企业十大部门管理制度与表格范本之采购管理制度与表格范本.doc

第五章采购管理制度与表格范本CGGL-05-01采购控制程序采购控制程序1 目的 为对采购过程进行控制，以保证所采购的物资符合规定的规定，特制定本程序。2 合用范围 合用于生产所需物资的采购。3 职责3.1技术部负责生产所需A、B类采购物资技术标准的制定；负责凹印版、凹凸版、烫金版、模切版的采购。3.2 采购部负责物资采购的计划安排与实行。3.3 品管部负责采购物资的检查。3.4 设计部负责制版菲林的采购3.5 设备部负责协助采购部进行设备零配件的采购并负责验收。4 作业程序4.1 物料的分类4.1.1 生产物料A类物料：对产品质量有直接影响，且价值高的物料，涉及构成产品的直接物料，如纸张、油墨、电化铝等。B类物料：对产品质量和成本影响较大的辅助物料。如PS版、丝网、橡皮布、洗车水、设备零配件、凹印版、凹凸版、烫金版、模切版、包装材料等）。C类物料：其它低值易耗物料。4.2 采购文献4.2.1 采购文献以技术图纸、技术文献、采购协议书、采购计划、请购单、采购协议等方式体现，应清楚地说明对采购物资的规定：如物料名称、规格、订购数量、交货日期、地点和方式、供应商、价格等；4.2.2 本公司发给供应商的采购文献的更改应与本公司同步进行。4.3 采购计划4.3.1 A、B类物资：物控员根据生产订单、打样告知单、请购单及库存情况编制“采购计划”，经审批后实行。4.3.2 C类物资：由相关部门填写“请购单”经审批后实行。4.3.2 如为紧急请购的应在“请购单”上说明，经审批后，采购部先行办理。4.3.3 审批的具体规定按请购、费用审批办法执行。4.4 采购协议4.4.1 A类物资：采购部必须与合格供应商签订“采购协议”，其内容涉及物资的质量规定、交付方式、结算方式、违约责任等。4.4.2 采购协议由采购部主管与合格供应商签订，双方签字盖章后生效。4.5 采购执行4.5.1 采购员根据经审批的“请购单”或“采购计划”进行采购，A、B类物资须从合格供方名录中选择合适供应商。4.5.2 采购员可在授权的范围内以电话、传真订货等适当的方式订购物资。4.5.3采购员应做好采购物资的进度跟踪工作，如采购不能按规定完毕时，应及时告知有关部门。4.5.4 采购员应将采购物资的到货情况作记录。4.6 例外采购：所有物资必须从合格供应商处采购，如因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的因素不能及时供货时，经总经理审批后，可实行例外采购。4.7 采购事项的变更：当采购需求有变化时，相关部门应及时告知采购部，并按本程序之规定重新审批。4.8 采购物资的验证4.8.1 采购物资的验证按来料检查控制程序执行。采购部根据IQC的检查报告对供应商提供的产品的质量情况进行记录，形成相应的记录，做为供方评审的依据。4.8.2 以下情况应注意：（1）当需要在供应商货源处对所采购的产品进行验证时，应在采购文献中就验证的安排和产品的放行办法作出说明。（2）当顾客规定在本公司或供应商处对供应商的产品进行验证时，公司有关部门应予以协助。顾客的验证不能免去公司提供合格产品的责任也不能排除其后顾客的拒收。5支持性文献5.1 供方评审程序。5.2 来料检查控制程序。5.3 采购工作制度。5.4 协议管理办法。6 记录6.1 月采购计划。6.2 请购单。CGGL-05-02采购作业指导书采购作业指导书1.目的为了完善采购制度，以最合理的价格在适当的时间购进符合规定的品质及适当的数量或物品，特制定本指导书。2.合用范围本公司外购的零配件（含原材料、产品均合用）。3.职责3.1 生产部经理:根据订单及材料的库存状况，制定并审批采购计划表。3.2采购主管:3.2.1将生产部下达的采购计划进行消化，根据采购的难易限度分类，制定采购计划，拟定订购数量、交期，发到各采购员，进行订购。3.2.2对采购协议进行审核，内容涉及数量、交期、价格、质量、检查方式等。3.2.3根据订单交期，对采购进度进行调控。3.3采购员：3.3.1根据采购计划进行采购。3.3.2填写采购单，联系供应商；拟定订单交期并做好记录。 3.3.3跟进所订购的产品的交期、质量反映给供应商。3.4销售部提供客户规定标签、商标、包装等样板。3.5技术部提供样品、图纸。3.6品质部提供检查标准或质查。4.作业规定4.1采购部应从技术部门取得厂内自行估算的底价资料，进行询价、比价、议价；最后定价必须经总经理批准。