公司编制的客户服务手册模板.doc

公司编制的客户服务手册207资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。客 户 服 务 手 则目 录1总论311提供优质服务的基本要素412 实事求是地检查评价你的服务92初级客户服务技巧1421 身体语言的重要性1522 语气的作用2123 电话礼仪2524 如何获取主动3525 说”不”的技巧413中级客户服务技巧4631 如何赢得难以对付的客户4732 缓解压力的方法5233 与客户保持协调一致6034 处理同事之间的矛盾744高级客户服务技巧8341 如何对客户进行调查8442 把难题集中在一起9543 不断学习1031总论提供优质服务的基本要素实事求是地检查评价你的服务11提供优质服务的基本要素三个基本要素为了改进你为客户所提供的服务, 本培训手册提出几百个重要的观点, 可是为了使这几百个观点能发扬光大, 发挥作用, 你必须恰当地运用这三个基本要素。否则的话, 再多的微笑、 再多的”请”和”谢谢”也不能构成好的服务。这三个基本要素是: 扩展服务的定义。 重新考虑谁是你的客户。 对客户持有一种友好的态度。扩展服务的定义你对服务的定义决定了你同客户的每一次交往。如果你像一般人那样认为服务仅仅是为客户提供她们所想要的商品或服务, 那么当客户提出的服务要求你们无法满足时, 你就使自己陷入了困境。如果你扩展了对服务的定义, 使之包括”满足各种不是很明显的客户需求”, 那么你就永远也不会遇到你无法为客户提供某种服务的时间。经过满足不明显的客户需求, 比如说当客户有了问题, 同情地听她讲述, 或是当无法为客户提供她所要求的服务时, 为她提供其它选择, 你就能够拉大竞争对手同你之间的差距。重新考虑谁是你的客户一般我们把客户的定义限定为我们客户服务中心外部的人, 客户的第一层含义是”购买商品的人”, 第二层含义是”与之打交道的人”。外部客户: 外部客户是那些与你面对面或经过电话与你打交道, 在客户服务中心治疗或要求服务的人。她们是传统意义上的客户。没有她们就不会有销售额, 就不会有生意, 也不会有钱赚。可是, 如果把客户的定义限定在这个范围里, 那么你就只看到了事物的一半。内部客户: 事物的另一半是那些在客服中心内部工作的人。她们依靠你所提供的服务、 产品或信息来完成工作。她们不是传统意义上的客户, 可是她们也需要得到你给予外部客户同样亲切、 同样体贴的服务。经过扩展客户( 包括你的同事) 的定义, 你就向优质的服务迈出了重要的一步。这种内部的客户链在两方面起作用。有时你是客户, 而有时你又是服务的提供者。例如: 作为信息管理员的你, 一个同事可能会找你, 要求打印一份报告, 在这种情况下, 你是服务的提供者, 因为你为她提供了她所要的服务。可是10分钟以后, 你可能会回过头来找刚才那位同事, 在别的事情上请她帮忙, 这时你又是客户。客户链: 内部客户和外部客户的关系构成了客户链。如果你是在暗房一类的地方工作, 一天很少能见到光线, 更别提活生生的客户了, 你很可能会觉得你的工作对外部客户很少有或者根本没有任何影响。可是你从大局来看, 中心里的每个人都在为满足客户的需求尽着自己的职责。一天里几乎没有一个小时, 你没有以这样或那样的形式为她人提供服务。每次同一个内部客户的交往就是最终受外部客户支配的一连串事件中的一个重要环节。做为客户服务中心的经理们, 我们确信客服中心为它的客户所提供的服务质量是这个中心的经理们如何对待员工的直接反映。你要把你的员工看做是你的一个重要客户, 而且要优先对待她们。这么做意味着不但仅要重视为了使你的工作更加容易, 你的员工能做什么, 而且要重视为了使她们的工作更加容易, 你又能做什么。对客户持友好的态度对客户提供优质服务需要共有的一种素质就是对客户具有真正友好的态度。对客户友好的态度, 我们是指把你的客户看成你工作的最重要部分, 对她们选择我们怀有诚挚的谢意。不是把你的客户看做是对你工作的干扰, 然后虚伪的微笑, 一直巴不得客户赶快离开从而能够继续你的工作。为了了解如何形成一种对客户友好的态度, 你需要退后一步思考, 看看一天的工作时间内你都做了什么。