区域业务管理部工作指导书.pdf

中国水利水电建设股份有限公司海外业务 海外事业部/国际公司部门工作指导书 Q/SHL.3Z01-006-2010 区域业务管理部区域业务管理部 编写：孙 雯 审核：余 忠 批准：盛玉明 中国水利水电建设股份有限公司 区域业务管理部工作指导书 目 录 部门人员会签表 本部门岗位设置图 1 部门目标、指标 1.1 质量目标 1.2 安全目标 1.3 职业健康/环境目标 2 部门职责综述 2.1 市场营销职责 2.2 服务支持职责 2.3 指导管控职责 3 部门岗位设置、职责和接口 3.1 部门岗位设置 3.2 职能和权限 3.3 任职要求 3.4 接口岗位 4 工作程序 4.1 项目信息搜集工作程序 4.2 国际工程的资格预审/后审工作程序 4.3 国际项目竞争性投标工作程序 4.4 国际工程信贷项目投（议）标工作程序 4.5 开发海外投资项目基本流程 4.6 设计、开发控制程序 4.7 对区域业务市场项目管控程序 5 部门通用文件目录 6 部门专用文件目录 6-1 区域业务管理部工作指导书 部门人员会签表 注：请各部门人员阅读、了解、应用公司海外业务三标管理体系文件，并在各自相关岗位职责处签字认可。序号 现职人员姓名 与本部门岗位设置对应的 岗位名称 本人对本岗位职责确认签字 签字日期 1 盛玉明 部门总经理 2 余 忠 部门副总经理 3 刘正云 部门副总经理 4 李红敏 业务处处长 5 冯道雨 主管，消防员 6 张剑明 主管 7 孙 雯 业务员，内审员 8 张佳慧 业务员，安全员 9 倪庆久 驻中国水电（马来西亚）有限公司 10 谷宏亮 驻中国水电（马来西亚）有限公司 11 杨旭霞 办事员，部门秘书 6-2 区域业务管理部工作指导书 本部门岗位设置图 部门总经理 部门副总经理业务处处长 业务处副处长 高级主管/主管 驻外机构负责人 主办/业务员/见习员 安哥拉区域业务总部卡塔尔区域业务总部利比亚区域业务总部马来西亚有限公司 秘书/内审员/安全员 公司分管领导 6-3 区域业务管理部工作指导书 区域业务管理部工作指导书 区域业务管理部工作指导书 Q/SHL.3Z01-006-2010 1 部门目标、指标 1.1 质量目标 超过 2 亿美元项目的标书和合同评审率 100%,项目备案率 100%，资审/投标文件合格率98%，在建工程月报及时率 90%。1.2 安全目标 部门执行公司的安全目标和指标里与本部门有关的条款；各海外区域业务市场根据所在地的法律法规及合同文件来制定其相应的安全目标和指标。1.3 职业健康/环境目标 部门执行公司的职业健康/环境目标和指标里与本部门有关的条款；各海外区域业务市场根据所在地的法律法规及合同文件来制定其相应的职业健康/环境目标和指标。2 部门职责综述 区域业务管理部作为股份公司海外事业部/国际公司对各区域业务总部的归口管理部门，集中、统一管理、支持、服务于各区域业务总部，具体负责各区域业务总部的国内联络，跟踪、协调、办理各区域业务总部须在国内办理的各项业务。a)市场营销职责 负责建立公司与各区域业务总部市场沟通机制及交流平台；负责各区域市场与中国政府有关部门、商会、银行、保险等机构相关的联络，推动项目进展；负责组织各区域市场 2 亿美元以上投（议）标项目的审评；以及组织各区域市场新业务类型、新合同格式和其他高风险类业务的评审。b)服务支持职责 负责为各区域业务总部投标工作提供相关证明文件；协助资金部为各区域业务总部办理担保、保函等相关业务；负责办理各区域业务总部其他需在国内办理的事宜。c)指导管控职责 负责向各区域业务总部传达公司各类指示、政策和精神，同时向公司上报由各区域业务总部提起的请示、报告等，并跟踪落实。3 部门岗位设置、职责和接口 3.1 部门岗位设置 6-4 区域业务管理部工作指导书 见“本部门岗位设置图”。3.2 职能和权限 3.2.1 部门总经理 a)全面负责本部门工作；b)负责制定本部门管理办法；c)根据收集到的国外工程信息，通知相关区域业务总部并报公司分管的副总经理，同意后参与对投标策略和方式策划，并负责监督执行；d)在股份公司的授权下，代表股份公司与投标的各个合作伙伴开展有关合作事宜；e)负责指导各区域业务总部的日常经营与管理工作；f)负责部门驻外机构经营工作的管理和协调；g)负责贯彻执行公司一体化体系文件和实现公司管理方针、目标，对部门经营管理、环境和安全生产负全面责任；h)负责为本部门所涉及的公司一体化管理策划的实施调配必要的资源；i)负责组织部门的质量、环境和职业健康安全状况改进活动，推进一体化管理体系的持续改进；j)参加公司管理评审；k)完成领导交给的其他工作。