卓越主管8大基本教练68306.pptx

1.1.主管的特質與內涵主管的特質與內涵2.2.主管的角色與功能主管的角色與功能3.3.主管應具備的能力與條件主管應具備的能力與條件4.4.主管應有的涵養與職責主管應有的涵養與職責5.5.主管應如何支配時間主管應如何支配時間6.6.主管應如何建立團隊主管應如何建立團隊7.7.主管應如何做好授權主管應如何做好授權8.8.主管應如何主持會議主管應如何主持會議講師:阮喜哲卓越主管卓越主管8 8大基本教練大基本教練主管的特質與內涵主管的人性特質主管是勞心而非勞力者主管是人才而非人手主管不是主官主管是既管又理的人主管是負責單位績效成敗的人主管是綜合各方關係的人唯命是從型的主管干預部屬型主管專權獨斷型主管鴨子幹部型主管外科醫生型主管主管的特質與內涵主管的類別主管的特質與內涵主管工作的內涵工作進度異常緊湊工作特點為簡短,片段與多變主管都是行動導向者,且特別偏愛口語溝通主管工作最大的危險就是不能深入主管的工作仍以藝術成分居多主管的角色與功能主管的角色人際關係角色 頭臉人物頭臉人物,領導者領導者,聯繫者聯繫者資訊角色 偵測者偵測者,傳播者傳播者,發言人發言人決策角色 創新者創新者,解決紛爭者解決紛爭者,資源分配者資源分配者,談判者談判者主管的角色與功能主管的管理功能規劃:知己知彼知己知彼,百戰百勝的功夫百戰百勝的功夫組織:團隊合作團隊合作,建立共識建立共識 用人:知人善任知人善任,適才適所適才適所 指揮:建立共識建立共識,培養使命感培養使命感 控制:追蹤考核追蹤考核,確保成果確保成果 主管應具備的能力與條件主管應具備的管理技巧v技術性技巧 高唱專業化的時代高唱專業化的時代,技術性專長越多技術性專長越多,越能與他人協調和合作越能與他人協調和合作v人際性技巧 真正的人際性技巧真正的人際性技巧,是一種時時刻刻自然流動的表現是一種時時刻刻自然流動的表現v概念性技巧 主管的宏觀角度與跨部門間之配合與協調主管的宏觀角度與跨部門間之配合與協調v診斷性技巧 即站在整體眼光去探討即站在整體眼光去探討,描述描述,解釋解釋,分析分析,歸納歸納,進而提出解決之道進而提出解決之道主管應具備的能力與條件主管應具備的管理能力v創造性洞察力:提出正確的問題提出正確的問題v敏 感 力:對待別人對待別人v遠 視 力:開創未來開創未來v應 變 力:預料變化預料變化v集 中 力:執行改變執行改變v忍 耐 力:活在遠景裡活在遠景裡主管應有的涵養與職責主管的做人涵養q心存感謝之心,感謝上級/同事/部屬之三謝心q要有胸襟與氣度,不要得理不饒人,予人下台階q不要吝給部屬機會,設法使部屬的人格發展成熟q欣賞別人的才華,誠心祝福別人的升遷q責人先責己,多讚揚別人必不吃虧主管應有的涵養與職責主管的做人涵養q與部屬分享資訊與成果q洞悉部屬的需求,激勵它發揮潛力q識人與識巧(Know-who&Know-how)並重q走動管理最有效主管應有的涵養與職責主管的做事態度q不要怕事與推事,並以多做小事為榮q凡事全力以赴,找事做而不等事做q虛心學習,一切事物皆為吾師q使命感的自我期許,我若不做,誰來做?q主管是現場的經營者,應隨時站在第一線主管應有的涵養與職責主管的做事態度q主管是帶兵官,應隨時切記部門出事時,自己 身處何處?q建立專家的風範,必要時要露幾手給部屬看q重視學力而非學歷,以務實的態度來做事主管應有的涵養與職責主管的職責q職司各方利害關係的調和 對上對上:輔弼上司輔弼上司,分憂解勞分憂解勞,要站在上司的角度行事要站在上司的角度行事 對下對下:要領導與培養部屬要領導與培養部屬,尤其是對部屬潛力的開發尤其是對部屬潛力的開發 