公司出差管理制度模板.doc

公司出差管理制度模板

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2020年4月19日
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出差管理制度

第1条:总则

1、为了统一、规范管理员工因公奉派出差事项,特制订本制度;
2、本制度适用于本公司以及所属分公司因公出差的各级员工,出差涉及事项均须按照本制度规定执行;
3、本制度涉及审核批准的事项中,权责单位因故无法实施的,其指定代理人或指定授权人可代理实施,未经明确指定的人员确认无效;

第2条:出差类型:

1、当日出差:出差当日可能往返者。
⑴当日出差之交通费凭乘车证明实数支给。
⑵当日出差人员不得在外住宿;但因实际需要,事先呈报权责单位核准按远途出差办理。
⑶当日出差一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车,特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的,事前须由其单位经理或公司权责单位审核批准。
2、远途出差:出差必须在外住宿者。
⑴远程出差之交通费凭乘车证明实数支给。
⑵远途出差在其区域有公共汽车直达目的地的,须乘坐公共汽车,若因时间紧急或其它原因须经其所属权责单位批准后可乘坐出租车。
3、自备车辆出差者,公司予以适当补贴油费,不再另外报销交通费;
4、出差人员之交通工具除可利用公司、本人车辆外,以利用火车、公共汽车为原则;但因特急事情经公司总经理核准后方可利用空运交通工具。

第3条:出差签核程序

一、个人申请出差
1、出差人员应提前2—5日办理出差申请,填写<出差审批单>,并按以下核决权限逐级核准后方可执行:
2、分公司经理/总部部门经理出差,报请公司总经理审批(可经过邮件报请核准);
3、分公司部门主管出差,报请分公司经理审批;
4、业务或其它人员出差,报请分公司经理/部门主管(总部业务人员出差报请公司总经理)审批;
二、公司指派出差
1、即由公司权责单位或分公司经理、部门主管根据业务及其它工作需要,指派其单位涉及岗位人员出差;
2、指派出差均由指派人填写<外派单>,并按照本制度执行出差费用申请、核销事项;
三、其它规定
1、员工出差时限由审批权责单位或指派人员视情况需要事先予以核定。
2、因公务紧急,未能履行出差审批手续的,出差前能够通讯方式请示并经批准,出差后补办手续。
3、出差员工(总经理及以上人员除外)在出差前须到人力资源部或所属分公司考勤执行人处办理考勤登记。
4、出差期间因工作需要而延长出差时限的,须报请其所属权责单位审核批准;因病或其它不可抗力因素需要延长出差时限的,须及时通知权责单位并在出差结束后提供相关证明;经其调查确实后批准另给付出差旅费。

第4条:出差费用标准及相关规定:

一、出差时间核算:
1、出差当日12:00以前出发按1天计算;
2、出差当日12:00以后出发按半天计算;
3、此处涉及的时间以飞机、车船票等起／至时间提前／滞后2小时为准。

二、出差费用标准
公司出差费用标准
项 目
职 位

交通费用
油费补贴
住宿标准(双人标间)
出差补贴
公共汽车
飞机:经济舱
远途出差
当日出差
省会城市
非省会城市
远途出差
当日出差
公司/部门经理
实支
实支
80元/天
50元/天
150元/日
120元/日
50元/天
40元/天
分公司部门主管
实支
实支
80元/天
50元/天
120元/日
100元/日
40元/天
30元/天
业务或其它人员
实支
实支
80元/天
50元/天
100元/日
80元/日
30元/天
20元/天
备注:1、上述出差补贴标准(含餐饮、通讯等费用)均为交通费用或油费补贴以外的补贴项目;
2、出差补贴标准包含路程时间;

第5条:出差费用预支、核销程序

一、出差费用预支方式
1、因公出差的员工需预支出差费用的,凭核准的”出差审批单”至财务单位按规定办理费用预支,预支金额为核准金额的80%。
2、出差人员亦可先行垫付出差费用,出差完毕后凭相关票据进行核销;
二、出差费用核销程序
㈠核销规定
1、住宿费用按标准报销,超标自付,欠标不补;由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。
2、交际费用额度由总经理或分公司经理核准,未经核准费用自理。
3、所有报销项目均需凭发票等票据报销;不得虚报、冒领,上述情形一经查出,除追回报销款外,并视其情节轻重给以不同程度的处罚。
4、当日出差者不报销住宿费。
5、出差人员未经核准出差时间超过审批时间的,停留期间的涉及补贴、交通费按3折给付,特殊情况由总经理核准后予以全额报销。
6、本制度中涉及报销的费用,如遇特殊情况超支须提交书面报告经总经理审核批准后方可报销;
7、若出差应报销住宿费无相关凭证者,则按相应住宿费标准的50%支付。
8、员工出差期间原则上不得报支加班费;节假日出差的,经其所属权责单位批准并由人力资源部复核后,可酌情安排补休。
㈡核销程序
1、员工须在出差结束后3个工作日之内完成差旅费的报销工作,并呈交一份”出差报告单”。
⑴从财务单位领取<报销单>后,依财务单位规定的标准粘贴相应的正式发票(补贴部份不需发票)。
⑵填好<报销单>的所有明细,出差人员签字后,呈报核决权限逐级核准:
A:分公司/部门经理出差报销单据须经公司总经理核准;
B:分公司部门主管出差报销单据须经分公司经理核准;
C:业务或其它人员出差报销单据须经所属单位经理/部门主管核准;
2、财务单位复核程序
⑴财务单位人员按照本制度规定,复核单据的规范情况,包括”出差审批单”、票据的张贴、金额核实、权责单位核准签字、报销时间等;
⑵经其复核确认后,予以办理涉及人员的出差费用报销事项;
⑶对于出差费用的超标部分不得报销;
⑷涉及超出规定时间进行费用报销的,出差费用按照标准的6折支付;
3、出差人员为两人或两人以上差旅费支出、报销说明:
⑴出差小组中须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作,其它人员仍须签字证明;
⑵<报销单>中的补贴金额由报销人根据”公司出差费用标准”中的标准分发补贴金额;
⑶出差期间发生的费用中,如有公司不予报销项的支出额,由出差人员(除董事长、总经理外)根据”公司出差费用标准”中的标准分摊;
3、凡随同董事长、总经理出差的所有员工,其出差补贴只能享受其标准的50%;
4、所有员工出差所发生的差旅费,均分列入项目成本;
5、借款及报销原则为:前款不清,后款不借。

第6条:附则

1、本制度由公司人力资源部负责解释。
2、本制度的拟定、修改由人力资源部负责,报公司总经理批准后执行,修改后亦同。
3、本制度自颁布之日起实施( .04.10颁布)。

第7条:附表

1、出差审批单
出差审批单
出 差 人

公司/部门

职 务

制单日期

出发时间

出差地点

交通工具

出差类型

1、出差事由:

2、差期:
从 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分;
大致共计 天 时 分;
部门主管审批
公司/部门经理审批
公司总经理核准

签字:
日期:

签字:
日期:

签字:
日期:
备注:该单须按照核决权限逐级核准。
2、出差报告单
出差报告单
每日行程及任务完成情况:
时间段
工作内容及任务完成情况
备注

实际总费用

超预算金额

超支说明:

部门主管审批
公司/部门经理审批
公司总经理核准

签字:
日期:

签字:
日期:

签字:
日期: