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办公自动化建设与管理原则

第一节 办公自动化概述

一、办公自动化含义
20世纪40年代，在美国某些公司开始使用机器来解决办公业务。当时这被称作办公自动化（Office Automation简称OA）。随着技术和经济发展，它早已超过了用机器来解决办公事物狭窄范畴。
办公自动化是一种综合运用电子、通信等各种技术从事文秘、行政工作当代化办公形式，它从生产经营部门和行政部门办公事务解决开始，进入到各类信息控制管理，进而发展到辅助领导决策，是对老式办公和管理方式挑战。办公自动化随着微型计算机普及发展和当代通信手段进步而逐渐成长起来。它是一项综合性应用技术，涉及到技术科学和管理科学。技术科学涉及计算机技术、通信技术、人-机工程和系统工程等；管理科学是指科学地组织和优化各个办公环节，使之发挥尽量高办公效率。总之，办公自动化是一项系统工程。

二、办公自动化意义
办公自动化是当今公司发展战略重要环节。它与人事、财务、市场、产品（服务）等战略具备同等地位。积极引进先进电子技术成果来彻底实行办公业务自动化，其成果，能由机器做事情全由机器承担，而人则可进行更有创造性工作，诸如市场发掘、新产品开发等，这样以往办公室所扮演解决单纯事物“后勤协调部门角色”将转变成为足以影响公司生存“战略据点”。
当代公司被信息爆炸社会所包围。对公司经营管理而言，信息产生效益并非耸人听闻。在至今为止工业社会中，人、财、物始终都被以为是公司三资源。而在信息社会中，信息已成为第四种经营资源。并且在信息时代，经济构造亦将由以人、财、物为主蜕变为以信息为主构造。事实上，当代社会个别化、多元化形态发展特性决定了公司活动必要一方面掌握大量各种信息，而极其重要是从中提炼出有用信息。例如，做市场分析时，重要是理解顾客潜在规定，而自身拥有技术和产品则在另一方面。为开展对的市场分析，信息收集和解决过程是极其重要。接下来公司下一种活动是使这些潜在需求体现出来，也就是创造市场。

三、办公自动化系统三个功能层次
一种完善办公自动化（如下称OA）系统可划提成三个在功能上有明显区别构造层次，它们分别是事务（涉及业务）解决级、信息管理级和决策支持级。
1.事务解决级办公系统（DPS）
这是在OA系统功能层次中最基本层次。它任务是解决办公室中某些寻常例行性事务，如文字解决、表格解决、文献信函收发、行文解决、文档资料管理、办公日程管理、财务记录、月报表、年终报表解决，以及其她某些行政管理。对于公司和公司还涉及环绕所经营业务，如订立合同、供销业务、报名业务等解决工作。这一级办公系统重要特点是直接面向办公操作人员，因而，强调必要要具备良好人。

2.信息管理级办公系统（MIS）
某些大、中型企事业单位，在解决正常办公事务（业务）中，需要查询关于数据信息。因而，必要建立全局性综合数据库系统，供关于部门共享数据信息。这个数据库系统建立在事务解决级办公系统基本上，构成OA系统第二个层次，称为信息管理级办公系统。
3.决策支持级办公系统（DSS）
它在功能较为全面OA系统中处在最高层次。它建立在信息管理级办公系统基本上，必要使用由全局性数据库系统提供关于信息，针对各种需要作出决策问题，运用经验构成或理论决策数学模型，结合关于内部和外部信息作为条件，由计算机执行决策程序，作出决策。
以上三个层次办公功能互有依存关系。决策支持层依赖于信息管理层提供信息；信息管理层也依赖事务解决层对数据信息采集、解决、筛选，最后提供作为全局性使用数据信息。
从实际需要和也许角度来看，并非在开始建立OA系统时都必要是完整三个功能层次，而应当依照需要和也许条件，逐渐完善。当前，事务（业务）解决级OA系统应用最为普遍，大、中型企事业单位正在普及这一功能层次OA系统。

四、办公自动化软件种类
办公室自动化技术核心是办公室信息解决技术，也就是运用各种级别计算机系统解决办公信息，因而用于办公信息解决软件是办公自动化重要工具。从办公应用观点看可把这些软件提成如下三种类别：
1.基本软件
基本软件是维持计算机自身运营和提供开发管理及应用所必须软件。此外尚有构成计算机网络通信环境所需软件，如操作系统、各种程序设计语言、公用程序、数据库管理系统软件，局部网络操作系统、联网环境中网络合同软件等。
2.OA公用软件
OA公用软件是可以商品化，为大多数OA系统顾客所公用办公应用软件，如文字解决、电子表格解决、文档管理、电子出版系统、图形图像解决、语言解决、财务记录报表软件、电子日程管理软件等。为以便OA系统顾客应用，某些厂商将此类OA公用软件集成在一种软件包中，作为商品向顾客提供。其中有些OA公用软件已经汉化，在国内已得到广泛应用。
3.OA应用软件
OA应用软件是面向本单位、本部门办公应用特点，有针对性地开发办公应用软件。其中有面向寻常事务解决，也有结合我司经营业务需要而开发。例如对于公司或公司，寻常重要业务是编制经营筹划、解决供销业务、市场动态分析、库存记录、供销平衡、财务收支等，这些都可以由相应软件来完毕。

