第13章-信息管理.doc

第十三章 信息管理的措施和方法

信息管理是指信息收集、整理、处理、存储、传递和应用的总称。信息管理的目的是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获星相应的信息，以作出科学的决策。信息管理的内容包括建立信息编码系统、明确信息流程、制定信息采集制度及进行信息处理。
因本项目投资额大、建设周期长、涉及专业较广、结构形式特别、文用的机械、设备、材料数量很大，可以预见本项目一旦开工实施，每月将有大量的工程信息产生，这需要我们去收集、处理、存储或发布。建立完善的信息管理系统是做好该项工作的关键。对此我们将安排专人负责住处的收集、存储与发布，信息的处理交由各分管专业监理工程师完成。同时我们还将制定信息的编码管理办法，明确信息的流程、信息的处理时限等。若现场条件具备，我们还将采用计算机辅助管理系统，使信息的存储与发布更加快捷、准确。对于信息管理我部安排一名监理工程师专职管理。
一、建设信息资料的组成
（一）质量控制信息；
（二）进度控制信息；
（三）投资控制信息；
（四）其它控制信息。
二、信息管理的基本任务
（一）实施最优控制
为了比较分析及采取措施来控制项目投资目标、质量目标及进度目标，监理工程师首先应掌握三日标的计划值，了解三大目标的执行情况。监理工程师必须充分掌握、分析这两个方面的信息，以便实施最优控制。

（二）进行合理决策
监理决策正确与否，取决于各种因素， 而其中最重要的因素之一就是信息，监理工程师在工程施工各个阶段，都必须充分地收集信息、加工信息。从而作出科学合理的监理决策。
（三）妥善协调项目建设各有关单位之间的关系
本工程涉及单位众多，如政府部门、承建商、项目业主、设计单位、材料设备供应单位、资金供应单位、外围工程单位、毗邻单位等，为了与这些单位建立有机的联系，需要加强信息管理，妥善协调各单位之间的关系。
三、信息管理办法
（一）建立信息编码系统
在信息管理的过程中，随时都可能产生大量的信息（如报表、数字、文字、声像等），
用文字来描述其特征已不满足现代化管理的要求。因此，必须赋予信息一组能反映其主要特征的代码，用以表征信息的实体或属性，便于计划进行管理。代码可以用数字、文字或规定的特殊符号。信息的编码是监理信息管理的基础。
1、编码的原则
惟一的原则。每个代码所表示的实体或属性必须是惟的。
（1）可扩充的原则。编码要留有足够的位置，以适应变化的需要，便于添加新码。
（2）准化的原则。编码应尽量标准化，以便与全国的监理信息编码保持一致，便于系统的开拓。等长的原则。等长是指信息代码的长度相等。等长的原则就量在监理信息编码时，每个信息代码的长度应相等，便于计算机的处理。

