安质办公室主任岗位任务说明书.doc

安质办公室主任岗位任务说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考
安质办公室主任岗位任务说明书
编号:___YD/CG/012拟　　制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
船管部
岗位名称
安质办主任
直接上级
指定人员
所辖人员
安质主管

二、工作说明
1、主要职责
1、负责制定安质管理工作计划。
2、负责组织收集和管理有关安全质量的资料、信息。
3、负责维护SMS体系文件。
4、负责监督、指导体系的运行。
5、负责内审、外审工作。
2、主要工作内容
1、按照国际安全管理规则的要求,具体负责公司安全管理体系的建立、实施与保持工作。负责在职权范围内对SMS运行的有关事务做出决策并组织承办。
2、负责制定公司安全管理工作计划,经审核后组织实施。负责编制年度内审计划、管理复查计划和访问船舶计划。
3、负责收集、整理、分析国际、国内船舶安全管理方面的信息,负责公司SMS信息传递和控制工作。
4、负责公司SMS体系内部文件的不断完善和改进工作,负责公司SMS相关体系文件的控制和管理工作。
5、负责对船、岸安全管理体系运行情况进行监控检查;协助指定人员实施访问船舶计划。
6、负责汇总、分析船、岸SMS运行存在的缺陷和不足,并及时向指定人员或部门经理汇报。有权对执行体系不利的单位、人员提出考核或处理意见。
7、负责具体处理”不符合规定的情况”、事故及险情的报告。并督查船、岸”不符合规定的情况”、事故及险情的纠正与预防措施的落实情况。
8、负责监督、指导和评价船舶安全管理体系和岗位安全与技能培训工作。
9、负责船长、轮机长、大副、大管轮上船前的体系培训工作。
10、负责组织实施岸机构相关人员安全管理体系培训工作。协助部门经理对部门人员的业务、技能培训工作。
11、负责对公司内审员的培训、考核和管理工作。
12、负责公司船、岸内部审核的策划、组织和实施工作。
13、负责公司船、岸外部审核的组织工作和获取证书工作。
14、负责指导、监督、考核下属工作;对不称职的下属提出考核和处理意见。
15、协调自身及下属与本部门其它员工以及其它部门、员工的关系,支持其它员工或部门的工作。
16、完成经理、指定人员布置的其它工作,并及时向经理和指定人员汇报工作。
3、主要工作要求
1、工作计划
1.1在每月第一个工作日,每季度第一个月的前三个工作日,每年1月15日前,制定出月、季、年度工作计划。
1.2年度安全管理工作计划内容详实,重点突出,能抓住安全管理工作中的难点有针对性地开展工作。年度内审计划、管理评审计划和监控检查计划制定合理,安排有序并保证在每新年度前发放到各有关单位和船舶。
2、体系文件的维护
2.1能注意主动及时地修改与调整体系文件,使体系文件不断完善,并具有较好的可操作性。
2.2所有与SMS体系有关的文件和相关资料在编制、审批、发布、更改等方面应严格按照有关规定来操作。
2.3每年对文件和资料的有效性进行一次全面的审核。失效和作废的文件要及时从各个使用场地所收回,如有正当原因需留存,应加以标识,以防误用。
2.4检查、指导安质主管对体系文件进行妥善的保管,杜绝未经批准的外借和文件的遗失、损坏;指导、督促安质主管对船/岸SMS体系文件管理情况进行检查和指导。
3、运行监控、内审
3.1在日常工作中要及时了解、分析船舶上与SMS相关的信息,对船、岸体系运行情况和预防措施实施进行检查、监督,对潜在的不合格、缺陷或其它不希望的情况,应分析原因,制定措施,消除工作中的隐患,确保工作质量。
3.2协助指定人员,按计划访问船舶,深入细致地调查了解船舶安全质量管理中存在的问题,对发现的问题要彻底追查。
3.3发现”不符合规定的情况”,接收到事故和险情报告要立即采取有效的措施,予以纠正和处理,并跟踪整改落实情况。
3.4每年至少进行一次全面的内部安质体系审核。对审核过程中所发现的不符合项和观察项应采取纠正和预防措施,并以书面的形式通知有关人员,对纠正和预防措施的实施情况进行监控,以保证措施得到正确执行,并验证措施的有效性。
3.5每季度汇总、分析船、岸SMS体系运行存在的缺陷和不足,提出有效的改进办法,对执行体系不力的单位、人员提出考核或处理意见,并及时向指定人员和部门经理汇报。要能够对发现的问题进行归类,进行举一反三的整改。
4、外审
及时递交外审申请书,联系外审,及时了解审核日程安排。做好充分的外审准备,保证船舶及公司均一次性经过,无重大不符合,杜绝严重不符合项。一旦出现不合格要立即制定纠正措施提交审核组确认。外审经过后要督促安质主管及时领取证书并妥善保管。
5、指导、培训
5.1要组织做好船员上船前SMS培训,并进行考核或考试。培训要按照规定的程序和内容进行,做到准备认真、内容细致全面、考核严格,对不合格的人不迁就、姑息,保证培训有切实的效果。
5.2对船岸体系内相关人员的安全管理体系和岗位安全与技能方面要主动、及时、周到地给予指导或进行培训。
5.3对公司内审员的培训有计划、有内容、有针对性,对内审员的考核和评价有评有据,实事求是。
6、其它
6.1对安全管理信息的收集全面、及时,处理迅速、正确,记录完善,对相关信息的落实能跟踪检查,杜绝漏、错发信息情况。
6.2要及时指导安质主管做好有关记录和台账,做到规范、齐全、管理有序。
三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
B
船舶驾驶、轮机或船管专业本科以上学历或相当程度。
行业知识
B
熟悉航运行业知识,对行业发展趋势的把握基本准确。
专业知识
A
具有丰富的航运和船舶管理专业知识、技能;掌握公司安全管理体系;掌握国内、国际相关的公约、法规、条例,特别是要精通国际安全管理规则。
能力
领导能力
C
要能够起到表率作用,能合理安排工作,能指导、关心下属。
组织协调能力
B
能够正确组织下属开展工作,协调本部门内部和部门之间的关系,能够妥善处理各种人际关系。
事务处理能力
A
能够合理安排工作计划,有条不紊的及时、高效、优质地完成各项工作,工作方法简单、灵活,遇到突发性事件能够沉稳、迅速地解决。
理解能力
A
能够准确把握本身职务定位、工作内容;准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作;对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握,反应机敏,能够举一反三。
决策能力
C
决策时要能够考虑比较全面,方法比较科学,方案具有准确性和可行性。
判断能力
B
能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。
开拓创新能力
B
能够较迅速地接受新事物,具有较强的创新意识,能够在工作中提出切实可行的新思路、新观点、新方法。
表示能力
B
表示内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚。
经验
行业工作经验
A
具有 以上丰富的航运和船舶管理工作经验。
相关工作经验
C
具有3年以上船上工作经验,有3年以上的内审员经历,有3年以上关键岗位主管工作经验。
其它条件
身体条件
身体健康,精力充沛,对环境变化的适应能力强,能够胜任大量的夜间工作、加班、出差和海上工作。
职业素质
具有高度的责任感和进取精神,原则性强,心理素质好,能够承受较大的工作压力。
专门证书
具有内审员资格证书。
英语
较好的英语水平。