第二十章供应商预付款清帐流程.doc

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第二十章-FI20_供应商预付款清帐流程
1. 流程说明
此流程描述因应供应商预付款清帐作业的管理需要, 于SAP系统中相应的作业处理过程。
本流程主要涉及采购部主管、 采购部采购人员、 财务部主管、 财务部应付款会计、 财务部出纳等岗位。AP会计在接受业务经办人员之报支凭单时, 需在SAP系统中查询暂支记录, 并比较清帐发票金额与暂支款金额的差异, 依此进行不同的流程作业。
若预付款金额小于发票金额, AP会计填写记帐凭证, 在SAP系统中完成预付款清帐处理, 差额转入付款流程。
若预付款金额等于发票金额, AP会计直接填写记帐凭证, 在SAP系统中完成预付款清帐处理。
若预付款金额大于发票金额, 营业人员应将差额退库, 出纳出具收据给供应商后, AP会计填写记帐凭证, 在SAP系统中完成预付款清帐处理。
注意事项: 1) AP需核对预付款业务之购销合同、 采购发票、 付款凭证等要件的相符、 有效, 并注意专项采购之控制要求, 以及核准主管之权责。
2) 本流程清帐差异若涉及资金的收付作业, 则需由AP会计将清帐差异通知出纳人员。
2. 流程图

3. 系统操作
3.1. 操作范例
1) 上海嘉水纯水有限公司预付款清帐(发票金额≥预付款金额):
发票金额:
预付款金额: 1000
2) 上海富佳家具有限公司预付款清帐(发票金额<预付款金额):
发票金额: 5000
预付款金额: 10000
3.2. 系统菜单及交易代码
1) 上海嘉水纯水有限公司预付款清帐(发票金额≥预付款金额):
路径: 会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算
交易代码: F-54
2) 上海富佳家具有限公司预付款清帐(发票金额<预付款金额):
路径: 会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算
交易代码: F-54
3.3. 系统屏幕及栏位解释
1) 上海嘉水纯水有限公司预付款清帐(发票金额≥预付款金额):
路径: 会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算
交易代码: F-54

栏位名称
栏位说明
资料范例
凭证日期
会计凭证日期
/03/10
凭证类型
以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围, 同一种记帐凭证编号连续
KA: 供应商预付款清帐
公司代码
为财务会计的组织结构基本单元, 在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表, 震旦家具公司之公司代码设定为自”F001”至”F999”
F001: 震旦家具总公司
记帐日期
供应商预付款清帐日期。
/03/10
记帐期间
记帐期间
3
货币
为会计凭证之业务货币种类, 本公司之记帐本位币为人民币( RMB) , 业务货币则有美元( USD) 等
RMB
凭证抬头文本
会计凭证摘要
上海嘉水纯水预付货款清帐
供应商: 帐户
指定总帐科目。对于供应商预付款清帐, 指定供应商编号
11000089: 上海嘉水纯水
会计年度
预付货款清帐所在会计年度

文本
会计凭证摘要
预付上海嘉水货款清帐
按<处理预付定金>键进入下一个画面。

选择需要进行处理的预付定金清帐相关行项目, 按<保存>产生会计凭证。
Dr: 其它应付款-国内供应商 1000
Cr: 其它应收款-国内供应商 1000
3.4. 显示
显示供应商预付货款清帐凭证。
路径: 会计®财务会计®应付帐款®凭证®显示
交易代码: FB03

栏位名称
栏位说明
资料范例
财务凭证编号
会计凭证编号。同一种凭证类型、 同一会计年度、 同一公司代码的会计凭证编号连续。
: 预付帐款清帐凭证编号
公司代码
为财务会计的组织结构基本单元, 在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表, 震旦家具公司之公司代码设定为自”F001”至”F999”
F001: 震旦总部
会计年度
凭证记帐年度
: 会计凭证记帐年度
按<Enter>进入下一画面

栏位名称
栏位说明
资料范例
项
行项次
2
PK
指定行项目的借贷方和科目
26: 预付供应商借方
帐户
供应商编号
11000089: 预付帐款-上海嘉水纯水
科目简短说明
科目短描述
上海嘉水纯水
金额
凭证金额
1000
文本
会计凭证摘要
预付上海嘉水货款清帐

2) 上海富佳家具有限公司预付款清帐(发票金额<预付款金额):
路径: 会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算
交易代码: F-54

栏位名称
栏位说明
资料范例
凭证日期
会计凭证日期
/03/10
凭证类型
以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围, 同一种记帐凭证编号连续
KA: 供应商预付款清帐
公司代码
为财务会计的组织结构基本单元, 在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表, 震旦家具公司之公司代码设定为自”F001”至”F999”
F001: 震旦家具总公司
记帐日期
供应商预付款清帐日期。
/03/10
记帐期间
记帐期间
3
货币
为会计凭证之业务货币种类, 本公司之记帐本位币为人民币( RMB) , 业务货币则有美元( USD) 等
RMB
凭证抬头文本
会计凭证摘要
富佳家具预付货款清帐
供应商: 帐户
指定总帐科目。对于供应商预付款清帐, 指定供应商编号
10000072: 上海富佳家具
会计年度
预付货款清帐所在会计年度

文本
会计凭证摘要
预付富佳家具货款清帐
按<处理预付定金>进入下一行项目:

在传输记帐中输入发票的金额清帐, 按<模拟>进入下一画面:

栏位名称
栏位说明
资料范例
项
行项次
2
PK
指定行项目的借贷方和科目
26: 预付供应商借方
帐户
供应商编号
10000072: 预付帐款-富佳家具
科目简短说明
科目短描述
上海富佳家具有限公司
金额
凭证金额
5000
文本
会计凭证摘要
预付富佳家具货款清帐
按<保存>产生会计凭证。
Dr: 应付帐款-国内供应商 5000
Cr: 预付货款-国内货款 5000