高教版秘书基础信息与秘书工作教学公开课一等奖优质课大赛微课获奖课件.pptx

第三章第三章第三章第三章 信息与秘书工信息与秘书工信息与秘书工信息与秘书工作作作作第1页第1页第一节第一节 信息及其在秘书工作中作用信息及其在秘书工作中作用第2页第2页 各级领导决议，愈来愈依赖于大量信息搜集和综合处理，信息工作已成为秘书和秘书部门一项十分主要工作，信息工作对秘书活动含有举足轻重作用。一、信息概念与特性一、信息概念与特性1、信息含义 （1）信息是客观世界中各种事物运动状态反应（2）信息又是事物之间互相联系、互相作用直接或间接表征（3）信息是通过传递再现客观事物状态第3页第3页2、信息分类、信息分类（1）按信息源性质：自然信息、社会信息（政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息）（2）按信息表现形式：语言信息、文字信息、数据信息、图像信息（3）按信息起源方向：横向信息、纵向信息或外部信息、内部信息（4）按信息稳定状态：静态信息、动态信息（5）按信息存在或作用时间：长时信息、短时信息 就普通秘书部门来说，通常习惯将信息分为：综合信息、专项信息、固定信息、流动信息、基本信息、派生信息、客观信息、特殊信息第4页第4页3、信息主要特性开发性、共享性、无限性、时效性二、现代社会信息工作基本特性 1、信息载体多样化 现代社会记录和储存信息载体，一方面向多样化发展，另一方面日趋缩微化2、信息传递迅速化3、信息社会化、全球化第5页第5页三、信息工作在秘书活动中作用三、信息工作在秘书活动中作用1、辅助领导科学决议必须依托信息 信息是决议依据，是决议必要条件，没有信息，就没有科学决议。进行预测和拟定目的、拟定决议方案、决议方案选优、决议方案实行、修正等，其客观依据都是信息。2、起草文献必须依托信息 秘书撰拟公文，就是利用信息为机关服务3、信访征询工作需要依托信息4、做好日常管理工作必须依托信息第6页第6页学会学会“听话听话”王菲，现担任北京华达公司总经理秘书。周末了，她好朋友李芳来找她王菲，现担任北京华达公司总经理秘书。周末了，她好朋友李芳来找她玩。玩。“大律师，最近又去哪里风光了？大律师，最近又去哪里风光了？”一落座，王菲便给李芳开了个玩一落座，王菲便给李芳开了个玩笑。笑。“什么风光啊，我刚从广州回来，鑫银公司现在员工和公司管理层什么风光啊，我刚从广州回来，鑫银公司现在员工和公司管理层正在闹矛盾呢，他们让我去做他们法律顾问。这趟累死我了。正在闹矛盾呢，他们让我去做他们法律顾问。这趟累死我了。”“为何呢？为何呢？”王菲似乎对这个问题很感兴趣。王菲似乎对这个问题很感兴趣。“也没什么大事，就是员工认为公司没有阐明任何原因就要裁掉他也没什么大事，就是员工认为公司没有阐明任何原因就要裁掉他们，感觉被公司骗了，扬言要告上法庭。唉，都是金融危机惹祸！们，感觉被公司骗了，扬言要告上法庭。唉，都是金融危机惹祸！”李芳漫李芳漫不经心回答。不经心回答。“噢，但是有你这大律师出马，尚有解不开问题么？噢，但是有你这大律师出马，尚有解不开问题么？”等送走李芳，王菲立刻忙了起来，本来华达公司与广州鑫银公司始终等送走李芳，王菲立刻忙了起来，本来华达公司与广州鑫银公司始终有大笔业务往来，王秘书从李芳口中发觉了不祥预兆。于是，她马上上网搜有大笔业务往来，王秘书从李芳口中发觉了不祥预兆。于是，她马上上网搜索查询了关于这一事件更为详尽资料，确认无误后，马上将这个消息汇报给索查询了关于这一事件更为详尽资料，确认无误后，马上将这个消息汇报给了总经理。总经理很注重，马上派出周副总带人过去实地查看，发觉鑫银公了总经理。总经理很注重，马上派出周副总带人过去实地查看，发觉鑫银公司事实上已经资不抵债，大幅裁人也也许只是权宜之计，最后难逃破产命运。司事实上已经资不抵债，大幅裁人也也许只是权宜之计，最后难逃破产命运。据此，总经理决定停止向鑫银公司继续发货，以免收不回货款，造成巨大损据此，总经理决定停止向鑫银公司继续发货，以免收不回货款，造成巨大损失。