碧桂园集团甲指甲供材料采购管理办法修改版.doc

碧桂园集团甲指、甲供材料采购管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步理顺管理,优化集团甲指、甲供材料的采购流
程，堵塞管理环节中的漏洞，特制定《碧桂园集团甲供、甲指材料采
购管理办法》，以下简称“本办法"。

第二章 适用范围

第二条 本办法适用于集团国内所有项目
第三章 术语和定义
第三条 甲指材料、甲供材料 
（一） 甲指材料：在施工合同中指定品牌，要求施工单位必须按照甲方要求进行采购的材料. 
甲指材料清单: 
（1)A类甲指材料： 
室外材料（外墙涂料、外墙砖、外墙人造文化石、屋面瓦、外墙披叠板、陶瓷薄板、泳池马赛克、玻纤瓦、石板瓦、成品天沟); 室内铺贴（抛光砖、瓷片、仿古砖、内墙涂料）；
安防设备（火灾自动报警及消防联动控制系统、火灾自动报警及漏电监控系统、可视对讲系统、电线电缆） 
（2） B类甲指材料：锌钢组合栏杆、通道防火门、淋浴屏风（集团装修院确认标准款式；集团指定厂家库、指定价格，由项目自行选择合适的厂家进行专项分包采购）
（3） C类甲指材料:钢筋、铝合金及塑钢门窗的型材及配件(集团指定品牌库，由施工单位自行选择供应商进行采购） 本办法所阐述的甲指材料事宜仅针对于A类甲指材料。 
（二）甲供材料：由发包方（甲方)直接提供给施工方（乙方）用于施工的材料。 
甲供材料清单范围:
1、卫浴：陶瓷洁具、龙头
2、机电类：开关面板、强电配电箱、弱电箱  
3、灯饰: LED室内灯、LED户外灯、LED路灯、庭院灯等；直径货边长小于1.5米的吊灯、壁灯、吸顶灯、光纤灯等 
4、空调：空调专业中的中央空调主机及控制设备、风机盘管、风柜、冷却塔、售楼部空调模块机组、分体及柜机空调器  
以上所列甲指甲供材料为截止至2015年12月31日的分类，若有更新，由采购中心统一输出至集团各项目。
第四章 运行保障
第四条 材料管理责任人 
集团每个项目都必须指定项目材料管理责任人（兼职的可以考虑给予一定补贴）,具体负责项目甲指、甲供材料的合同、下单、收货、扣款环节的各项工作,由区域成本负责培训交底. 
第五条 材料管理责任人岗位职责 材料管理责任人具体岗位职责要求如下： 
（一） 合同签订环节（甲指材料需要提前签订三方买卖合同）
(1）接到区域成本部发起的三方合同BIP线上审批流程后，及时审批流程并下载电子版三方合同，填写项目及承包单位联系单及联系方式，打印合同，在合同每一页签字。 
（2)将合同移交承包单位签字盖章。承包单位盖章返回合同后,审核合同是否被修改过，盖章是否符合法律规定。将合同提交项目总经理签字，盖项目公司章。承包单位与项目公司都盖章后，将合同返回区域成本部审核。 
（二）下单环节 
甲指材料：督促承包单位根据项目进度制定材料计划，审核承包单位材料计划,督促承包单位及时下单给供应商;
甲供材料：督促承包单位根据项目进度制定材料计划，审核承包单位材料计划，在NC下单，填写施工单位名称、合同编号、工程名称。 
（三）供货环节 
（1）供应商第一次供货做现场交底、见证交货过程；所有送货单务必三方签字确认,由材料供应商提交至项目材料管理责任人加盖项目章（可后补）归档，以确保项目部掌握最新的供货数据，保证扣款的及时性及防止结算漏扣货款;
（2)当施工单位不配合收货时，应对送货的真实情况进行必要的取证.  
（四)发票签收环节 
甲指材料：协助供应商将抬头为承包单位的发票转交承包单位签
收； 
甲供材料：督促供应商开出抬头为碧桂园项目公司的发票,发起请款流程。 
(五）扣款环节 
审核施工单位发起的进度款，在明源ERP系统中引入已录入扣款信息，并保证扣款数据真实、准确。 
第五章甲指材料采购管理 
第六条 下单及供货
一）前期准备：项目在要求供应商供货前,应先完成三方(承建单位、供应商、项目部）买卖合同的签订. 
（二)下单阶段:承包单位应根据工程实际进度做好材料计划，列好采购清单交予项目材料管理责任人审核，审核完成后直接下单给供应商. 
（三)供货阶段：供应商收到承建单位的采购清单后，应与施工单位、项目材料管理责任人再次核对材料计划，在三方确认盖章后，按照三方买卖合同约定供货。 
(四）收货阶段：在材料到达施工现场后,承包单位应按规定清点、检查、验收货物，确认无误后在送货单上盖章确认收货，完成货物交接
注：新项目第一次供货，项目材料管理责任人需给承包单位、供应商做现场交底、并见证交货过程；所有送货单务必由承包单位、供应商、项目部三方签字确认，由材料供应商提交至项目材料管理责任