五、办公自动化中子系统
除了OA软件外，当前由于微型计算机性能大幅度地提高，运用微型机配某些专用应用软件构成具备某种应用目子系统在OA技术领域应用十分普遍。如下面某些常用办公应用子系统：
1.电子出版系统
电子出版系统能把文稿排成预定各种版式，并且可以通过某种印刷方式制成一定数量印刷品。其排版功能涉及惯用文献幅面规格，文献中惯用各种字体、字号，惯用格式编排功能，还涉及横排、竖排、图文、表格合一编排功能及解决公式、符号、注解等功能。
2.文档管理系统
使用计算机管理文献资料或档案是一种有效管理办法。这里所指管理不但仅是指文献资料存储，并且还涉及文献查找检索，以期提高文献资料运用率。例如电子文献框，它合用于计算机系统外存储器（磁盘）容量大，或者办公室收藏文献资料数量较少状况。当前大容量光盘存储器开始普及应用，一张五英寸直径光盘存储量是普通微型机硬磁盘容量几倍至十几倍。因而，用光盘存储器作为存储介质文档系统有较好发展前程。由于它存储容量大，不但合用于存储代码文献，也可以存储图文文献，以利于贮存图片、照片、签名、指纹等不易代码化信息，扩大文档管理应用范畴。
办公室文献资料存档技术新发展是一种称为DDA技术，意为办公室资料体系构造，它是一种比上述文献资料存储更为智能化存储技术。它重要功能是从某一种内容或主题出发，通过事先已构筑好体系构造，可以把检索引伸到与之关于文献资料，从而查出更全面所需资料。当前这项技术已制定出国际原则草案，国内也正加快进行这方面开发和应用。
3.图形、图像解决子系统
图形、图像解决子系统是在办公室范畴内使用CAD系统，如用于工程制图、图像剪辑、缩放、拼接等解决。
4.智能化信息输入子系统
智能化信息输入子系统涉及文字辨认和语言辨认系统。国内在光学中文自动辨认和汉语语言辨认技术方面均有可供实用阶段性成果，可以局部地代替键盘中文输入办法，实现迅速、高效率中文信息输入。

六、办公自动化重要设备
当代办公设备是构成当代办公室重要物质基本，随着计算机技术、通信技术、微电子技术、光电技术、信息解决技术不断创新，当代办公设备功能也日益提高。新旧产品更新换代迅速。全面理解当代办公设备基本状况是进行办公自动化建设先决条件。
办公自动化设备可分为计算机设备、通信设备、文印设备和其她设备四大类：
1.计算机设备
计算机：如大、中、小型机，微型机。
联机外部设备：如输入输出装置、外存储设备。
工作站设备：如语言解决，数据解决，文字解决，图形、图像解决工作站，智能工作站等。
文字解决机：如英文解决机、中西文解决机。
2.通信设备
通信网络设备：如计算机局部网络、PABX（专用自动小型互换机）通信设备。
通信传播设备：如各种信息收发机，调制解调器，其她传播信息设备。
通信传播介质：有线：如明线、对称电缆、光导纤维。无线：如微波、卫星通信。
信息存储设备：如缩微存储设备、光盘存储设备。
信息传播设备：如传真机、电传机、电话通信系统。
通信控制设备：如信息互换设备、通信解决机、信息通信控制设备。
顾客终端设备：如各种工作站、传真机、电传打字机、多功能电话机。
3.文印设备
信息生成设备：如中、西文打字机、电动打字机、图像、声音、文字输入设备。
复印、印刷设备：如复印机、制版机、图版机、胶印机、激光照排机。
邮件解决设备：如信件拆封机、封口机、邮戳机、信封地址自动打印设备。
4.其她办公设备
如点钞机、假币辨认仪、票证打号机、碎纸机、打孔机、装钉机、切纸机、封装机等。
第二节 办公自动化建设

