银行询证函业务柜台操作规程.doc

银行询证函业务柜台操作规程为了规范我行询证函业务的柜台操作，根据财政部、中国人民银行关于做好企业的银行存款借款及往来款项函证工作的通知，特制定本规程。一、基本规定（一）业务介绍1、本规程所称“询证函业务”是指注册会计师在依法审查企业会计报表，验证企业资本，办理企业合并、分立、清算等审计业务时，以被审计企业名义向我行发函询证，以验证该企业的银行存款、借款及往来款项等是否真实、合法、完整，我行按照财政部、中国人民银行有关规定据实作出回复的业务，是我行提供给单位客户的一种中间业务。2、询证函中询证的事项可包括：银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况、借款、银行承兑汇票、信用证、保函等。询证函的申请人应为我行单位客户，询证函上应加盖单位公章或预留印鉴。对于询证函中询证同一客户两个及以上存款账户，且预留银行印鉴不相同的，客户可以分别加盖每个账户的预留印鉴或统一加盖公章。询证函的参考格式详见附件1，询证函的格式和事项可不限于参考格式中的内容。3、询证事项中所列银行存款账户若已被质押、冻结、控制的，或有保证金账户的，回函时选择“数据证明无误”的结论，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明相关情况并盖章。银行存款账户是否可以包括阳光理财机构客户理财产品账户应按产品说明书中的约定执行。4、我行可受理单位客户、询证函中载明的会计师（审计）事务所递交或邮寄的询证函。 5、询证事项仅限于单位客户在分行辖内的相关事项。若询证事项仅为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况的，各网点柜台可直接受理、回复。对于仅涉及本网点的上述询证业务，可由柜台经理审批同意后，加盖“柜台业务专用章（对公）”正式对外回函；上述证明内容如涉及分行辖内其他网点的，需由分行运营管理部协助填写并审核后，再由受理网点加盖行章正式对外回函。若询证事项为借款、银行承兑汇票、信用证、保函等，应比照我行公司客户资信证明业务的操作规程，由客户经理受理初审、有权审核人审核并报行领导同意后，再由受理网点加盖行章正式对外回函。6、询证函中已预印的事项但未填写询证内容的，我行回函时应从左上角至右下角划斜线，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明“会计师（审计）事务所未询证XX事项”并盖章。若询证函有多页，我行应将询证函加盖骑缝章。对于未编页码的，应统一在每页右上角空白处加注“共X页，第X页”。7、各行在受理询证函后，应通过我行相关业务系统、业务资料查询,与单位电话核实询证的情况和内容后再回函，并对回函信息的真实性负责，严禁出具与事实不符的回函。8、各行对寄来的询证函，应及时进行处理，原则上应在收到之日起10个工作日内予以回函。9、各行不得直接将回复的询证函原件交单位客户，应邮寄或递交给会计师（审计）事务所，我行留存复印件。若询证函中载明了回邮地址的，我行应按询证函中地址，直接邮寄给会计师（审计）事务所。若未载明回邮地址的，会计师（审计）事务所应出具加盖了公章的介绍信或公函注明指定经办人姓名、身份证件种类和号码，我行进行要式性审核，无误后应将询证函原件交会计师（审计）事务所指定经办人，在登记簿中上注明“不邮寄”并请其签收。10、柜台直接邮寄的回函，其复印件与验印核实行、收费单、工作表（如有）等一并随当日传票装订，柜员应在询证函备查登记簿中登记相关要素备查；非柜台邮寄的，按本行对外出具函件的管理规定，连同工作表建档妥善保管。（二）使用的凭证一般凭证：询征函工作表（三）业务办理范围询证事项为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况的，各网点柜台可直接受理并对外回函；上述询证事项涉及分行辖内其他网点的，需由分行运营管理部协助填写审批后再对外回函。（四）收费标准1、业务经办机构办理询证函业务应按中国银行服务收费表中列明的标准向单位客户收取手续费。2、若询证函由柜台或业务经办部门直接邮寄会计师（审计）事务所，可采取收件人付费方式代为邮寄询证函，或代理收费的方式向单位客户收取单程邮寄费。询证函也可以由柜台或业务经办部门通知会计师事务所到我行来领取。3、单位客户从结算账户支付上述费用的，应该在收费单上加盖预留印鉴。 