用说明 13
1、 门户应用 13
1.1 板块综述 13
1.2 多门户信息展现 13
1.3 内部信息发布 15
1.4 外部资讯抓取 15
1.5 扩展集成应用 16
2、 流程管理 17
2.1 板块综述 17
2.2 无纸化办公和规范管理流程 17
2.3 自由流程 18
2.4 流程处理查询 19
2.5 收发文管理 20
2.6 流程报表统计 21
2.7 表单智能设置 22
2.8 图形化流程配置 23
2.9 快速复制、套用流程表单模板 24
3、 知识管理 24
3.1 板块综述 25
3.2 建立企业知识管理体系 25
3.3 辅助个人知识管理 26
3.4 知识地图--创立知识共享整合环境 26
3.5 知识讨论回复 26
3.6 图档管理 26
3.7 企业知识目录构建 27
3.8 丰富的自定义权限体系 27
3.9 建立知识推送通道 27
3.10 快速调用知识模块 27
3.11 知识报表分析中心 27
4、 沟通平台 27
4.1 板块综述 27
4.2 事务协作中心 28
4.3 新闻公告管理 29
4.4 内外部邮件管理 29
4.5 内外部短信管理 30
4.6 信息论坛讨论中心 30
4.7 网上投票调查 30
5、 综合事务 31
5.1 板块综述 31
5.2 日程安排管理 31
5.3 工作计划管理 32
5.4 工作日志管理 33
5.5 会议管理 33
5.6 客户管理 34
5.7 供应商管理 35
5.8 车辆管理 35
5.9 办公用品管理 36
5.10 固定资产管理 36
5.11 图书管理 37
6、 系统管理 37
6.1 组织机构设置 37
6.2 角色与权限管理 38
6.3 印章管理 38
6.4 交流设置 38
6.5 界面设置 38
6.6 菜单设置 38
6.7 系统日志管理 38
6.8 系统资源管理 38
6.9 系统访问控制 38
6.10 系统安全设置 38
6.11 数据备份和恢复 39
第三部分 e-office的客户价值 39
一、 投资少,性价比高 39
二、 快速应用,快速见效 39
三、 简单易用,方便维护 39
四、 平稳升级,适应企业发展 39
五、 服务体系完善,多种服务方式 39
附件:部分成功客户名单 40

第一部分 总体介绍
1、 企业需要什么样的OA?
企业急需一套实用、好用、入门快、见效快、价格实惠,充分贴合企业实际需求的办公自动化系统:
l 办公管理需求:企业快速发展的过程中如何帮助快速扩张?怎么样能够避免企业内部沟通不畅和出现过多的重复性工作?怎么样帮助提高员工工作积极性?如何降低日常办公纸张成本和减少内耗?如何持续性的防止企业客户或其它重要资料的流失?
l 功能需求:解决企业的信息发布、内部通信、工作流程自动化、文档管理自动化、企业管理(人事、资产、会议、车辆、考勤)、与业务的集成(客户、销售、财务)、分布式办公等核心需求;
l 使用需求:界面简洁,操作方便,容易上手,短期内有效提升企业的办公效率和管理水平;
l 安装维护需求:无需专门技术即能够快速安装,系统设置和后续维护简单,对人员配备要求不高;
l 安全需求:实现企业的数据安全,保护信息的有效性和机密性,实现按企业实际管理层级划分的操作权限;
l 性能需求:性能稳定,响应速度快,技术平台先进,对硬件和网络环境要求不高;
l 服务需求:服务完善,响应迅速,服务方式多样,可实现便捷的自助式服务;
l 价格需求:价格实惠,性价比高,有效保护企业投资;

2、 e-office的解决方案
泛微协同办公标准版e-office本着简单、适用、高效的原则,贴合企业实际需求,实行通用化的产品设计,充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想,为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案,以帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境,迅速提升企业的管理和信息化应用水平,并降低投资成本:
l 应用解决方案:辅助管理落地、提高执行能力---帮助企业在快速发展的同时打造知识共享和协作沟通的氛围、帮助企业管理制度清晰落地执行;请见第三点十大关键应用部分;
l 功能强大:几十个功能模块,涵盖个人办公、企业管理、协作区、沟通交流、商务应用、实用工具等方面,设计灵活,可订制程度高,最大程度的满足企业的办公需求;
l 使用方便:人性化界面设计,多种操作导航方式,不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境;
l 安装维护简单:独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具,无需专门技术便可轻松搞定;
l 安全可靠:数据可备份、可恢复,完善的权限控制,提供电子印章等特定功能,保证信息发布、传输的保密性;
l 性能稳定:B/S架构,Http服务器采用Apache,MySQL数据库, Windows操作系统平台,性能稳定,速度快,容量大;
l 服务完善:科学的服务体系;邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式;
l 性价比高:平民价格,很小的投入便可带来效益的提升。