两条主线你一天里的这些持续不断的工作是你这份工作的职责所在。如果你把所有的文案工作、 资料输入、 需要记录的备忘录和参加会议看成是一个整体, 那么就会非常容易了。然而你再看深远一些, 无论你是客服代表, 医生还是护士, 你都会看到把你所工作联系在一起的两条共同主线。与她人沟通: 这两条共同主线中的第一条是与她人沟通。比如说, 中心的数据分析员可能一天内的大部分时间都是只与电脑为伴, 可是当她向你解释CRM系统毛病出在哪里以及要怎样处理时, 她们的沟通技巧将会是很重要的。这里的主要意思是: 每个人无论她是独自工作还是与她人一起工作, 都会运用某种形式的沟通来完成她的工作。沟通并不但仅是谈话, 它也能够是身体语言、 写作, 而且在当今世界还能够利用电子交往。建立关系: 第二条共同的主线是发展同人们的关系。我们一般见”关系”这个词描述一种人际联系。而在这里我们指的是为了完成工作而与她人的联系。如果我们回到中心看那位独自工作的系统管理员, 你会发现她( 她) 与她( 她) 的客户、 服务厂商、 同事也有着各种关系。客服中心的医生也是一样, 她不但患者有着关系, 而且同销售代表、 护士、 其它医生都有各种关系。瞬间接触沟通和建立关系实际上是你工作的本质。它们不会花很长时间, 它们一般是一刹那间发生的。比如说, 当护士发给患者一张会员卡, 微笑着叫着她的名字, 她会感到受到尊重, 使她们更加融洽。像这样一些简单的行为就会带来更多的回头客。糟糕的是, 使客户成为你终生的反对者也不会花很长时间。当患者给客服中心打电话时, 电话响了十几声才有人接, 很可能在交谈之前就已经产生了消极的关系。这些联系尽管很简单、 快速, 但对客户来说是真实的瞬间。无论你多忙, 留下第一印象的机会只有一次。真实瞬间: 这些短暂的行为或瞬间的接触能够被看做是真实瞬间。它们一般不超过20秒钟, 但却长久地影响着客户对你们所提供服务的看法。试想一下: 作为客服代表, 一个可能成为你的客户的人来找你。她走向护士或其它人员, 告诉她, 她与你两点钟有个约会。这个护士( 你刚雇的临时职员) 正忙着在计算机上工作, 并没有任何反应, 连头也没抬。当她抬起头来讲话时, 她的表情和语气是那么不耐烦, 仿佛在说: ”我正忙着呢。”这次短暂的交往, 对你的潜在客户来说是一次真实瞬间。事情还没结束。这个护士给她的负面印象被无意识地转嫁到我们中心的其它人身上。我们知道这并不公平可是这是客户考虑问题的方式。我们把这类想法称作”客户逻辑”。理由在想象一下相反的情况。你的客户进来, 这位接待员马上抬起头来, 微笑着迎接她: ”早上好, 您请坐。”当客户要求见你, 护士请她稍等一会儿, 并为她送来一杯茶。这次积极的真实瞬间会使客户对她们产生好感, 并为一次成功的会谈铺平道路。下面是一些能创造积极的真实瞬间的机会: 接听电话时, 在自报家门之前要先问候对方。这样做能够使对话一开始就比较顺利。 当客户接近你时, 要更加注意面部表情。一个微笑比一个鬼脸更加有效。客户们经常根据她们接近我们时, 以我们的表情来判断我们的情绪。 当一个客户投诉时, 不要把它看做是针对你个人的, 要把它看做是从你的客户那里获得有价值的反馈信息的一次机会。 当你无法为你的客户提供她们要求的产品或服务时, 要为她们提供其它的选择。如果你能为客户推荐其它可供选择的产品或服务时, 客户们是能够忍受说”不”的。 当你把一个客户转到另外的部门之间, 要确实哪位服务提供者愿意提供服务。没有结果地踢皮球会产生消极的后果。职责与本质当你在没有压力的时候, 创造积极的真实瞬间是很容易的。然而, 当你面对响个不停的电话或成堆的留言条, 到期该交的报告和超时的会议, 你整天被这些琐碎的事情所缠住时, 就很容易忘记你工作的本质是为客户服务。如果你忘了这条原则, 客户就变成了你工作的干扰, 这种”你在干扰我的工作”的态度使客户感到她们是无足轻重的, 而且中心一点也不重视她们的需要。相反, 当你把客户看做你工作的对象, 而对其采取友好的态度, 她们就会觉得受到中心的尊重。在为我们的一个客户所作的调查中, 我们发现当服务提供者花费时间建立同客户的关系, 并使这种关系相当融洽时, 98%的与客户的交往就会更快更有效。