一、办公自动化系统建设过程分析
1.办公自动化系统建设基本原则
在建设OA系统时普通要考虑原则是：积极稳妥，量力而行，“应用”先上，逐渐升级；在设计时要注意做到统筹规划、分期建设、配套发展；在安排上要突出应用，做好服务、稳步实行；在办法上要因地制宜，由小到大，从易到难。
2.OA系统建设规划制定环节
一种部门要建设好自己OA系统，一定要依照其资金、环境、人员、任务等状况，在通过充分调查研究基本上，制定出一种既先进又科学总体规划。规划应当由以专业技术人员为主有领导和办公人员参加小组来制定。如果本部门没有能力，可以委托或聘请某些对OA建设有经验专家来协助制定。总体规划重要内容有：办公现状分析、建设原则、系统目的、阶段任务、设备选取、投资安排、管理机构、人员设立、技术培训、实行条件、建设环节等方面。
规划制定普通要通过几种环节：
(1)任务需求调查
全面弄清本部门信息量大小，信息类型，信息流程和内外信息需求关系。以明确需要OA系统做什么、解决什么问题。此类调查普通采用问卷和面试方式进行。
(2)办公环境调查
弄清本部门与外界各方面关系、理解本部门既有设备配备和办公资源使用状况，工作能力大小，哪些可以继续使用，哪些需要裁减改造。为配备设备提供根据。
(3)系统目的分析
依照任务需求、分析该OA系统能完毕基本任务，涉及近期、中期和远期目的，以及系统将获得社会效益和经济效益，从而选取OA系统建设模型（如事务管理、信息管理或决策管理等）。
(4)系统功能分析
拟定为实现系统目的应具备所有功能，如文献登录、资料存储、数据查询、信息保密、电子邮递等。从而为设计详细任务模块做准备。
(5)机型选取分析
依照任务需求、国内外设备市场状况和自有资金，照顾到先进性、实用性、可靠性、经济性来选取OA设备机型。
(6)可行性论证
在总体规划草案制定之后应聘请关于方面技术专家、领导、办公人员代表，在充分准备基本上，对方案进行分析、评估、论证、补充、修订。只有在通过论证确认方案科学性、先进性、可行性后才干付诸实行。
3.OA系统效益成本分析
OA系统规划与否科学、合理，还应从其效益成本角度来分析，它涉及如下几种重要方面：
(1)效益成本分析
目是验证运用OA系统可以节约办公费用，节约人工，可以增长办公室工作效率等。
(2)拟定和预计系统所需费用
要估算建设OA系统所需一次性、再发性和难以拟定成本费用。一次性成本是为获得、开发、实现OA系统关于费用。除了系统硬、软件费用外，其她关于费用涉及系统安装、应用开发、技术征询、技术培训等项目。再发性费用是和系统寻常运营和维护相联系费用。如系统硬设备维护、备用品费用、消耗品费用、聘任技术人员费用等。难以拟定费用反映在如下几方面：系统可靠性、系统可用性、系统扩充性、系统老化、折旧等。
(3)拟定和评价系统效益
OA系统效益按照各项办公室工作或成果可以测量限度，分为明确、定量效益和难以明拟定性效益。前者重要指节约工作量、减少劳动成本、增进办公产品／服务项目、节约时间、提高办公效率、减少办公旅行等，后者重要指改进办公质量、增进办公人员动力、提高办公人员工作信念、增进办公业绩、增进对组织机构理解、新眼光、新办公方式、组织机构风格改进等。
4.对OA系统进行建设前分析
OA系统分析与设计，是依照本地区、本部门详细状况设计出系统逻辑模型，即依照信息流程与控制数据走向建立本部门抽象OA系统。这一系统，既不问这些办公信息解决用什么详细办法，也不问解决用什么详细技术手段与设备，只是从寻常手工办公流程中，建立起一套完整OA系统。重点是解决“需要做什么”问题，而不是“如何做”问题，这项工作由行政办公人员与技术人员合伙来完毕，采用技术人员可以充分理解方式表达出来，获得本质结识上统一。在此基本上，研制人员（涉及行政人员和技术人员）应提出几种层次、各种可选取方案，供部门领导人作出决策，在这种方案中，应客观地指出利弊得失，阐明其功能，以便领导者权衡定夺。
5.OA系统建设可行性研究
使用者对OA系统规定是OA系统研制工作起因和原始方案，所谓可行性分析，就是针对OA系统开发研制，分析研究当前在本部门与否具备了必要资源及其她条件。一种办公自动化系统与否可行，应从如下三个方面进行研究：
(1)技术方面
就是考察既有技术条件对所提出规定能否达到，如既有计算机与否可完毕其规定功能；既有输入输出设备能否承担得了规定数据输入输出量等。普通地讲，系统技术上可行性分析可以从硬件性能规定和软件性能规定（涉及操作系统、程序设计语言、软件包、数据库管理系统及各种软件工具）、能源及环境条件、辅助设备及备件等几种方面去考虑。需要指出是，技术可行性应建立在已经普遍使用已成为商品技术基本上，不能以刚浮现甚至正在研究中技术为根据。
(2)经济方面
经济方面可行性，简朴地说，就是带来经济效益与否超过研制和维护所需要费用，在预计费用时，要充分考虑软件、材料、人员、管理等方面所有费用。普通地讲，在一种较完整办公自动化系统研制费用中，硬件设备费用只是35％左右，而软件费用比重却往往很高，维护费和寻常材料消耗费用也是一种容易被忽视问题。这笔费用细水长流，每天要用，必要充分预计到。
(3)社会方面
除了以上两种因素外，尚有社会或者说是人因素影响着系统可行性，例如一种市场分析系统，它所需要原始数据，由于某些因素不能获得，这样，尽管从技术上、经济上可行，但事实上是行不通，这就是社会方面可行性。
系统研制可行性分析，要以正式书面形式写出来，这就是可行性报告。它应当涉及如下内容：
①部门主管所提出该系统目的。
②可以投入研制工作资源，涉及人力、资金、设备以及时间等。
③概述该部门自然状况，对建立此系统所提各种规定看法。
④可行性分析，从技术、经济、社会三个方面，分析在既有资源和条件下，该系统目的能否完毕。
⑤依照以上阐述分析，提出对该系统研制结论和意见。
可行性报告形成后，要提交到正式会议上讨论，在此报告最后讨论通过后，这个报告就是部门主管、管理工作人员共同结识了。这份文献不但明确规定了系统研制工作所要达到目的，并且还规定了达到各个阶段日标所需要资源、投入人力和完毕时间，并且分析了系统研制工作和各方面关系。这样一种文献就成为下一阶段工作根据。
6.OA系统组织构造与信息流分析
可行性报告通过之后，系统研制工作就进入了实质性阶段。这个阶段首要任务是进行详细调查，理解组织中信息解决流程。
组织构造与信息流程普通可以用某些流程图表达出来，它可以协助系统分析设计人员理顺思路，易画易懂，一目了然。运用这些图形，系统设计人员可以与管理人员认真分析讨论，以便再调查，再修改。这样，一步步地把既有组织构造与信息数据流程清晰地描述出来，就可以从详细构造出发，逐渐加以抽象，最后得到系统抽象全貌。