3、 e-office的十大关键应用
1. 建立统一的企业级、部门级和个人级信息门户
根据企业内部不同分公司、不同部门的员工本身的工作范畴,为其提供有自身需求的工作信息内容和快速统一的获取渠道,从而建立企业内部的统一的不同级别的信息门户,加强工作信息的利用价值。同时,在关注企业内部运作的同时,需快速了解企业相关行业、产业的外围信息,系统可为不同岗位员工提供快速及时的获取到外部信息的渠道,并在第一时间内推送到相应人员中。

2. 有效贯彻企业内部管控流程
在软性制度(即一般的文本型制度)的要求下,经过工作流程的图形化和表格化的操作模式,为所有员工提供更清晰的运作流程,从而减少由于人为理解原因而造成制度的不流畅运作,继而提高制度的执行效果。

3. 在已有规范制度之外的随意自由流程
随着企业的快速发展,在已有的主要规章制度之外,仍会有部分不需规范沉淀的流程.e-office全面支持此种模式,支持企业在快速发展的过程中,落实已有内控流程和提高工作效率的同时,帮助逐渐沉淀新的规章制度流程.

4. 有效支撑跨部门跨人员的事件协作
为了提升企业目标计划的执行效果,在工作具体事务的执行上,需跨越不同分公司、不同部门、不同人员之间进行协作,及时交流事务的进展和安排,并实时反映正常进展下的信息,从而提高内部工作的协作效率和沉淀工作中的沟通信息。

5. 企业知识管理,建立统一的、可共享的企业知识库
为企业打破员工独立、部门独立的知识分割,基于整个企业的规划,建立统一的知识管理平台,沉淀日常工作产生的工作成果并在合理范围内进行共享,提高内部工作经验的分享。

6. 个人知识管理,为员工提供全面的个人办公空间和工作包
在企业统一管理的同时,为企业内每位员工提供个人知识的独立管理和工作所需组件工具的运作,结合企业知识管理,充分把个人知识管理与企业知识管理融为一体,全力为企业目标共同发展。

个人工作包:

7. 为企业领导对各类数据的图形统计分析
实时为企业相关领导统计分析日常运作中的数据报表,在企业个性化的工作流程定义后,系统自动形成报表,并以图形化方式展现,提高对数据分析的可视化视觉效果.

8. 全面支持移动和异地协同办公
集中式的部署,为企业使用人员提供更便捷的操作,为不同分公司或异地部门提供打破在地域性上的限制,全面有效支持无空间限制、移动的办公场所,从而为使用人员在第一时间能快速了解到相应的办公信息。

9. 多元渠道消息精灵,为各种消息提供及时的发布和提醒
经过贮存在系统的内外部短信,IM,内外部邮件,网络传真,网络会议,语音视频对话,新闻公告中心等各种丰富的工具,及时发布企业内相关信息到所有员工或其它有需要的人员,并及时经过贮存的工具,及时提醒相关人员处理内部事宜.

10. 丰富的办公组件,让企业实现无纸化办公
不同的企业以及企业在成长发展的过程中,所需要的内部管理程度各有所不同。系统可根据不同阶段中的企业提供各取所需的办公组件,快速运用到日常工作中,并跟随企业的成长补充和增强应用的深度,为企业在各个阶段提供全面化的无纸化办公平台。