同事同事:對平行的單位對平行的單位,不應有本位主義不應有本位主義,只誇自己瓜甜只誇自己瓜甜q提高企業經營績效 經營績效的圓滿達成經營績效的圓滿達成,有賴前述各環節的配合有賴前述各環節的配合,包含主管包含主管 類別類別,管理能力與技巧管理能力與技巧,管理功能管理功能/角色等之密切配合角色等之密切配合主管如何支配時間主管的時間常被誤用每天都在救火,解決燃眉之急的事務小事花冗長時間討論,大事卻草草了事由於忙碌,反而重視當前短期方案,未有長期規劃工作時間常被打擾,可控制時間大多零散不整辦公時間常無創意或良好的工作改善對策開會經常拖延,天馬行空,不易按時散會主管如何支配時間時間管理的原則一二三四重要緊急主管如何支配時間時間管理的原則1.重要又緊急:今日不做今日不做,明日會後悔明日會後悔2.重要不緊急:深入研究深入研究,不要衝動不要衝動3.緊急不重要:請他稍等又何放妨請他稍等又何放妨?4.不重要不緊急:你理他做什麼你理他做什麼!主管如何支配時間時間管理的要訣每個單位應有年度計畫,作為行事的最高準則主管不要窮忙,瞎忙,無心的忙,主管一亂,部屬 跟著亂,結果就會天下大亂將可控制的時間先行掌握,集中辦理事務養成建立優先順序的習慣,除非必要,不要變動適度的學習拒絕,以避免過多的干擾主管如何支配時間時間管理的要訣訂立完成期限,然後嚴加考核學會當機立斷,迅速做決策掌握並限制開會時間,不要過於冗長在一段時間內要專注的解決一件事學習做好授權工作,這是最困難,但卻最重要的事主管如何建立團隊o主管不是明星,而是企業團隊的設計與執行人o主管是否有團隊精神,常是企業績效高低之關 鍵所在o拆字論 團團隊隊:將具將具專專長長,才才華的人聚在一起共事華的人聚在一起共事 合合作作:多多人人成成一口一口,要大家有共識的邁向一致的目標要大家有共識的邁向一致的目標主管如何建立團隊團隊合作困難的因素o傳統跑單幫,寧為雞首不為馬尾的民族習性作祟o三家烤肉一家香的麻將哲學作祟o大家都是諸葛亮,沒人要當臭皮匠o信任自己人,講求緣與同的關係,族群意識強烈o分而治之的封建觀念盛行,先分很難後合主管如何建立團隊團隊合作困難的因素o缺乏長期的眼光,只求眼前的利害得失,彼此自然 不易合作o權威主義盛行,但誰都不服誰o界面不清,含糊地帶各不相涉,形成本位主義o個人自掃門前雪,別管他人瓦上霜的傳統觀念主管如何建立團隊中國象棋式的合作團隊o創業期:老闆應站在第一線與員工一起奮鬥老闆應站在第一線與員工一起奮鬥,扮演扮演 兵兵 的角色的角色o成長期:要分工要分工,老闆居中間老闆居中間,擔任分工協調角色擔任分工協調角色,扮演扮演 車車/馬馬/炮炮 的角色的角色o穩定期:老闆退居最後老闆退居最後,扮演類似扮演類似 教主教主 的角色的角色,其角色類似其角色類似 將將/士士/相相 主管如何建立團隊中國象棋式的合作團隊o由上述可看出一個公司的組織,頗類似象棋一般o基層主管:要採取人釘人的方式要採取人釘人的方式,屬於屬於人治人治o中層主管:主要的任務是分工協調主要的任務是分工協調,建立制度建立制度,扮演扮演 法治法治的執行者的執行者o高階主管:制定公司的決策與方向制定公司的決策與方向,提高公司的形象提高公司的形象,係部門係部門穩定的重心穩定的重心與與船長船長的角色的角色主管如何建立團隊主管建立團隊之道o主管要無私心,才能建立永久性的團隊之效o鼓勵大家要通情:互互通情通情報報,交換意見是促進團隊合作的基礎交換意見是促進團隊合作的基礎o尋求共同的利害,提升目標:追求大同追求大同,不計小異不計小異o鼓勵溝結:部門間要多多部門間要多多溝溝通通,才能增進才能增進結結合合o主管要有三公精神:公公平平,公公正正,公公開開主管如何建立團隊主管建立團隊之道o提倡三和音:要部屬了解要部屬了解起音起音,專業音專業音,及及團隊音團隊音三者密切配合的三者密切配合的 