信息流动关系是以组织构造为背景，在一种组织中，各部门之间存在着各种信息互换关系。绘制组织构造图，应注意如下几点：
(1)不能只画组织上从属关系，应将各种信息流动都详细地标记出来。
(2)组织中现行行政机构有时并不能全面反映该部门实际所从事工作，这样，必要在图上标出组织实际构造图。
(3)实际工作状况往往非常复杂，不论多么先进计算机，也不也许把所有系统所有信息都管起来，咱们总是要带着一定限度系统目的来研究。因而，应集中标出与系统目的有较大关系各种信息流。
构造图完毕之后，下一步应当进一步抽象舍去物资、材料、办公活动等内容，并单独把数据、信息流动、存储状况抽出来，得到所有门信息流动和存储总状况，这就是数据流程图。然后，从数据状况及解决状况两个方面，进一步分析其细节。最后通过数据——功能流程图再一次进行综合和核对，从而完毕对该组织信息系统调查理解。数据流程图是描述系统逻辑模型重要工具。它有两个特点：一是抽象性，只有信息存储、流动、使用和加工状况，这可使咱们抽象地总结出系统任务及各种阶段任务顺序、关系等；二是综合性，把系统对各类信息加工解决联系考虑，形成一种整体，从而反映这一种系统全貌。
7.OA系统阐明书
系统方案提出，应详细体当前正式成文系统阐明书中，这一文献是系统分析阶段工作总结和成果。
系统阐明书应涉及如下内容：
(1)组织状况简述
它涉及简要工作过程，系统任务、目的与系统关于外部实体，与这些外部实体之间有哪些设备及信息互换关系等。
(2)项目目的
这是指列出信息系统研究工作目的，目的和任务提法要尽量明确、详细，要有定量描述。
(3)现行信息解决系统状况
它是以数据流程图为重要工具，给浮现行信息解决系统概况，并对它特点、弱点作出评价。
(4)系统逻辑模型
它应指出为了达到系统目的需作出哪些改进，并对改进后内容作出客观全面评价。
以上是系统阐明书内容，这个阐明书是系统研制人员工作报告及建议，是提交讨论一种工作文献，一经讨论拟定，并由使用者承认接受即成为有详细约束力指引性文献，成为一种阶段系统设计工作根据。因而系统阐明书编写是一项非常重要工作，它必要简要扼要、抓住本质、反映系统全貌及研制人员设想。
在系统阐明书讨论中，应吸取某些局外系统分析员、设计专家参加，这些专家应当是具备研制类似系统经验而又和本系统无直接关系人。她们参加，一方面是协助审查研制人员对系统理解与否全面、深刻、精确；另一方面是对方案实行后与否合理作出预计，不论是一次通过，还是重复几次后来通过，一旦阐明书被使用者接受，系统分析阶段就宣布结束，项目进入系统设计阶段。
8.OA系统设计
系统设计（即物理设计）是系统研制过程中第二个大阶段。在这个阶段中，系统研制人员依照系统书提出逻辑模型，考虑实际技术条件、设备条件、经济条件及社会条件，拟定系统实行方案，即物理模型。如果说，在分析过程阶段，系统研制人员重要任务是调查研究，理解状况话，那么在系统设计阶段，它们重要任务是在各种技术手段和实行中权衡利弊，进行精心设计，在保证明现逻辑模型基本上，尽量提高系统可靠性、可扩充性和工作效率、质量等。
在系统总体设计中，为使设计出来系统易于修改，需要注意如下几种问题：
(1)应当把系统划提成若干某些，某些功能简朴明确，内容简要易懂，易于修改，咱们可称这样某些为模块，而把由模块组合成系统称之为模块化构造系统。
(2)系统划成模块工作，应按层次进行。一方面把整个系统当作一种模块，然后把它按功能分解成若干个第一层模块，它们各肩负一定局部功能，互相配合，共同完毕整个系统功能。然后第一种第一层模块又可以进一步分解成功能更简朴某些第二层模块，如此等等，这样就形成一种多层次模块构造。越上层模块，其功能越笼统、越抽象；越下层模块，其功能越详细、越简朴。
(3)每个模块应当尽量地独立，即尽量地减少与其她模块之间关系。
(4)对于整个系统层次构造以及模块间关系，要明确地加以描述和阐明，以便在修改时追踪和控制其影响。
总之，一种易于修改系统应当是由某些规模小、功能明确、易于理解和修改模块按照层次构造组织而成。这些模块之间不必要联系都已被去掉，并且它们功能及互有关系都以明确方式加以拟定和阐明。
9.OA系统数据存储过程设计
计算机工作模块设计涉及两个方面，即：数据存储设计和运营程序设计。数据存储虽然不是模块自身内容，但却是程序解决对象，并且往往是各种模块对同一文献进行存取，因此它不单独面对某一模块，而是面对各种模块。因而只有在设计数据和存储之后，才干拟定各模块调用手段。它应当在设计程序之前拟定下来。运营程序可以按其功能分为数据录入、对话查询、内部解决、打印输出等各类功能。
在设计过程中，需要有某些必要设备，咱们应当依照系统实际需要功能来拟定设备购买。这里所指设备，不但涉及硬设备，也涉及“软设备”，即软件，如高档语言编译系统、数据库管理系统、专用软件包等。
在数据存储设计上，重要应做好三项工作。
(1)拟定存储内容
在系统分析阶段，咱们对数据、信息进行分析，找出冗余之处。在此基本上，可以使用规范化方式，把不必要冗余去掉，合理规定每个数据存储内容。
(2)拟定组织方式
依照对数据存取途径来拟定文献组织方式，即定下哪些项是索引项。这样咱们可以拟定把数据按什么方式组织起来。
(3)估算存储数量
依照上述条件，预计出数据存储总数量。在模块设计上，要考虑到所有关于模块规定，不能只考虑某一种模块规定。模块设计可以分为输入、输出、查询、内部解决等四大类。
①输入模块。它是指专门把大量数据输进计算机中模块。当前，使用设备和介质诸多，如键盘输入，卡片输入、纸带输入、软盘输入、磁带输入、光电扫描输入、声音输入等。各种输入设备价格差别很大，有输入方式还会有错误，需要校对修改。这些，在设计中都要充分考虑到。
②输出模块。它是专门负责把计算机解决成果按一定格式输出。输出设备最常用有宽行打印机，此外尚有激光打印机、液晶打印机、绘图机等等。它指标重要是速度与质量。速度是指每分钟多少行或多少页，这一点对大量输出系统来说是影响全系统效率核心之一。
③查询模块。它普通是选用对话方式，输入要查询规定，输出按规定查询到信息。查询模块重要指标是响应时间。固然响应时间与计算机主机性能关于，但查询模块设计好坏也是很有影响。
④内部解决。以上三个模块都是人机接口模块，别的各种解决都归于内部解决。内部解决由于没有人直接干预，机器速度可以充分发挥出来。计算机迅速就体当前内部解决上，它性能指标是算法精确度和速度。