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。王秘书发觉这个信息，让公司失。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。王秘书发觉这个信息，让公司避免了巨大损失，总经理专门召开表彰大会，号召公司全体员工向王秘书学避免了巨大损失，总经理专门召开表彰大会，号召公司全体员工向王秘书学习。习。第7页第7页写总结秘诀18/14 某处办公室秘书郝兰，这几天始终愁眉不展，走路也是一某处办公室秘书郝兰，这几天始终愁眉不展，走路也是一副冥思苦想样子。本来，处里年终要召开总结会，处长要郝兰副冥思苦想样子。本来，处里年终要召开总结会，处长要郝兰为他写一份工作总结。为他写一份工作总结。郝秘书知道总结很难写，要总结出成绩和经验，也要指郝秘书知道总结很难写，要总结出成绩和经验，也要指出问题和教训，还要指出努力和改进方向，要写出深度。以前，出问题和教训，还要指出努力和改进方向，要写出深度。以前，年终总结普通都是汪秘书写，汪秘书写得不错，每次都得处处年终总结普通都是汪秘书写，汪秘书写得不错，每次都得处处长表彰。今年处长故意锻炼新人，就把这个在全处露脸光荣差长表彰。今年处长故意锻炼新人，就把这个在全处露脸光荣差事交给了她。事交给了她。郝秘书这几天已经写了好几稿了，在电脑上写了删，删了写，郝秘书这几天已经写了好几稿了，在电脑上写了删，删了写，总觉得稿子写得没有深度，要么像一本流水账，要么像蜻蜓点总觉得稿子写得没有深度，要么像一本流水账，要么像蜻蜓点水，思绪也不大清楚。连自己都觉得不满意，怎么能交给处长水，思绪也不大清楚。连自己都觉得不满意，怎么能交给处长呢？必定要挨批评。郝秘书只好去找汪秘书取经，郝秘书说：呢？必定要挨批评。郝秘书只好去找汪秘书取经，郝秘书说：“汪姐，您得帮帮我，您总结写得那么好，是不是有什么秘诀汪姐，您得帮帮我，您总结写得那么好，是不是有什么秘诀？我怎么也写不好，没法跟处长交差啊！？我怎么也写不好，没法跟处长交差啊！”汪秘书笑道：汪秘书笑道：“你你不是秘书专业毕业高材生么？怎么天下尚有难倒我们郝大秘书不是秘书专业毕业高材生么？怎么天下尚有难倒我们郝大秘书事？事？”郝秘书说：郝秘书说：“我都急死了，您尚有心开玩笑。其实，总我都急死了，您尚有心开玩笑。其实，总结结第8页第8页 应当包括内容、惯用格式，我都清楚，但不知道为何，就是写应当包括内容、惯用格式，我都清楚，但不知道为何，就是写不出要深度东西来。不出要深度东西来。”汪秘书收起笑容，很正经拿出一个小本汪秘书收起笑容，很正经拿出一个小本子，放在郝秘书手上说：子，放在郝秘书手上说：“秘诀都在这里。秘诀都在这里。”郝秘书打开一看，郝秘书打开一看，小本子里统计都是这一年里发生大事，有好事，有坏事，有详小本子里统计都是这一年里发生大事，有好事，有坏事，有详细事情通过，也有数据，有地方尚有汪秘书自己感受，内容非细事情通过，也有数据，有地方尚有汪秘书自己感受，内容非常丰富。郝秘书明白了，之因此她写文章没有深度，像流水账，常丰富。郝秘书明白了，之因此她写文章没有深度，像流水账，像蜻蜓点水，就是她缺乏典型、准确数据和事例。郝秘书高兴像蜻蜓点水，就是她缺乏典型、准确数据和事例。郝秘书高兴说：说：“这小本子真是个好宝贝。汪姐，谢谢您，您真有心，怪这小本子真是个好宝贝。汪姐，谢谢您，您真有心，怪不得您总结写得那么好，看来我向您学习地方还多着呢！我现不得您总结写得那么好，看来我向您学习地方还多着呢！我现在马上回去写，写完了请您给我指点一下行吗在马上回去写，写完了请您给我指点一下行吗?送佛送到西嘛！送佛送到西嘛！”郝秘书耍赖般地说完，就回去写了。郝秘书耍赖般地说完，就回去写了。