3.2.2 部门副总经理 a)协助部门总经理做好本部门的日常管理工作；b)按照分工，做好分管的工作。3.2.3 业务处处长 a)负责各区域业务市场信息的收集、整理及跟踪落实；b)经海外事业部领导批准并授权，负责：与中国政府有关部门、商会、银行、保险等相关机构的联络，为各区域业务总部投标资格审查提供相关证明文件，办理相关授权；为各区域业务总部办理担保、保函等相关业务；组织对各区域业务总部提交的超过 2 亿美元以上的投（议）标项目的评审和决标；以及组织各区域市场新业务类型、新合同格式和其他高风险类业务的评审；办理各区域业务总部其他需要在国内办理的事宜；实施区域业务管理部管理文件中规定的相关管控职能。3.2.4 业务处副处长 协助处长开展工作，参与对各区域业务总部及其国别市场的营销、服务、管理等全过程工作。6-5 区域业务管理部工作指导书 3.2.5 高级主管/主管 协助处长，副处长开展工作，参与对各区域业务总部及其国别市场的营销、服务、管理等全过程工作。3.2.6 项目主办/业务员/见习员 协助项目主管开展工作，参与对各区域业务总部及其国别市场的营销、服务、管理等全过程工作。3.2.7 内审员/安全员 a)按照公司有关贯标工作的要求，在部门总经理的领导下，对本部门一体化管理体系的执行情况进行监督和管理；b)参加公司定期或不定期组织的内审，主要包括检查表编制、现场审核、审核记录、不合格报告、不合格项跟踪审核等；c)对于公司管代、外审及内审等提出的不符合项，协助部门总经理责成部门有关人员进行整改和跟踪，并验证采取纠正措施的有效性；d)总部安全员负责对总部办公室各种噪音源、危险源等的识别，出现安全问题及时向部门总经理汇报。3.2.8 秘书 a)负责部门档案和文件管理工作；b)负责部门后勤管理与接待工作；c)负责办理部门对外报文及资质文件认证工作；d)负责与公司各部门之间的日常联系、沟通工作；e)按照公司统一的月报格式，及时向经营管理部提供区域业务市场月报汇总材料；f)负责领导安排的其他事宜。3.3 任职要求 3.3.1 部门总经理 具有大学本科及其以上学历和适用专业结构，具有十年及以上从事国际经营管理的经历和经验、高级专业技术职称、担任过两年以上部门副总经理（副主任），在国际经营活动中成绩显著，具有较强的组织管理能力。3.3.2 部门副总经理 具有大学专科及其以上学历和适用专业结构，具有八年及以上从事国际经营管理的经历和经验、中级及其以上专业技术职称，在国际经营活动中具有一定的组织管理能力。3.3.3 处长 6-6 区域业务管理部工作指导书 具有大学专科及其以上学历和适用的专业结构，具有六年及以上从事国际经营或某一方面管理工作的经历和经验，中级及其以上专业技术职称。3.3.4 副处长 具有大学专科及其以上学历和适用的专业结构，具有四年及以上从事国际经营或某一方面管理工作的经历和经验。3.3.5 主管 原则上对应比照部门副处长的任职条件，但更侧重于专业技术能力。3.3.6 主办 应届博士生、见习期满的硕士研究生、或其他具有大学专科及以上学历和适用专业知识的人员。3.3.7 业务员 应届毕业的研究生、具有一年以上国际经营工作经历的本科毕业生或其他具有大学专科及以上学历和适用专业知识的人员。3.3.8 见习员 应届毕业的大学本科毕业生（含：双学士学位应届毕业生）。3.3.9 秘书 大学专科及以上学历，具有文秘、档案管理等专业知识的人员。3.4 接口岗位 a)部门直接受公司总经理领导与管理；b)对外部门的接口岗位为处长；c)配合公司内各部门对外报文岗位为部门秘书，安全工作为安全员，ISO 审计工作为内审员。