（3）便于记忆的原则。便于记忆主要是为了在处理监理信息时更快更容易些，也使使用者更方便些。例如，长于五个字符，最好分成小段，便于记忆；比如，用汉语拼音的第一字母表示信息类别等。
（4）相对稳定的原则。代码系统要有一定的稳定性，要使它能适应环境的变化，从而能够使用较长的时间，而不致于经常修改代码系统。当然这时指的是编码方法的修改，而不是增减几个代码。例如，用了汉语拼音第一个字每表示信息类别后，就不要再用英文简写母来表示，否则代码混淆，系统混乱，信息处理就麻烦了。
（5）短小精炼的原则。在条件许可的情况下，应尽量使信息代码短小精炼，不仅是为了易记易用，而且实践证明，代码越长，信息处理过程中错误越多。
2、编码方法
（1）顺序编码。顺序编码的方法是代码由数字组成，按数字顺序编排下去。即001（或0001等）开始依次编排下去，直至最后的编码方法。顺序编码。顺序编码的方法简单，代码较短。但这种编码缺乏逻辑基础，本身不能说明任保信息特征。此外，新的信息代码只能在代码最后依次追加，删除无用的信息又会产生空码。所以，此方法一般只用他分类编码后进行细分类的一种手段。
（2）成批编码。成批编码的方法是在顺序编码方法基础上进行改动的一种编码方法。它也是从数字开头，依次编号，只是在每批同类型数据后面留有一定的余量，以各添加新的代码。这种编码方法同样存在缺少逻辑基础和信息特征的缺点。与顺序编码方法一样，此方法一般只用作其他分类编码后进行细分类的种手段。
(二)监理工作中的信息流程
信息流程反映了工程项目建设中各参建单位及有关单位之间的关系。
显然信息流程畅通，将对监理的信息管理工作带来很大的好处和方便，相友信息流程混乱，信息管理工作是无法进行的。为了保证监理工作的顺利进行，必须使监理信息在工程项目建设管理的上下级之间、参建单位之间、与外部环境之间流动，这称为“信息流”。应该指出的是，信息流不是信息，而是信息流通的渠道。
为了监理工作的顺利完成，必须使监理信息在上下级之间，内部组织与外部环境之间流动，本公司拟建立以下五种类型的“信息流”。
1、自上而下的信息流，由主管单位、主管部门、业主以及总监开始，流向项目管理工程师、监理员的信息，主要包括监理目标、工作条例、命令、办法及规定、业务指导意见等。
2、自下而上的信息流：由下级向上级流动的信息，主要包括项目实施和有关目标的完成量、进度、成本、质量、安全、消耗、效率、监理人员的工作情况等。
3、横向间的信息流：同一层次的工作部门或工作人员之间相互提供和接
受的信息，包括相互协作，互通有无或相互补充，以及在特殊紧急情况下，为了节省信息流动时间而需要横向提供的信息。
4、以信息管理人员为集散中心的信息流：信息管理人员是汇总信息分析信息，分散信息的专职人员，帮助工作部门进行规范，任务检查，对有关的专业，技术问题进行咨询。
5、工程项目内部与外部环境之间的信息流：项目监理机构（公司）与业主、承建商、设计单位、质量监督部门、国家有关管理部门和业务部门，都不同程度地需要信息交流，既要满足自身监理的需要，又要满足与环境的协作要求。
6、各类信息都应进行分类建档、信息保存，传递发送时都应进行签
字记，
各类文件都应有可追溯性，信息管理严格按照公司ISO9002质量标准《程序文件》执行。
(三)信息的收集
1、工程建设信息的收集
（1）收集业主提供的信息
当业主方负责某些材料的供应时，需收集提供材料品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等信息。业主方在建设过程中对各种有关进度、质量，投资、合同等方面的意见和看法，监理工程师应及时收集，同时还要及时收集业主方的上级单位对工程建设的各种意见和指令。
（2）收集承建商提供的信息
如向监理单位报送施工组织设计，报送各种计划、单项工程施工措施、 月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。
（3）收集工地会议信息
工地会议是监理工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息，我们抖建立一套完善的会议制度， 以便于会议信息的收集。
（4）工程竣工阶段的信息收集
工程竣工并按要求进行竣工验收时，需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中，长期积累形成的；一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的。我们将督促承建商编制完整的竣工资料，并报我监理方审签后，移交业主并通过移交管理单位。
2、监理信息的收集
监理信息收集，应是收集各种原始信息，这是一项很重要的基础工作。监理信息管理工作质量的好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可
靠性。尤其在施工阶段，施工现场千变万化，新的信息不断产生。因此，建立一套完善的信息收集制度是极其必要的。监理信息的收集制度的建立不外乎两方面的内容。一是监理记录，二是会议制度。对监理信息的收集有：
（1）建设前期的信息收集：
a、收集计划任务书及其有关资料；
b、收集设计文件及有关资料；
c、收集招标投标合同文件及其有关资料。
（2）施工中的信息收集
a、收集业主提供的信息，如甲供设备数量、质量、价格提货地点、提货方式，气象预报等。
b、收集承建商提供的信息，如各种计划，单项工程施工措施，月支付申请表，各种工程项目自检报告，质量问题报告，有关的意见等。
C、建设项目监理的记录，如现场监理人员的工地记录、监理日志、现场每日的天气记录、监理负责人的日记、监理周报、月报、监理工程师对施工单位的指示。
d、搜集工地会议信息。
e、适时召开第一次工地会议。
f、检查承建商的动员情况（履约保证金、进度计划、保险、组织人员、工料等）;
g、检查业主对合同的履行情况（如资金、投保、移交工地、图纸等）;
h、监理工作动员情况；
I、明确监理工作程序：包括支付报表，下达有关指令，明确上报统计时间，下发工程质量验收程序表，下发工程计量表，下发工程中间交工证书。