当你持有对客户友好的态度, 很自然地你就开始发展同对方的合作关系。服务是有感觉的: 设想有一个客户很愿意来我们的客户服务中心。为什么她愿意来呢? 可能是因为我们的服务人员非常友好, 且彬彬有礼, 还可能是因为医生知识丰富, 治疗有很好的效果, 还可能是因为在这里能够接触到更多的糖尿病病友。这样她对我们提供的服务就产生了好的感觉。职责战胜本质了吗? 下面一些表现表明你已陷入了把客户看成对你工作的打扰的误区: 每次电话铃一响, 你就缩起头 觉得每一个客户和同事似乎一心想惹你生气 你越来越爱说”不”了 你对客户每说一句话都要叹口气你的职责很重要, 但它们永远也不会比你为之服务的客户更重要。两种类型的公司简而言之, 你不但要对客户态度友好, 保持高度的服务热情, 而且如果你是一名经理, 你还必须确保你的员工也这样做。要提供优质的服务, 不但仅需要雇用合适的人员和培训第一线的职员。成功的第一步要是真正营造一种服务导向的公司文化, 在这方面你会发现两种不同类型的公司。以自我中心的公司: 以自我为中心的公司集中全部精力来实现为公司谋利的内部目标, 比如削减费用、 获得利润和编制预算。我们往往称她们自私, 因为她们主要考虑的是使自己满意而不是让客户满意。令客户满意这一目标则排在后面, 甚至没有制定这一目标( 见图1-1) 。下面是以自我为中心的公司的典型特征: 在完成公司内部目标方面表现突出的职员受到常识, 而不常识那些提供优质服务的职员。 职员们的大部精力都用来讨好经理, 而不是让客户满意。 提升是根据职员的资历和领导者的喜好, 而不是根据业绩。 职员们只是受到有关工作职责的培训, 而很少接受有关工作本质的培训。 那些不直接同客户打交道的部门并不认为她们有责任令客户满意。 那些影响到客户的决定都是由上层领导在大紧闭的会议室里作出的, 而且没有征求第一线职员的意见就推行下去。 总是采取一些短期的、 注重利润的补救办法, 而不寻求一些长期的解决方法。以客户为中心的公司: 以客户为中心的公司一方面注重公司利润, 另一方面注重更好地为客户服务。这样的公司知道只有听取客户的意见, 并按照她们的需求行事, 才能获得更多的利润。占据更大的市场份额( 见图1-2) 。下面列举的是一个以客户为中心的公司所具备的特征: 那些既能保证工作效率又能使客户满意的职员受到公司的常识。 公司经理们把全部注意力都放在支持职员做好工作上, 这样就能够使职员们集中精力满意客户的需求。 职位的提升是以好的服务和资历为根据的。 着重对职员进行技术和人际交往方法的培训。 所有的职员都知道谁是她们的客户( 外部的或内部的) , 而且明白她们怎样成为客户链中的一分子。 整个公司人人参与管理。管理者在作任何决定之前, 要到职员那里了解反馈回来的顾客的主要意见。 长远打算已经成为一条规律, 而不但仅是一次例外。华工医药旨在建立以客户为中心的公司, 那么, 客户服务中心作为公司的窗口, 更要以客户服务为宗旨。花钱买个高兴客户喜欢那些用她们喜欢的方式对待中心我们甚至愿意花更多的钱来得到这样的服务! 下面是一些能证明这一点的最新调查数据: 她们多花10%的价钱来购买服务好的同样的产品。当她们接受了好的服务, 她们一般会告诉912个人。当她们接受了差的服务, 她们会告诉20个人。如果一家公司能快速而又令人满意地解决客户投诉, 这些客户再次到这家公司购物的机率是82.5%如果顾客在一家商店受到特别差劲的服务, 那么91%的人不会再到这家商店购物。12 实事求是地检查评价你的服务如果你是一名护士、 医生或客服代表, 下面一份调查表将会帮助你对作为一个个体的你所提供的服务质量作出评估。如果你是中心的经理, 第一份调查表将会帮助你是否以客户为中心进行评估。自我评估经过以下10个问题, 看你提供的服务是铜质的、 银质的还是金质的。然后思考而且客观地评价你自己, 这样将会帮助你了解你个人服务的长久以及在哪些方面存在问题, 而且需要付出特别的注意力。调查提纲( 自我评估) 用下列数字给每个问题评分: 0=几乎没有1=有时2=经常3=几乎总是当和一名客户谈话时, 我是全神贯注地和她( 她) 讲话, 而不做其它的事情( 如操作微机, 无关紧要地写写划划, 看楚天都市报等等) 吗? 