第二部分 e-office的功能说明
1、 功能应用架构
请见下图,在应用上,主体分为门户应用、流程管理、知识管理、沟通平台、综合事务五大板块,其中门户应用中的数据可自动从后四板块中获取并统一展现出来;同时系统提供后台的基础配置,供企业可根据本身的实际需求进行自行调整。

e-office系统
门户应用
流程管理
知识管理
沟通平台
综合事务
组织机构管理、门户配置、角色与权限、表单制作、流程配置、报表配置、目录及其权限配置、公共网址、考勤设置、印章管理、界面设置、菜单设置、数据库管理、系统日志、系统资源、系统访问、系统安全……
企业门户
部门门户
个人门户
管理层门户
知识地图门户
信息发布门户
情报资讯中心
企业文化门户
其它多门户
手机访问
登录页定义
首页自定义
菜单自定义
收文管理
发文管理
公文督办
规范流程申请
新建自由流程
待办事项处理
已办事项查看
办结事项查看
流程监控查询
流程报表统计
表单自定义
流程自定义
报表自定义
企业知识文档
个人知识文档
知识目录构建
文档模板管理
知识回复评分
行业知识地图
岗位知识地图
其它知识地图
图档管理
知识权限管控
知识信息推送
知识报表分析
网络共享空间
部门工作协作
项目任务协作
其它事务协作
内部邮件交流
内部短信交流
外部邮件交流
外部短信交流
论坛讨论中心
RSS资讯
企业聊天室
新闻公告管理
投票调查管理
知识互动沟通
人事信息管理
个人考勤管理
员工工资管理
通讯录
工作日程安排
工作日志记录
工作计划管理
会议管理
企业车辆管理
对外商务管理
固定资产管理
办公用品管理
便民服务
系统后台管理

2、 各功能应用说明
1、 门户应用
门户应用:及时准确的把所需要关注的信息内容推送到企业不同层级的员工桌面上。
1.1 板块综述
在日常办公管理过程中,以往均较为看重软件功能上的使用,但实质上对于企业的管理者、中层干部、普通员工,应该更注重的是能够及时获取到能辅助日常办公的相关信息,这样可有更丰富的素材提供给不同的员工作相应的工作决策。
e-office不但仅注重本身软件所带有的功能,同时能够把功能中所会承载的数据信息及时推送到各自员工的办公桌面上。如及时推送工作流程待办事项提醒员工尽快审批处理、可主动获取到企业内部近期的新闻动向、可获取到所需要了解外界如竞争对手或行业方面的信息、还可根据专业岗位上所需要的知识信息点提供知识地图门户内容等。
同时,e-office可根据不同企事业单位、各集团分支机构、个职能部门、各业务部门在开展各自工作的基础上,分别推送有针对性的信息到对应的人员桌面上。
有关e-office首要应用点即门户的大致架构如下图:

以下为此板块涉及到的功能简述:
1.2 多门户信息展现
在了解本功能点即多门户信息之前,首先可知道多门户均可根据不同企业所关注的内容不同,做分别部署,从而体现符合本单位的工作内容。
多门户信息,可应用于不同企事业单位、各集团分支机构、个职能部门、各业务部门上,如不同的部门制作不同的门户,在每个部门门户上展现的信息内容只与本部门有关。
多门户信息,还可根据所获取的信息来源分类,如集中关注的是工作流程相关的内容---费用报销申请审批、出差申请审批、外出记录申请审批、收发文申请审批、用章申请审批、请假申请审批等等;再如集中关注的是知识文档相关的内容---公司新闻动向、通知公告、管理制度发布、法律法规、企业文化、财务公开信息、经验总结、知识地图等等。
l 公司门户:以下图为企业公司整体层面的信息门户,经过此门户及时把公司的新闻通告、管理制度等内容推送给每位员工:

l 部门门户:以下图为企业某办公室门户,经过此门户可及时把办公室这个部门的相关信息如办公室公告、办公新闻、办公室文件、办公室相关政策规定发布下去:

l 个人门户:在企业统一部署相对规范的公司门户、部门门户等后,由于每位员工还有各自独立关注的信息内容,e-office还提供给员工个人自助门户,即由员工自己把握主动权,自行主动去获取所需要了解的信息,能够统一把个人集中关注的如公司新闻公告、待办事项、RSS资讯、企业知识库、计划日程、邮件短信等放置于个人门户中。

1.3 内部信息发布
在企业快速发展的过程中,怎么让每位员工能够共同发展,首先一点就需要保证在企业内部动向上告知每位员工,让员工能在第一时间了解到企业的发展情况,从而可帮助及时调整日常工作内容。经过内部信息发布,e-office就可快速的把企业的新闻公告推送到门户中,并提醒员工及时查看了解。

1.4 外部资讯抓取
在关注企业内部发展的同时,作为管理者、中层干部、甚至每位员工,还需要高度关注企业外的动向,如竞争对手的发展情况、本行业的动向情况、甚至生活民生情况等,e-office经过RSS外部资讯的抓取,可帮助达成这一目标,用户只需开始定义好RSS信息获取通道,系统则会每天每时及时推送外部资讯过来。

