办公室档案管理员职位任务说明书.doc

办公室档案管理员职位任务说明书52020年5月29日文档仅供参考办公室档案管理员岗位任务说明书编号:_YD/BG/006拟制:_核准:_生效日期:_一、基本资料部门名称办公室岗位名称档案管理员直接上级主任/副主任所辖人员/二、工作说明1、主要职责1、负责资料的收集、归档。2、负责档案的妥善保管。3、负责档案的开发利用管理。4、协助处理来信来访工作;办理报刊杂志征订。 2、主要工作内容1、建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度,落实公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。2、负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料,办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作,保证档案安全、完好无损。3、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。4、负责档案资料的开发利用,随时为公司管理需要提供档案资料。5、开发计算机信息化档案管理技术。6、完成公司报刊杂志征订、登记工作,进行费用初审。7、协助处理来信来访工作。8、完成主任布置的其它工作。3、主要工作要求1、制定制度1.1起草档案管理制度性文件,明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、借阅和查档的程序、保密规定等,落实公文、科技档案、财务档案的管理办法,报请主任审批、修改。2、档案收集、归档2.1定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料。按照管理规范,将零散的文件整理、立卷、归档;对工程项目资料分阶段或全部竣工验收后进行收集、归档;对船舶、设备等资料按照科技档案的规范要求归档;按时将会计凭证和报表等财务档案进行核实、查对。将档案资料分门别类按编号顺序专柜存放。2.2对档案资料进行价值鉴定和保管期限的划分。2.3拟写案卷标题,概要地揭示案卷主要内容,提供便利的查找线索。2.4对案卷和不同载体的档案进行分类编号,入库上架。2.5提高档案的开发、利用效果,对不同门类的档案资料分别编制案卷索引,卷内文件目录等检索工具和参考资料。3、档案保管3.1定期进行档案清查、核对,做到账物相符,及时修补或复制破损、褪变的档案,对不符合要求的案卷进行加工,对补充归档的文件进行整理编目。3.2保持档案室的清洁、及时关门、锁门,不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全,加强防火、防盗、防潮、防虫等防护措施,避免档案的损坏和遗失。3.3符合销毁条件的档案,按规定销毁。4、档案使用管理4.1熟悉档案内容、存放地点,积极开展档案的开发利用工作;努力为领导决策,为机关部门、下属单位开展各项工作提供优质的服务;为解决有关问题提供确切的依据资料。4.2 在档案管理基础上不断开发计算机信息化管理技术。4.3保守档案机密,认真执行档案查阅制度。不符合要求者、手续不齐全者,不准借阅档案,档案借阅期满后要及时催收。5、业务指导负责对公司各部室档案的形成、积累、整理和归档管理进行检查、监督、业务指导,对子公司档案管理进行指导;督促其按时将有关档案资料移交档案室保管,监督有关档案的销毁,做好保密工作。6、其它6.1协助秘书认真阅读部门的有关信件,及时做好回复,重要事务及时请示主任,协助文员热情接待来访客人。6.2及时办理报刊杂志征订,仔细登记,做好费用初审。6.3参加调查研究,与其它人员做好信息的交流和工作配合,按照要求协助编写调研报告。6.4按时、按量、按质完成领导交给的其它任务;如有疑问及时请示汇报。6.5做好月度、季度工作计划和工作小结、年度工作总结。三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历C档案管理类相关专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识,了解行业中先进的管理经验。专业知识B全面了解档案管理业务知识,有档案管理员专业职称。熟悉公司的生产经营情况。能力事务处理能力B能够合理安排工作计划,及时、正确的完成各项工作。理解能力B能够准确把握本身职务定位、工作内容,比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作;对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。判断能力B能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。表示能力C表示内容准备基本充分、主题基本明确、构思基本清楚。经验行业工作经验/最好具有航运类企业工作经验。相关工作经验E从事档案管理相关工作2年以上。其它条件身体条件身体健康,精力充沛,能够胜任本职工作;职业素质具有很强的保密意识,工作细致认真,富有条理性,接受过专业培训。计算机运用能够运用计算机处理日常业务。