当和一名客户谈话时, 我同她( 她) 目光接触, 以表示我在注意听吗? 当和一名客户在电话中交谈时, 我努力地运用抑扬顿错, 表明很有兴趣、 很关心吗? 我在电话铃响三声之内接电话吗? 当我需要让客户不挂断电话等候, 在这么做之前我征得她( 她) 的许可吗? 我避免使用技术术语而是用客户能听懂的语言吗? 当无力为客户提供她( 她) 所想要的服务时, 我为她( 她) 推荐其它选择的方案吗? 当我犯了错误时, 我会真诚地向客户道歉吗? 当一名客户表示了不满的情绪时, 我会保持冷静并表示理解吗? 即使我认为她( 她) 是错的。我把客户的投诉看做是一次改进服务的机会, 而不是把它看做一个占据宝贵时间的问题吗? 总分为你的调查提纲评分把十个问题的得分相加, 然后根据下表看一看你做得如何。如果你的得分是: 012分: 你正处于铜质服务阶段1322分: 你正处于银质服务阶段2330分: 你正处于金质服务阶段为了了解有关你的分数意味着什么和从现在的位置你能够发展到哪个阶段这些方面的具体细节, 那么就要在下面讲述的这几个等级中对号入座: 铜质服务水平得到这个水平的分数并不意味着你不在乎你的客户。我们发现得到铜质服务水平的分数是由下面三个原因之一造成的: 你是服务领域的新手, 正在学习如何同客户交往的一些细节问题。如果这一说法适用于你, 那么参加如何做好客户服务的培训将会帮助你达到银质水平阶段, 甚至更高的阶段。 你是一个老练的服务提供者, 可是你曾经练习过的许多基本技能很可能已要变得生疏了。那么就要经过重新学习客户服务培训课程, 更新基本技能。 最后的原因同工作的适合性有关。这么多年, 我们遇到某些不喜欢同客户打交道或不喜欢帮助其它人解决问题的人。她们本身也没有错, 只是因为她喜欢自处。如果这种情况适合你, 你可能要考虑换份工作或改变一下你现在工作的重点。银质服务水平你对基本技能有深刻的理解, 可是你不能始终如一地坚持运用它。不能始终如一地坚持的原因可能是你被工作压垮了。在高兴的日子里, 你提供好的服务; 而在情绪低落的日子里, 你提供劣质的服务。关键是要坚持始终。切记不论你同客户在一起度过多长时间( 可能是一个30秒钟的电话或者是一个小时的会面) , 也不论你有多忙, 对于你打算采取的态度, 你总是有自己的选择。花大约30天时间能够形成一种新的习惯。因此每一次你同一名客户打交道时, 要特别注意遵循调查表上所包括的内容特别是在你不愿意做的时候。金质服务水平祝贺你! 在提供服务方面你是一名专家。你似乎完全掌握了这些基本要素, 而且准备好迎接更大的挑战。为了继续发展, 应该考虑以下建议: 你完成了对自己的评估后, 再让一名你很了解也很信任的同事对你再进行评估, 从而得出她的结论。这样可能会看到你的盲点, 指出你需要改进的地方。 超出服务基本技能的范围, 进行自我考查, 这样你经过学习, 能够在更复杂的服务技巧方面接受培训来进一步提高自己。我们建议你再重复看一遍上述调查表, 而且把客户这个词换成职员, 这么做会帮助你评估你的工作, 看一看你是否能够很好地对待你的职员。客户服务中心自我评估这份调查表能够帮助你发现在客户服务中心里, 你应该着重强调的具体方面以及在通往更高层次为客户服务的过程中作为起始点的地方。一定要尽可能实事求是地、 客观地以你个人的观点回答问题。这些问题指的是中心现在的情况, 而不是指你希望你们如何或者你认为她们将来会如何。切记, 无论你认为中心提供的服务质量有多好, 总有能够改进的地方。尽管有时精确地确定这些需要改进的地方是很困难的。如果你将要对你个人的部门或整个中心进行评估, 那么要事先决定时间。你应该完成这份调查表两次, 每次都要依据每个人各自的观点。调查提纲( 中心评估) 运用下列数字给每道题评分: 0=根本没有1=很小程度2=中等程度3=很大程度我们向客户调查, 以查明她们对我们的服务或产品是否满意, 而且听取她们对于改进服务或产品的建议吗? 我们向职员调查, 以查明她们对我们的工作环境是否满意, 而且听取她们对于改进工作环境的建议吗? 