江中费用报销管理系统使用说明书.doc

江中费用报销管理系统使用说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考
江中费用报销管理系统使用说明书
一、系统概述 2
二、设计原则和数据规划 2
三、系统规划 3
四、系统分类说明 3
五、系统安装及一般使用流程 4
1、登陆 4
2、查看需要处理的预算申请单 4
a、审批预算申请单 5
3、填写费用核销单 6
a 、填写日常费用核销单 6
b、填写差旅费用核销单 7
c、填写采购费用核销单 8
4、填写预算申请单 9
5、查看需要处理的费用核销单 10
6、审批费用核销单 10
7、查看用户所有的单据 10
8、主数据管理 11
a. ”公司主数据”管理 11
b. ”大类主数据”管理 13
c. ”部门主数据”管理 13
d. ”人员主数据”管理 14
e. ”预算主数据”管理 15
f. ”承诺项目”管理 16
9、系统设定 17
a、”财务年度”设定 17
b. ”活动名称”设定 18
c. ”费用名称”设定 19
d. ”审批流程”设定 19
e. ”核销流程”设定 20
六、例子说明 20

一、系统概述
本系统是江中集团开发的为企业的本地和异地报销提供网上应用平台,并与预算紧密结合的应用系统。它的设计目标是使报销预算网络化,方便各地子公司报销,提高报销效率。
本系统由四部分构成:
申请及审批(用户权限):对申请单进行处理。包括我的申请单、我的核销单、待审批数据、待核销数据、申请单查询等。
系统设定(系统管理员权限):对系统的财务年度、活动名称、费用名称、审批流程、核销流程的设定.
主数据管理(系统管理员权限):是对各个库进行的管理以及维护。有对公司、部门、人员、大类、预算等库的维护及查询。

传统的报销方式是先写申请单,经相关领导审批同意后,能够发生费用。报销时要先填写报销单,将发票和报销单给相关领导、财务审核同意后,报销完成,再由财务人员做帐。报销人要办理不少手续,跑很多科室,不了解报销程序的情况下,更容易耗费时间。各种单据也容易在传递中丢失,而单据的丢失是非常严重的事情,会导致报销人无法报销某笔费用,从而造成损失。
这套预算报销管理系统能克服传统报销方式中的大多数缺点。它不需要填写纸质的申请单。领导每天有很多事情,交上来的报销单有可能不能马上报销,甚至拖很久。本系统将所有申请单、报销单按照不同的审批人发送到不同的人那里,审批人只要以相应的身份进入系统就能看到接受到的所有申请单,对它们进行处理。也免去了报销人跑科室报销的麻烦。只要填写好报销单,就能够等待审批了,因为报销单会以既定的审批流程在集团内流转,到达相应的审批人。
二、设计原则和数据规划
系统设计原则:本系统以实际报销流程与预算结合的工作方式为设计核心思想。而且尽量规范化工作流程,使网上报销更加规范化和有良好的易用性。

数据规划:各个用户都有自己唯一的对数据的操作权限来进行本部门预算报销的管理。
客户端能够对服务器中的数据进行查询,添加,修改。所有数据都集中放在总部的数据库服务器中;当客户端需要时,发送请求给服务器,服务器把符合请求的数据发送到客户端,客户端处理完数据后,返回给服务器。
三、系统规划
软件采用高级网络编程语言java server pages (简称 JSP)编写。

采用windows操作系统做为客户端平台,客户端只需要安装一个可执行文件即可。具有零维护的特点。客户端要求工作在300MHZ工作频率以上。集团普遍采用intel 600Mhz 商用多媒体台式电脑,若非机关楼电脑,就需要配备内置或外置modem。

服务器采用HEWLETT-PACKARD E45-E50 netserver LC3 PIII 550Mhz 服务器。WINNT作为服务器端平台。MICROSOFT SQL SERVER 做为数据库服务器。WINGATE 作为代理服务器与因特网相连。以TOMCAT 5.0作为JSP服务器,JAVA 2运行时环境SDK standard edition v3。1作为支撑环境。采用cisco 1700 Router 路由器,NEWBRIDGE 专用Modem.