重要重要o四毋音是團隊實施的軟體基礎:主管凡事主管凡事毋意毋意,毋必毋必,毋固毋固,毋我毋我,才能由小圈圈擴大才能由小圈圈擴大 為為大大團隊團隊主管如何建立團隊主管建立團隊之道o力行五C哲學:溝通溝通 :Communication 協調協調 :Compromise 融和融和 :Conciliation 共識共識 :Consentience 合作合作 :Co-worko為部屬建立可求高薪,又有新發展的雙新環境,讓部屬分享成果與成就,才是真團隊主管如何建立團隊主管建立團隊之道o 要建立全員經營的觀念與行動:日日本的子彈列車之所以快速本的子彈列車之所以快速,主要在於每節車廂主要在於每節車廂 都有火車頭都有火車頭,且步調一致且步調一致 企業經營之道其實也是一樣企業經營之道其實也是一樣.每個部門每個部門/員工都是員工都是 火車頭火車頭,大家同一步調大家同一步調,就能發揮威力就能發揮威力,達到達到 全員全員 經營經營 的境界的境界主管如何做好授權擅用授權,功用無窮授權不是零和競賽,而是你行我也行的制度設計,故主管如能善用授權,好處多多1.主管可專心於重要事項主管可專心於重要事項2.培養企業未來所需的人才培養企業未來所需的人才3.有機會發現部屬的能力與潛力有機會發現部屬的能力與潛力4.借重部屬專長借重部屬專長,提升其工作情緒提升其工作情緒5.因有職務代理人因有職務代理人,工作的安排與設計更有彈性工作的安排與設計更有彈性主管如何做好授權授權有其實際的困難授權的好處甚多,但實際執行時也面臨些困難,這些困難同時來自於主管與部屬二方面開始授權前,應將權責如何區分,讓部屬充分了解授權並不等於棄權,主管應確實認清授權的真義,所有成敗仍應由主管承擔,才不會與部屬間因事情的失敗而產生彼此諉過的事情發生主管如何做好授權授權有其實際的困難(主管篇)v自認自己最能幹,認為部屬能力,尚不足以擔當 更大的責任v主管怕授權太多,威脅自己在企業的地位v權力慾望大,被人請示有種虛榮式的成就感v有些工作帶有機密性,必須由主管親自辦理v主管工作方式僵化而少變化,而不知如何授權主管如何做好授權授權有其實際的困難(部屬篇)v部屬不願自冒風險,承擔責任v怕因事情做不好,而遭受批評v缺乏必要的資料和可資運用的資源v缺乏自信,而事事上呈請示v主管本人的來者不拒感,造成部屬的依賴感主管如何做好授權授權之基本觀念v 授權是基於對部屬的信任,即你辦事我放心v授權是循序漸進,逐級擴大的,當部屬表現好時,才有擴大與延伸的可能v授權的基礎在於共信,共識,如權責不分會礙事v授權並不授責,主管仍負部屬做事成敗的責任主管如何做好授權授權之基本觀念v授權可使主管有時間實施重點與例外管理v授權要充分與明確化v授權之監督是放在決策過程上,而非成果之上v授權可由部屬之工作成熟度,而逐漸減少對其監 督的程度主管如何做好授權有效授權的要領v授權之前,應先決定好授權工作的範圍與權責v需物色適當人選,並給予必要的訓練,支持與鼓勵v要協助部屬克服工作過程的障礙v先設計好授權後如何進行追蹤考核v授權應公開而非私相授受v避免反授權,需培養部屬接受授權的能力與意願主管如何主持會議會議的目的資訊與技術的交流,並傳授給部屬或受影響的人為解決特定的問題,並隨之產生或協助他人訂定 決策會議是從事管理工作必經的媒介,你絕對無法避 免開會,但你能讓會議更有效率主管如何主持會議對會議的評判國人對會議常有:會而不議會而不議,議而不決議而不決,決而不行決而不行,行而不果行而不果的惡評的惡評管理大師彼得杜拉克:主管花在會議的時間如果超過主管花在會議的時間如果超過25%25%以上以上,便是管理不便是管理不 