我们有强调为我们的客户提供高质量的产品和服务的任务书和具体的长远目标吗? 我们收集有关劣质的服务质量在客户流失、 时间浪费、 士气削弱等方面为我们中心带来损失的资料吗? 对于在电话中和面对面地同客户处理关系的技巧方面, 我们对第一线的员工进行培训吗? 对我们的经理们掌握支持职员们提供优质服务和产品所需的技巧( 如队伍建设、 授权指导) 进行培训吗? 对于新雇用的职员, 她们在完成她们的具体工作时, 我们强调过为客户服务的重要性, 并帮助她们尽快熟悉工作吗? 我们有计算机系统来帮助我们的职员为客户提供快速而有效的服务吗? 我们是否有适宜的办法, 使我们能够在客户反馈信息的基础上对我们的政策和惯例作具体改变吗? 我们特意表彰那些为了客户的利益而付出努力的职员吗? 为你的调查提纲评分把10个问题的得分相加, 然后分析中心等级。为了解有关的分数意味着什么和以现在的位置你能够发展到哪个阶段这些方面的具体细节, 那么就要在下面讲述的几个等级中找到自己的位置。为客户服务不是中心中一个部门的孤立行为, 而是无论任何等级的任何人以客户为中心的一种中心文化。等级一: 数字统计一些统计专家经营着中心。客服中心可能并没有把客户服务看做是优先考虑的事情, 而是把大部分注意力都放在了经济目标和一些能影响最终财务结果的活动上, 如削减费用、 预算等等。把短暂的结果看得比长期收益更有价值, 用数量而不是用质量来衡量结果。在这个等级, 一味追求经济效益而不考虑客户是否满意, 就像越过1元去拿1分。危害: 知道时为时已晚, 而且直到出现一种非常紧急的情况, 如失掉客户, 或减少市场份额, 迫使你把服务放到更优先考虑的位置上的时候, 你才会意识到客户服务的重要性。当你的中心到了这个时刻, 你一般会面临对未来难以预料的额外的压力, 它会使改进服务具有更大的挑战性。建议: 在为时不晚的时候改进服务, 仔细研究客户服务对你的事业总体的、 长远的成功有多么重要。你可能想经过做到以下几点, 开始树立中心的客户服务重要性的意识: 进行一次调查来确定当前的客户满意程度。 送中心的经理和职员们参加客户服务培训。 收集一些能表明劣质的服务对中心产生影响的资料。等级二: 海报、 徽章和横幅中心的墙壁讲述了全部情况。客服中心张贴了海报, 分发了徽章, 设计表明下列老生常谈的口号的横幅: 顾客至上顾客就是上帝顾客永远是正确现在管理部门确信客户服务是非常重要的, 而且不得不使客户服务成为每天生意中的一部分。管理部门已经开始宣传客户服务的观点, 而且为此也可能已采取了一些非常明显的行动。在这一等级, 职员的态度是: ”听起来不错, 可是我们要看看管理部门是否能贯彻始终。”危害: 客服中心以”客户为中心”的宗旨可能陷入了空谈中, 并没有发生实质性的变化。这样, 就产生一种认为客户服务只是这个月的又一个计划。把客户服务同整个经营分割开来。如果这问题得不到解决, 就会在职员中产生一种怀疑的态度, 这会使将来改进客户服务的任何尝试变更更加困难。建议: 要采取一些非常明显的能够证明中心客户服务承诺的行为。”说话兑现”和”说到做到”, 你的职员们应该看出你所采取的行动对她们有好处或者对客户有好处。需要考虑的事情是: 你能确定你的职员们一直在抱怨的是什么问题吗? 等级三: 老虎的尾巴你已经抓住了老虎的尾巴! 做得好! 即使你处在混乱中, 而且即使你可能会感到你仿佛一直处于失探的边缘, 中心也即将达到客户服务的优质水平。所有这些积极的改变使你的职员很激动, 她们对未来持有谨慎的乐观态度。整个客服中心洋溢着一种”我们还有很长的路要走”的情绪。就像到月球旅行, 你已经到了发射的时刻, 要想再回去已经太晚了, 而且太快了, 以致于看不到你要到哪里去。危害: 中心所有服务的缺点和问题都摆在你面前。由于在做成你想做的事情之前看到了所有需要解决的问题, 你可能变得不得所措、 灰心丧气, 甚至承认失败了。建议: 在你的脑海中保留一幅大的图画, 不要立即把每件事都确定下来。切记, 罗马不是一天建造起来的。在纷繁复杂的众多问题中, 最好的一个办法是选择一个具体的服务问题( 不必是大问题) 作为突破口, 在解决下一个问题之前彻底解决。