在汪秘书指点和帮助下，郝秘书又在其它同事朋友那里搜在汪秘书指点和帮助下，郝秘书又在其它同事朋友那里搜集了各个部门年度工作情况，对总结所需要数据信息作了进一集了各个部门年度工作情况，对总结所需要数据信息作了进一步充实和完善，最后写出了一篇格式规范、内容充实、条理清步充实和完善，最后写出了一篇格式规范、内容充实、条理清楚、思想深刻总结，得到了处长好评，并勉励她继续努力。郝楚、思想深刻总结，得到了处长好评，并勉励她继续努力。郝秘书心想：是得好好努力，自己要学东西多着呢！秘书心想：是得好好努力，自己要学东西多着呢！利用所学信息知识分析此案例，你从中受到了什么启示？利用所学信息知识分析此案例，你从中受到了什么启示？第9页第9页作业：1、什么是信息？信息类别有哪些？2、信息含有哪些基本特性？3、当代社会信息工作基本特性有哪些？4、信息载体发展趋势是如何？5、信息工作在秘书活动中有哪些作用？第10页第10页第二节第二节 秘书信息工作特点、原则和要求秘书信息工作特点、原则和要求第11页第11页一、秘书信息工作特点一、秘书信息工作特点1、针对性 信息作为一个资源，含有使用价值，即有用性（1）结合业务，即注意信息工作专业性（2）围绕中心，即围绕政策落实落实与中心工作进行（3）针对问题，即按领导批示、意图，进行专项调查，这是秘书部门一项经常性工作2、综合性 领导决议，大都需要带有全局性或综合性信息，并且领导层次越高，对信息综合性广度与深度要求也越高。3、时效性及时性：强调信息要保持新鲜度适时性：讲究提供信息要选择最佳时机4、经常性第12页第12页二、秘书信息工作原则二、秘书信息工作原则1、追踪标准 2、超前标准 3、选优标准三、秘书信息工作基本要求1、准确 即信息内容要准确无误，真实可靠。准确是信息生命，是信息全部意义所在，是信息工作灵魂。2、及时 即信息搜集、处理、传递、反馈要及时快速，考究时效3、全方面 即信息搜集和处理要注意广泛性，真实地反应事物各方面情况。4、合用（1）要服务于中心工作（2）要依据不同领导机关和不同领导人不同要求提供信息（3）要尤其注意，只要是新发生带有主要动向性、倾向性、苗头性、政策性、突发性问题第13页第13页作业：1、秘书信息工作有何特点、原则和基本要求？2、秘书信息工作针对性包括哪几方面内容？3、秘书信息工作要做到“合用”这项要求，其详细内容包括哪几方面？第14页第14页第三节第三节 信息搜集信息搜集第15页第15页一、信息搜集内容一、信息搜集内容 信息搜集十分广泛，既有综合性，也有技术业务性。1、系统内信息：机关单位所管辖和从属系统内信息 它是机关单位进行宏观控制、调整和制定决议，以取得最佳效果和实现既定目的依据2、上级信息：上级领导机关下达信息，是各级机关工作依据3、平行信息：不相从属机关单位相关信息4、社会信息：社会上含有普遍性、倾向性信息5、历史信息：与本单位工作和主管业务相关一切历史档案资料6、国际信息：来自国际社会信息第16页第16页二、信息搜集渠道二、信息搜集渠道1、依据获取信息方式（1）信息网络渠道 特点：全方位、多层次、多渠道、多触角、及时灵便，能够广泛搜集最新信息（2）行政组织渠道（3）科研渠道（4）社会团队渠道（5）调查渠道：是积极搜集信息主要办法（6）媒体渠道：通过各种印刷品取得信息渠道2、依据获取信息起源（1）外部渠道（2）内部渠道 总之，秘书人员要有信息意识，要积极搜集，注意积累，做搜集信息有心人。第17页第17页三、信息搜集办法三、信息搜集办法1、观测法最基本办法 类型：参与观测和非参与观测 有结构观测和无结构观测 自然状态中观测和人为情景中观测 最明显特点：所获信息含有直接性2、问卷法、问卷法 分为自填问卷和访问问卷长处：节约时间、经费和人力，有助于搜集真实信息，所得信息资料便于定量处理和分析，能够避免信息搜集者主观偏见，减少人为误差。缺点：回收率难以确保，被调查者必须含有一定文化及相关知识水平才干作答。第18页第18页3.