二、OA设备挑选
在完毕OA系统总体设备之后，接下来就是依照设计规定挑选相应OA设备。众所周知，文字解决设备是OA系统中频繁使用、技术含量最高、且投资相对较大设备。因而，文字解决设备挑选是OA设备挑选工作重点。
1.理解各种文献种类
普通办公文献种类可以有如下这些：往来信函（信件和备忘录）、故事体文本、记录和纵栏式资料、表格式资料、原则段落、重复性信件、预先印制表格及其她事项如卡片、标签和信封等。
一种办公室文字解决内容虽然形式各异但普通均有一定倾向性，这重要由行业来决定。如建筑行业文献类型重要有：阐明书、合同书、财产阐明书、报价单、登记表格、各种报告等；而学校文字工作内容重要有：课程表、学校目录、教职工目录、试卷、成绩单、发出资料等等。因而，普通应依照文字解决设计规定选取适合文字解决设备，形成资源合理运用，避免挥霍。
2.挑选文字解决设备
(1)在挑选文字解决设备时，一方面应对厂商或卖主进行评估
①厂商或卖主可靠性誉、信用、服务和各种环境因素。
②系统效率—输入、解决和生产性。
③训练时间—容易学习和使用。
④各种成本—各项成本，能节约多少，可供选取方式（购买、租赁、租费）。
⑤操作员喜欢限度—使用者意见也很重要。
(2)设备评估重要内容
①容易操作。
②各种功能和特色实用性。
③解决预定运用项目能力。
④厂商或卖方所能提供售后服务、训练和其她支持。
⑤系统整体评估。
(3)在挑选微机或工作站时应考虑问题
①这个装置重要用途是什么？
②所选为单机还是整套设备，可否成为OA系统中一某些？
③资金能力限制？
④这个装置与其她电脑文字解决机等互相通讯与否重要？
⑤与否为网络一某些？
⑥谁将使用这台机器？她们将如何学习？
⑦你预测用它来完毕哪些工作或作业？