1.5 扩展集成应用
e-office提供相应的接口能力,经过集成启用当前已有的信息化系统,可使用户集中在e-office中处理工作。首先一点可自定义集成单点登陆和界面:
Ø 定义需集成单点登陆的url地址
Ø 用户自行设置菜单以及登陆的账号密码,继而可直接登陆到异构信息系统;

2、 流程管理
流程管理:帮助企业管理制度清晰的落地和贯彻,同时优化企业管理流程。
2.1 板块综述
在企业的实际管理和运营过程中,采用手工处理工作任务经常会遇到这些问题:为了签发一份合同而在各个部门奔波,而且经常因为负责人不在而造成工作的延误;工作流相关资料不能有效和统一的管理;工作流的审批意见不能完整地保存并归档。
e-office可帮助完整记录每次审批中的意见并直接形成统计报表,同时可把企业规范的管理制定,经过‘流程图＋表单’的方式,很清晰的告知每位员工该怎么去执行和跟踪,从而辅助管理制度的真正落地,并提高执行效率,同时在此基础上,提供对每个流程的执行效率进行统计分析,帮助流程管理者优化企业管理流程。
不过,在企业的快速发展过程中,不能要求所有的管理规章制度都很清晰,而应该会随着企业的发展逐渐完善内部的管控体系,此时e-office同时提供自由流程,让员工在一段时间内使用自由流程及时提交申请,这样在帮助员工快速工作的同时,还能够提供帮助逐渐把应用的自由流程演变为管理规章制度和规范的管理流程。
以下为e-office中的流程管理大致应用架构图:

以下为此板块涉及到的功能简述:
2.2 无纸化办公和规范管理流程
为了可统一规范管理和工作流程,并把日常流程的工作由手动化转为无纸化办公,并提高申请审批的效率。e-office全面支持把所有可无纸化的流程全部电子化,并经过设定固定规范的流程,让员工在申请或审批跟踪的同时,就能够直接了解管理制度的指定原则。
Ø 可落实使用收发文方面的工作流程;
Ø 规范工作支持的申请流程;
Ø 沉淀行政事务的工作流程;
Ø 满足费用申请、项目管理、培训管理等各方面的审批流程电子化;

Ø 同时可清晰的知道每个申请的流转方向;

2.3 自由流程
在固定规范的流程应用同时,可由员工发起自由申请流程,即由用户自行选择下一步的审批对象,并决定此流程是否可结束归档;

2.4 流程处理查询
Ø e-office及时集中的把所需要审批的流程推送到审批人桌面上,提供审批的效率;
Ø 可及时跟踪已处理过的流程,追踪此流程是否最终结束;
Ø 流程监控人可根据审批流转情况直接干预流程审批;
Ø 可实时查看历史归档流程;
Ø 可根据流程表单属性字段,组合查询所有工作流程;

根据查询条件搜索工作流程:

2.5 收发文管理
e-office支持政府、企事业单位在收发文即公文管理上的需求,经过配置可直接使用出:
Ø 实现公文发文件的起草,发送,处理,封发等;
Ø 发文拟稿:支持自动识别用户发文管理权限,撰写发出公文的内容,自动进行公文单,文号调用,进行公文文件基本信息设置,添加多个附件,设置督办时间;
Ø 发文处理:支持手写、盖章、签名、套红、手工稿纸;支持电子签章、清稿存档,安全高效。
Ø 手写签名:对公文文单进行核查,能够对文单进行手写签字,添加自己的意见和批注。
Ø 电子印章:对公文文单进行盖章操作
Ø 文字签批:选择系统已设定好的签批文字
Ø 实现公文收文的登记,拟办,办理,承办实现公文正文文件接收,进入到各个公文办理环节进行相应的单位的办理。
Ø 收文登记:建立收文流程,进行公文登记、建立批示、批办、注办、承办、办结、拟归档申请等收文的全过程。能够指定为督办人员进行收文流转的督办,能够在收文流程进行中改变流程,取消收文节点,随时催办来文相关事务。

2.6 流程报表统计
企业所需的报表是多种多样的,e-office提供报表的自定义。这些自定义报表的数据基于系统中的工作流程,由于工作流程本身也可自定义,因此自定义报表能够满足企业根据实际业务对数据提取和分析的全面需求。可被定义的报表如日常工作报表、费用统计报表、合同报表等。
同时支持把统计出来的流程表单数据形成图形化分析,更方便管理者一目了然的分析流程数据。