如果按这种办法坚持6个月, 你将会惊讶地发现许多问题也得到了解决。等级四: 公牛的眼睛祝贺! 客服中心已经使服务成为生活的一种方式。你已经抓住了使客户满意的重点, 而且这个重点已渗透到经理和职员们每天做的工作中。这种服务文化太强烈了, 以致于使它们开始有了自己的活动, 而你会看到改进服务而付出努力很快就得到回报。你的职员把客户看成是她们所做工作的一个重要部分, 她们也知道中心将会支持她们做用来取悦客户的事情。例: 在客服中心的服务工作中, 即使她们的客户调查表明她们的工作做得十分优秀, 她们还是这样说: ”我们只是和上次来访时做得一样好。”我们要坚持到底成为最好的。”我们一直会改进。”她们从不间断地继续改进的承诺就是她们同竞争对手相比与众不同的地方, 同样也是在她们的领域里继续使她们成为胜利者的原因。2初级客户服务技巧身体语言的重要性语气的作用电话礼仪如何获取主动说”不”的技巧21 身体语言的重要性身体语言是一种持久不变的、 不用口头语言来表示的交流手段。不必说一个字( 而且有时并没有意识到这一点) , 你的身体语言就能够表露出你的感觉和你的想法。例如: 不必交换任何意见, 你就能猜出在下列情况下, 这个服务人员如何看待你: 当患者带来积攒的零钱缴款时, 收银员的眼睛因恼怒而骨碌着。 当你向医生认真地说明你的症状时, 她却忽略了你而盯着你的表格。许多年以前, 在一所重点大学进行过一项关于人们如何从她人那里获得信息的研究。这项研究表明: 55%的人从她人那里得知的信息来自对方的身体语言。 38%的信息来自对方说话的语气。 7%的信息来自对方的口头语言。大家都有这样的经历, 有的时候我们看到一位朋友或亲人仿佛很忧心忡忡的强打精神的”没什么, 我很好”的回答。显然, 她的行动比她的口头语言更响亮。实际上, 人们的身体语言传递的信息比她们所说的更令人相信。你阅读客户身体语言的能力和成功地使用你自己的身体语言的能力是你具有的花费最少却是最有效力的技巧之一。身体语言主要包括以下几个方面。 眼神。 面部表情。 身体姿势和动作。 手势。 身体接触。 身体的距离。如果身体语言表示得过分或者不够充分, 那么就不能达到预期的效果, 而且会产生一种负面的影响。尽管身体语言不是一门精确的科学, 可是在许多情况下都适用。目光对视目光接触是最效力的身体语言技巧之一。它被称作专心的技巧, 因为它能够让客户了解你正在饶有兴趣地、 聚精会神地听她说话, 也愿意接受她的看法。目光接触能够使我们不但听到客户所说的话, 也能够了解她的感受。把目光的焦点柔和地放在客户脸上, 就能做到有效的目光接触。如: 客户一走近你, 不论你在做什么, 你要立即目不转睛地看着她的脸, 同她进行目光接触。当谈话继续时, 应该不时地移开目光, 避免给人一种印象, 认为你正盯着她。表示对度 销售代表用锐利的目光盯着客户, 使人不敢与之对视, 而且一直不移开目光。这种”你逃不出我的视线”的方式使客户感到紧张不安, 而且使客户像逃难似地赶快离开。表示不充分 你走到一位收银员那里, 她没有抬头看, 而是继续低头伏案算账, 你只看到收银员的头顶。收银员并没有同你进行目光交流, 这对你来说就是一次负面的真实瞬间, 而且你能够把它理解为她不愿意帮助你。研究表明: 每当人们意识到她人的脸上将表现出某种感情的时候, 就会停止目光接触, 把目光移开。可是当你同一位烦恼的客户交往时, 这种并不想打扰她人、 使她人尴尬的自然反应就不适合了。为了给人一个表明你非常关心的印象, 不要把目光移开。相反, 要保持目光的接触。这样做会给人留下一个印象, 认为你很想听客户讲的话, 而且一般这样也会让她感觉好一些。面部表情你的面部表情就像一块告示牌, 它能让你周围的人知道你是否高兴、 难过、 激动等。小心不要让一天的压力都聚在眉宇之间, 以致于使你看起来就像一个皱巴巴的李子干。客户不关心你这天是否过得非常糟糕; 对她们来说, 这次同你的交往是这一天当中的第一次。在你开始说话之前, 你的面部表情表现出一种积极的精神状态。然而, 当客户担心或烦恼时, 你需要调整你的面部表情来配合她们的心理状态。表态过度 客服中心在每个医生办公桌后面的上方贴一张快乐面孔的胶贴画, 下面写着: ”切记对客户微笑”。