物资入出库管理要点.doc

黑龙江建龙钢铁有限公司
制度编号：C4368
制度页数：共18页
物资入出库管理要点
编 制：孟宪迪
审 核：牛庆国
批 准：张志祥
主办单位：供应处
发布日期：2014年2月27日
生效日期：2014年2月27日
第一章 总 则
第一条 目的
为规范物流系统的操作流程，使采购物资验收入库及时，保证物资安全、物流顺畅，特制定本要点。
第二条 本要点适用于黑龙江建龙钢铁有限公司各生产厂（处）使用的材料、备品备件、合金类物资的仓储管理，不含大宗原、燃料管理。
第三条 术语
1、收料通知单：接收物资的凭证，由采购订单下推生成；
2、采购合同：业务员签订的采购合同；
3、退货单：物资质量检验不合格需要退回，由验质员凭验收单下推生成（已收料，保管未入库物料，此退货通知单指erp系统）。退货单由保管员、工程设备处验质员、储运室主任和供应处一级主管签批后可作为供应商退货出厂的凭证；
4、外购入库单：物资验收合格的入库凭证，由收料员凭收料通知单下推生成物料验收单，验质员下推物料验收单后，收料员、保管员确定生成；
5、收料员：负责数量验收确认并建立验收单；
6、检斤物资：需要到磅房进行称重，并经过扣皮、扣杂、扣包装等以实收重量入库核算的物资；
7、物资出厂：物资被运出厂区保卫的门限或物资运输过程经由厂区外的物流行为，物资出厂包括物资的内部支领、物资的外修、物资的退货、物资进入库房后直发现场、未在同一门卫区域内不同核算单位之间的物资流通行为、物资的外借；
8、物资进厂：物资从厂区外或经由厂区外运到厂内的物流行为。包括：物资的采购、外修外借物资回运。
第四条 运行整体原则
1、所有经供应处外购的物资都必须进入物流系统，上述物资的入库、出库等经营活动都必须在系统中进行；
2、对口管理原则；
3、物资流入与物资流出平衡的原则，公司财、物在流动过程中总量不变原则。
第二章 职 责
第五条 供应处
1、负责到货物资的接收、入库、发放、仓储、配送等工作。
2、负责超帐龄物资的处置及对产生单位提出考核意见。
第六条 工程设备处
1、负责到货及现场退库物资的验收；
2、负责到货仪表类物资技术指标的检测；
3、工具、电脑及配件、监控和自动化备件、工程物料领用的审批；
4、负责对下线设备及备件处置的判定、退库物资的验收及各分厂无旧料领料的审批；
5、组织库存超龄物资呆滞判定；
6、组织库存A、B、C分类的判定；
第七条 技术处
负责到货物资理化指标的检测。
第八条 安保处
1、安全、劳动保护用品验收和审批；
2、计量检斤单据的打印；
3、负责库房安全保卫工作；
4、负责进出库房人员、车辆登记检查，进出库房物资的检查；
第九条 生产处
1、负责分厂紧急领料的核实和审批；
2、负责配送过程中所需吊装机具的审批、派遣及结算工作；
第十条 各生产厂、中心、处室
1、直送现场物资质量验收、卸车，物资领料单的录入和审核；
2、负责配送物资数量核对、外观质量检验及到货卸车、返库物资装车等工作；
3、库存物资的账龄分析；
第三章 物资的分类
第十一条 库存物资的分类
库存物资按照缺失对生产线的影响分为A、B、C类。
1、A类：生产线只安装单台套设备（无备用的设备），或具有相对的单一性，无重大人为或自然因素不易损伤的整机或部件，但存在突然损坏的可能性和更换周期的不确定性，发生故障直接造成生产中断，造成重大损失或主作业线停产的重大事故（含影响安全环保），此类备件为A类备件。
2、B类：备件相对可预知预测，消耗与产量周期成一定比例，更换周期为6个月以上的备件为B类备件。
原则上B类物资到库后3个月内必须支领，工程设备处批准在库的部分除外。
3、C类：每月有固定消耗量的备件，低值易耗，且少有修复价值，为C类备件。包括工艺消耗类物资、通用物资、具有发放周期的劳动保护用品；办公用品 ；五金；工具类用品；印刷品；有质保期的涂料、橡胶制品、保护渣；消防器材；标准件；季节性物资；钢材等不影响生产工艺主线生产的备件。
C类物资到库一个月内必须支领。
第十二条 物资ABC类的系统化
1、按照物资的分类定义，工程设备处专业工程师组织相关分厂点检技术人员、供应处编码员、部门主管对ERP系统的物资清单按照编码对应确认物资属性。
2、物资新增编码时ABC分类属性由分厂提出，工程设备处专业工程师审核确认后，编码员负责进行ERP系统维护。
3、现有系统的物资编码属性，由工程设备处、分厂、供应处确认后，交编码员确认进行系统维护，作为考核的系统依据。
第十三条 物资属性变更
当物资的使用环境发生变化或在使用过程中物资缺失对生产影响程度发生变化。走公文申请变更，变更顺序为分厂点检、作业长、分厂厂长、工程设备处专业工程师、工程设备处长、供应处编码员、供应处主管处长。