(四)监理信息的处理
根据对信息加工整理的深浅可分为三个类别：第一类为对资料和数据进行简单整理和过滤；第二类是对信息进行分析，概括综合能产生辅助决策的信息，第三类通过应用数学模型统计推断可以产生决策的信息。在工程项目建设的过程中，所发生并以棕收集和整理的信息、资料，从以上所介绍的情况看，其内容和数量是相当多的。而在监理过程中，可能要随时调用的方便，必须对所收集到的信息、资料进行处理。
1、监理信息处理的要求
要使信息能有效的发挥作用，在处理它的过程中就必须做到及时、准确、适用、经济。及时，就是住处的传递速度要快。由于监理过程中，信息具有很重要的作用，监理信息的及时获得，将对监理工程师的及时决策起到很大的作用，对工程的顺利进展也有着很在关系。
准确，就是在信息过程中，要使处理后的信息能客观地如实地反映实际情况。监理工程师收集到的大量信息，大多数量是客观情况的反映，但一些有虚假万分的信息不可避免地混入，因此必须支伪存真，使信息真实、可靠。
适用，就是处理后的信息必须能符合监理工作的实际需要。也是说，信息经过处理后，监理工程师在三大控制上，或在监理决策上、或者说协调工作上都能得心应手地随时调用。
经济，就是指信息处理采用什么样的方式，才能达到取得最大的经济效果的目的。信息处理采用什么样的方式，与其它事物一样，同样存在价值论的问题。信息处理既要求及时、准确、适用，经济效果也是信息处理的要求之一。否则，采取劳民伤财的信息处理方式，就违背了监理工作的本意。

2、监理信息处理的内容
监理信息的处理一般包括信息收集、加工、传输、存储、检索和输出六项内容。
信息处理的方式一般有三种，即手工处理方式、机械处理方式和计算机处理方式。
（五）、工程建设施工阶段监理资料管理的要点
1、各工程项目监理资料应按照《建设工程文件归楼整理规范》第五、六章的要求收集、装订、编目、立卷、归档、并应做到，“及时整理、真实完整、分类有序”。
2、监理资料的管理应由项目总监理工程师负责，并由总监理工程师指定的专人进行监理资料的日常管理及归档工作。监理资料的收集、整理可按资料类别建立相应的登记管理台帐。
3、专业监理工程师应根据要求认真审核资料，不得接收签字、盖章不全或经涂改的报验、报审资料。审核整理后应及时交资料管理人员整理、存收。
4、在工程监理过程中，监理资料应按单位工程立卷，分专业存放保管并编目，以便跟踪管理。
5、监理资料的收发、供阅必须经过资料管理人员履行相应手续。
6、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档，除监理企业自存资料外，还应将单位工程的监理资料向建设单位移交。

监理归档资料目录
1、合同文件：监理合同、施工合同；
2、勘察设计文件；
3、监理规划；

4、监理实施细则；
5、分包单位资格报审表；
6、设计交底与图纸会审会议纪要；
7、施工组织设计（方案）报审表；
8、工程开工/复工报审表及工程暂停指令；
9、测量核验资料；
10、工程进度计划；
11、工程材料、构配件、设备的质量证明文件；
12、检查试验资料；
13、工程变更资料；
14、隐蔽工程验收资料；
15、工程计量单和工程支付证书；
16、监理工程师通知单；
17、监理工作联系单；
18、报验申请表；
19、会议纪要；
20、来往函件；
21、监理日记；
22、监理月报；
23、质量缺陷与事故的处理文件；
24、分部工程、单位工程等验收资料；
25、索赔文件资料；
26、竣工结算审核意见书；
27、工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；
28、监理工作总结。