机关大楼内的电脑能够直接经过局域对等网和数据库服务器相连来使用系统。远程的电脑经过拨号等方式联上因特网和数据库服务器相连来使用系统。在安全性方面,采用了UPS做断电保护设备;设置了代理服务器作为防火墙;64M数字数据专线(DDN)提供因特网接入服务;D-link交换机,配线架;自适应D-link 10/100M网卡,5类网线用于局域网的连接。
hp服务器
局域网1
局域网1
交换机
局域网1
局域网2

防火墙

cisco路由器
Cisco 网桥
因特网

四、系统分类说明
审批:对申请单以及核销单进行处理.包括四大模块:
我的申请单:即查看本用户所有申请单的审批情况.
我的核销单:即查看本用户所有核销单的核销情况.
待审批单据:处理等待本用户审阅的所有预算申请单.
待核销单据:处理本用户审阅的所有核销申请单.
系统设定:此权限仅对系统管理员开放,用于维护流程基本数据、财务年度数据、市场活动费用管理数据等.
主数据管理:此权限仅对系统管理员开放,用于维护系统基本数据,包括公司数据、部门数据、用户数据等.
系统基本流程:
本系统包含预算申请与费用报销两大部分。当年初经营计划确定后,由系统管理员将各公司预算条目、各预算的审批流程等数据输入系统。当费用发生后,由一般用户在”审批-我的核销单”中填写费用核销单,经过各级审批人审批成功后结束流程,若审批不成功,将被打回报销人。若预算在实际使用过程中,出现预算不足的情况,能够在”审批-我的申请单”中填写预算申请单,经过各级审批人审批后成功,该预算可被申请人使用,若审批不成功,将被打回申请人,。
五、系统安装及一般使用流程
统采用B/S结构开发,客户端只需要有windows操作系统和IE4.0以上的浏览器即可。建议使用IE6.0浏览页面,以达到最佳效果。
系统一般使用流程:

1、登陆
打开浏览器,进入江中首页(),输入协同网用户名及密码,进入协同网首页后,点击”预算报销( )”,即可进入费用报销管理系统。

2、查看需要处理的预算申请单
进入费用报销管理系统后,默认界面是”我的申请单”界面。点击”审批-待审批单据”能够查看待用户审批的预算申请单。在审批页面,能够根据各种条件查询符合条件的单据。点击单据后的”审批”按钮进入单据明细页面。

a、审批预算申请单
当在”待审批单据”页面点击”审批”后,进入单据明细页面。在明细下,显示以前审批人对该单据的意见。查看审批意见后,审批人填写自己的处理意见(默认填入”同意”),然后点击下面的按钮对该单据进行处理。
同意 同意该单据,并将该单据流转到下一审批步骤。
不同意 拒绝该单据,并将该单据打回申请人。
取消 不对该单据做任何处理,并回到上一页面。

注:处理核销单的流程,与此类似。在本系统中,带有*号的栏目为必填项。

3、填写费用核销单
进入费用报销管理系统后,点击”审批-我的核销单”下的菜单,能够进行费用核销。
a 、填写日常费用核销单
在”使用公司””使用部门”处选择使用该笔预算的部门。
在”预算名称”处选择预算项目,当用户选择预算项目后,”预算金额””可用金额”栏目会自动显示该笔预算的现时使用情况。
在”支付方式”处选择本次核销使用的付款方式,若选择”现金”,则在”收款人”处填写收款人姓名,若选择”冲帐”,则必须在”事由”处填写完整如何冲帐,冲哪笔帐,若选择”转帐”,则必须在”收款人””开户行””帐号”填写相应内容。在”报销金额”处填写核销金额。
在”事由”处填写本次核销费用的发生事由。
填写完成后,点击”保存”或”提交”进行相应处理。
注:点击”保存”后,本张单据将保存到”我的核销单”,用户能够在该页面对本张单据进行修改,但不会提交到审批人开始审批流程。点击”提交”后,本张单据将被提交到审批人开始审批流程,而且本单据不能再被用户修改。