第四章 物资入库管理
第十四条 物资入库
1、物资到货后由业务员依据采购订单下推生成收料通知单，由收料员打印收料通知单，收料通知单一式三份：收料员存根一份，保管员一份，验质员一份；收料员依据收料通知单及承运厂家发货清单在ERP系统中核实计划内容，合理安排存储库房或直送现场；同时在现场核对到货物资名称、规格、型号、单位、数量（检斤物资以磅单为准）、外包装完好情况等；对于有技术要求的到货物资还需根据情况提供图纸、材质单、检验报告等随机文件，核对无误后交由验质员进行验质。
2、收料过程中发现数量和外观质量等异常，收料员将到货异常物资放置指定区域同时将此情况反馈业务员，由业务员在7日内处理完毕，未接到业务员反馈意见时，收料员不得进行收料签收；验收无误后下推生成物料验收单给验质员，验质员凭物料验收单对物资进行检验，合格后下推物料验收单给收料员，并由收料员下推至相应保管员，保管员对物资进行确认、填加仓位，办理入库，最终形成物料入库单。验收入库流程（见附件一 物料验收入库流程）。
3、需过磅检斤的入库物资，必须进行过磅计量，然后依据系统检斤数量办理入库，对于含包装等杂物的到货物资根据合同规定，入库时还需做扣杂处理。
4、对于少量到货物资，收料员当日完成数量验收，成批量到货需在2个工作日完成，并在当日完成物料验收单制单、打印工作。
5、对于所有入库物资，收料员数量只能改少。如果数量多时:
（1）未超合同数量，业务员补收料通知单；
（2）对于检斤物资，到货后由收料员、验质员通过检尺、核实理论重量、核对对方发货磅单的方式核实到货实际重量，当超下推数量的10%时，在收货卸车时控制总量，否则需经供应处一级主管批准签收并备案。
6、无计划到货物资收料员拒绝收货，特殊情况需业务员提供保证函，由供应处处长签批方可收货，收料员备案留存；超计划数量到货物资业务员需在一周内完成合同签定或退货处理，其他异常到货的物资由收料员进行登记并及时反馈相关业务员，由业务员制定完成措施及完成时间。超时间节点未完成，反馈至供应处处长。
7、下列物资到货可直接送至现场：
（1）装卸费用较高不宜发生倒运的物资；
（2）库房不具备保存条件的物资；
（3）为分厂定向采购的大型专用设备、备件；
（4）临时计划及生产急需物资；
（5）定向技术改造、新增的固定资产计划项目到货物资；
（6）其他突发事故临时到货；
A类物资符合上述第3条至第6条的情况时，由储运室与分厂协商存放地点，现场存货优先。B、C类物资到货后，符合上述条件之一者由储运室确认发往现场。直发现场由分厂组织人力和机具负责卸车。
8、工程用材料、直发现场物资由业务员下推收料通知单后，收料员在系统中核对并打印收料通知单签字，业务员持两联收料通知单送货到现场，使用单位验数、验质并在收料通知单上签字（数量由领料员签字、质量由现场指定具有资质的专业人员验质签字），并由使用单位一级主管签字盖章，使用单位留存一联，另一联由分厂两日内返回供应处收料员处，由供应处收料员一个工作日内办理入库手续。（见附件二 直发现场物料验收入库流程）。
9、到库的合金辅料，保管员根据分厂需求情况安排直送或存储库房，并且通知相关人员取样、验收。合金辅料存放场地要根据分厂使用频次和消耗数量合理安排存放地点，减少倒运费用；露天存放还应采取苫盖措施。
10、委外维修物资出厂未在储运室登记，需经供应处一级主管批准才能办理入库。
11、验质人员对少量到货物资，应在当日完成质量的验收，成批次大量到货物资验收工作不得超过3个工作日，仪表、油品技术指标的检测不得超过5个工作日，并在完成验收当日进行物料验收单制单确认工作。对验收不合格物资，验质员应在当日以邮件形式将未入库原因反馈收料员和保管员。
12、到货未入库物资，需在库房建立单独存放区域，任何人不得发放，分厂急需领用该类物料时，需使用部门提出申请，工程设备处审批，供应处处长同意，保管员方可进行发放；因型号不符、产品升级换代，造成产品到货后不能入库，工程设备处验质人员做系统退货处理；当分厂点检工程师、工程设备处区域工程师确认到货与现场物资性能及价格一致时，分厂按照到货型号在一周内补入临时计划，按照更改后合同型号收料入库并将原编码禁用。
第十五条 退库物资
1、工程材料如钢材、管件、水泥、水泥添加剂、耐火材料等，工程结束后剩余物资在1个月内通知工程部内部协调使用，若需退库时项目部列出清单按照附件三要求，报工程主管副总及经营副总审核交供应处组织退库。由于申报计划数量过多，退货物资数量较大或物资超过保质期无法退库造成损失时，工程项目部需形成书面材料报工程处长、工程主管副总及经营副总审批，并按照退库物资价值的3%列入项目部考核。
