加油站便利店商品库存管理系统操作流程.docx

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加油站便利店商品库存管理系统操作流程 18 2020年4月19日文档仅供参考规章制度便利店库存管理系统操作流程指引流程编号版本号流程名称便利店库存管理系统操作流程指引相关部门财务部、运营部相关制度相关表单流程编号 SOSD-002 编制杨兵审核王强修改记录第一次修改编制审核要点第二次修改编制审核要点第三次修改编制审核要点第四次修改编制审核要点第五次修改编制审核要点起草部门：油站运营部分发目录：本部全体员工签发人： _____________（总经理）签发日期：便利店库存管理系统操作流程指引商品的库存管理是油站营运环节中非常重要的一部分。科学而严格的管理，不但能最大限度地降低过期、损坏、霉变等各种损耗，还能有效地节约空间和劳动力。库存管理包括商品入库、出库和回库三个环节： ◆ 商品入库：按照分类摆放及先进先出的原则码放商品将实际收货数量录入《非油品验收单》按照订货/收货流程接收商品注意事项： Ø 按照“先进先出”的原则：同种货品都应按照有效期的先后由上至下，由左至右，由外至里摆放 Ø 合理分配货架，同类商品摆放在同一或相邻货架上，饮料、食品类商品应远离化学或汽车用品 Ø 食品类不得接触地面 Ø 贵重商品应放入专门的柜子上锁，并由专人保管非油品验收单油站在正常验收所订购的非油品时使用。【操作步骤】本模块采用“单据操作画面”（如图），在此界面可直接对内容进行修改、删除，审核后即在系统内生效。第1步选择相应的模块，进入单据操作界面；第2步选择查询条件并输入相关信息后按“查询”；或直接点击“查询”，系统显示所有符合查询条件的单据，如没有输入任何条件则显示所有单据；第3步点击“编辑”；第4步输入“验收数量”与“赠品数量”并选择商品存放位置；第5步保存并审核。例如：按商品种类的不同将其放置在库房的相应区域将实际收货数量录入系统《非油品验收单》小贴士： l 商品根据不同性质划分为22类：酒、糖果、饼干、奶、家庭食品、面包、快餐、快餐饮料、雪糕、香烟、饮料、薯片小吃、文具/玩具、日用品、健康美容品、药品、计生用品、服务、消耗品、报刊杂志、汽车用品、机油 l 便利店的仓库应分为货品区、礼品/促销品区、退/换/转货品区、过期/损坏货品区和杂货区等五个区域 l 每一间油站应保存有仓库的标准仓库货架布局示意图 l 香烟是需要特别留意的贵重商品，在储存过程中，很容易吸收不同的气味必须有独立而且相对密封的容器来储存。 A架 B架 C架 D架 G架 F架 E架 A架 B架 C架 D架 E架 F架 G架药品/计生/健康美容礼品玩具饼干饼干饼干香烟香烟汽车用品汽车用品报刊/杂志薯片小吃薯片小吃糖果酒机油机油日用品饮料饮料家庭食品退换货品机油机油机油日用品饮料饮料损坏商品 ◆ 商品出库：库房商品实际出库与账面记录非油品移仓单油站将非油品从仓库转移到货架或货架转移到仓库时使用，系统在核减销售时使用货架库存，如未及时进行移仓，可能会造成货架负库存。【操作步骤】本模块采用“单据操作画面”（如下图），在此界面可直接对未审核确认的内容进行修改、删除、添加。第1步选择相应的模块，进入单据操作界面；第2步进入该模块后点击右上角的“新建”；第3步选择“营业日期”与“班次”；第4步选择“移出仓位”与“移入仓位”；第5步点击“增加删除商品明细”；第6步选择商品并输入“移仓数量”；第7步保存并审核。 