4 工作程序 4.1 项目信息搜集工作程序 重要项目备案 通知区域总部并上报公司 项目信息跟踪 区域总部/区域管理部购买资审/招标文件 分析整理项目信息 项目信息收集 a)部门应联合区域业务总部按照海外事业部的总体安排，组织本部门有关人员对项目信息作经常性的跟踪和调研；b)负责项目信息搜集的工作人员对所负责的市场进行项目信息搜集工作；同时与区域业务总部保持联系，交换信息；6-7 区域业务管理部工作指导书 c)部门负责人组织市场信息分析会议，召集本部门有关人员对搜集到的项目信息整理、分析和研究，授权专人（项目主管）对有价值的信息进一步跟踪和联系；d)经与区域业务总部协商确定后，将重点跟踪或决定参与资审的项目报请海外事业部主管领导（海外事业部副总经理等）批准，将项目备案表在国际合作部备案；e)定期对本部门跟踪的项目信息整理成报表，汇总到国际合作部，如发生与其他部门跟踪信息的重复或冲突，应报请海外事业部领导予以协调；有关部门要根据协调结果移交有关资料和信息，由接手部门重新整理建档；f)涉及规模较大或合作关系比较复杂的项目信息要及时向海外事业部主管领导汇报；g)对拟定参加资格预审或投标（资格后审）的项目，由区域业务总部统一安排，向业主索取/购买项目的资格预审文件或招标文件（若该项目为资格后审）；h)在得到资格预审/后审文件后，如有区域业务管理部控制的有关信息跟踪过程记录、信息，要及时移交给区域业务总部，并办理文件移交记录。6-8 区域业务管理部工作指导书 4.2 国际工程的资格预审/后审工作程序 工 作 流 程 输 入 内 容（运 行条 件）管 理 职 责 输 出 内 容 项 目 备 案 项 目 信 息 区 域 业 务总 部/区域 业 务管 理 部 项 目 备 案表 购 买 资 审文 件 信 息 及 人力，物力 资 源 区 域 业 务总 部/区域 业 务管 理 部 资 审 文 件 相 关 证 书公 证/认证 相 关 证 书 公 证 处/外 交部、使 馆 相 关 证 书 授 权 书 签字 设 计 授 权书 授 权 人，法 人 代表 签 字 授 权 书 审 计 过 的财 务 报表 报 送 财 务报 表 财 务 部 财 务 报 表 银 行 授 信/资信 证明 申 请 银 行授 信/资信 证明 区域业务管理部/资金部 银 行 授 信/资信 证明 寻 找 相 关项 目 资料 信 息 及 人力，物力 资 源 区 域 业 务总 部/区域 业 务管 理 部 项 目 资 料 提 交 资 审文 件，邮寄 到 指 定地 点 编 制 资 审文 件 区 域 业 务总 部 资 审 文 件 a)区域业务总部在得到资格预审/后审文件后，应对所有文件进行初步整理、归纳，将需要区域业务管理部配合完成的文件及时进行交底和统一安排，提出格式、文件质量、提交时间等要求；b)部门项目主管负责组织有关人员按区域业务总部的要求完成相关表格、准备所有资质文件的复印件及其公证件（有要求时）、取得有关的证明材料等，并提交区域业务总部，由区域业务总部负责资格预审/后审文件的汇总、审核、复印和装订；c)项目主管负责跟踪资格审查进展和结果，并及时向部门总经理和副总经理汇报有关6-9 区域业务管理部工作指导书 情况；d)资格预审文件将由区域业务总部保存，供进一步的投标工作使用和查阅。4.3 国际项目竞争性投标工作程序 工作流程 输入内容 （运行条件）管理职责 输出内容 项目备案 项目信息 区域业务总部/区域业务管理部 项目备案表 购买招标文件 项目信息及 各方支持 区域业务总部/区域业务管理部 招标文件 取得经商处同意函 设计项目汇报书 经济商务参赞处 经参处同意函 中国对外承包工程商会 取得商会协调函 设计项目汇报书 中国机电产品进出口商会 商会同意函 取得商务部 投标许可 设计项目汇报书 中华人民共和国商务部 商务部 投标许可 寻求合作方 施工单位 项目信息 区域业务总部 合作方名单 现场考察及各合作方联合编制投标书 设计项目初步标书 区域业务总部及相关合作方 投标书 开具投标保函 设计项目汇报书 区域业务管理部/资金部 投标保函 开具授权书 授权人及领导批示 区域业务管理部 授权书 投标书评审 设计项目汇报书 1 2 亿美元以下的投（议）标项目由区域业务总部评审和决标 2 2 亿美元以上的投（议）标项目/新服务类型/高风险业务报海外事业部/国际公司评审和决标 评估结果 递交投标书 设计投标书 区域业务总部 开标结果 合同谈判 合同书 区域业务总部 谈判结果 6-10 区域业务管理部工作指导书 a)收到资格预审通过通知或投标邀请函后，由区域业务总部从境外直接购买或区域业务管理部从国内汇款购买招标文件，由区域业务总部负责投标阶段的组织、协调工作。