二、业务流程（一）银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况的询证函操作流程1、仅涉及本网点账户的询证函若询证函的询证事项为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况，且只涉及本网点账户的，各网点柜台可直接受理并对外回函，具体流程如下：（1）柜员初审柜台人员受理询证函后应认真审核以下内容：1）询证事项为柜台可直接回函类型的，询证函内容是否合规、完整，是否有会计师（审计）事务所的邮寄地址，若无回邮地址的，会计师（审计）事务所应出具加盖了公章的介绍信或公函注明指定经办人身份信息；2）对单位客户询证函及收费单上加盖的公章、预留印鉴，通过验印系统审核公章（印鉴）是否正确，将验印核实行打印在内部通用凭证上；对于询证同一客户两个及以上存款账户且加盖预留印鉴的，应在验印系统中按存款账户分别核对预留印鉴并打印核实行。对于手动核验通过的，还应换人复核。3）对于会计师（审计）事务所指定经办人直接取走回函的，应审核经办人的身份证件与书面注明的信息是否一致，使用“5566单笔核对身份证信息（含照片）”交易对身份证进行联网核查；4）使用4402对公帐户余额查询、4404对帐单查询打印、4317账户冻结查询修改解冻等核心系统中相关交易，查询截止询证函中列明的日期各询证事项是否属实。对于询证投资人（股东）出资情况的，还应通过传票或影像平台传票扫描件、验资户开户资料中的股东投资信息等查询缴入款项的缴款人、金额与询证事项是否相符。5）按照询证函的收费标准，向单位客户收取手续费。由单位客户支付邮寄费用的，按邮政部门的相关标准向其收取邮寄费。6）初审无误后，经办人员填写回函，操作要点为：按照查询结果勾选数据相符或不符，对于不符的，应列明实际情况。对于询证事项中所列银行存款账户已被质押、冻结、控制的，或有保证金账户的，回函时选择“数据证明无误”的结论，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明相关情况。已预印事项但未填写询证内容的，我行回函时应从左上角至右下角划斜线，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明“会计师（审计）事务所未询证XX事项”。对于询证函有多页但未编页的，应统一在每页右上角空白处加注“共X页，第X页”。填写完毕后，在询证函相应的结论栏注明“经办人”并签章，交另一柜员复核。（2）复核柜员审核要点询证事项是否为柜台可直接办理的业务范围；通过电话与单位客户就询证函的出处和真实性进行核实，并在验印核实行凭证上注明核实情况（联系人、电话、核实结果、核实时间等）并签名。验印结果是否为“自动通过”，对于手动通过的还应二次核验。若为指定经办人直接取走回函的，应审核身份证件与书面所列信息是否一致，联网核查结果是否相符； 经办柜员填写的回函内容是否与业务系统、业务资料中相关信息一致，应手工加注“银行声明”栏的是否已经正确填写，多页询证函但无页码的是否已标注“共X页，第X页”；收费单的客户账号、金额是否正确。以上内容均审核无误后，复核柜员应在相应结论栏注明“复核人”并签章，交柜台经理审批。（3）柜台经理审批柜台经理应审核证明事项是否为柜台可直接办理的业务范围，验印核实行、联网核查结果和收费凭证合规，询证函已由柜员双人审核签章，无误后在相应结论栏注明“柜台经理”并签名。（4）对外出具保管“柜台业务专用章（对公）”的柜员凭柜台经理的签字，在询证函上“银行签章”栏、“银行声明”栏加盖“柜台业务专用章（对公）”，多页询证函应加盖骑缝章，并复印一份。询证函原件直接寄会计师（审计）事务所，复印件与验印核实行、联网核查结果、收费单一并随当日传票装订。柜员应登记询证函备查登记簿，记载相关要素包括回函日期、单位客户账号、户名、询证事项等。对于会计师（审计）事务所选择不邮寄的，应在询证函备查登记簿“备注”栏注明“不邮寄”，请指定经办人签收后可直接领取原件。2、涉及分行辖内跨机构的询证函若询证函的询证事项为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况，但涉及分行辖内其他网点，应按以下流程办理：（1）经办机构审核柜台人员受理询证函后，按照二、（一）1、（1）“仅涉及本网点账户的询证函”的审核要点进行初审后，填写“询证函工作表”(以下简称“工作表”，附件2)，在“协助查询的询证事项描述”栏注明请分行运营管理部协助查询的内容，在“填报人”栏签名，交柜台经理复审。柜台经理按照二、（一）1、（2）“复核柜员审核要点”复审，并审核工作表的内容与询证函是否一致，审核无误后在“填报人”栏签名，并加盖“柜台业务专用章(对公)”，连同询证函、验印核实行、联网核查结果一并传真给分行运营管理部审批。