PDCA在工作和生活中的应用.doc

PDCA在工作和生活中的运用
“P”是PLAN： 制定目标和计划
“D”是DO： 开始行动，实施计划
“C”是CHECK： 对行动的结果进行检验
“A”就是ACTION：纠正错误，调整方向

从时间管理的角度来分析如何做PDCA

1）计划多一点，做得少一点

常觉得工作怎做也做不完？工作前如果没有做好事先规划，最后必须花更多时间进行纠错与改正。所以，多花点时间做好事前计划，就能事事做得省时省力又轻松！

在办公室里，常常觉得工作做不完，一定要加班才能完成？或觉得工作愈做愈多，无法收尾？有没有想过，自己究竟在忙什么？实际上，很多时候做的是重复的工作。聪明的领导不会重用天天加班的人。

2）多做计划，避免天天救火

每天要做的事，可分成4种：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。

多数人会先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」会因为一直拖着没有做，有天突然变成「重要且急迫的事」。这时候，就得赶去救火，要是没救到，就会出大麻烦。

大部分的人很忙，是因为把应该拿来做计划的时间拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的时间变成0。这会造成恶性循环：今天要救火是因为昨天重要的事情没做，今天重要的事又因为去救火不能做，所以明天又会着火，愈烧愈大，

如果一开始就想省下计划（Plan），执行（Do）的时间或许会一样，但却要花很多时间检核（Check），最后甚至无法行动（Action）。这就是某些企划案只能用来交差了事，实际执行却漏洞百出的原因。想要简化工作，必须做好明智的时间管理，把大部分时间都拿来做「重要但不紧急的事」。

3）审慎评估，避免规划失焦

「做计划」并不是写出厚厚的一本报告，而是一个「事先规划」的概念。很多人一开始就直接写计划（这可以称之为「小P」），却没有经过评估（也就是「大P」），最后结果一定会失焦。

比如说，老板要你写一份企划案，你没有问清楚老板的目的，也没请教专家或资深同事的意见（跳过了大P），回去就开始埋头找数据（直接进入小P）。最后写出一本不符老板和客户需要的企划，只好来来回回修改，反而浪费更多时间。

万一，你一直都忙着处理「急迫又重要的事」，没时间做计划，可以采取的策略就是「速战速决」，省下一点时间思考。

一般人之所以缺乏执行力，是因为没有高效率。建议用「大块时间法则」，把每天要做的事分成「容易的事」与「重要的事」，每天至少要有连续120分钟能专心做事，完全不受打扰。 先用前30分钟完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是回e-mail。时间一到，不管有没有做完，就切到规划项目之类「重要的事」上，如果做得起劲，超过90分钟也无所谓。

每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有没有做好，再调整明天的「Action」。只要能贯彻用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，达成工作与生活的终极目标。