信息交流沟通控制规范.docx

信息交流沟通控制规范
文件编号
版本号
修改号
QD7.4.1-2016
A
0
1　 目的
规范管理体系信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进体系、过程、产品和服务的持续改进。
2　 范围
适用于组织内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。
3　 术语和定义
管理体系：质量、环境、职业健康安全管理体系等
相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。
4　 职责
4.1　 管理者代表负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审查、管理评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程、环境因素、危险源、以及与外界进行信息交流、沟通，并负责及时向总经理汇报体系运行中的重要事项。
4.2　 质量部负责质量管理体系的信息管理、内部外部沟通、联络等。
4.3　 行政部负责职业健康安全体系的信息管理，负责内部沟通、参与和协商管理；
4.4　 设备部负责有关环境因素及环境管理体系的信息管理，负责环境信息交流、沟通；
4.5　 工会及员工代表是员工在职业健康安全方面权益的代表，负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责建立内部协商机制、以及工会系统内、外信息的交流管理。
5　 内容及要求
5.1　 信息的分类：
5.1.1　 外部信息
——质监局、环保局、安监局、检测站、健康监检部门、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。
——政策、法律法规、标准类信息，如环境保护法等。
——相关方的信息及投诉等
——其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息
5.1.2　 内部信息
——正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等。
——不符合信息（含潜在的），如管理体系内部审查的不符合等。
——紧急信息，如发生环境事件、安全事件、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。
——其它内部信息，如培训记录、职工建议、管理层对管理体系的各项批示等。
5.2　 信息的收集
5.2.1　 外部信息的收集
1）设备部负责环保局、检测站等监测检查结果反馈信息的收集，并及时传递到有关部门。
2）行政部负责汇总登记各类政策、法律法规、标准类信息，具体按《法律法规及其它要求控制程序》执行。
3) 质量部负责汇总内外部质量监督、检测、检查方面的信息，并及时反馈有关部门进行处理；
4）各归口职能部门与工程合同方、物资供应商、废弃物收购方、运输公司等进行沟通，对其产品或服务的质量、环境、安全施加影响，相关方反馈的信息，由对应主管部门按运行控制程序，填写《信息交流协商与沟通记录》传递给相关部门处理。
5.2.2　 内部信息的收集
1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，品管部按响应程序规定传递组织的方针、目标、指标、管理方案、内部审查结果、管理评审结果、法律法规等信息。
2）不符合信息（含潜在信息）的处理详见《不合格控制规范》。
3）紧急的环境、安全方面的信息处理，详见《应急准备与响应控制规范》。
4）其它内部信息，提供者可填写《信息反馈单》或《信息交流沟通记录》反馈给有关部门分析、传递、跟踪、验证
5.2.3　 当信息反馈部门收集的信息涉及到产品重要质量、环境、职业健康安全隐患,应及时向管理者代表或总经理报告。
5.3　 信息交流沟通方式
方式一般有职工代表大会、体系管理评审及内部审查、业务系统工作会、生产协调会、环境、职业健康安全例会；方针目标宣传、人员培训、各类文件的发布实施；各类业务数据统计报表；合理化建议改善、与组织有关的选型手册、报刊、信息简报、看板、OA系统等内部信息媒体；组织内部局域网及外部网络传输；各部门各单位与相关方的沟通、满意度调查评估分析以及其它各种相关交流活动。
5.4　 参与和协商
员工代表应参与质量、环境、职业健康安全方针、程序的制定和评审。工会通过职工代表大会、座谈会、征集合理化建议等厂务公开的形式，征求职工在体系运行、影响作业场所环境、安全各因素改善等方面的要求和意见，与管理者代表定期沟通与协商。
组织领导及相关部门通过听取汇报、接待处理相关方等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关问题。
5.5　 信息资料保管
归口部门需将所有信息资料存档并保存三年。
5.6　 有关事件信息的具体原因调查分析、纠正措施、预防措施，按《持续改进控制规范》进行。
6　 流程图
信息交流、沟通流程图见附件
7　 相关文件化信息
QD7.5.1 《文件化信息控制规范》
QD6.1.3 《法律法规及其它要求控制规范》
QD10.2.1 《不合格纠正措施控制规范》
QD10.1.1 《持续改进控制规范》
QR7.4-01 《信息沟通事项清单》
QR7.4-02 《信息交流沟通协商记录》
8、修改栏
序号
页 码
修 改 内 容
修改日期
实施日期
批 准

编制： 审核 ： 批准：
日期： 日期 ： 日期：
附件 信息交流、沟通流程图
流 程
责任部门/人
任 务
内外
环境

健康安全
质量测量

行政部
设备部
品管部

反馈 反馈 反馈
原因分析

信息运用

信息交流、沟通

制定并实施纠正措施/预防措施

措施的验证
措施有效性评审
措施标准化

反馈部门
归口部门
责任部门
关联部门
责任部门
设备部、行政部

收集信息
填写《信息反馈单》
《信息交流沟通协商记录》
紧急应对、处理（临时对策）
根本原因分析
必要时组织评审
信息运用
管理信息交流
员工代表参与、协商质量环境健康安全的管理
制定措施并实施
措施验证、
有效性评审
必要时将措施标准化