4.2采购部应按照生产计划适时进料，对于只有订购一两种物料的供应商，必须在预定的交货期前5天进行提醒，直到交齐为止。4.3如订货较多的供应商需每周(日)将订货交期予以整理，并以书面形式提醒供应商。如供应商实在无法依期交货，采购则应及时告知生产部并告知可靠的交期，必要时可用同类其它供应商物料替代。4.4生产部可重调生产计划。采购部根据协议条款，追究供应商责任。4.5采购部必须根据物料的质量规定或图纸规定，进行订购，保证所购物料符合文献规定。4.5.1对新配件的订购必须提供图纸或样品。由供应商先做样，送回我方，由技术部和品质部共同确认，符合规定后由采购部告知供应商生产。4.5.2采购协议签订时，必须说明，进货的检查方式，质量规定。4.5.3采购人员应依采购计划购买，并依计划来控制时间、品质及数量。仓管人员依订购单的品名、数量、交货期作为收货的依据。厂商交货，不可超送；数量局限性的应及时告知采购员， 追供应商速补足。4.6采购部应合理选择适地的供货源，提高机动性和减少联系与解决费用。5.采购环节：5.1一方面由主管根据定点清单、采购文献、采购计划、整理、分类、填写订购计划表发送到各采购员。5.2由专职采购员根据任务资料，填写专用订购协议，经主管审核后传真给供应商。订购单上应注明该产品的质量规定，检查方式、参考图纸，必要时要附上技术指导资料。5.3对于我方一般规定的外购件的具体规定可附采购协议一起发给供应商。对于特殊规定或规定比较高的零配件，应由采购员联系供应商。规定：附上图纸和技术部提供技术指导资料。5.4 对订单交期数量的变动应由采购主管及时告知各有关采购员，立即对供应商作出书面告知交期、数量的调整。6 外发加工图纸的控制6.1对于外发加工的零配件图纸必须加盖“外部受控文献”印章，并注明发放登记号及发放日期。6.2对于外发加工的图纸必须进行文献（资料）的发放登记。6.3对于由于技术规定而更改技术数据的图纸，必须由技术部出具技术文献更改告知单，同时，原发放图纸自行销废，以新发放的图纸为技术标准。7.使用表单7.1选择供应商综合评价表。7.2采购计划表。7.3合格供应商名录。7.4专用订购协议。7.5采购选点质量调查表。7.6供应商供货情况历史登记表。CGGL-05-03供应商管理程序供应商管理程序1目的选择合格的供应商并对其进行连续监视，以保证其为公司提供合格的产品与服务，特制定本程序。2合用范围本程序合用于给公司提供产品和服务的所有供应商。3权责3.1采购部、质量部、设计开发部负责对供应商的评价。3.2质量部、采购部负责对供应商的考核。3.3总经理负责合格供应商的批准。4工作程序4.1供应商登录与初步评价4.1.1由采购部、设计开发部及其它部门视公司实际的需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并规定有合作意向的供应商填写供应商基本资料表。4.1.2由采购部对供应商基本资料表进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门及质量部、设计部门相关人员，对供应商进行现场评审。现场评审时使用供应商现场评审表。4.1.3采购部采购人员在对供应商进行初步评价时，需拟定采购的材料是否符合政府法律法规的规定和安全规定，对于有毒品、危险品，需规定供应商提供相关证明文献。4.2现场评审4.2.1公司根据所采购材料对成品质量的影响限度，将采购的材料分为关键、重要、普通材料三个级别，不同级别实行不同的控制等级。（1）关键材料：固定支架、转盘、齿轮、轴承；（2）重要材料：漆包线、电线、有等级规定的标准件，螺纹胶、有电流通过的连接件。（3）普通材料：普通标准件、包装材料、粘接材料、其它未列入关键、重要材料的零件、组件。4.2.2对于提供关键与重要材料的供应商，由采购部组织质量部、设计开发部对供应商进行现场评审，并由质量部填写供应商现场评审表，采购部、设计开发部门签署意见，供应商现场评审的合格分数需达成70分。4.2.3对于普通材料的供应商，无需进行现场评审。4.3供应商质量保证协议的签订4.3.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通材料供应商签订供应商质量保证协议。4.3.2供应商质量保证协议一式二份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。