档案管理及保密制度模板.doc

档案管理及保密制度

8

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。
第六章 档案管理及保密制度
第一条: 总则
1. 本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、 音像资料, 包括: 国家政府部门重要公文、 工程技术档案、 财务档案、 法律文书、 各种文书档案及其它专门档案( 人事档案由人才交流中心代管) 。公司对档案实行集中管理。
第二条: 档案管理架构
1. 公司档案管理由办公室主管, 并设有综合档案室。
2. 综合档案室由办公室档案管理员负责管理, 各部门设兼职档案管理员。
3. 综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案管员负责档案的收集、 整理和移交工作。
第三条: 档案分类:
1. 文书类档案
1） 政府部门各类文件
2） 公司对外、 对内各类正式发文
3） 法律公文
4） 项目文件
2. 工程技术类
1） 开发档案
2） 预算合同档案
3） 工程档案
3. 财务类档案
4. 合同类档案
5. 公司各类证照
第四条: 归档工作流程
1. 档案工作分为八个环节: 收集 、 整理、 鉴定、 保管、 编目、 检索、 统计、 利用。
2. 各部门以工程项目为单位, 按档案分类要求, 在第一时间将文件、 证照原件整理后, 负责移交至公司综合档案室归档。
3. 各部门按要求建立档案, 做好档案登记目录, 经部门负责人审签后, 及时交送公司综合档案室备查, 并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的, 应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条: 归档要求
1. 归档文件必须完整齐全。
2. 归档文件必须按规定分类整理、 编目。( 登记目录见附表1)
3. 档案编目
1） 文书类档案: 年度+( 项目) 部门+案卷号
如: /市场/001
2） 工程类档案: 年度+工程项目+档案分类+案卷号
如: /回龙观/工程/001
3） 财务类档案: 会计年度设置
4） 合同类档案: 部门( 项目) +合同类型+年份+案卷号
4. 归档文件不能用铅笔、 圆珠笔、 彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、 复印件均不能归档。
5. 音像档案要求:磁带、 录像带、 光盘要原版; 计算机软盘、 光盘要可运行。
1） 照片、 底片要求清晰完整, 并附有说明文字材料, 包括事件、 时间、 人物、 背景、 摄影者五要素。
2） 录音带、 录像带、 计算机软件应在盒套贴有标签注明: 题目( 内容) 、 制作日期、 制作人、 盘数、 序号等。
第六条: 档案借阅、 移交
1. 公司档案室档案原则上不外借其它单位, 如确需外借, 需经公司主管副总批准。
2. 借阅档案、 证照一律办理借阅手续( 档案借阅单见附表3) 。档案需妥善保管, 不得私自涂改、 拆卷、 复印及转借她人。
3. 各部门只能借阅本部门形成档案, 若跨部门借阅, 须经档案主管部门负责人批准 。
4. 公司档案管理人员在调离岗位、 或离职时, 由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将档案移交表填写清楚。( 附表4)
第七条: 保管和保密制度
1. 存放档案的档案柜排放整齐; 采用统一的档案盒, 且要求标识明确。
2. 档案保管要做到防火、 防光、 防尘、 防盗、 防鼠、 防潮。
3. 档案的保密严格执行档案保密制度, 采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销, 防止泄密。
4. 节假日期间, 档案库房、 档案柜要加封条。
第八条: 附则
工程档案、 财务档案管理制度细则由部门另行制定。

附表1
档 案 目 录

档案编号
文号
文件标题
责任人
页数
日期
备注

借 阅 档 案 登 记 薄

序号
日期
单位
( 部门)
案卷或文件题名
用途
批准人
借阅人签字
归还日期
备注

附表4
档案移交接收登记簿

档案目录号
档案名称
所属年度
移交(接收)日期
移交(接收)原因
档案数量
页数
本数
备注

移交人(签字): 接收人(签字)