SAP-PS操作手册.doc

目 录

一、 项目创建 3
1.1 系统内项目分类及编码规则 3
1.2 项目的创建 6
2。1 项目预算的设置 13
三、 项目状态管理 17
3.1 项目状态概述 17
3。2 项目状态标识 19
四、 项目文档维护 26
4。1 文档挂接 26
4。2 文档查看 32
4.3 文档删除 34
五、 项目服务采购的提报及维护 38
5.1 项目服务采购申请创建及修改 38
六、 项目进度管理 42
6。1 项目进度网络维护 42
6.2 项目进度确认 48
七、 项目信息查询 51
7.1 项目架构查询 51
7。2 项目定义查询 52
7.3 项目WBS查询 53
7。4 项目预算、成本查询 53
八、 附录：名词解释 56

一、 项目创建
1.1 系统内项目分类及编码规则
1。1。1项目分类
1。2 项目的创建
目前XXX主要有以下几种类型的项目:评审类(客户）项目、工程类(客户）项目、科研类(客户）项目、技术服务类（客户）项目、其他客户项目、科技项目、信息项目、管理咨询项目、教育培训项目、股权投资项目.所有项目均可以通过“手工新增”和“EXCEL模板导入”两种方式进行创建。“手工新增”主要用于单个项目的创建，“EXCEL模板导入”主要用于项目批量创建.
1.2.1手工新增创建项目
（1）在sap首界面事物代码栏输入事物代码ZPS44003，点击或者回车,进入项目创建界面：

(2）在项目创建界面,选择“手工新增"创建项目(系统默认为手工创建）：

(3)填入项目信息（标识的框为创建项目必填信息），点击执行生成项目编码和和创建项目架构：

（4）系统提示项目项目创建成功信息，记录项目编码：

1.2。2模板导入创建项目
（1）线外维护项目创建模板（模板填写规范参考模板填写说明)：

（2）在sap首界面事物代码栏输入事物代码ZPS44003,点击或者回车，进入项目创建界面：

（2）在项目创建界面，选择“EXCEL模板导入”创建项目:

(3）选择导入文件（从本地选择EXCEL模板存放路径），点击执行生成项目编码和和创建项目架构：

（4）系统提示项目项目创建成功信息，记录项目编码：

二、 项目预算的设置及调整
2.1 项目预算的设置
2.1。1分配预算
（1）输入事务代码 CJ30，点击左侧的 ：

（2）输入项目编码,点击“最初预算”

(3） 输入项目总体预算，点击保存

说明：调整已分配预算的事务代码及操作同上.

2.1.2预算审批
(1)输入事务代码 CJ32，点击左侧的 ：

(2）输入项目编码,点击“最初预算"

(3) 输入批复的预算数,点击保存

说明：调整已下达预算的事务代码及操作同上.

2。1.3预算查看
如果只查看，不进行操作，相关的事务代码如下：
查看已分配未下达预算：CJ31
查看已下达预算:CJ33
相应的操作参考以上2。1.1及2.1.2操作步骤。

三、 项目状态管理
3。1 项目状态概述
按照项目管理的要求，我们将项目的整个生命周期划分为不同的阶段和环节，在每个阶段里,都需要完成多项不同的管理工作,前一阶段工作的完成是后一阶段工作开展的基础和前提，为了满足项目全生命周期管理的要求，在ERP系统中用“状态”表示项目相应进行的阶段和环节.项目的“状态”可以通过系统内部操作-—“标识”操作来改变(当对项目执行创建、概预算申请、审批、技术性完成、项目关闭等一系列操作后,系统用不同的标识来表示项目状态)。项目“状态”的改变会对ERP系统内后续操作产生不同的影响.ERP系统中的项目状态分为：
（1）项目系统状态—-ERP系统固有的标准项目状态；
（2）项目用户状态——根据客户实际需要配置创建更加细化的项目状态。
3。1。1项目系统状态
项目系统状态是ERP系统固有的标准项目状态,利用这些标准项目管理状态可以满足部分电网工程项目的管控要求。ERP系统中常见的系统状态有以下几种：
(1)CRTD——项目创建
“项目创建”状态表示项目在系统中处于初始阶段，是创建项目、项目架构后获得的状态，是项目进行到其他状态的起点。
当项目在系统中被创建时，系统便自动显示出项目处于已经被创建的状态.在“项目构造器”中打开被创建的项目，我们可以看到在项目定义的“基本数据”标签页系统状态栏位出现了“CRTD”，这表示项目已经被创建。
（2）REL——下达
“下达"状态表示系统中的项目或者WBS已经被激活，是系统用于控制项目实际费用发生和项目部分可以开始实施的状态，被下达后对应的工作才可以开始进行。WBS被下达后标志着这个WBS对应的工作可以开始进行，只有在下达状态下的WBS才可以发生实际费用。
（3）TECO——技术性完成
“技术性完成"表示从项目实施的角度已经完成,但是会发生财务费用后续处理的项目状态。
当项目的用户状态设置为“结算”，即财务工程结算完成后，由项目经理对单项工程标识“技术性完成”.
系统状态为“技术性完成"状态时，无法在系统中进行合同的创建、确认、WBS架构的更改等相关的操作，只能进行财务上的调整。
（4）CLSD-—关闭
项目验收完成后,在系统内对项目进行关闭。“关闭”标志表示项目已经完成，项目关闭后不能在系统中对项目进行任何修改操作。
3。1.2项目用户状态
在ERP系统里用状态表示项目相应进行的阶段和层次。系统状态只能满足项目的部分管控要求，为了达到项目的实际管控要求，在ERP系统固有的系统状态的基础上，配置了更加细化的用户状态。通过用户状态与系统状态的结合，实现了项目全生命周期状态管理的需求,不但在系统中明确显示了项目所处的各个阶段,也通过设置是否可发生费用、是否允许调整架构等配置,实现了项目不同阶段的管控要求。
按照项目的管控要求,对项目所处的阶段和层次需要由不同的权限人在ERP系统中进行用户状态标识，以便项目相关管理人员查询，加强对项目的管控。