三、OA系统实行
在物理模型基本形成之后，实行方案也就有了，这样建设工作便可以全面展开。这就是系统建设核心阶段——系统实行阶段。
1.OA系统实行阶段重要任务
实行阶段任务是把通过批准拟定下来实行方案建设成为实际可用系统，为此要在实行阶段完毕如下任务：
(1)购买或制造必要设备，虽然硬件得到保证
设备涉及计算机主机、输入输出设备、存储设备、辅助设备，以及机房建设，涉及室内空间设备、家具，及其她电器，如空调配备等。
(2)编制和购买必要软件，使软件得到保证
有软件需要购买，有软件需要自己编写、调试，这就需要一定人力、物力和财力保障。人力指程序设计人员、编写员；物力指计算机等设备以及足够时间，财力指购买软件费用和开发费用等。
(3)培训操作人员，以获得人员保证
当系统正式投入运营后，要有某些工作人员在系统中工作。因此培训工程要与系统调试同步进行。
大某些OA设备供应商会免费提供某些新设备实习和初期训练，但额外操作训练是要收费。因而使用者需设计出她们自己训练筹划。在执行内部训练时，管理者要考虑某些问题是：在什么地方举办？时间、内容？每期多少人？分开训练还是合起来训练？使用哪种资料和技术？如何考核和评估？训练与否成功？应施行哪种追踪考核办法，以便得到持续性改进训练？
(4)进行数据准备、文献转换
2.OA系统实行工作组织管理
OA系统实行是一种多工种多任务复杂综合项目，合理组织领导是成功核心。
实行过程组织可概括为资源保证、进度控制、调节运筹、工程验收、交付使用五个方面。
(1)资源保证
资源保证是指人、财、物和时间方面保证。
人：涉及指定得力组织管理人员及由其领导工作人员以及也许要聘任外单位技术人员。
财：购买设备、家具、建（租）机房及室内安装、人员开销等等各种费用保证。
物：各种必要物资保障。
时间：保障实行人员工作时间，不被其她工作侵占。
(2)进度控制
进度控制是指系统实行中各项任务完毕状况检查与督促。组织者要理解各组工作状况及进度，由于整个工作是互相联系，上一道工序直接影响下一道工序，因而就必要进行控制和协调管理。进度控制根据是事先制定进度表。
(3)调节运筹
调节运筹是指当发生筹划未能实现或外界某种资源未能提供时，管理人员必要及时调节本来筹划，调配人力、物力、克服或绕过困难，以弥补损失，保证任务及时完毕。
(4)工程验收
工程验收是指当某一项任务或所有工程完毕之后，组织者必要严格验收，审查这一详细任务与否按规定完毕了。当一种子系统完毕了，还要站在顾客角度，同顾客一起对子系统进行考核和评价。
(5)交付使用
系统在各某些安装调试完毕后，就应当交付顾客使用了。一经交付，建设过程就基本结束。普通在顾客使用一段时间后，应对系统作出评价。为此，研制人员必要准备一批资料。重要是关于资料整顿、工作总结等。一方面，要将所有资料汇总归档，从最初顾客规定，到最后验收报告都要整顿保存起来，这对于此后系统维护及扩展是非常有用资料。另一方面是要对系统作出评价，最重要是依照设计功能指标和顾客最初规定相比，拟定与否达到、或者达到了什么限度，还要分析系统效率和可靠性。最后，要对建设工作加以总结，拟定哪些办法有效，哪些有待于改进。
第三节 办公自动化管理