4.4样件需求与供应商送样4.4.1如公司有样件需求，由采购部采购件，采购人员需对样件提出具体的技术质量规定，如品名、规格、包装方式等。4.4.2样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于2件。4.5样件的确认4.5.1样件在送达公司后，由设计部门、质量部完毕样件的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检查，并填写样件确认表。4.5.2经确认合格的样件，需在样件上贴样件标签，并注明合格或不合格，标记检查状态。4.5.3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，为供应商进行生产的依据，一件留在质量部为此后检查的依据。46合格供应商名单4.6.1在供应商基本资料表、供应商现场评审表、供应商质量保证协议和样件确认表四份资料完毕后，采购部将供应商列入合格供应商名单，交总经理批准。4.6.2原则上一种材料，需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。4.6.3对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入合格供应商名单。4.6.4假如顾客提供供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。顾客提供的供应商名单直接列入合格供应商名单，如需从非顾客提供的供应商处采购时，必须事先得到顾客的工程部门的书面批准。4.6.5合格供应商名单在每次的供应商考核结果得出后修订，删除不合格供应商，修订后的合格供应商名单由经理批准生效。4.7采购4.7.1对于关键、重要材料，采购人员需先进行小批量的试订单采购，如连续两批合格，则可进行大批量采购。4.7.2对于提供关键材料的供应商，采购需明确其在第一批送货前提交产品批准资料，如供应商不能提交，质量部有责任帮助培训供应商，以使供应商的质量管理水平与公司处在同一平台。4.7.3对于提供重要材料的供应商，在时机成熟时逐步实行产品批准。4.8供应商的考核4.8.1考核对象：列入合格供应商名单的所有供应商。4.8.2考核方法：对供应商实行评分分级制度，满分为100分。（1）10090分为一级供应商（2）8980分为二级供应商（3）7970分为三级供应商（4)69分以下为不合格供应商4.8.3计分项目和评分（1）质量状况：60分(不合格批数总交货批数)（2）交付情况：20分(迟交批数总交货批数)（3）服务质量：10分(配合度、送样速度、纠正措施回复、超额运费)（4)价格水平：10分(偏高3分、居中6分、居下9分)4.8.4采购人员需规定供应商准时交货，同时应记录由于供应商因素引起分批发运导致的超额费用。4.8.5考核频率：关键材料、重要材料和普通材料的供应商每月考核一次。4.8.6考核结果的解决（1）考核结果在90分以上的供应商，优先采购。（2)考核结果在8089分的供应商，规定其对局限性部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。（3）考核结果在7079分的供应商，规定其对局限性部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购，还是减少采购量。（4）对考核结果在69分以下的供应商，需从合格供应商名单中删除，并终止对其采购。（5）考核标准和考核结果由采购人员书面告知供应商。CGGL-05-04物料需求申请表物料需求申请表序号物 料 名 称型号规格数量到货日期备注12345制表： 审核： 批准：CGGL-05-05请购单请购单请购部门： 日期: 年 月 日NO名称规格单位数量请购量库存量核准量请购用途因素交期预估单价备 注经手人审核核准采购处回答物料处回答第一联存根(白)； 第二联采购处(黄)； 第三联物料处(红)；CGGL-05-06 合格供应商名单合格供应商名单序号供应商名称供应产品地址联系电话传真联系人审核: 更新日期:CGGL-05-07供应商交期调整一览表供应商交期调整一览表提出时间: 年 月 日料号品名厂商采购单交期采购单号订单原数量变更后数量变更后交期采购/确认备注采购会签： 核决： 审核： 经办：CGGL-05-08交货达成管制表交货达成管制表订购日期厂 商品 名规格数 量应交日期追 综 管 制实 交日 期备 注1234制表人： 日期：