人加盖项目章(可后补)归档，以确保项目部掌握最新的供货数据,保证扣款的及时性及防止结算漏扣货款。 
第七条 材料款申请 
（一）资料提交：供货后，供应商需按照三方确认的送货单开材料发票给承建单位,并由承建单位签收发票原件。填写《月度供应汇总表》（不需要施工单位确认)，提交请款资料。 
（二）资料审批：集团采购中心审核供应商提交的请款资料（三方确认的送货单原件、有承建单位签收确认的发票复印件、根据送货单制作的《月度供应汇总表》、合同复印件、报价单等）。抄送台帐给集团成本管理中心，以便监督区域成本部工作完成情况. 
（三)请款流程收录：由区域成本部材料扣款专员接收、审核、登记台帐,提交区域成本负责人签字后，将甲指材料款信息录入明源ERP系统扣款登记模块，同时发起线上财务付款审批流程。 
（四）材料款支付：区域(项目）财务部在收到付款流程后，及时支付到期的甲指材料款。
注：材料扣款专员需报集团成本管理中心招标部合约组备案,由合约组对其工作完成情况进行监督考核。 
第八条 甲指材料款扣回 
(一）材料使用信息提报：甲指材料使用信息应由承建单位在申请进度款时一并提交给项目部审核. 
（二）材料款审核：甲指材料款应由项目部在审核进度款时同步审核，项目部在明源ERP中引入已录入的甲指材料扣款信息，并与承包单位提交的甲指材料使用信息、留底供应商送货单信息进行核对。 
（三）材料款审批：在项目部审核甲指材料款后,区域成本部在明源ERP系统中核实本期应扣甲指材料金额及明细，并经材料扣款专员确认后，提示区域财务进行扣款。 
（四）材料款扣回：区域财务部根据成本部进度款审批表提示信息,在施工单位的进度款中扣回甲指材料款，并收取含有甲指材料款的全额工程发票。 
具体操作流程详见附件3 
第六章 甲供材料采购管理 
第九条 下单及供货
一)下单阶段：若施工合同已签订,则由项目部督促施工单位完成材料计划并审核；项目部在NC系统下单时，要选择甲供材料对应的施工合同编号的信息；若施工合同未签订，则由区域成本部先完善施工单位名称、合同编号、工程名称等信息，并将已固定合同信息录入明源ERP系统；再由项目部审核施工单位材料计划及下单。 
注：材料计划包括使用材料的种类、数量、规格型号等，明确使用该批次甲供材料的施工单位名称、合同编号、工程名称等信息。 
（二）下单审查：集团采购中心负责审核项目在系统中发起申购的甲供材料计划，核实NC系统中甲供材料种类、确认供货厂家、与厂家核实送货的规格、型号、数量等信息，并驳回未对应施工合同的甲供材料计划。 
（三）收货阶段:供应商送货到现场时，取消仓库流转流程，改为直接由施工单位确认收货. 
注：新供应商第一次供应时,项目材料管理责任人需现场作交底、见证交货过程、归档送货单；所有收料单务必三方签字确认（施工单位、项目部、供应商)，由材料供应商提交至项目材料管理责任人加盖项目章（可由项目材料管理责任人后补项目章)并归档，以确保项目部掌握的最新供货数据，保证扣款的及时性和防止结算漏扣货款。 
第十条 材料款申请 
（一） 资料提交：供货后，供应商需提交三方确认的送货单原件、月度供应汇总表、发票原件等请款资料。
（二） 资料审批：集团采购中心审核供应商提交的请款资料完整性，把资料原件邮寄给区域财务付款，并在NC系统上生成实付材料款金额.此时NC系统会传递明源ERP系统生成一笔扣款，该扣款关联施工单位进度款支付环节. 
（三） （三）材料款支付：区域财务部根据NC系统实付金额及原件付款单据及时支付款项. 
（四） 付款后系统直接将付款信息抄送区域成本部. 第十一条 甲供材料款扣回 
（五） （一）流程发起：项目部在发起施工单位的进度款流程时，引用明源REP系统中的甲供材料扣款. 
（六） （二）材料款扣回：区域成本部在审批进度款时，结合财务抄送的已付款信息与项目引入扣款,提示财务扣回甲供材料款项。区域财务在支付施工单位进度款时，扣回甲供材料款项。
体操作流程详见附件5 
第七章 附则 
第十二条 本办法从发文之日起执行,在此前已发起采购流程或已在供应履约当中的下单、收货、扣款管理仍按旧办法执行，具体为： 
1、送货单与月度汇总表:2016年元月1日起，新招标工程实行；已签订三方合同的，送货单仍按合同约定二方确认，但取消《月度材料汇总表》施工单位二次确认；  
2、目前已由成本中心跟进的,按现行流程不变(即：供应商→采购中心→成本管理中心→各项目财务部）。 
第十三条 由运营中心负责解释，其中涉及甲指、甲供材料采购流程、细节的问题可咨询成本管理中心（甲指）、采购中心（甲供），运营中心将根据后续执行情况适时组织调整和修订. 
第十四条 其余附件随文下发