一、办公自动化人员管理
人在OA系统中始终起主导作用，因而，人员管理在整个OA系统管理中就显得至关重要，人员管理重要有如下几方面：
1.人员录取
办公自动化工作是一项技术性很强工作，人员录取应当有严格考核，在考核通过后，要进行短期上岗培训，再进入试用阶段，只有被确承认以胜任所分派工作后，才干正式聘任。
2.岗位责任制
对于在各个岗位上工作办公人员，要制定相应工作规定和原则，可以用工作手册形式贯彻到每个工作人员，并严格检查执行。这就是岗位责任制。为充分发挥员工积极性和工作热情，还应实行各种合理奖惩制度，如实行年终考核、评比，对先进者应予以奖励，并装入本人技术档案，使工作人员做到责任明确，各司其职，各负其责，分工协作，各项工作出之有因，行之有果，查之有据，有条不紊。
3.培训和提高
由于当代科技高速发展，OA技术和设备发展也十分迅速，更新换代十分频繁，这就规定办公人员要不断更新知识和技能。从管理角度讲，应当有筹划地安排办公人员去学习和掌握关于OA新知识和新技术，以维持高水平办公效率。

二、办公自动化设备管理
办公自动化设备大多是高科技电子产品。这些设备使用和维护比较复杂。在寻常工作中，如果对这些设备不加以全面严格管理，往往会使设备带病工作，发生故障，或是毁坏，从而影响办公效率，甚至导致经济损失。
设备管理重要涉及机房管理、设备管理、软件管理和通信线路管理等几方面：
1.机房管理
一方面，应当使机房有一种清静、整洁和卫生环境，禁止无关人员进入机房；禁止在机房内玩耍、闲谈、饮食和吸烟；工作人员出入机房应更衣换鞋；工作完毕，应当清理台面打扫卫生。另一方面，为了保证设备安全可靠，延长设备使用寿命，工作人员应当实行专人专机；禁止任何人运用办公自动化设备搞与工作无关娱乐活动；禁止从机房内借机、借物和牵线、接电。再者，为了防止资料丢失和软件销毁，工作人员实行资料、软件各自分管，互相履行借阅手续。此外，依照各自机房不同状况，还应制定出相应防震、防火和防盗等办法。
2.设备管理
OA设备重要有计算机、传真机、复印机、电传机、电子打字机、电子排版印刷系统和其她辅助设施等等。它们都是高度集成化电子产品，用途、性能不同，使用、维护各异。对这些设备管理重要应抓好四个环节:
(1)设备使用
应当制定严格操作规程，阐明其设备用途、性能，规定出完毕各种功用操作程序，简朴简介寻常维护保养常识及普通故障排除办法。
(2)设备维护
应当制定相应维护制度，制定设备定期检修期限，建立设备维护技术档案，阐明设备维护办法环节，确立设备报废解决范畴。
(3)设备管理
对于各种设备从安装启用之日开始，就应当制定严格使用管理规定，阐明设备使用范畴，规定设备专人专机职责，并建立相应违章惩罚办法。
(4)人员培训
为从主线上解决设备毁坏难题，还应当制定人员培训制度，一是对新上岗人员实行上岗前限期培训；另一方面是对操作不同设备人员实行定期交叉培训，使所有从事办公自动化工作员工都能掌握设备原理，纯熟设备操作，排除设备故障，做到运用自如、得心应手。
3.通信线路管理
通信技术是办公自动化重要支柱，是构成办公自动化系统神经中枢，也是影响系统成败重要条件。当前，应用广泛有电话、电传、传真通信系统和计算机局域、远程网络通信系统。然而，这些有线通信都离不开通信所需线路。通信线路普通由本地电信部门提供，有公用线路和专用线路之分。公用线路就是市内普通电话线路，专用线路即邮电部门专门为办公自动化系统提供用来联网线路。在整个办公自动化系统中，最容易浮现问题就是通信线路。通信线路一旦发生故障，轻则影响通信效率和质量，重则中断办公自动化系统纵横联系。因而，对于通信线路，咱们也应当制定出相应使用、维护和管理办法。
(1)通信线路使用
依照通信线路具备公用和专用两种不同性质线路特点，在使用通信线路时，应当区别对待，各有侧重。应当遵循抢闲避忙、先琐后易、低让其高、平让其急原则。
抢闲避忙即通信过程避开电话高峰期（普通为上班一小时内），把通信尽量安排在电话线路较闲时间；先琐后易、低让其高、平让其急，即一旦接通通信电话应先完毕繁琐通信，后完毕简易通信，并且，先重要、着急，后不重要、不着急，以此来合理安排通信顺序，保质保量进行通信工作。
专用线路使用，重要应以如何提高通信线路运用率为出发点，扩大电话顾客范畴，增长通信服务项目，开展多渠道纵横联系事宜等等，力求将专线空闲时间缩短到最低限度。
