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管理处物业助理岗位工作说明书

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物业助理 岗位工作说明书

姓 名

岗位(职位)
物业助理
所属部门
管理处(客户服务中心)
直属上司
管理处(客户服务中心)主任
岗位(职位)
管理处(客户服务中心)主任
直属下级
无
工作职责
在管理处主任领导下,开展管理处日常工作.

工作内容

1、 熟悉区域的业户情况、 楼宇、 消防等设施设备的分布, 办理业户收楼手续,与业户验收物业,向业主解释说明公司各项管理制度、 收费细则, 与业主签订业主公约、 防火责任书、 协议等; 办理业户证、 停车证。
2、 协助办理业户装修、 入住手续, 根据《装修手册》及装修管理规定, 正规指导业户办理装修申请, 告知业户装修过程中应注意的事项, 将审批结果通知业主, 办理《装修许可证》、 《装修工作证》。并知会保安、 工程、 清洁予以协助监管、 检查。
3、 受理商户广告牌申请。协助商户办理工商牌。
4、 受理业户之电话、 口头、 书面投诉并作记录。迅速赶到现场了解实际情况予以解决, 不能够马上处理的迅速及时联系有关部门作正确有效的处理, 遇紧急情况或失控事件立即汇报上级。
5、 负责处理公共设施和用户室内设备报修工作, 及时通知工程部维修。
6、 负责按规程每日巡查辖区内分管之楼宇设施及安全防范、 清洁绿化公共场所使用等情况, 巡查发现问题统一由前台下单, 做好巡楼记录及处理一般事件( 如不文明、 乱扔、 乱吐、 破坏公共设施及不安全行为、 现象; 做好每日工作日记, 巡查业户装修情况, 确保无违章装修出现, 并办理清运余泥等到事务。
7、 负责起草、 记录相关事件报告、 给业主信函及其它物业管理公文及外发文件的具体跟进。
8、 具体跟进清洁、 工程、 保安等现场工作、 值勤情况。发现问题向部门主管予以汇报, 必要时发”工作协助通知单”。
9、 负责空置房的巡查、 管理钥匙等。
10、 具体落实管理费等费用的催缴工作。
11、 负责与业主建立、 保持良好的工作关系。
12、 完成管理部整体业务目标。
13、 完成上级交办的其它任务。
权 限

1、 向管理处主任负责
2、 检查、 巡查区域的治安、 消防、 违章、 卫生、 绿化、 维修、 公共设施权力, 并经过工作单形式来解决发现的问题。并沟通、 协助相关部门, 督促其在要求时效内完成。
工
作
关
系
部门
内部
1、 向管理处主任负责, 成为管理处主任的得力助手。
2、 与物业助理间相互协助, 沟通。
3、 与清洁组主管、 会所主管进行沟通, 发现问题及时沟通解决。
4、 与工程部协调解决维修事务; 与保安部协调解决治安、 消防、 车场等事务。
5、 与财务部沟通, 加强收费的及时率及收缴率, 及时将所收费用情况反馈该部。
部门
外部
1、 与业主建立良好关系, 发挥群众力量, 成为业主的好帮手, 好朋友, 好管家。
2、 与房管部门、 居委会、 等相关业务单位建立良好业务关系。
工作绩效
要求
1、 不按时上班;
2、 离岗、 串岗;
3、 不按规定着装;
4、 仪容仪表差;
5、 维修单跟进率100%;
6、 执行首问责任制服100%, 有效投诉处理率100%;
7、 区域应收费率月度90%以上, 季度97%以上, 年度99%以上;
8、 按规定巡楼率100%, 巡楼记录率100%;
9、 区域清洁绿化保洁率达98%;
10、 月度业户走访率10%, 年度100%;
11、 内务整洁率 %;
12、 收费率95%
13、 回访及时率100%
14、 走访率100%( 年)
15、 收楼率100%
16、 装修违规率0%
17、 物业、 业户、 出租等建档率100%
18、 社区文化组织: 一年不少一于四次

任职资格
性别
不限
学历
职称
中专以上,
持物业管理上岗证1年以上
工作
经验
物业管理2年以上熟悉物管日常工作, 有交收楼工作经验
年龄
20～35岁
工作
技能
自我激励责任心强
国粤语流利
善于解决问题, 执行能力强
较强心理承受能力个性开朗
既有独立工作能力, 又善于团队合作, 协调能力
服务意识强
专业的礼仪礼貌, 沟通技巧
细心、 周到、
具良好的语言表示能力
熟悉人事行政工作, 有一定的写作水平,
熟悉电脑操作;
专业
知识
了解有关政策法规;
房地产知识
物业管理知识
装修知识
房地产、 物业管理相关法规
心理学
公共关系学
现代礼仪学

物业助理应会:
1、 能看懂房屋平面图、 剖面图、 立面图, 会丈量面积, 会计算房屋建筑、 居住面积;
2、 懂房屋结构, 验收的方法及标准; 懂墙裂、 地面裂等基本原因, 及维护的办法;
3、 懂房产档案的整理、 归档、 编目、 存档及档案资料保管常识;
4、 会看水表、 电表、 煤气表, 能发现电线路、 供水管的一般故障;
5、 懂园林绿化的基本知识; 懂消防安全知识及设施使用;
6、 懂发生火警、 台风、 盗窃案等紧急事故的应急措施;
7、 具一定的组织能力, 会宣传、 发动、 组织业户参与管理及公益活动; 搞好消防安全、 园林绿化、 清洁、 房屋维护、 设施维护, 违章清理; 协调邻里关系;
8、 会处理来访、 投诉;
9、 写作能力, 处理公文、 来信;