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跨国企业EHS审计的流程
大部分跨国企业每三年会对全资或者合资工厂开展EHS审计。审计的目的主要是发现管理中存在的问题,以便及时弥补,确保管理方面持续改进°EHS的审计也分成不同的类别,有些审计是EHS合规审计,重点是确保工厂的运营符合所在国的法律法规及公司的相关政策;有些则是基于风险的审计,主要是要找出当前运营中可能带来EHS风险的地方。
很多跨国企业有全职的审计人员,由他们自己负责开展审计工作,但比较常见的方式,是聘请几名咨询顾问,组成3-7人的审计团队,一起完成EHS审计。对于中等规模的工厂,每次这样的审计大约需要4-5天的时间。
EHS审计通常包括准备工作、工厂审计和报告编制三个阶段。我们来看一看这三个阶段的工作。
第一阶段:准备工作
EHS审计往往涉及比较多的参与者,还要考虑工厂的生产状况,因此,通常需要提前3-6个月做准备。准备工作包括明确审计的范围、组建审计小组、编制审计准则和确定具体的审计日程安排等等;在准备阶段,还会向工厂提供一份问卷,收集工厂的基本情况。
这里提到的审计准则,是一份很重要的文件,它包含审计过程中需要检查的全部要点。例如,安全审计的准则通常是一份70-80页的文件,它列出了对安全方面开展审计所涉及的各个要点、需要查看的具体内容和评判的依据。在审计之前,如果没有这样的审计准则,通常需要花很多的时间来编制。
第二阶段:工厂审计
工厂审计是EHS审计的核心环节。通常包括三个步骤:首次会议、现场审计和总
结会议。
首次会议一般比较简单,大约1小时左右。工厂管理层简单介绍工厂的情况和进入工厂的安全要求;审计小组说明审计的目的、范围和计划,双方确定审计期间的需要工厂配合的相关事项等等。通常工厂主要的管理人员都需要参加首次会议,这样他们才会明白这次审计的目的和计划,也才会知道如何来配合审计小组的工作。
在首次会议后,通常审计小组会一起对工厂做初步的查看。也就是每人拿一张工厂的平面布置图,粗略地在全厂走一遍,了解大致的情况。此后,审计小组成员会根据自己的任务,采取现场查看、文件查阅和人员访谈等形式分头开展审计。在这段时间里,审计小组基本上会每天召开一次简短的内部会议,在小组组长的领导下,交流每个成员当天的发现项,包括发现项的内容和重要性。
现场审计的最后一步是总结会议。有些审计不安排总结会议,但这种情况不多见。通常,在审计的最后一天下午,审计小组会和工厂管理层召开2小时左右的总结会议,它的目的是当面沟通主要的发现项;如果必须提供整改的建议项,也在会议上讨论,必要时,还会根据工厂管理层的意见对建议项做适当的修订。
总结会结束,现场审计就完成了。
第三阶段:编制审计报告
此后审计小组编制正式的审计报告,并分发给相关方。
第四阶段:跟踪落实建议项
有些公司会把审计的建议项纳入一个跟踪系统,定期跟踪工厂落实这些建议项的情况。这是一个1-2年的长周期,原则上并不属于EHS审计的范畴。
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