(2)通信线路维护
通信线路维护，重要应当注意三点：一方面，作为通信线路顾客，应当与本地电信部门搞好关系，争取在线路各个方面获得电信部门支持与配合；另一方面，应当选派专人负责管理通信线路，定期测度线路电平、阻抗等重要指标，建立通信线路技术档案，保证通信线路质量；再次，一旦通信线路发生故障，应及时与电信部门获得联系，先调换线路，后排除故障，以优先保障通信工作为前提。
(3)通信线路管理
一方面，应当严格执行电信部门关于通信线路管理规定，不违章用线，不投机取巧，认真履行通信线路租赁合同，按期交纳线路租赁费用，如实报告关于线路使用状况。另一方面，要管好线，用好线，不用通信线路打私人电话或进行私人通信，尽量缩短寻常通信时间，减少通信线路租赁费用。再者，要严格执行设备操作规程，防止由于操作不当给通信线路带来附加噪声干扰等影响。
4.软件管理
(1)软件有系统软件和应用软件两种，两种软件都以信息形式存储在磁盘中。对软件管理从某种意义上讲也就是对磁盘管理。磁盘又分为软磁盘（简称软盘）和硬磁盘（简称硬盘）两种，软盘是将一种圆形塑料片涂上一层磁介质之后封装在一种纸套中，纸套内部有一层清洁纸，可以清洁磁盘表面，但其清洁功能非常有限，工作时，软盘驱动器夹住软盘旋转，驱动器上磁头从盘套上磁头孔接触介质表面进行读写。使用软盘时要注意如下事项：
①不要摸软盘磁头孔，防止油污弄脏磁介质表面。
②用完要放回袋内，以免落上灰尘摩擦磁盘表面和划伤磁道。
③不要重压，不要过度弯曲软盘表面。
④不要把软盘放在录音机上、显示屏上等强磁场地方，由于外界磁场也许将磁介质上信息破坏。
⑤不要用日光曝晒，减少塑料和磁介质老化。
⑥新购回软盘要先格式化后才干使用。硬盘是用一组铝或其她硬质材料构成，盘面密封在一种容器中，由于硬盘旋转速度高，磁介质质量好，存储容量大，存取速度快，故是计算机上不可缺少外设。硬盘买来时普通已格式化，并且已放入了DOS操作系统，但必要时也可以重新格式化。
(2)为了防止两种磁盘内信息被破坏、覆盖甚至软盘丢失，在寻常工作中，还应实行如下保护办法：
①工作人员对各自负责机器、软盘应严格管理，对机器应设立必要驱动开机密码，对软盘应标号、登记，并履行借用手续。
②非本室工作人员不得擅自操作使用计算机设备，更不准将自己携带软盘放入计算机驱动器内启动运营。
③工作人员要经常（每周一次）清洁驱动器磁头，以免因磁头污垢而导致读写错误或划伤磁盘盘面。
④对于存有重要软件磁盘，为了防止盘内信息被破坏、覆盖，应当用胶纸贴上软盘防写缺口，这时计算机只能从这个软盘上读信息，而不能向软盘上写信息。
⑤执行机器开机顺序，严格机器操作规程，设立突然断电和突然加电对磁盘保护办法。
⑥当发现以各种形式传播计算机病毒苗头时，应及时采用防止办法，一旦机器染上计算机病毒，应立即想办法解除。
⑦在软件使用上还要严格执行国务院于近期颁发关于软件管理法（草案），做到即不掠夺她人版权，又不免费提供自己成果，合理使用软件。
管 理 工 具 1

电传机、传真机使用规定

一、服务对象
总公司领导及尚未置备类似通讯设备子公司和职能部门。

二、服务内容
(1)电讯员负责及时发送按规定订立各类电文、传真函件。
(2)为总公司领导及时递送收文、收电。
(3)建立登记、签收制度，立档备查。

三、发电手续
(1)发送电文须填写“发电收费记录单”，并由处长签字方可发出。
(2)发送一次入境签证邀请电，由部门领导签发。
(3)发送多次入境签证邀请电，须由总公司领导签发。
(4)邀请电如以传真方式发出，须加盖外事局章。

四、收费原则
依照公司实行责任目的管理规定，将对使用总公司电传、传真设备子公司收费，职能部门实行记账，每季度结算一次。
(1)发电：电传、传真发电收费参照邮电部电信总局收费原则执行。
(2)收电：对发给各部门传真，按页计收成本费。
管 理 工 具 2

复印机使用规定

第一条  复印文献资料要办理登记审批手续，详填复印时间、标题、密级、份数，经办公室主任或核稿人批准签字后送打字室复印，超过20份原则上一律送打字室打印。

第二条  为保证复印机安全运转，每天下午3～4时开机一次，过时送来文献，次日复印，急件经办公室领导批准后，方可暂时开机