试想一下, 如果一个医生告诉患者她从一型转入了二型糖尿病而这时她的脸上却带着傻乎乎的吡牙咧嘴的笑容, 患者将会多么生气! 表示不充分 如做白日梦般的凝视、 神情恍惚的注视和茫然的神情是在你无意识中会出现在脸上的表情。当客户看到你这个样子, 她们不想做把你从呆滞的状态中唤醒的人。对你的职员们运用一种轻松的、 愉快的面部表情与你对客户运用这样的表情是同样重要的。经过运用积极有效的面部表情, 你能够鼓励你的职员们向你请教, 要求你给她们指导, 并为她们提供信息。腰部以上的身体姿势身体姿势特别是身体动作表明了你的能量等级和你对客户所说的话的兴趣。从一些简单的身体语言的表露, 你能看出什么时候客户听得不耐烦, 或想结束谈话。例如: 向后靠或走开。 把身子从你那边移开。 推开桌子。 收拾文件。 在你仍在讲话时关上公文包。 不停地看表。为表现出你非常热心地倾听客户的谈话, 而且对此很感兴趣, 你应该做到: 点头。 面对客户。 向前倾身。点头不需要用语言表明你正在注意倾听别人讲话的最好方式之一就是点头。当一位客户正向你喋喋不休地讲解某件事的一些细节, 你不插话, 但你又希望让她知道你正在听她讲话, 这个时候点头特别有效。表示过度 偶然的点头表明你正在倾听, 可是持续不断的点头则表露了不耐烦的情绪。当人们希望谈话加快时, 她们就会用干扰别人的不断点头的运用表示, 这种动作是以另一种方式向客户表明”快点说完, 这样我就能够带你去见医生了! ”表示不充分 下次你看科幻片的时候, 要特别注意那些外星人用身体语言来表示她们特征的方式。她们总是直视着前方, 双臂紧贴在身体两侧, 脑袋向前总是固定在一个位置上。这些身体语言表明她们不具备人的特征。不要让这种情况发生在你的身上。一定要尽力有意识地运用你的身体语言来表明你是来自我们这个星球。面对客户经过把你整个身子( 而不但仅是你的头) 转向客户, 你向她传递了这样一个信息, 即: 她得到了你全部的、 毫无分散的注意力, 如果你从客户那儿转过脸去会使她感到其它的事情正在干扰你。向前倾身在客户谈话的过程中, 如果你不想结束谈话, 那么你就要轻轻向前倾身, 从而让客户了解你对她所说的话很感兴趣。当客户正在表示强烈的感情时, 你一定要向前倾身, 对她说: ”我对你非常理解。”手势当你说话时运用你的手势是一种表示感情的很自然的方式。有些人每当讲话时, 就一边说话, 一边做手势, 似乎是在指挥一支管弦乐队。有两种手势需要我认识到: 运用手和其它物品来表示。 只用手表示。运用手和其它物品表示第一种是指那些依靠某些道具, 能够清楚地为你提供关于客户情绪信息的手势, 这些手势包括: 把笔帽套在钢笔上并把它装进衣袋这个动作表示准备结束这次会面或谈话。 用手指叩击桌子这表示一种不耐烦或失望的情绪。 不停地咔哒咔哒地转动圆珠笔这个动作能够有两种不同的含义: 一种表示客户很不自在; 另一种表示客户正陷入沉思, 观察一下其它身体语言信号来决定当时哪一种是合适的。 哗啦哗啦地抖动衣袋里的零钱这个动作一般意味着: ”我很着急, 我要离开! ”单独用手表示第二种手势不用任何道具。这些手势包括: 张开手的姿势( 五指伸开, 四指并拢) 这种姿势用来表示一个指示, 它们表示邀请向某一方向走或朝某个方向看。张开手的姿势也是指向一个人或物品的更有礼貌、 更优雅的一种方式。 合拢手的姿势( 伸出一根手指指着) 用这种手势来传达一个指示, 它被解释为一道命令, 而不是一个邀请。当用这种手势指向她人时, 它一般被看做是粗鲁蔑视的, 是在威胁人的。用这种手势指着别人是不礼貌的。但更糟糕的是在很近的范围内用一根手指指着别人的脸, 这个动作很明显地表示了对客户的敌意和愤怒。不论你是经常运用你的手还是很少用, 关键是做手势时, 一定要自然。你的手势不应该使你从谈话中分散你的注意力。表示过度 要想了解最多、 最过分运用手势的情况, 那么看一看在夜间电影播映期间为汽车商所做的商业广告。广告中, 那些汽车商在讲话时, 以一种幅度很大、 不自然的、 容易分散注意力的手势四处挥舞, 使人很难把注意力放在她们正讲的话上。表示不充分 明显的缺乏手势会分散人的注意力, 就如同它们像章鱼一样四处挥舞一样。