（2）分行协助查询分行运营管理部收到网点传真的“工作表”后，应由双人办理，审核内容包括：询证事项是否为柜台可直接办理的业务范围；联网核查结果是否相符； 验印结果是否为“自动通过”，对于手动通过的柜台经理已经二次核验；对于询证同一客户两个及以上存款账户且加盖预留印鉴的，是否已按存款账号分别核印。审核无误后，根据核心系统查询到的相关数据，填写工作表的“运营部门复核意见”栏，再由经办人员、复核人员签字，并加盖部门公章后回传至经办机构，工作表与相关资料随分行本部当日传票一并装订。（3）网点填写、审核经办机构收到分行传真的“工作表”后，由经办人员根据本网点账户的查询结果和分行查询结果，比照二、（一）1、（1）中5）、6）的操作要点收费并回函，注明“经办人”签章后交另一柜员复核。复核柜员应比照二、（一）1、（2）“复核柜员审核要点”复审，无误后注明“复核人”并签章，交柜台经理审批。柜台经理审核无误后注明“柜台经理”并签章。柜台人员将询证函与“工作表”传真件一并交网点负责人审核签字后，按照本行的公章用印审批流程在询证函上加盖网点公章后复印一份。（4）对外出具询证函原件直接寄会计师（审计）事务所，复印件与工作表、验印核实行、联网核查结果、收费单一并随当日传票装订。经办柜员应登记询证函备查登记簿，记载相关要素包括回函日期、单位客户账号、户名、询证事项等。对于会计师（审计）事务所选择不邮寄的，应在询证函备查登记簿“备注”栏注明“不邮寄”，请指定经办人签收后可直接领取原件。（二）询证事项超出柜台可直接回函范围的若询证事项包括银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况及借款、银行承兑汇票、信用证、保函等，各行应根据本行的组织架构和经营管理模式，制定相应的操作流程，回函的经办机构应负责填写“银行声明”栏、对无页码的多页询证函加注页码。柜台对银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况询证回函的真实性、准确性负责；相关业务部门对借款、银行承兑汇票、信用证、保函等回函的真实性、准确性负责。流程中涉及到柜台与业务部门之间、分支行之间协助查询的，应使用工作表流转。对外回复的询证函应加盖经办机构公章，多页询证函应加盖骑缝章。若询证事项仅为借款、银行承兑汇票、信用证、保函等非柜台负责回函的，应由经办机构的业务部门受理、初审，比照资信证明业务管理办法的有关规定，由有权审核人审核并报行领导同意后，再由网点加盖行章正式对外回函。柜台人员应协助核验询证函中的公章（印鉴）、与单位电话核实并在验印核实行凭证上注明核实情况、对指定经办人员身份证件联网核查并按规定收费。三、本操作规程由总行运营管理部负责解释、修订。四、本操作规程自印发之日起执行。附件：1、银行询证函（参考格式）2、询证函工作表附件1：银行询证函 （参考格式一，适用于会计报表审计业务） 编号： （银行）： 本公司聘请的会计师（审计）事务所正在对本公司会计报表进行审计，按照中国注册会计师独立审计准则的要求，应当询证本公司与贵行的存款、借款往来等事项。下列数据出自本公司帐簿记录，如与贵行记录相符，请在本函下端“数据证明无误”处签章证明；如有不符，请在“数据不符”处列明不符金额。有关询证费用可直接从本公司存款帐户中收取。回函请直接寄至会计师（审计）事务所。 通信地址： 邮编： 电话： 传真： 截至 年 月 日止，本公司银行存款、借款帐户余额等列示如下： 银行存款 账户名称银行帐号币种利率余额 备注 银行借款 银行账号币种余额借款日期还款日期利率借款条件备注 其他事项 （公司签章）（日期） 结论：数据证明无误 （银行签章）（日期） 数据不符，请列明不符金额 （银行签章）（日期） 银行询证函 （参考格式二，适用于资本验证业务） 编号： （银行）： 本公司聘请的会计师（审计）事务所正在对本公司实收资本（股本）进行审验。按照中国注册会计师独立审计准则的要求和国家工商行政管理局的有关规定， 应当询证本公司投资者（股东）向贵行缴存的出资额。下列数据出自本公司 帐簿记录，如与贵行记录相符，请在本函下端“数据证明无误”处签章证明；如有不符，请在“数据不符”处列明不符金额。有关询证费用可直接从本公司存款 帐户中收取。回函请直接寄至会计师（审计）事务所。 通信地址： 邮编： 电话： 传真： 截至年 月 日止，本公司投资者（股东）缴入的出资额列示如下：缴款人缴入日期银行帐号币种金额 款项用途备注合计 （公司或投资者签章）（日期） 结论：数据证明无误 （银行签章）（日期） 数据不符，请列明不符金额 （银行签章）（日期） 附件2：询证函工作表日期经办机构名称 填报人经办： 复核：协助查询的询证事项描述经办机构签章分行审核意见运营管理部审核意见：经办： 复核： （盖章） 业务部门审核意见：经办： 复核： （盖章） 业务部门审核意见：经办： 复核： （盖章） 行领导审批