b、填写差旅费用核销单
在”预算名称”处选择预算项目,当用户选择预算项目后,”预算金额””可用金额”栏目会自动显示该笔预算的现时使用情况。
在相应的框内填入核销金额后,在出差明细中填入差旅票据信息。点击”添加”出现一条明细,填入差旅票据信息。若需要删除一条或几条差旅票据信息,则勾选需删除的票据信息前的小方框后,点击”删除”。在”明细合计”栏目中,会自动计算差旅票据的总金额。
填写完成后,点击”保存”或”提交”进行相应处理。

c、填写采购费用核销单
在”使用公司””使用部门”处选择使用该笔预算的部门。
在”预算名称”处选择预算项目,当用户选择预算项目后,”预算金额””可用金额”栏目会自动显示该笔预算的现时使用情况。
在”支付方式”处选择本次核销使用的付款方式,若选择”现金”,则在”收款人”处填写收款人姓名,若选择”冲帐”,则必须在”事由”处填写完整如何冲帐,冲哪笔帐,若选择”转帐”,则必须在”收款人””开户行””帐号”填写相应内容。
在采购物料明细中填入采购明细。填写方法与差旅核销单中的差旅票据信息填写方法相似。
”报销金额”栏目会根据采购物料明细填写情况自动计算。

4、填写预算申请单
当需要进行预算申请时,点击”审批-预算申请”进入预算申请单填写页面。
选择”预算类型”,如果是对系统中已有的预算进行追加,则选择”追加”,如果是增加系统中不存在的预算,则选择”新增”。页面会随着选择的不同,进行改变。
若选择了”新增”:
在”预算名称”中填入新增预算的名称。
在”申请金额”中填入新增预算的金额。
在”费用出处”中选择该笔费用的所属公司。
在”是否个人”中选择是否个人预算,若选择”非个人预算”,刚属于申请人所在部门的所有用户都能够看到并使用该预算。
若选择了”追加”:
在”预算名称”中选择须追加的预算,选择后,”预算金额””可用金额”中会显示所选预算的情况。

5、查看需要处理的费用核销单
进入费用报销管理系统后,默认界面是”我的申请单”界面。点击”审批-待核销单据”能够查看待用户审批的费用核销单。在核销页面,能够根据各种条件查询符合条件的单据。点击单据后的”核销”按钮进入单据明细页面。
查看费用核销单的操作类似查看预算申请单。

6、审批费用核销单
当在”待核销单据”页面点击”核销”后,进入单据明细页面。在明细下,显示以前审批人对该单据的意见。查看审批意见后,审批人填写自己的处理意见(默认填入”同意”),然后点击下面的按钮对该单据进行处理。
同意 同意该单据,并将该单据流转到下一审批步骤。
不同意 拒绝该单据,并将该单据打回申请人。
取消 不对该单据做任何处理,并回到上一页面。
审批费用核销单的操作类似审批预算申请单。
7、查看用户所有的单据
点击”我的申请单”或”我的核销单”,能够看到用户以前所有提交的单据、这些单据的审批情况、审批意见以及单据的明细,还能够根据各种条件对用户曾填写过的单据进行查询。

8、主数据管理
系统管理员经过此版块来实施对主数据的设定以及管理.
a. ”公司主数据”管理
点”主数据管理-公司主数据”进入公司主数据的设定以及管理,点”新增”进入新增界面.