2、已经经过支领做过出库手续的物资，在库外使用或停放一段时间后，不再使用需返回库房的物资。退库物资须由退库单位列出退库申请:
（1）分厂设备退库须提交工程设备处对设备新旧程度进行认定的物资清单，由供应处业务室确认现行新品价格后，提交供应处主管处长审批，由供应处物资储运室督办相关单位完成系统退库手续 。
（2）分厂或工程用耐火材料、合金等生产消耗性物资退库，技术处对上述材料的失效程度进行判定, 由供应处物资储运室督办相关单位完成系统退库手续 。（见附件三 退库物资审批表）
（3）退库物资的价值确定：
a、按照新旧程度与原价值的乘积进行定价；
b、工程退库大宗原材料物资非完整定尺材料按照废钢价格退库，废钢价格由业务员按当期价格签认，完整材退库按退库时价格确认，退库数量以检斤过磅为准。
c、退库物资在系统中执行退库物资流程，工程帐户已经封账时，供应处储运室做盘盈处理。
第十六条 不能入库物资
1、无收料通知单物资；
2、按照合同相关质量标准，设备部门验收不合格、型号不符的物资；
3、超计划数量和超检斤设定范围的物资；
4、到货物资与收料通知单不符的物资；
5、损坏及失效物资；
发生以上情况时，物资储运室主任要及时向供应处主管处长汇报，并督促业务员在7日内办理相关手续，否则供应处对业务员进行考核。
第十七条 保管员接到收料员的入库通知单，应在一个工作日内完成入库手续办理工作，大量到货不得超过3个工作日。
第十八条 入库单的打印
（1）入库单只能由收料员打印一次，特殊情况二次打印时，需说明原因，并由责任人在系统中提出申请，经由供应处主管处长审核后，方可进行打印。
（2）入库单一式三份：保管员一份、供应商一份、业务员一份，由业务员将打印的入库单随发票转到财务入账。
第十九条 退货
1、采购物资退货时，工程设备处验质员下推生成退料通知单并审核打印，经供应处保管员签字、物资储运室主任和供应处一级主管审批后作为出门证即可退货。
2、对于到货未验质已发现型号不符、发错货等原因需退货的物资，由业务员办理退货手续，需保管员、收料员、业务员签字，业务室主任和物资储运室主任审批方可放行。（附件四 黑龙江建龙钢铁有限公司出厂物资备查表）。
3、检斤物资不合格退货时，由业务将进货磅单结算联交供应处收料员留存，由收料员书面通知司磅员检斤，保管监磅，并由司磅员在退料磅单上备注退货字样，出具退货磅单，收料员在收到退货磅单后，在进货磅单上注明退货磅单号、数量，并计算出实际收货量后办理入库。
第五章 物资出库管理
第二十条 物资出库
1、正常物料出库按ERP物流流程在系统中执行出库。（见附件五 物料计划内领料作业流程）
2、直发现场物料出库：直发现场物料领料严格按物料领料流程执行，当月必须支领完（以每月25日前入库为限），如当月内没办理完领料手续，对分厂处以100元/项的考核。
第二十一条 下列物资必须在货到后规定时间内出库
1、劳动保护用品按照月初的发放计划在每月定期发放，由安保处统一签批，新入企员工除外。
2、办公用品、印刷品在货到后一周内支领，由保管员通知各计划单位在一周内办理出库手续。
3、五金、工具类用品、标准件（储备计划除外）和消防器材要求在货到后一周内支领。
4、有质保期的涂料、橡胶制品、保护渣、油品等有质保期要求材料在货到后3个月内支领。
5、安全整改类物资、定向技改、新增的固定资产项目入库后一月内支领。
6、大中修计划物资必须在大中修期间全部支领。
7、通用材料件及工程物资需在入库一月内支领。
8、专用备件和设备在到货2个月支领，事故件除外。
9、临时计划到货物资在入库后7日内支领。
第二十二条 先进先出原则
1、库房对不同批次的到货物资进行标示，单独挂牌，单独出库，先入库的要先出库。
2、有质保期的物资在质保期到达前一个月由储运室出具报告交由分厂支领或供应处业务员处置。
第六章 物资的出入门管理
第二十三条 物资出门分为以下几种情况：
1、正常领料出门：由供应处物资储运室相关保管员打印四联领料单，配送人员凭借第四联出门（交出门保卫人员）。
2、工作日因系统或其他问题不能出具领料单及节假日或夜间领料，按照附件六《应急支领物资申请单》规定流程执行，使用单位材料员在上班第一个工作日内办理出库手续。
3、外销物资出库，保管员必须以外销合同作为录入领料单的依据进行办理出库，外销合同统一归档专人管理。
4、物资借给公司外其他单位，需经总经理批准，借领物资人员凭借领相关手续，到供应处处长审核后，到库房交储运室主任办理相关手续，批准手续一式两份，一份保管员留存,作为发货凭证和索还依据，另一份在保管发货签字后交给借用部门作为付货凭证。
第二十四条 生产现场外修物资出厂时，业务员（或供应商）凭分厂开具厂内出门证连同合同或外修物资协议复印件(无外修协议及合同的物资外运要经供应处处长的审批)到物资储运室主任处登记签字后方可出门。