2.7 表单智能设置
以字段为基础,能够编辑任意形式的信息表单,这些表单将组成工作流的基本要素。e-office提供多样化电子表单的定义功能:
Ø 表单格式和内容;
Ø 表单的管理权限定义;
Ø 可定义表单字段数据来源,如获取为人员、部门、角色、日期时间等;
Ø 可自定义字段经过sql语句获取到;
Ø 可自定义字段的计算关系;
Ø 表单的操作权限定义,便于在同一流程中,定义不同的节点或操作者能够查看、输入和编辑表单内容的权限;
Ø 支持直接导入导出模块,可快速复制;

2.8 图形化流程配置
Ø 流程类型自定义,统一归类工作流程;
Ø 多节点定义:工作流程从”创立”到”归档”,中间需要经历一个或多个步骤,可定义无限的节点,满足企业复杂和多步骤工作流程流转的需求;
Ø 支持多重复杂的路由定义。根据企业的实际流程设置流程的节点、路径、以及相应的判断条件; 可设置直流、分流、并行、串行、串并行混合、条件流转、支持多种可能流向的选择。例如对于不同的请假天数,需要报送不同的部门批准;
Ø 表单数据可自动智能获取:表单的有些数据,不希望由人工输入获得,能够根据被计算字段、原始数据和计算方法自动得出目标字段数据,并能够此作为下一路由选择的判断条件
Ø 图形化工作流程:请求流转的过程中,能够利用图形化工具快速获取请求流转的情况。包括当前所在节点、节点操作者、所流经的路由和即将流经的路由;
Ø 各节点上可自定义默认办理人员或让用户自行选择
Ø 流程和表单操作权限定义
Ø 流转路径判断条件定义
Ø 流程图绘制
Ø 流程监控和各种统计报表的定义
Ø 流程其它设置:设有是否默认显示、是否结束归档等多种开关;

2.9 快速复制、套用流程表单模板
可快速直接导入导出表单流程,存为模板;并可为新配置的流程表单所调用,帮助企业在快速扩张的过程中,及时复制有关联的工作流程给到新机构。

3、 知识管理
知识管理:帮助企业(含个人)建立知识积累、共享、利用、创新的统一管理平台。
3.1 板块综述
作为公司最大财富的知识,没有得到积累、共享和利用,而且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息:打电话,找文件,等待她人帮助,接收电子邮件和备忘录。可是,这种信息获取方式取决于个人能力,以及她人是否愿意提供。总之,获取信息的效率太低。现在,很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问---但信息依然需要被复制,企业依然需要维护不同的数据库。
e-office帮助可统一建立整体的知识体系,包括有企业核心的知识文档、图档等内容,同时在企业知识管理的同时需要员工有自我学习意识,经过个人知识管理与企业知识管理可全面辅助企业和员工个人完整管理知识。
同时在知识积累过程中,还需要针对每个知识点员工之间的创新讨论,以及及时推送到相关人员信息门户桌面上,让更多的获取知识。

以下为此板块涉及到的功能简述:
3.2 建立企业知识管理体系
提供了全面的企业知识文档管理有组织性的框架,对知识进行完全规范化的组织,并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创立任何类型的文档:
Ø 统一的文档数据库,方便进行管理;
Ø 根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构;
Ø 为目录设定相应的管理权限,具有权限的人能够对目录进行编辑等操作;
Ø 定义各种模板,包括文档编辑调用模板、显示模板等;
Ø 各种结构化和非结构化的文档的管理,例如公文、表单、网页、扫描文件等都能够得到有序的管理;
Ø 可设定文档的查看、编辑、共享、回复、管理等操作权限;
Ø 对文档进行移动、复制、批量共享等操作,使得文档的排布更为合理;
Ø 统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析;
Ø 可经过公共文档、信息门户查看文档;

3.3 辅助个人知识管理
在企业统一管理的同时,员工个人可根据自身工作和发展的需求,自行建立归属个人的知识目录结构,并根据适当的情形共享给相关同事。
Ø 可自行定义个人知识文档目录架构;
Ø 可实时随时随地添加个人知识文档;
Ø 可设定文档的查看权限;
Ø 可批量共享个人文档给到其它同事;
Ø 对个人文档进行移动、复制等操作,使得文档的排布更为合理;
Ø 可经过个人文档、信息门户查看文档;