许多人对运用她们的手势表示非常不自然, 以致于她们总是在身后、 身前紧握着手, 或者把把手紧贴在两侧。由于缺乏手势, 就会给客户留下一个印象, 认为这位服务人员被她( 她) 所说的话吓住了, 或者听了她( 她) 的事感到不自在。有关身体的接触在中国的工作环境中, 最能让人接受的身体接触方式是握手。在许多职业中, 如卫生保健、 身体接触能够起到一种更重要的作用。比如说, 护士和医生们一方面出于需要运用身体接触这种方式, 一方面为了表示一种关心的态度。不论你的职业是什么, 当你接触别人的身体时( 此人同你没有任何私人关系) , 能够接触的最不具有威胁性的部位是胳膊上从腕部到肘部这一段。你应该对其它人的反应非常敏感。如果你以一种不具有威胁性的方式接触别人的手、 腕部或肘部, 但她把胳膊移开了, 她是告诉你什么? 这种反应告诉你不要再碰她。表示过度 我们不给你们推荐那许多人常见的使劲儿握手的方式, 这种握手方式过于具有进攻性, 而且它会给接受者留下一个印象, 仿佛她们是被用来加强网球拍的握拍练习, 这实际上伤害了她们。你同没有亲密关系的人在一起时, 你的身体接触超出了那些没有威胁性的地方, 那你的接触就过分了。一些普遍容易犯错的身体接触包括: 用一条胳膊搂抱着客户的肩膀( 除非她快要昏倒了) 。 拍打客户的后背( 除非她噎住了) 。 弄乱客户的头发( 除非你是一名理发师) 。 抱住她不让她走( 除非你要嫁给她) 。表示不充分 中心来了一位新员工, 被带着到办公室四处看看。她的经理把你介绍给一位同事, 她很有信心地伸出手, 准备同她热烈地握手。作为回报, 她同你握手时却是犹豫不决地、 轻轻地握一下。面对这种情况, 你浑身战栗。因此你同别人握手时, 总是犹豫不决地伸出你的手。对此, 几乎能够确定, 会给人留下一个不好的第一印象。留有个人空间个人空间指的是在你和她人之间, 令你们感很自在的距离。如果她人靠近, 侵入了你的空间, 你便不假思索地自动后移。如果你看见对方从你这里向后移, 你应想到她这样做是想为自己创造更好的空间。如果出现这种情况, 那么你就要往后退, 保持你们的距离。经过保持一个安全的个人范围, 你们能够促进交流, 使人更加舒服自在, 彼此更加信任。有三种不同的空间范围: 亲密的 个人的 社会的范围一: 亲密的( 02英尺) 这个范围是为浪漫伴侣、 家庭成员、 亲密的朋友和孩子们留出的。当你不属于这个范围时, 走进这个范围是很尴尬的, 或者说是对她人有威胁的。那就是为什么在拥梯中人们离别人很近时, 感到那么不自在的原因。电梯中狭小的空间迫使我们离她人更近一些, 我们大多数人都抬头盯着楼层的数字, 仿佛它们包含着生命的意义, 以此来掩饰这种不自在的感受。范围二: 个人的( 24英尺) 我们同客户的大多数谈话都是在这一范围内进行的。当你和客户之间保持一段安全的、 令人感到舒服自在的距离时, 这个个人空间就能够使一次秘密的谈话不受干扰地进行。范围三: 社会的( 4英尺以上) 这种在台上的范围主要适用于教室里的老师、 中心会议上的经理或者是训练班中的讲师。然而就如同在亲密的范围内你们能够非常接近或寻求安慰一样, 在社会的范围内, 也能够经过远离对方而使自己感到舒服自在。表示过度 当你正在排队等候时, 最容易出现个人范围表示过度的情况。例如: 排队领工资。 在药房前排队领药。 在财务等着结账。因为在这些地方人们一般不耐烦, 往往站得特别近, 希望这样做会向前移动得更快一些。表示不充分 试想有一次你同一位可能成为客户的人进行一次会谈。她带我到她的家里, 请我坐下。家里有一张大桌子, 桌子后面有一把大椅子。房间的角上放着两把小椅子, 离大桌子大概两米远。我坐在其中一把椅子上等着。当她走进来, 我希望她坐在我的旁边。可是相反, 她走到她的大桌子后面, 坐在大椅子里。我们之间的距离使我很难全神贯注地听她讲话。会谈结束我离开时, 我感到我们之间身体的距离使我们不能进行一次深入的会谈。整洁非常重要身体语言的另一部分是整洁。能否做到整整齐齐、 有条不紊, 下面两个方面有重要的作用: 我们的个人形象 我们的工作环境我们的个人形象个人的打