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电子产品说明书的幕后作家

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電子產品說明書的幕後作家
技術文件撰寫( technical writer)
購買電子資訊產品, 絕對少不了附贈一本操作說明書, 你可能不知道, 這就是technical writer的作品。如何將技術語言, 精確轉換成消費者易懂的白話文, 甚至寫成其它各國語言, 這非得有相當功力不可。

只要買新手機、 新相機、 電腦零件……, 都會奉送一個紙盒, 裡面除了各種零件配備外, 還附有簡易操作手冊, 和一本厚重的操作說明書。
這些教你如何使用的說明書, 就是技術文件撰寫人員( technical writer) 嘔心瀝血的結晶。
「說明書從無到有, 都是technical writer的工作範圍, 」華碩電腦業務處技術文件部主任Maggie比喻, 就像出版新書一樣, 從版面呈現、 內容大綱規劃、 文字撰寫、 繪圖說明、 到與印刷廠洽談, technical writer幾乎包辦了出版社的企劃、 文字撰寫、 美編、 校對、 甚至印務的角色。但最大不同之處在於, 對於技術語言必須嫻熟, 還得把新產品的功能摸得一清二楚。

文字「精確」比「優美」重要
一般在產品成熟度只有六、 七成時, technical writer就要跟研發工程師密切溝通, 除了請教新產品的功能、 特色外, 由於說明書閱讀者都是一般消費者, 因此必須「深入淺出」, 把工程師解說時使用的技術字眼, 轉換成消費者容易閱讀的「白話文」。
OKWAP品牌管理處行銷業務部副理宋淑貞說, 文字撰寫要有邏輯, 精準無贅言, 而且「正確真實」比「文字優美」來得重要。
在產品上市的同時, 這本說明書也必須同步付梓印刷完成, 因此technical writer必須與產品經理( PM) 密切互動, 隨時配合產品開發上市時程。
「只要產品提前上市, 截稿的壓力就接踵而至, 」華碩電腦業務處技術文件部主任課長Lydia說, 進度掌握很重要, 因此每天都得追著PM跑, 有時候一個月的工作期, 突然下了新決策變成只剩下一星期, 就必須辛苦地「與時間賽跑」。
即使有截稿壓力, 可是「能夠比別人搶先一步把玩新產品, 」是technical writer最大的樂趣, 偶爾還會碰上讓人難忘的狀況。
Maggie記得, 三一九槍擊案發生當天, 她正在測試一款筆記型電腦, 其螢幕可用來撥放電視畫面, 測試接通當下, 突然出現「總統遭槍擊的新聞畫面」, 成了全公司第一位知道突發新聞的人。

英文好, 會寫作
由於OKWAP手機以華文世界為銷售對象, 故產品說明書以中文為主, 再翻譯成英文版。華碩的產品線很廣, 銷往世界各地, 自然以英文版為主, 因此團隊中有一半是外國人, 而且是native speaker, 只有追進度時, 才會中英文並進。
一般英文版還需翻譯成至少十種語言, 如果是筆記型電腦, 甚至多達二、 三十種, 這時就會外發給翻譯社, technical writer必須接手後續的校對。因此「英文好」是從事technical writer的基本要求, 會第二語言則成了加分條件。
Maggie認為, 想從事technical writer, 除了外語能力, 還要「能寫作」, 至於科技的專業知識, 則可透過訓練補強, 因另外文系、 新聞科系、 中文系都很適合。而宋淑貞認為, 圖書館系學生整理資料的邏輯很強, 也是不錯的人選。
說明書撰寫跟電腦雜誌的「測試報導」非常相似, 因此華碩的technical writer, 幾乎都有電腦雜誌的技術編輯經驗。
因為說明書要求正確無誤, 因此個性穩定、 細心, 注意細節的人比較能勝任, 如果喜歡動手DIY科技產品更是再好不過。( 撰文＝吳佳音 攝影＝吳冠賢)

技術文件撰寫 的 資格條件
學歷: 大專以上
科系: 以理工科系和外語科系為主
證照: 無
特殊要求: 外語能力強, 有科技文件的撰寫與編輯經驗者佳