3.4 知识地图--创立知识共享整合环境
e-office是一个动态的知识库。员工能够经过e-office达到增强协同交流和知识共享的目的。
Ø 创立一个知识共享的环境,每个人都能够找到适合的目录发布自己的心得、经验并分享她人的知识;
Ø 可设定不同的知识地图,如专家地图、岗位地图、行业知识地图等,方便知识的归类、获取;
Ø 经过与文档回复、讨论专区、工作流程、网络会议、即时通讯、邮件、短信等的集成,加快知识文档的流动和共享;
Ø 辅助的评分机制、订阅机制、网上调查、在线编辑、收藏夹等功能提升知识文档的利用

3.5 知识讨论回复
经过权限的控制,可对有权限的文档进行快速回复、以及查看回复意见,以便及时更新文档,使文档能周期性的更新。

3.6 图档管理
集中管理企业内部大文件、图片文件;

3.7 企业知识目录构建
让用户根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构,统一规划部署企业知识目录架构:

3.8 丰富的自定义权限体系
针对每个知识目录,独立设定人员、部门或角色对下属知识文档的查看、管理、新建、下载、回复等权限;

3.9 建立知识推送通道
经过与信息门户的通道对接,及时把企业知识库或个人知识库中的知识文档传递到有需要的员工门户中,以增强对知识文档的利用价值和更新效率;

3.10 快速调用知识模块
沉淀企业发展中有经验的知识文档,作为编辑模块充分可被员工所调用;
设定目录各自对应文档的显示样式,充分体现不同性质的文档的展现效果:

3.11 知识报表分析中心
e-office提供的报告功能能够供用户对文档的以各项指标为基础的统计信息进行整体浏览,及从不同角度对知识文档进行统计和分析。
Ø 按照用户统计个人知识文档库中的数量和比例;
Ø 按照用户统计企业知识文档库中文档创立的数量和比例;
Ø 按照目录结构统计企业知识文档库中的数量和比例;

4、 沟通平台
沟通平台:帮助企业打通日常沟通瓶颈,提供多维沟通工具。
4.1 板块综述
日常办公管理中,都需要与企业内部人员、或外部合作伙伴打交道,在共同处理事件的过程,最大的工作内容就是相互沟通,但怎么样可把沟通的信息传递到位,是否有足够多的沟通渠道传递过去,而不但仅是依赖传统的电话沟通。
e-office提供多种的沟通渠道,打破单一的沟通模式,并可完整的记录在沟经过程产生的知识成果,从而转化为企业内部知识沉淀下来;
以下为e-office提供的沟通平台的大致应用架构图:

以下为此板块涉及到的功能简述:
4.2 事务协作中心
协作区提供了以事件(目标任务)为导向自动启动关联应用的高效协作平台,方便企业根据需要组织多人配合的任务,进行多任务、多环节、跨组织、跨部门的动态团队协作,实现对信息的高度共享和任务的统一管理和协调。
Ø 对协作区的频道、协作区频道的负责人等进行定义;负责人能够管理和监控整个协作区的内容,参与人能够创立相关频道的协作任务;
Ø 定义需要协作的任务及负责人、参与人,根据需要协作的任务快速建立虚拟团队,进行跨机构、跨部门、跨地域的协作;
Ø 协作的事务能够是企业的行政办公、市场销售、项目管理、人力资源、渠道发展等任意的事务;
Ø 定义协作主题、任务内容、主负责人、协作人,在协作区内共享各种信息,经过各种方式进行沟通;
Ø 安排协作任务的优先级别并显现相关标识;
Ø 参与协作人可及时回复交流;
Ø 回复交流时可挂接知识文档库中的文档内容;
Ø 协作交流的信息内容可沉淀并转为知识文档库的文档,完成对隐性知识的管理;

4.3 新闻公告管理
对于企业正式的信息发布,也即企业单位与员工之间的沟通,经过新闻公告可及时把企业或行业相关动向信息发布给员工,员工也可发表相关的评论。
Ø 可新建、修改、删除新闻类别;
Ø 可对新闻类别分别排序;
Ø 可设定对新闻的审核权限;
Ø 可快速发布、修改新闻内容并提交审核;
Ø 可快速发布、修改公告内容并提交审核;
Ø 可设定对公告发布的审核权限;
Ø 可直接终止公告的发布;
Ø 可直接了解到查阅公告情况;