表4 XXX及其下属单位用户状态表

3.2 项目状态标识
3.2。1项目定义层用户状态标识
以以XXX院本部项目中，对项目定义层进行“启动”状态的标识为例.项目建议书审批通过，在系统中创建项目架构，并标识项目状态为“立项,”标识“立项"状态主要由项目负责人进行操作。
(1)输入事务代码CJ20N,回车, 进入“项目构造器”界面。

（2)在 “项目构造器”界面，点击a处“未清"按钮，弹出“打开项目”对话框，在b处输入项目编码,点击c处，或“回车”，打开需要标识状态的项目。

（3)在下图项目架构上，单击a处，选中项目定义层,可以看到b处项目定义层用户状态为“项建”，单击c处，打开“修改状

（4）在 “修改状态”界面，在“状态”——“带状态编号的状态”一列,双击a处“立项",可以看到“立项"状态变为蓝色，点击b处“返回”按钮，回到“项目构造器”界面。

（5）回到“项目构造器”界面后，可以看到a处项目“用户状态"已经变为“立项”，此时点击b处，保存状态变更结果.

说明：XXX所有项目在项目定义层上的其他用户状态标识同上述操作。
3.2。2项目系统状态标识
在ERP系统中只需对“下达”、“技术性完成”、“关闭”三种系统状态进行标识。其它系统状态由相应操作后自动激活,不需人工标识.
下面以XXX项目中对项目“下达”为例，介绍项目系统状态标识的操作步骤。
(1）输入事务代码CJ20N，回车， 进入“项目构造器"界面。

（2）在“项目构造器”界面，点击a处“未清"按钮，弹出“打开项目"对话框，在b处输入项目编码，点击c处，或“回车”，打开需要标识状态的项目.

（3)在下图项目架构上，单击a处，选中项目定义层，可以看到b处项目定义层用户状态为“启动”(注意：其他项目类型系统“下达”状态对应的用户状态可能不是“启动”)，此时可以对项目进行“下达”。

（4)点击菜单栏a处“编辑”弹出下拉列表,选择“状态”—>“下达”，在b处“下达”点击确认。

（5)下图a处可以看到项目系统状态变为“REL”——“下达”,确认无误后，点击b处“保存”按钮,保存状态变更结果。

说明：
· 项目系统状态“技术性完成”和“关闭”的操作与“下达"相同,具体可参考项目“下达”的操作；
· 项目状态标识完成后要及时保存，否则标识无效；
· 项目“下达”操作不可取消返回，请谨慎操作。

四、 项目文档维护
在项目实施的各个阶段，存在着各种文档资料,用户可以根据实际的需要，将项目的相关文档挂接到项目架构上。
4。1 文档挂接
4。1.1创建PS文本
（1）在ERP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N

（2）打开需要挂接文本的项目

（3）文档挂接
在项目架构中选中首层WBS元素，鼠标右键单击，从弹出的菜单列表中选择“创建”，再从列表汇总选择 “PS文本”:

选择“文本类型”,维护ps文本：

维护好以上信息之后,回车,继续维护文档内容：

返回之后，在项目构造器中会产生一个文本标识符：

4。1。1创建PS文本附件
右键单击文本标识符，选择“对象的服务" “ 创建” “创建附件”，然后在本机上选择需要挂入的附件（附件可以是TXT、DOC、RAR等多种格式的文件）

选择本地附件存放位置:

注意：XXX所有项目，均可按照以上方式在首层WBS上挂接文档。
4.2 文档查看
(1)在ERP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N，回车：

（2）打开项目架构,找到要查看的PS文本，在PS文本上右键，对象的服务，附件清单,可以查看附件：

（3）系统弹出附件列表如下:

（3）单击导出按钮可以下载附件：

4。3 文档删除
（1）在ERP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码：CJ20N，按照前述方式打开挂接了文本的项目，找到文本标识符，右键“对象的服务” “附件清单"：

选中挂接文档的文档标识符：

(2)上述操作只是删除了文本标识符里的文件,文本标识符在项目结构上仍然存在,如果实际工作中发现文本标识符建错了,或者位置挂错了,也可以对其进行删除.