阅读法、收听法阅读法、收听法4、询访法、询访法（1）依据采用方式及手段分为：面谈询访、电话询访、书面询访（2）依据询访有无固定格式与意图显隐性情况分为A、有固定询访格式，意图公开B、有固定询访格式，意图不公开C、无有固定询访格式，意图公开D、无有固定询访格式，意图不公开5、索取法、索取法 通过发函发电、打电话及派人向相关单位免费索取信息或向信息单位有偿购买信息第19页第19页6、网络法、网络法 通过上网，一方面可以更好宣传自己，另一方面可以更及时全面地获取各种信息。7、量表法 合用：较精确地调查人们主观态度和潜在特性，可间接测量人们对某些问题见解。分类：按内容分：态度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等 按作用分：调查量表、测验量表8、互换法 一般是限制发行或内部发行印刷、声像材料.检索法手工检索和计算机检索 二次文献检索法：目录、索引、文摘 三次文献检索法：年鉴、手册、百科全书 第20页第20页作业：1、信息搜集内容和渠道分别是什么？2、信息搜集方式有哪几种？除本文所述之外，尚有哪些方式？3、问卷法搜集信息优缺点是什么？4、询访法形式有哪些？第21页第21页第四节第四节 信息处理信息处理第22页第22页 信息处理就是对获取各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用情况、数据，进而提炼出新思想、理论，用以指导工作实践全过程。信息处理包括信息整理加工、储存、传递三部分。一、信息整理加工一、信息整理加工 是整个信息工作关键信息整理加工信息整理加工对搜集到原始信息在数量上加以浓缩，质量上加以提升，在形式上加以改变，使之便于储存和传递，即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里改造制作过程。信息整理加工产物是信息资料。四道程序：筛选、校核、加工、编制第23页第23页1、筛选、筛选基本任务：剔除无用或用处不大，只允许有用通过要求：符合“实、新、精、准”2、校核、校核 筛选是过粗筛子，把有用信息挑选出来，校核是过细筛子，把“有用”水分挤干。办法：（1）分析法长处：普通不需要借助于其它手段，仅从原始信息本身就能发觉一些差错（2）核对法 关键是要掌握直接、最新权威性材料（3）调查法 花费人力和时间较多，普通只对主要原始信息进行现场调查判别第24页第24页3、加工、加工 是对信息创造性整理阶段（1）充实内容 惯用纵深法进行这类信息加工（2）综合分析 惯用归纳法进行这类信息加工（3）提出意见这既是信息整理工作中主要一环，也是秘书信息工作与其它部门信息工作明显区别之一。（4）修饰润色惯用浓缩法进行这类信息加工 第25页第25页4、编制、编制 是对信息进行有序化处理，是信息整理最后阶段，其质量如何，直接影响到信息作用发挥。办法：A、纵深法B、归纳法C、转换法 注意：一要找出适当转换对象，转换对象之间要有可比性 二是转换对象要通俗易懂，不能越转越深奥D、对比法E、图表法 为了使信息发挥最大效益，注意：（1）要多样化（2）要把好文印关 文字上不能出差错，要形成制度 把好印刷关第26页第26页二、信息储存二、信息储存 指秘书、秘书部门把已使用过或尚未使用信息作为资料入库储存起来。储存目的是供以后使用。1、分类 学科分类法、主题分类法2、著录 A、名称项 B、著者项 C、出版项 D、稽核项 E、附注项 F、提纲项 G、业务注记3、建立储存检索系统4、保管第27页第27页三、信息传递三、信息传递1、基本要求 “多、快、好、省”2、信息资料传递基本方式 A、单向传递 B、相向传递 C、反馈传递 特点：所传递信息内容含有较强针对性，利用率高3、我国详细信息传递途经 A、邮路传递 B、电信传递 C、新闻传递 D、面授或直接送达第28页第28页作业：1、什么是信息资料？2、什么是信息处理？它包括哪几种部分？3、信息整理有哪四道程序？4、什么是信息资料储存？科学储存信息资料主要工作有哪些？5、简明阐明著录七项内容。6、信息资料传递基本要求是什么？基本方式有哪些？有哪些惯用途经？第29页第29页