第七章 库存物资的帐龄分析与应用
第二十五条 账龄分析分类
账龄分析分为3个月账龄、6个月账龄、12个月以上账龄。
第二十六条 账龄分析原则
1、A类不可估算换修周期的备件，不列入呆滞物资的划分，但必须列入检讨范畴，并由申报单位出具在用、停用、报废处置意见。
2、账龄分析的主体在分厂，账龄分析需坚持实事求是的原则，任何对账龄数据的检讨都是以减少呆滞为目的。
第二十七条 账龄分析内容
1、3个月、6个月、12个月以上三个阶段账龄分段统计，要按照不同的分厂不同账龄列出明细项目并对每项物资标明类别。
2、按使用单位统计不同账龄组物资的历史变化趋势以及A、B、C类物资的占用金额（工程设备处批准存放的B类物资单独标示）。
3、账龄汇总物资总的历史变化趋势。
4、账龄物资A、B、C比例变化的原因及分析。
5、改进意见。
6、超帐龄物资的处置及对产生单位的考核意见。
第二十八条 账龄分析周期及表现形式
1、账龄分析每月进行一次，在每月1日财务关帐后，由供应处从系统引出数据提交各分厂分析、工程设备处确认，每月在13日前在信息平台公布账龄分析结果。
2、供应处在设备月例会上汇报帐龄分析结果及考核意见，由生产（设备）副总、经营副总审批后交人事行政处、财企处执行。
第二十九条 账龄分析的应用
1、3个月以上账龄分析用于督促分厂对月计划的管控，提高库存物资使用的计划性。
2、6个月以上账龄分析用于确认呆滞物资，经工程设备处审批确认的A类物资及可存储的B类备件除外。
第三十条　呆滞物资的处置
1、依照呆滞物资确认表，各分厂对于可支领的项目，各分厂按月制定支领时间表，支出使用（B、C类物资必须列入支领计划）。供应处每月在公司内网通报使用单位的支领兑现率。
支领兑现率=单月实际支领金额/使用单位计划支领总金额。
2、公司内部使用单位领用其他单位产生的呆滞物资，参照下列办法执行：
帐龄
支领价格系数
原责任单位承担价格系数
≥12个月
0.85
0.15
≥24个月
0.7
0.3
≥36个月
0.55
0.45
各领用单位领用的各时间段呆滞物资均按ERP系统实际价值办理出库手续，月末供应处对各单位领用的呆滞物资、账外物资等进行统计，经供应处、工程设备处、经营副总审批后，报财企处参照上表比例冲减考核成本。
3、呆滞物资中其他部门未确认支领的部分由供应处组织对外销售。
4、呆滞物资确认无法外销、支领时，供应处组织工程设备处、分厂、财企处等相关部门现场鉴定报废，按照相关规定程序审批后处理，无法返厂外销的黑色金属类（含机械备件）物资按废钢处理。
第八章 物资的配送
第三十一条 配送时间
1、库房物资实行集中配送，各分厂领料员必须在周一、周三下午15:00前完成周二、周四需领物资的领料单录入及审核工作，保管员将审核完毕的单据打印并交给配送员，配送员根据配送路线和物资装卸情况，安排配送顺序，次日上班进行配送，周二、周四如没有配送完,周三、周五继续配送。
2、各分厂如有突发事故，需要领料的，必须由生产处总调度室通知协调供应处处长批准后，储运室安排配送。
3、工程项目物资及分厂除集中配送日外的日常领料供应处不进行配送，领料单位自备车辆在物资储运室人员的监督下自行领料，供应处负责库内装车，工程物资支领产生的费用参照施工合同计提，分厂支领物资产生费用由分厂自行负担。
第三十二条 配送相关规定
1、供应处物资储运室负责配送物资装卸机具的申请，生产处负责装卸机具的审批和派送，领料单位负责配送物资的现场卸车工作。
2、汽、柴油物资的领用需领料单位提前向物资储运室提出申请，物资储运室将在每月10日、20日、30日派车配送（遇法定假日顺延）。
3、配送物资中含有“以旧领新”且需返回物资储运库的物资，领料单位材料员需提前做好返旧物资的准备工作。
4、精密仪器、仪表的配送由领料单位自行派专人到物资储运库领取，供应处物资储运室提供车辆负责配送。
5、机修厂机加备件的配送，领料单位派人到机修厂领取并负责装车，物资储运室提供车辆进行配送。
第三十三条 其它
1、领料单位应在配送车辆到达现场10分钟内组织卸车。
2、每个领料单位固定1-2个卸车地点。
第九章 附 则
第三十四条 本要点自发布之日起执行，原供应处编号为：“C4321”的《物资入出库管理要点》（2011年9月2日发布）；“C4365”的《物资配送管理要点》(2011年11月17日发布)同时废止。
第三十五条附件
附件一：物料验收入库流程
附件二：直发现场物料验收入库流程
附件三：退库物资审批表
附件四：黑龙江建龙钢铁有限公司出厂物资备查表
附件五：物料计划内领料作业流程
附件六：应急支领物资申请单
附件一：
物料验收入库流程