说明：
· 文档删除后要及时进行保存,否则删除操作无效。
五、 项目服务采购的提报及维护
5。1 项目服务采购申请创建及修改
（1）在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码：CJ20N，回车:

（2）打开要创建采购申请的项目，选择要挂接采购申请的WBS：

（3）维护采购申请信息，回车

(4）保存信息，生成采购申请

六、 项目进度管理
6.1 项目进度网络维护
6。1.1创建进度网络
（1）在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码：CJ20N，回车:

（2）打开要维护项目进度网络的项目，选择首层WBS元素，右键单击选择“创建”—〉“网络"：

（3)维护进度网络名称,回车，生成进度网络：

(4）生成进度网络如下：

6.1。2维护进度节点
（1）在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码：CJ20N，回车：

（2）打开要维护项目进度节点的项目,选择进度节点网络,右键单击选择“创建”-〉“活动（内部)":

（3）维护进度节点名称，回车，生成进度节点：

（4)生成进度节点如下：

（5)维护进度节点时间计划,选中“开工”活动，在右侧“日期”标签页维护“计划开始”和“计划完成”时间：

（6）点击保存，保存创建的进度节点网络。

6。2 项目进度确认
（1）在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码：CJ20N，回车：

(2）打开要确认时间进度的项目,选中进度节点网络中需确认实际时间的具体活动:

（3）选中活动后，选择菜单栏“编辑”—>“活动”-〉“确认”:

(4）在弹出的活动确认界面,维护活动实际开始和完成时间：

（5）维护完活动实际开始和完成时间后，返回上一界面,在“日期”标签页可以看到活动的实际开始和完成时间已维护，点击保存，保存确认结果：

七、 项目信息查询
7.1 项目架构查询
对于系统里创建的所有项目，可以通过以下操作查看项目清单。
(1）输入事务代码 CN41N，点击左侧的 ：

（2）输入查询条件，可进行精确查询，也可进行模糊查询

(3)显示查询结果：

7.2 项目定义查询
对于系统里创建的所有项目,还可以通过事务代码 CN42N,查看所有项目定义清单.操作类似7.1。
7。3 项目WBS查询
对于系统里创建的所有项目，还可以通过事务代码 CN43N，查看所有项目WBS清单。操作类似7.1。
7。4 项目预算、成本查询
对于项目中已发生的实际成本，可以通过以下操作进行查询。
（1）输入事务代码 CN41N,点击左侧的 ：

(2)在弹出窗口中选择标准参数文件:000000000001结构一览（未计划）:

(3)输入查询条件，可进行精确查询，也可进行模糊查询:

（4）显示查询结果：

八、 附录：名词解释

表5 项目模块部分名词解释
名称
解释
项目定义
项用项目定义对项目的总体目标、范围等信息进行描述。通过定义项目的各项控制参数,如项目类型、预算管理方式、进度计划类型方式等，从项目整体角度规范了项目管理的后续操作，保证了同一个项目中所有工作任务目标和操作模式的一致性。。
工作分解结构（WBS）
工作分解结构（Work Breakdown Structure)是以层次结构的形式，将完成一个项目所需执行的任务层层细分,以便与项目的管理、统计和分析。通过WBS结构进行项目预算控制、成本归集，WBS所体现的结构，是项目管理其他一切工作的基础,同时也为其他各专业组的工作开展提供了条件。
WBS元素
工作分解结构（WBS）的组成部分,每个WBS元素有唯一的编码。WBS元素包含的数据主要有：元素编码、项目类型、公司代码、工厂、业务范围、利润中心、项目经理、项目申请人、所属的成本中心负责人、成本码、间接费用码、项目的文本、结算规则等.
网络
网络（Network）是项目执行过程各种具体工作的有序集合体。网络中的每个单独的工作称为活动、活动是指项目过程中具体的工作安排。网络可以被分配给项目定义及WBS元素、用来进行项目的进度安排、成本和资源的安排计划、分析和控制。
作业/活动
完成任务所需的一个环节的活动,有一定的时间范围，需要消耗一定的人力物力，是网络的组成部分，多个活动构成网络。
采购申请
采购申请是将所需要采购的物料做申请, 申请单中包含所需物料的编码、描述、数量、计划到货时间、估算金额等信息。采购申请单分配好相应的信息后，采购业务员就可以根据分配清单来创建采购订单。
采购组织
一个采购组织单位负责给一个或多个工厂采购材料和/或服务,并且负责和供应商洽谈价格及供货条款。对外来说，采购组织承担所有采购的法律责任，因此在每个公司代码下都要分配采购组织.
采购组
采购组织进一步细分成采购组(买方组),负责日常的采购活动.一个采购组也可以为多采购组织工作。

创建人: 第 52 页, 共 52 页 日期: 10/2/2024
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