记录控制程序(0002).docx

文件更改记录

序号
更改日期
更改内容
更改人
版本
生效日期

文件分发范围
□总经理 [ ]份 □经营部[ ]份 □技术检验部[ ]份
□综合办 [ ]份 □生产部 [ ]份
□财务部 [ ]份 □仓 库 [ ]份
备注： 1、文件要求每页印有“受控文件”印，否则此文件视为无效版本。
2、 文件需要分发的部门在 “□”内 打“√”。

编制：
审核：
批准：
日期：
日期：
日期：

1. 目的
对记录进行有效的控制和管理，以保证提供本公司质量、环境和职业健康安全符合规定要求的程度和管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正和预防措施提供依据。
2. 适用范围
适用于所有与质量、环境和职业健康安全管理体系活动相关的、有保存价值的记录，包括供方提供的记录的控制。
3. 定义
记录：组织在日常运营当中，记录运营过程所产生的表格等文件。
4. 权责
4.1 管理者代表:负责组织所有质量、环境和职业健康安全管理体系管理工作。
4.2 各部门：负责本部门质量、环境和职业健康安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的质量、环境和职业健康安全管理体系。
4.3 综合办：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。
5. 程序
5.1 记录的标识编号：记录的标识编号按《文件控制程序》执行；
5.2 记录的做成和记录要求
5.2.1 记录的发生必须由活动的直接责任人（实施者或操作者）按要求内容对活动的实施情况或结果及时记录，保证记录内容清楚、完整且真实、有效，不得在记录上乱写乱画；
5.2.2 记录时应使用不易擦除的笔，不需填写的项目用笔划去。发生误记的场合，用一横划去后在误记处的周围将正确的数据记入并盖上订正者章或签名；
5.2.3 任何人员不得随意删除或改动记录。记录完成后，记录者应在规定处签名或盖章填写日期，然后交部门主管核查，各相关栏目负责人签名不允许空白；
5.3 记录的媒介形式
本公司目前仅以书面形式作为记录的记录及保存形式，暂不考虑将其它媒介形式用于记录。
5.4 记录的收集、保存、保护
5.4.1 各项记录的记录人员有责任及时将已完成核查的记录送交规定的管理部门（或人员），记录管理人员应及时按类别整理，当发现有未及时上交的记录时，有权进行催问及索取，以免记录丢失。
5.4.2 当有价值和有必要的记录确认已被收齐并汇总，为保持顺序号或日期页码的连续，管理人员应及时用文件夹对记录进行装订，同时在文件夹正面及侧面做出标识，以便于日后查阅。
5.4.3 装订成册或用文件柜（箱）归档的记录，应考虑在封面标识或使用清单的方式标识，以便于存取和检索；
5.4.4 各部门依据《记录一览表》上所列的保管期限，对各自业务范围内的记录妥善保管，以便必要时查阅；
5.4.5 各部门的记录保管人员必须将记录存放于干燥通风的场所及环境，并注意防潮、防火、防虫蛀、防鼠害、防霉变和散乱、丢失，所有的记录保持清洁、字迹清晰；
5.4.6 记录如果使用的是热感传真纸，要考虑是否能在保存期内不会褪色，否则要将其复印后保存；
5.5 记录的借阅和复印
5.5.1 记录一律不外借和复印，在保管场所查阅，当顾客或其代表及其他第三方组织根据合同要求，在商定的期限内需查阅记录时，只有当总经理（或其代理人）许可的情况下，方可获得记录的复印件；
5.5.2 内部借阅必须由职能部门主管批准并填写《文件借阅/复印记录》；
5.6 记录的销毁
5.6.1 记录管理人员应每年对管辖范围内的记录进行检查，挑选出到期的记录，并作如下处理：
a）不涉及金额的记录，须用圆珠笔或钢笔划上“×”号，当草稿纸用；
b）涉及金额的记录，应实行销毁。
5.6.2 在处理到期的记录前，应送交相关部门确认，最后由总经理确认是否须有部门必须延长保存期的记录，经审批确认，销毁的记录应填写《文件销毁记录》；
5.7 记录格式
5.7.1 各部门的记录格式，依《文件控制程序》中部门文件的编制方法执行；
5.7.2 记录格式更改时，执行《文件控制程序》中有关文件更改的规定；
5.8 本标准实施前做成的记录的处理:
本标准实施前做成或受理的记录，从本标准实施日起按本标准有关保管、保存、销毁的规定管理。
5.9 本标准形成的记录依据本标准相关条款执行。
6. 相关文件
6.1 《文件控制程序》
7. 相关记录
7.1 《记录一览表》
7.2 《记录清单》