合约订单管理程序.doc

Xxx精密机械有限公司

合约，订单管理程序
1.目的
1.1进行正式有效的合同评审，确保充分了解客户需求。
1.2确保有足够能力满足客户需求。
2.范围
所有新产品生产之前的投标书，合同或订单。
3.职责
3.1多方论证小组对投标书，合同或订单进行评审。
3.2业务部：负责合同评审记录的归口管理。
4.定义
无
5.程序
5.1合约(订单)审查作业：
5.1.1合约之提出：合约之内容由业务部门或客户拟定,以使合约内容获双方共识.
5.1.2合约之审查：拟定之合约草案条文由业务经理或总经理审查, 其余条件依第3项权责之规定实施.
5.1.3合约之修改或取消：合约内若有争议之处,则业务部门商请客户修改后再重新送审,
若合约有损公司之利益, 则退还客户并予以取消.
5.1.4合约之接受：合约由业务经理签署核准, 合约若有变更时仍依上述规定执行审查.合约接收之后,业务部门开《业务联络单》给相关部门。
5.1.5合约之保存：由业务部保管.
5.2订单审查程序:
5.2.1订单之提出:由客户提出.
5.2.2订单之审查,修改,取消:
业务部门接到客户之订单即与多方论证小组确认制造可行性, 若查核中发现
部份条文无法认同, 则由业务部门与客户研商修改后, 再重新送审,若订单无
内容无法接受, 则退回客户并予取消, 若为续订客户之订单产品,由业务及制造
部门确认交期即可.
5.2.3订单之接受：订单由业务人员确认, 接受并签署后执行.
5.2.4订单之保存：至少需由业务单位保存一份.
5.3合约(订单)变更:审核后之合约(订单), 若客户或本公司发现需变更则依第5.2或5.3
条规定执行.
5.4审查记录:
制 作

审 查

核 准

文件名称
合约，订单评审程序
文件编号
SB-QS-2-06-004
制定部门
业务部
制定日期
2003-03-06
版本号
1.2
5.4.1客户下单时, 业务单位须以公司内部《合约订单审查记录表》记录所谈事项及确认, 客户有正式订单者则由相关部门于订单上签署以做为审查之记录.
5.4.2订单确认无误后由业务单位依订单之内容, 开《业务联络单》给相关部门。
5.4.3当客户下单所要求交货日期可正常交付时，无需通知客户；如交期较急，于本公司无法按时完成时，需由业务通知客户。
5.5当合约(订单)中交期变更时, 由业务部门以联络单的形式通知相关单位.
5.6因应客户询价所提出之报价单需经由业务经理或总经理确认后才可发出, 经客户确认同
意后若有与报价单内容不同时, 可将客户订单经总经理同意后与原始报价单一起归档以
便查询.
6.相关文件
无。
7.相关表单
7.1合约订单审查记录表(SB-QS-R-06-007A)
7.2业务联络单(SB-QS-R-06-012A)
7.3报价单(SB-QS-R-06-011A)