良的徵兆良的徵兆管攬大師威廉懷特:會議是主管必須忍受的會議是主管必須忍受的,無絲毫貢獻的勞力工作無絲毫貢獻的勞力工作主管如何主持會議會議的類型過程導向會議:乃為共同研討知識和交換訊息乃為共同研討知識和交換訊息,通常是定期而有通常是定期而有 規律的舉行規律的舉行任務導向會議 乃為因應突發事件或某些特殊問題而舉行乃為因應突發事件或某些特殊問題而舉行主管如何主持會議過程導向會議:一對一,幕僚會議及作業評估等一對一式的會議 乃是主管與部屬對談乃是主管與部屬對談,主要在主管教導部屬工作主要在主管教導部屬工作技巧與專業技能技巧與專業技能,而部屬也要向主管說明工作進度而部屬也要向主管說明工作進度,業業務近況與潛在的問題務近況與潛在的問題,以獲得主管的支持與協助以獲得主管的支持與協助 會議的議程與形式都由部屬準備會議的議程與形式都由部屬準備,時間約一小時內時間約一小時內.多久談一次乃視部屬工作或職務的成熟度而定多久談一次乃視部屬工作或職務的成熟度而定主管如何主持會議過程導向會議 幕僚會議(部門會議)乃是主管與所有部屬共同討論的會議乃是主管與所有部屬共同討論的會議,每月最少每月最少有一次有一次,應由主管事先準備好議程應由主管事先準備好議程,以供部屬早日思考以供部屬早日思考與準備與準備,但應含但應含自由發言自由發言的項目的項目 會議旨在集思廣益與交換意見會議旨在集思廣益與交換意見,故主管不應以故主管不應以權威或專家身份在會議上做武斷的致詞權威或專家身份在會議上做武斷的致詞,以避免破壞以避免破壞腦力激盪的氣氛腦力激盪的氣氛,必要時可運用反語式的發問必要時可運用反語式的發問,以激發以激發大家的思考創意大家的思考創意主管如何主持會議過程導向會議 作業評估會議(營運檢討會議)乃是部門間的業務交流乃是部門間的業務交流,由某部門向其他部門簡由某部門向其他部門簡 報該部門的現況報該部門的現況 其他部門主管一方面可了解公司整體狀況其他部門主管一方面可了解公司整體狀況,一方一方 面可評估或詢問其他部門問題面可評估或詢問其他部門問題 彼此交換意見彼此交換意見,增加接觸增加接觸,亦是增加團隊合作不亦是增加團隊合作不 可或缺的途徑可或缺的途徑 主管如何主持會議任務導向會議 乃是因應重大事故或突發事件要迅速做決定而召開,故沒有固定主席,視發起單位是誰而定 此種會議的功能乃看會議主席的籌劃與溝通能力,成果是否符合預定目標,視其努力而定 召開此種會議一定要做好打底工作,事先要自行規劃會議欲達成的決議事項為那些?然後才決定如何召開主管如何主持會議有效會議應遵行的準則:會議前1.研究是否有不必要開會或取代開會的辦法2.主管限制或減少自己的出席3.減少出席人數:通常以通常以 7 7 12 12 人為最佳人為最佳4.配合大家的時間,選擇最適當的開會時間主管如何主持會議有效會議應遵行的準則:會議前5.選擇最適當的地點開會6.會議目的應公開,且要有明確的議程7.估計會議成果,培養與會者的成本意識8.限制開會時間與各議題的討論時間主管如何主持會議有效會議應遵行的準則:會議中1.準時開會2.指定專人計時和記錄3.可考慮站立開會,以免長篇大論,浪費時間4.單刀直入,儘早進入主題5.防止其他事妨礙會議的進行,盡量避免干擾主管如何主持會議有效會議應遵行的準則:會議中6.務以達成目的為宗旨,讓大家有開會目的意識7.將會議結論複述一次,以加深大家的了解8.準時結束會議,以便同仁能安排自己的工作9.有時不妨發送一份會議查核表,調查大家對會議的評價,應改進的方向與做法主管如何主持會議有效會議應遵行的準則:會議後1.儘快編妥會議記錄,最好在一天內分送與會者2.有關會議決定應確實執行,並應有進度報告3.定期調查,查詢任務是否圓滿達成