附件二：
直发现场物料验收入库流程

附件三：
退库物资审批表
序号
物料名称
规格
型 号
计量单位
物资原值或目前市场成品价格
新旧程度
验质员
退库物资残值
1

2

3

4

5

6

7

8

9

退料单位

专业部门
工程设备处

技术处

供应处

工程副总考核意见

经营副总考核意见

备注
1、工程设备处、技术处负责对退库物资的原值及新旧程度的判定，判定共分为10级，没有使用全新为10级，3级以下为报废。
2、此表报批后由退库单位在系统中退库，供应处主管处长参照此审批单及过磅单办理退库手续
3、此表报批后，退库单位将原件留保管员处，复印件留存以便办理退库手续。
4、本表不适用固定资产类物资的转移，固定资产类物资参照其它相关制度执行。
5、退料单位需在审批单上注明退料原因。
退库单位:

退库日期:

附件四 ：
黑龙江建龙钢铁有限公司出厂物资备查表
出厂物资申请单位

承运车辆型号

牌照号码

物资名称
规格型号
数量
1

2

3

4

5

6

7

8

申请出厂时间

出厂时间

出厂物资申请事由：

供应处主管业务员（签字）： 年 月 日

供应处库房保管员（签字）： 年 月 日

供应处库房收料员（签字）： 年 月 日

供应处库房主管（签字）： 年 月 日

供应处业务室主任（签字）： 年 月 日

附件五：
物料计划内领料作业流程

附件六：
应急支领物资申请单
申请单位： 申请人及工号： 申领时间：
序号
物资编码
物资名称
规格
单位
数量
实际发放数量
备注

使用单位值班二级主管： 生产处值班调度长：

保管员（或值班人员）：

注：此联由领料单位交安保处门岗

应急支领物资申请单
申请单位： 申请人及工号： 申领时间：
序号
物资编码
物资名称
规格
单位
数量
实际发放数量
备注

使用单位值班二级主管： 生产处值班调度长：

保管员（或值班人员）：

注：此联由物资储运室留存

17