l 商品实际出库：如需补货，填写《非油品移仓单》检查便利店内商品是否丰盈根据《非油品移仓单》于库房中找到相应商品按照“先进先出”原则取出商品按照陈列原则摆放商品例如， 3月20日A班销售2桶快驰4000（15W40），货架出现空缺，则便利店员需要出库3桶快驰4000（15W40）便利店货架出现空缺：快驰4000缺3桶 9月15日 12月2日 Ø 在库房找到相应货品（快驰4000） Ø 比较商品的有效期，按照“先进先出”原则将有效期较短的商品取出3桶） l 账面记录打印当日《非油品移仓单》，并根据《非油品移仓单》进行出库，并由便利店员/主管与收银员共同签字确认，存档备查；小贴士： l 库房钥匙一把由便利店主管保管，便利店主管上班盘点库存商品无误后，在相应《非油品移仓单》上签字确认。 ◆ 商品回库：出现破损、过期或通知下架等情形，商品应收回至库房过期/损坏货区放置。（商品报废、退货等流程详见《第一章—1.6.2退换货及1.6.4商品有效期管理》）库房过期/损坏货区商品出现破损或过期 ◆ 商品盘点： Ø 盘点是便利店管理中十分重要和必不可少的工作。 Ø 经过定期和准确的盘点 n 能够清楚了解实际的库存货品种类和数量； n 能够清楚地反应出某段时间范围内某类货品的损耗情况，从而及时发现和解决存在的某些问题，最大限度地降低不必要的损耗； Ø 整个盘点程序可分为仓库货品盘点和便利店货品盘点两部分； Ø 在便利店盘点过程中，不得影响便利店正常的销售工作盘点方法： Ø 每班盘点：油站建立货架商品台帐，每次从仓库出货及每班商品销售时，都必须在交接班前及时在系统中录入，交接班时，交接班双方应该根据系统数据盘点货架实物，如果出现每班差异，需及时查找原因，当班主管为负责人。 Ø 每周盘点：油站经理对部分物品进行抽查，并填写《便利店商品抽盘表》。 Ø 每月盘点：每月油站经理组织一次对便利店商品的全面盘点，油站经理与会计须在现场参加盘点。 l 手工盘点：前期准备 Ø 提前上货，保证盘点期间商品的销售与货架的丰满 Ø 充分的人员，保证盘点质量 Ø 空白的《仓库/便利店商品盘点表》初盘的同时安排专人负责记录初盘期间的商品销售情况，注意将“销售”分为“盘点前”、“盘点后”两个阶段记录初盘按盘点实际数量准确录入第1步选择“非油品盘点录入单”模块，进入单据操作界面；第2步进入该模块后点击右上角的“新建”；录入第3步选择“盘点通知单号”和“仓位”；第4步点击“增加删除商品明细”并选择需盘点的商品；第5步输入“盘点数量”与“盘点期间销售影响数”；第6步保存并审核。 l 盘点枪盘点：第一步新建非油品盘点通知单非油品盘点通知单是盘点前的准备，此操作确定盘点商品的范围。【操作步骤】本模块采用“单据操作画面”（如下图），在此界面可直接对未审核确认的内容进行修改、删除、添加。第1步选择相应的模块，进入单据操作界面；第2步进入该模块后点击右上角的“新建”；第3步选择“油站”；第4步选择“是否立即执行”，若“否”，则选择执行的营业日期与班次；第5步选择“是否指定仓位”，若“是”，则选择“仓位”或“货架”；第6步选择“商品范围”，若非“全部商品”，则选择特定商品；第7步保存并审核。第二步非油品盘点资料导入盘点枪盘点资料导入盘点枪是在每次盘点开始之前需要做的工作，导入到盘点枪的资料将在盘点过程中比对盘点商品是否存在，操作时需要打开盘点枪的同时登陆POS系统，操作步骤如下： 1) 在盘点枪上：打开菜单“1:数据传输->3:下传主档数据”，将提示：是否接受数据？ 2) 油站端的BOS：登陆BOS，打开“交班管理->盘点机数据处理”菜单，如下图： 3) 按下盘点枪确认键的同时，点击BOS系统中如上模块的第一个按钮“BOS->盘点枪” 4) 确认后，如下提示表示本次导入成功： a) 盘点枪提示：下载数据结束，按任意键返回! b) 按BOS系统提示：导入数据至盘点机成功。 l 注意：如果盘点枪出现：等待超时，按任意键返回!