4.4 内外部邮件管理
之上e-office有提供规范流程和自由流程的使用,实质上流程的目的也是为了沟通,可是经过流程沟通会更清晰,即经过流程图和表单对沟通的内容更加细化。
同时还有另外一种沟通方式,即是员工之间点对点的信息沟通,包括内容是随意组织。e-office经过内外部邮件、内外部短信、论坛讨论、网络会议多种渠道可满足这点需求;
Ø 可自由发送给内部员工的邮件内容;
Ø 可自由根据email地址发送邮件到外部;
Ø 可查看所有邮件,包括已发送、草稿、收件箱;
Ø 可对未读邮件标记已读;
Ø 可导出邮件内容;
Ø 可复制、移动邮件箱中的邮件内容;
Ø 可删除邮件;
Ø 可直接回复收到的邮件;
Ø 可组合查询历史邮件内容

4.5 内外部短信管理
Ø 可自由发送给企业内部员工短信内容;
Ø 发送短信同时可挂接附件内容;
Ø 可查看发送的短信内容,包括系统中经过流程、新闻等触发的短信;
Ø 可直接短信精灵上交流;
Ø 可组合查询历史短信内容;
Ø 可根据手机号码直接发送外部短信;
4.6 信息论坛讨论中心
Ø 可新建、编辑、删除论坛讨论主题;
Ø 可设定对每个讨论主题的权限控制;
Ø 可设定讨论时是否允许匿名;
Ø 针对主题下,可单独新建、编辑、删除讨论文章具体内容;
Ø 可回复文章内容,并可直接挂接附件上去;
Ø 可查看当前所有讨论文章中的热门话题;
Ø 可查看用户讨论排行榜;

4.7 网上投票调查
经过网上调查,可快速得出员工对某一主题的意见结果:
Ø 可新建、修改调查表的样式,供发起调查时调用;
Ø 可设定调查表详细内容,支持复选方式、单选方式、下拉方式、文本方式;
Ø 可限制是否允许重复投票;
Ø 可设定单次调查的范围;
Ø 可设定单次调查的起止时间;
Ø 用户登陆直接提醒是否要投票;
Ø 可形成图形化报表分析投票结果;

5、 综合事务
综合事务:帮助企业管理重要内外部资料和员工日常事务安排管理。
5.1 板块综述
在员工日常办公,每天均会有非常频繁的事情处理,怎么让工作有序的进行?企业在快速发展的过程中,与最关键的客户是为密切,怎么样保证每条客户均能保存下来而不至于丢失?等等,还有其它类似需求。
e-office在重点处理门户应用、工作流程管理、知识文档管理、沟通平台四大板块后,对于其它事务归纳到日常综合事务中,在这些事务相对来说是员工个人单独进行较为多些,包括员工的计划任务安排、会议室和会议进行的管理、人事档案的管理、工资的上报管理、车辆信息的管理、客户资料的管理、供应商的管理、固定资产的管理等。

以下为此板块涉及到的功能简述:
5.2 日程安排管理
日程安排管理就是以时间为主线编排并展现各项工作任务,而且整合任务进度和完成情况,能够帮助人员很好的认识、把握、协调自己的工作任务并方便上级随时查看。
Ø 可实时的安排工作日程安排;
Ø 可设定工作日程的紧急程度;
Ø 可设定是否需要提醒日程进行;
Ø 可设定日程的接收人,以便共同完成任务事项;
Ø 可设定日程的起止时间;
Ø 可设定按照天、周、月的周期任务,以便该任务日程自动生成,如每月需提交月总结报告;
Ø 可按照日历表清晰的查看本人以及下属的日程安排;
Ø 安排的日程会及时经过短信提醒到参与人员;

5.3 工作计划管理
工作计划可结合虚拟性的项目任务分派建立,经过对计划的动态生命周期管理,让每次计划内容能及时发布出来。
Ø 可设定计划类型,对计划有更清晰的分类;
Ø 可设定具体计划的起止时间,并根据时间是否立即生效或立即失效;
Ø 可设定具体计划的发布范围权限;
Ø 可设定具体计划的参与人员,以共同为完成此计划目标而工作;
Ø 可设定此具体计划的负责管理人员,管理维护此计划的状态;
Ø 可直接挂接附件;
Ø 可直观的查看到本人工作计划、部门工作计划;
Ø 可手动修改、删除工作计划内容,并手动控制计划状态,如是否直接终止;