如必要，部门项目主管负责指派国内有关专业人员配合区域业务总部的资格审查/投标工作；b)区域业务总部根据有关规定要求向中国驻项目所在国的使馆经参处申请批准并取得经参处同意函；部门项目主管负责起草向中国对外承包商会申请投标的申请函，填写规定的申请表格，同经参处同意函一起递交到中国对外承包商会/机电商会，同时将表格电子版填写完毕后交给经营管理部，由经营管理部进行网上申报，并从商会取得“投标协调意见函”；负责起草向中国商务部申请参加境外项目投标的申请函，连同其它机构的批复一起递交到中国商务部有关部门，取得“对外承包工程项目投（议）标许可证”；c)部门项目主管将“对外承包工程项目投（议）标许可证”，保函申请函及招标文件的相关页递交到国际公司资金部，申请办理投标保函；d)区域业务总部负责制订项目投标工作计划，内容应包括：协作单位组成、投标文件编制计划、主要工作阶段安排、专家评审工作计划、投标小组专业分工等；e)区域业务总部负责 2 亿美元以下的投（议）标项目的评审和决标，并将结果报本部门备案；f)对 2 亿美元以上的投（议）标项目的评审和决标，以及各区域市场新业务类型、新合同格式和其他高风险类业务的评审应通过部门报股份公司海外事业部/国际公司评审确定；g)区域业务总部负责现场考察、相关记录及业主对招标文件的澄清，建立项目档案，以及在整个投标过程中与业主、投标文件编制人员/单位之间的信息沟通和工作协调，负责投标文件编制进度和文件整体质量，标书装订与递交，负责追踪投标后的评标过程、评标结果等信息，负责组织外事活动。若中标，组织合同谈判，签订合同。6-11 区域业务管理部工作指导书 4.4 国际工程信贷项目投（议）标工作程序 工作流程 输入内容 （运行条件）管理职责 输出内容 项目备案 项目信息 区域业务总部/区域业务管理部 项目备案表 购买招标文件 项目信息及 各方支持 区域业务总部/区域业务管理部 招标文件 取得经商处同意函 设计项目汇报书 经济商务参赞处 经参处同意函 中国对外承包工程商会 取得工程承包商会或机电商会同意 设计项目汇报书 中国机电产品进出口商会 工程承包商会或机电商会同意函 取得信保的承保兴趣函或意向书 设计项目汇报书 中国出口信用保险公司 信保的承保兴趣函或意向书 取得银行的贷款兴趣函或意向书 设计项目汇报书 中国进出口银行或其他商业银行 银行的贷款兴趣函或意向书 取得商务部投标许可 设计项目汇报书 中华人民共和国商务部 商务部投标许可 向国家发改委报送信息报告 设计项目汇报书 区域业务管理部 国家发改委意见 寻求设计合作方（EPC 项目）项目信息 区域业务总部 合作方名单 寻求施工单位 项目信息 区域业务总部 施工单位名称 各合作方联合编制投标书 项目考察信息 区域业务总部及相关合作方 投标书 现场考察，投标协调会 设计项目初步标书 区域业务总部及相关合作方 考察报告及协调结果 开具投标保函 设计项目汇报书 区域业务管理部/资金部 投标保函 授权书 授权人及领导批示 区域业务管理部 授权书 6-12 区域业务管理部工作指导书 投标书评审 设计项目汇报书 1 2 亿美元以下的投（议）标项目由区域业务总部评审和决标 2 2 亿美元以上的投（议）标项目/新服务类型/高风险业务通过区域业务管理部报海外事业部/国际公司评审和决标 评估结果 递交投标书 设计投标书 区域业务总部 开标结果 合同谈判 合同书 区域业务总部 谈判结果 a)购买招标文件后，由部门项目主管负责整理与收集必要的文件和资料，向中国出口信用保险公司及中国进出口银行或其他商业银行递交申请，取得承保兴趣函和贷款意向书；b)其余执行“国际项目竞争性投标工作程序”b)至 g)条规定；c)区域业务总部负责组织合同谈判，签订开口合同；d)部门项目主管负责向中国出口信用保险公司及中国进出口银行或其他商业银行递交申请，并组织签订保险协议和贷款协议；e)区域业务总部督促业主办理还款担保并开出还款信用证；f)合同生效。4.5 开发海外投资项目基本流程 相关内容可参见 Q/SHL.3Z01-004-2010海外投资一部工作指导书“海外投资项目基本流程”。4.6 设计、开发控制程序 中标项目若包含设计，需参照程序文件 Q/SHL.216-2010设计和开发控制程序开展对工程项目的设计和开发的所有活动。