，表示导入数据不成功，需要重新再试第三步盘点并录入系统 A．盘点整个过程，只使用一支盘点枪进行全场盘点盘点小组由3人组成，其中2人盘点报数，另外1人（一般是指油站出纳）同时监督清点的顺序和数量并在盘点枪录入盘点数据，然后导入系统生成审核盘点录入单。所有参与盘点人需在已审核的《非油品盘点录入单》上签名确认，出纳不需另行抽盘。 B．盘点整个过程，使用多支盘点枪同时进行全场盘点油站出纳负责盘点的组织，根据能够使用的盘点枪的数量决定分组个数及人员安排。每组2个人，1人盘点，另1人监督清点的顺序和实盘数量并使用盘点枪进行记录，之后将盘点枪数据导入系统中生成《非油品盘点录入单》并审核，参与盘点人员根据谁盘点谁负责的原则在已审核的《非油品盘点录入单》上签名确认，对参与盘点的实盘数量负责；油站出纳组织并监督整个盘点过程，并按相关条款要求进行抽盘。 C．盘点整个过程，使用盘点枪与手工盘点同时进行全场盘点油站出纳负责盘点的组织，使用盘点枪盘点请参考B类盘点形式的工作程序；同时采取用手工盘点形式的，每组2人，1人盘点，另1人监督清点的顺序和实盘数量并手工记录在《非油品盘点录入单》表上，手工记录的《非油品盘点录入单》由油站经理授权，除便利店主管外参与盘点的员工进行系统录入并审核，参与盘点人员根据谁盘点谁负责的原则在已审核的《非油品盘点录入单》上签名确认，对参与盘点的实盘数量负责，出纳组织并监督整个盘点过程，并按相关条款要求进行抽盘。盘点枪导入盘点数据步骤：第1步选择“非油品盘点录入单”模块，进入单据操作界面；第2步进入该模块后点击右上角的“新建”；第3步选择“盘点通知单号”和“仓位”；第4步点击“导入盘点数据”按钮第5步系统自动导入盘点枪中的数据并显示在界面上；第6步保存并审核。第四步审核盘点录入单盘点录入单审核后，系统将在非油品盘点审批单中显示盈亏数，如盈亏数量正确则由油站经理审批非油品盘点审批单，完成盘点工作。【操作步骤】本模块采用“单据操作画面”（如下图），在此界面可直接对未审核确认的内容进行修改、删除、添加。第1步选择相应的模块，进入单据操作界面；第2步选择查询条件并输入相关信息后按“查询”；或直接点击“查询”，系统显示所有符合查询条件的单据，如没有输入任何条件则显示所有单据；第3步点击“编辑”或“查看”，检查盈亏数量是否正确；第4步如盈亏数量正确，可审核完成盘点，如数量有误，可再次进行“非油品盘点录入单”修改实盘数。复盘 Ø 初盘者签名，初盘结束 Ø 换另一员工复盘，复盘操作同上。 Ø 复盘者签名，复盘结束。 Ø 经理/出纳同时对盘点结果进行抽查，随机抽查不少于10%的商品 Ø 复盘/抽检油站出纳/经理打印已审核《非油品盘点录入单》，于每张单上挑选两-五项商品进行抽盘并记录抽盘数量，确认无误后在《非油品盘点录入单》对应抽盘的单品后面签名确认 Ø 油站经理在财务结账日之前（一般是指每月30日之前）点击“盘点审核”按钮，在系统生成最终的《非油品盘点审批单》并签名确认，盘点完毕 % 注意： ² 在盘点审批单未审核前，可多次录入盘点录入单，同一商品多次录入时系统会自动对数量进行累加。 ² 如审核了此单据，则表示本次盘点工作结束，系统自动根据实盘结果产生盘点盈亏单，并调整系统库存。 Ø 盘点结果=核对后的复盘数量+盘点前销售+盘点期间销售 Ø 理论数量=期初数量+进货数量－销售数量+/－调拨数量－退货/报废数量（根据《非油品进销存明细表》） Ø 分析盘点差异：详见《财务分册》 Ø 每月油站盘点之后，油站将《非油品进销存明细表》及《非油品盘点盈亏单》报送给总部油站会计主管和区域经理

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