5.4 工作日志管理
工作日志是用来对每天工作内容的简要总结,做到工作日清;
Ø 可直接实时的总结每天的工作日志或个人日志;
Ø 可查看下属工作日志;

5.5 会议管理
会议管理能够对会议相关的各种资源进行管理,如会议室、会议类别、会议名称、负责人和参会人、会议议程、会议通知等进行管理。
Ø 可统一设定企业的会议室相关信息,包括会议室大小容量、会议室里面的设备资源;
Ø 可实时查看会议室的预定情况;
Ø 员工可快速申请会议:包括会议的主题、起止时间、详细会议内容、需出席的人员、以及所需使用的会议室;
Ø 经过设定会议管理权限,会议申请后自动提交审批;
Ø 可分别查看到待批会议、已准会议、进行中会议以及未批准的会议详细列表;
Ø 有权限人员可直接批准申请的会议;
Ø 可对已准的会议进行撤销,以便腾出会议室供其它会议使用;
Ø 可对进行中的会议手动干预停止;
Ø 会议报表:可经过组合条件查询会议,并形成报表分析,以及可导出word、excel、html等格式报表;

5.6 客户管理
Ø 可集中统一管理客户档案资料以及客户联系人记录;
Ø 可完整建立日常与客户沟通的来往记录;
Ø 可记录与客户的交易如销售记录、订单情况;
Ø 可在人员变动的情况,及时转换客户负责人,以便客户仍旧可一直保持跟进;

5.7 供应商管理
Ø 可集中管理所有来往的供应商档案资料;
Ø 可管理供应商所提供的采购产品信息;

5.8 车辆管理
车辆作为企业的资产之一,也需要统一进行管理:
Ø 全面完整的记录企业的所有车辆信息;
Ø 控制对车辆的使用,只有经过申请才能够得以使用;
Ø 对车辆日常维护进行管理,并记录每部车辆的维护维修情况;
Ø 清晰的可知道每部车辆的使用情况,并包括是否有申请、是否已批准使用、正式使用的车辆等;

5.9 办公用品管理
Ø 可对办公用品进行分类管理;
Ø 完整的记录每个办公用品的详细信息;
Ø 可对办公用品提出申请使用并获得审批;
Ø 对购买进来的办公用品进行进行入库处理;
Ø 及时对办公用品库存数量提醒,以便及时补货;

5.10 固定资产管理
Ø 可集中统一的管理企业内的固定资产;
Ø 可对固定资产进行增加或减少操作;
Ø 可单独对固定资产进行价值管理,可按照固定方式或手动方式进行折旧;

5.11 图书管理
Ø 可对企业内的图书分类管理;
Ø 可完整的记录企业内的所有图书信息;
Ø 可对图书借阅管理,清楚的了解每本图书的状态情况;

6、 系统管理
系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。经过系统管理,企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用,帮助企业快速扩张和沉淀。
6.1 组织机构设置
建立单位和部门信息,并建立上下级部门关系,形成企业的组织架构;在部门中添加、编辑用户信息;根据实际情况定义角色和权限(权限序号＋操作功能),并赋给每位用户,使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作,保证企业的管理规范。

6.2 角色与权限管理
提供对角色的快速定义,并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候,她就自动拥有了角色所被定义的权限。

6.3 印章管理
设置word文档的电子签章图片,管理图片的使用人员及权限。用户能够自制属于自己的公章图片,放入系统进行个人文档的签名。

6.4 交流设置
包括对讨论区的新建、编辑和删除;超级论坛设置;文本聊天室设置;公共文件柜的管理和操作权限设置,公共文件夹的新建、编辑、删除;网络硬盘共享目录和管理权限设置等。

6.5 界面设置
设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。用户还可到”个人设置”中设置自己喜欢的界面风格。

6.6 菜单设置
为系统管理员提供一个自定义菜单的界面,使公司系统能够按照需求和办公规划更改菜单的名称,以及根据公司的需要添加自定义模块,挂接在OA系统中。
能够”编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块

6.7 系统日志管理
提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对OA的操作记录进行查询和管理。

6.8 系统资源管理
能够设定每个系统角色占用系统存储空间情况,进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件,进行资源回收,以便优化系统占用的空间。

6.9 系统访问控制
系统访问控制用来设定用户登录系统IP规则和考勤IP规则,限制用户只能从设定的IP段