4.7 对区域业务市场项目管控程序 任务 区域业务管理部区域业务总部工程局/项目部 输出内容（区域业务管理部）项目信息收集与跟踪 参与 负责/执行 参与 市场开发月报 项目信息备案与上报 负责/执行 参与 项目备案表、商会协调意见函、商务部投标许可，银行、6-13 区域业务管理部工作指导书 信保等文件（融资项目）项目资审文件/标书准备 参与 负责/执行 参与 授信/资信证明、投标保函、授权书、财务报表、企业资质证书、相关公证/认证文件等标书装订、递交 备案 负责/执行 开标结果 合同谈判与签署合同 参与/备案 负责/执行 履约、预付款保函、保险等/中标函/合同协议备案 工程设计合同（EPC 项目）备案 负责 执行 工程设计合同（EPC 项目）签署施工委托实施协议/保廉协议 备案 负责/执行 执行 施工委托实施协议/保廉协议项目实施阶段 备案 监督 负责/执行区域业务市场月报 工程移交 备案 监督 负责/执行工程移交证书 5 部门通用文件目录 a)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/01 部门受控文件清单；b)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/02 部门记录清单；c)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/03 部门任职基本条件；d)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/04 公司质量、环境、职业健康安全目标分解表；e)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/05 部门质量目标分解完成情况；f)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/06 部门年度质量、环境、安全情况统计表；g)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/07 部门法律法规清单；h)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/08 合格施工供方清单；i)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/09 合格设计供方名单；j)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/10 公司总部环境因素识别表；k)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/11 公司总部环境影响评价记录；l)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/12 公司总部重要环境因素清单；m)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/13 公司总部危险源识别与风险评价基础调查表；n)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/14 公司总部重大危险源清单；o)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/15 公司合规性评价记录；p)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS5/16 公司总部应急预案清单；q)设计、施工行业标准（电子版）；r)公司制度汇总。6 部门专用文件目录 6-14 区域业务管理部工作指导书 6-15 a)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS6/01 部门驻外机构重大危险源清单；b)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS6/02 部门驻外代表授权书汇总；c)Q/SHL.3Z01-006-2010/ATS6/03 部门 2009 年度培训清单；d)标书和合同评审表（硬拷贝）；e)项目备案表（硬拷贝）；f)投标所需相关申请模板汇总（电子版）；g)出国申请表汇总（电子版）；h)文件登记表格汇总（电子版）；i)用印及签字审批单汇总（电子版）；j)授权书模板及审批单汇总（电子版）；k)财务相关表格汇总（电子版）；l)公证认证申请表格汇总（电子版）；m)桌签模板汇总（电子版）；n)其他表格汇总（电子版）；o)月报（电子版）；p)重大工程施工方案（电子版）。