在”新增”界面中,在”公司编号”中填入公司的编号.
在”公司名称”中填入公司的名称.
如果有上级公司,则在”上级公司”中选择上级公司.
点”保存”提交对公司主数据的设定,可进一步修改.点”取消”不记录任何操作.

b. ”大类主数据”管理
点”主数据管理-大类主数据”进入大类主数据的管理以及设定界面.其操作与”公司主数据”的操作相似.
在”大类名称”中填上此大类的名称.
在”所属公司”中选择此大类所属的公司.
点”保存”提交对大类主数据的设定,可进一步修改.点”取消”则不记录任何操作.
c. ”部门主数据”管理
点”主数据管理-部门主数据”进入对部门主数据的管理以及设定界面.其主界面能够看到公司全部的部门情况.点击”公司”一栏中的下拉列表可选择指定公司的部门情况.点”新增”进入新增界面.
在”部门编号”中填上该部门的编号.
在”部门名称”中填上该部门的名称.
在”所属公司”中选择此部门所属的公司.
在”所属大类”中选择此部门所属的公司的大类.
在”上级部门”中选择此部门的上一级同公司的部门.
在”部门主管”中选择此部门的部门主管,其要为所在公司人员.
在”上级主管”中选择是哪个公司的哪个人员为它的上级主管.
在”市场会计”中选择此部门的市场会计,其要为部门所属公司的人员.
点”保存”则提交,可进一步修改.点”取消”不记录任何操作.

d. ”人员主数据”管理
点”主数据管理-人员主数据”进入对人员主数据的管理以及设定界面.其主界面能够看到公司全部的人员情况.可根据选择条件的不同看到不同情况的人员.

点”新增”进入新增界面.
在”员工姓名”中填上该员工的姓名.
在”员工性别”中选择该员工的性别.
在”出生日期”和”入司日期”中分别选择员工的出生日期以及进入公司的日期.
在”身份证号码”中填上员工的身份证号码.
在”联系电话”中填上该员工的联系电话.
在”用户帐户”以及”用户密码”中分别填上用户的个人帐户以及个人密码以登陆系统.
在”所属公司”中选择此员工的所属公司.
在”所属部门”中选择此部门的所属部门.
在”是否管理员”以及”是否离职”中选择是或否.
在”备注”中填上此员工的附加信息.
在界面的右方还能够经过勾选小方框来设置用户对系统的权限.
点”保存”则提交,可进一步修改.点”取消”不记录任何操作.

e. ”预算主数据”管理
点”主数据管理-预算主数据”进入预算主数据的管理以及设定界面.可选择不同的条件来查询属于不同的条件的预算信息.当前界面为公司全部的预算信息.
点”新增”进入新增界面.
在”预算名称”中填上此预算的名称.
在”公司”中选择此预算的公司.
在”部门”中选择此预算的所属部门,在”财务年度”中选择此预算的所属财务年度.
在”费用出处”中选择此预算费用出自哪个公司.
在”承诺项目”中填上西预算的承诺项目,在”基金中心”中填上预算的基金中心.
在”总金额”中填上此预算的总金额,在”可用金额”上填上此预算的可用金额.
在”是否个人”中选择此预算是否为非个人预算,在”流程”中选择此预算所要走的流程.
点”保存”提交对预算主数据的设定,可进一步修改.点”取消”则不记录任何操作.

f. ”承诺项目”管理
点”主数据管理-承诺项目”进入承诺项目的管理以及设定界面.可根据承诺项目编号来查询属于该编号的承诺项目.当前界面为公司全部的承诺项目.
点”新增”进入新增界面.
在”承诺项目编号”中填上此承诺项目的编号.
在”承诺项目名称”中填上此承诺项目的名称.
在”按月划分”中选择此承诺项目是否按月划分.
在”项目归类”中选择此项目是属于何种归类的.
点”保存”提交对承诺项目的设定,可进一步修改.点”取消”则不记录任何操作.

详见<系统管理员操作手册>。
9、系统设定
系统管理员经过这个版块来设定”财务年度”,”活动名称”,”费用名称”,”审批流程”,”核销流程”.
a、”财务年度”设定
点击”系统设定-财务年度”进入财务年度设定,其主界面如下所示:

点击”新增”可进入新增界面.
在”财务年度名称”中填入所要设定的财务年度名称.
在”开始日期”和”结束日期”中点击选择日期.
在”所属公司”中选择该财务所属的公司.
在”所属大类”中选择该财务所属大类,此项非必填项.如下所示:

b. ”活动名称”设定
点击”系统设定-活动名称”进入活动名称设定,在主界面上点击”新增”进入新增界面,点击”修改”进入修改活动名称界面,其操作都与”财务年度”设定相似.
在”活动名称”上填入此活动名称.
在”所属大类”上选择此活动所属大类.
在”活动描述”上填上这项活动的有关描述,使用户能够进一步了解此活动.
点击”保存”则提交,点”取消”则不记录任何操作.
c. ”费用名称”设定
点击”系统设定-费用名称”则进入费用名称设定,在主界面上点击”新增”进入新增界面,点击”修改”进入修改费用名称界面,其操作也与”财务年度”设定相似.
在”费用名称”上填上此项费用的名称.
在”所属大类”上选择此费用所属的大类.
点击”保存”则提交,点”取消”则不记录任何操作.
d. ”审批流程”设定
点击”系统设定-审批流程”则进入审批流程设定,在主界面上点击”新增”进入新增界面,点击”修改”进入修改审批流程界面,以下进入新增界面:
在”流程名称”中填入此流程的设定名称.
在”所属公司”中选择此流程所属公司.
在”所属大类”中选择此流程所属大类.
点击”开始”一栏中的下拉键出现”添加”二字,点击”添加”出现一条新流程,点击此出现的新流程的下拉键,在”执行人”人一栏中选择执行此流程的执行人,再按”添加”可出现下一条流程,继续操作,按”删除”则删除此流程,在栏目的虚线上填上流程的步骤号.
点”保存”则提交此流程设定,点”删除”则不记录任何操作.

e. ”核销流程”设定
点”系统设定-核销流程”进入核销流程的设定, 在主界面上点击”新增”进入新增界面,点击”修改”进入修改核销流程界面,以下进入新增界面:
在”流程名称”中填入此流程的设定名称.
在”所属公司”中选择此流程所属公司.
在”所属大类”中选择此流程所属大类.
点击”开始”一栏中的下拉键出现”添加”二字,点击”添加”出现一条新流程,点击此出现的新流程的下拉键,在”执行人”人一栏中选择执行此流程的执行人,再按”添加”可出现下一条流程,继续操作,按”删除”则删除此流程,在栏目的虚线上填上流程的步骤号.
点”保存”则提交此流程设定,点”删除”则不记录任何操作.
详见<系统管理员操作手册>。
六、例子说明
下面以差旅费用报销为例子来说明这套系统的使用.
1、 出差后要报销差旅费用要填写申请单,经过有关部门的负责领导审批经过后,才能得到报销后的费用.报销申请单格式如下:

选择使用公司后会出现此公司所拥有的部门,然后选择部门.按预算名称一栏中的下拉键可选择是何种预算,然后系统会自动给出预算金额以及可用金额,完成这些操作后的界面如下:

接着选择差旅费用的支付方式,是现金还是冲帐还是转帐,默认为现金,这里我们选择现金.然后填收款人.这些带*号的选项都为必填项.做完这些操作界面如下:

点击界面下方的添加按钮填写差旅费用的每一项明细金额,有几项明细就按几次添加按钮,把各项金额写上去后系统会自动把它们相加的总和反馈到明细合计以及报销金额中去,其中除备注外,其余栏中全不能为空,做完这些操作后界面如下所示:

这些操作做完之后如果报销单以填好则点保存进入待审批状态,不想填写报销单则点取消,如果点保存则进入未提交状态.
2、 报销审批人点击审批中的待核销单据,进行报销单的核销.

首先看到如上界面,这是所有待核销单据的列表,从中选择一个申请单点击进入申请单的核销.点击你所要进入的申请单后面的”核销”,核销申请单的界面如下:

如果是同意此申请,则点击”同意”,否则点击”不同意”,还要写上自己的处理意见,此栏不能为空. ”同意”则等待下一步的核销,”不同意”则被打回核销人.处理后,回到上一页面。能够经过在”待核销单据”的页面中查询处理状态为”已处理”的单据来找到这些已经经过审核的单据,点击”查看”能够进入这个单据的信息,能够看到上级核销部门对它的处理意见.