报销管理流程.docx

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报销管理流程

第一章 总则

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
本制度适用公司全体员工。

第二章付款管理规定及付款流程

第一条 付款管理规定
· 临时付款，如业务费、专项费用等，付款人员应在30天内报账，不允许跨月借支。
· 各项付款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
· 付款销账规定：
Ø 付款销账时应以付款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；
Ø 领支票者应在5个工作日内办理销账手续。
· 销帐未清者不得再次付款，逾期销账者转为个人借款从工资中扣回。

第二条 付款/借款流程
· 付款人/借款人按规定填写《付款申请单》或《借款审批单》，注明付款/借款用途、付款/借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、结算方式等。
· 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
· 财务付款：付款人凭审批后的付款申请单到财务部办理付款手续。

第三章报销管理

第一条 费用报销种类
公司费用报销主要包括差旅费、电话费、交通费、办公用具费、业务招待费、培训费、专项费用等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出不得超出预算。

第二条 费用报销的一般规定
· 报销人必须取得相应的合法发票。
· 发票抬头为：品华（上海）文化传播有限公司。如发票抬头不正确，不予报销。
· 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
· 按规定的审批程序报批。
· 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
· 出差报销由出差人员回公司后五个工作日内办理报销事宜。
· 员工日常费用报销，如电话费，加班出租车费每月20日统一提交审批后的《月报销表》给财务，25日财务统一报销。
· 其它费用报销，如办公用具采购报销及员工垫付费用报销及专项费用报销，填《费用报销单》财务每月5号，15号，25号予以报销。

第三条 费用报销的一般流程
· 无借款的：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
· 有借款的：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→扣除员工借款→总经理审批→到出纳处报销。
· 须办理入库的： 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→应附入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

第三章 出差管理及报销流程

第一条 差旅管理制度
公司对员工出差有相应的管理制，为员工提供相应的补贴及费用报销。
(一) 费用标准:
员工级别
住宿标准
出差补贴
出差餐费补贴
外地交通费用
一般员工
（P11－P9）
500元/天
100元/天
100元/天
实报实销
助理经理及经理（P8－P5）
600元/天
200/天
100元/天
实报实销
高级经理及以上
（P4 - P1）
800元/天
300/天
200元/天
实报实销

(二) 管理制度：
· 酒店住宿：员工在住宿标准内自行预订酒店，酒店应靠近员工出差的目的地。住宿费报销时必须提供住宿发票及住宿明细（也称水单），实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
· 出差补贴：实际出差天数的计算以所乘交通工具票面出发时间和票面返沪时间为准。12：00点以后出发（或12：00点以前返回）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后返回）以一天计。员工报销出差补贴时，需提供相应金额的发票。餐饮发票除外。
· 出差餐费补贴：实际出差天数的计算以所乘交通工具票面出发时间和票面返沪时间为准。12：00点以后出发（或12：00点以前返回）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后返回）以一天计。员工报销出差餐费补贴时，需附上当地相应金额的餐费发票，补贴标准内实报实销，不足部分不予补偿，超出部分由员工自行承担。
· 交通工具：如需乘坐飞机，由公司统一订机票，机票为经济舱。如需乘坐火车或其它交通工具，由员工自行订票。员工需保留所乘交通工具的发票，以便报销。
· 交通费：外地交通费实报实销，员工需在外地交通发票上写明出发地及到达地。本地往返机场的出租车发票实报实销。
· 客户宴请：如宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例扣减出差人当天的餐费补贴。
· 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

第二条 出差申请流程
· 出差申请：出差申请人首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等。
· 出差申请流程：出差申请单由部门经理批准→总经理批准→行政部购票。
· 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订机票。

第三条 出差报销流程
· 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》。
· 报销流程：出差人将《出差报销单》及审批过的《出差申请表》交由部门经理审核签字→财务部审核签字→总经理审批→出纳报销。

第四章 员工日常费用报销制度及流程

员工日常费用报销包括手机话费，因公外出市内交通费。针对此类费用，公司予以一定额度的报销。
第一条 话费补贴制度
移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销额度。出国期间除外。试用期除外。
员工级别 手机话费报销额度
经理 200元/月
高级经理及以上500元/月

第二条 交通费管理制度
· 员工因公需要外出，可乘坐出租车，并保存车票报销; 乘车人需在票上写明出发地及目的地。加班超过晚上9点半后，可乘坐出租车回家，并保存车票报销。
· 市内因公公交车费应保存相应车票报销。乘车人需在票上写明出发地及目的地。

第三条 报销流程
· 员工报销手机话费，需附上以公司名称为抬头的话费标准发票。用于报销的发票必须是上月话费发票。
· 交通费发票，如出租车发票，发票日期必须是上月25日－当月24日。过期发票不予以报销
· 报销流程：按日常费用审批报销流程执行。

第五章 办公用具采购申请及报销流程

第一条 管理规定:
· 为合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。
· 行政部根据各部门需求及库存情况，每半个月申请采购办公用具。
· 实际购置时填写《办公用具申请单》报批。
· 所购办公用具应做入库单，登记入册

第二条 申请及报销流程
· 购置申请流程：行政部收集各部门需求→部门经理审批→总经理审批。
· 报销流程：行政部采购人填写《费用报销单》→部门经理审批→财务复核→总经理审批→出纳处报销。
· 报销时间，参照其它费用报销

第六章 专项费用申请及报销流程

专项费用包括：招待费、培训费、市场广告及活动费用、咨询顾问费、软件及固定资产购置等。
第一条 申请流程:
· 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
· 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
· 市场广告及活动费用：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交申请（含项目方案、可行性分析、费用预算及相关收益预测表等）。
· 其它费用：咨询顾问费、软件及固定资产购置费按实际需用，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交申请。

第二条 报销流程：
· 招待费由经办人按员工日常费用报销流程办理报销手续。
· 培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
· 其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
· 如费用金额较大，员工可申请借款并按规定执行报销手续。

第七部分 附则

第一条 本制度解释权归公司财务部。

第二条 本制度自2015年1月1日起正式生效。
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