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档案实施细则

17

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____________________________________工程

信息(档案)管理监理实施细则

现行版本
A
修改状态
1

江西诚达工程咨询监理有限公司
___________监理部
二OOX年XX月XX日

1、 编制目的及本工程档案特点
为加强项目监理部的信息管理, 规范工程监理档案的收集、 整理、 传递、 存储和归档, 指导施工单位规范编报文件资料, 做好档案管理工作, 做到扩建项目的档案工作与项目建设同步进行, 充分发挥工程监理档案在监理工作中的重要作用, 为本工程的建设和运行服务, 确保档案资料齐全、 规范、 准确、 系统的移交相关单位, 全面完成工程监理任务, 结合本工程的具体情况, 制定本实施细则。
根据本工程特点阐述档案编制主要特点
2、 编制依据
2.1建设单位( 业主) 与监理签订的工程项目监理委托合同书( 合同编号_________) 。
2.2建设单位提供的有关火电建设项目文件归档制度,火电建设项目档案分类表等。
2.3业主指定的《日常工作管理办法》。
2.4江西诚达工程咨询监理有限公司《工程建设监理制度》、 《工程监理档案分类实施细则》。
2.5建设单位和承包单位的施工合同及有关附件。
3、 监理工作范围
3.1项目监理部档案资料管理统一由安全综合组文档和综合管理工程师负责, 各专业监理工程师负责配合综合组文档和综合管理工程师做好监理文档的信息管理工作;
3.2负责归档的质量管理体系和职业安全健康与环境管理文件管理;
3.3负责归档的工程监理文件(含电子文档及图像资料)和外来文件管理(含施工单位上报的电子文件及图像资料); 督促施工单位按要求编报资料;
3.4协助建设单位对各施工单位进行文件档案检查, 协助建设单位定期召开项目文件例会, 协助建设单位对项目归档文件进行审核。
3.5负责上级主管单位文件管理及国家政府部门文件管理;
3.6负责国家法律、 法规及标准、 规程、 规范、 行业标准、 地方标准等外来文件归口管理。
4、 档案资料主要内容
4.1《建设工程监理规范》规定的监理资料内容
根据《建设工程监理规范》的规定, 施工监理资料包括下列内容:
( 1) 施工合同文件及工程委托监理合同;
( 2) 勘察设计文件;
( 3) 监理规划;
( 4) 监理实施细则;
( 5) 分包单位资格报审表;
( 6) 设计交底与图纸会审会议纪要;
( 7) 施工组织设计( 方案) 报审表;
( 8) 工程开工/复工报审表及工程暂停令;
( 9) 测量核验资料;
( 10) 工程进度计划;
( 11) 工程材料、 构配件、 设备质量证明文件;
( 12) 检查、 试验资料;
( 13) 工程变更资料;
( 14) 隐蔽工程验收资料;
( 15) 工程计量单和工程款支付证书;
( 16) 监理工程师通知单;
( 17) 监理工作联系单;
( 18) 报验申请表;
( 19) 会议纪要;
( 20) 往来函件;
( 21) 监理日记;
( 22) 监理月报;
( 23) 工程质量缺陷与事故处理文件;
( 24) 分部工程、 单位工程等验收资料;
( 25) 索赔文件资料;
( 26) 竣工结算审核意见书;
( 27) 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;
( 28) 监理工作总结。
4.2工程施工阶段资料的主要内容
施工阶段监理资料可分四个部分, 即监理依据资料、 施工过程控制资料( 质量控制、 进度控制、 合同管理和投资控制) 、 安全和文明施工管理以及监理管理工作资料。
4.2.1工程施工阶段监理依据性资料
工程施工阶段监理依据性资料的主要内容如下表:

监理依据性资料的主要内容 表4-2-1
编号
档案资料
1
工程项目建议书及审批文件。”初可”阶段文件及其审查和批复文件。
2
”可研”阶段文件( 含工程估算) 及其审查和批复文件。
3
项目评估文件材料( 评估材料、 谈判议定书、 纪要、 备忘录等) 。
4
工程项目的融资、 贷款合同、 协议。
5
环境预测、 调查报告、 设计任务书、 计划任务书。
6
征地文件( 含红线图、 拆迁、 补偿合同、 协议等) 。
7
环保、 消防、 工业安全等方面的协议、 执照、 文件等。
8
招投标文件和中标通知书; 开工报告和批复文件; 股份公司及上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、 纪要、 备忘录等; 工程管理部门发出的有关工程前期的依据性文件、 报告、 纪要、 备忘录等; 开工前的审计文件; 工程所有租赁文件。
9
监理大纲
10
监理合同

4.2.2施工阶段过程控制方面的资料内容
A类: 承包商( 设计、 施工、 调试) 向项目法人、 项目监理部报送
序号
表 号
表 名
1
YM/JJ-03-A01
设计修改通知单报审表
2
YM/JJ-03-A02
分包商资质报审表
3
YM/JJ-03-A03
施工组织总设计报审表
4
YM/JJ-03-A04
专业施工组织设计/重大施工技术方案报审表
5
YM/JJ-03-A05
调试方案报审表
6
YM/JJ-03-A06
工程项目开工报审表
7
YM/JJ-03-A06续1
项目开工准备工作审查表
8
YM/JJ A-06续2
施工图会审及交底记录
9
YM/JJ-03-A07
保温工程施工申请单
10
YM/JJ-03-A08
施工/调试进度计划报审表
11
YM/JJ-03-A09
施工进度调整计划报审表
12
YM/JJ-03-A10
变更工期申请表
13
YM/JJ-03-A11
复工申请表
14
YM/JJ-03-A12
主要材料及构( 配) 件供货商资质报审表
15
YM/JJ-03-A13
主要工程材料报审表
16
YM/JJ-03-A14
主要设备开箱申请表
17
YM/JJ-03-A15
设备缺陷通知单
18
YM/JJ-03-A16
工程控制网测量报验单
19
YM/JJ-03-A17
特殊工种及试验人员资格核查表
20
YM/JJ-03-A17续
特殊工种及试验人员统计表
21
YM/JJ-03-A18
主要施工计量器具、 检测仪表检验核查表
22
YM/JJ-03-A18续
主要施工计量器具、 检测仪表检验统计表
23
YM/JJ-03-A19
施工质量检验项目划分报审表
24
YM/JJ-03-A20
工程质量报验单
25
YM/JJ-03-A21
土建交付安装中间验收交接表
26
YM/JJ-03-A22
安装交付调试中间验收交接表
27
YM/JJ-03-A23
工程质量事故报告单
28
YM/JJ-03-A24
质量事故处理方案报审表
29
YM/JJ-03-A25
质量事故处理结果报验表
30
YM/JJ-03-A26
工程月付款申报表
31
YM/JJ-03-A27
工程变更费用报审表
32
YM/JJ-03-A28
索赔报审表
33
YM/JJ-03-A29
整改报验单
34
YM/JJ-03-A30
设计变更申请单
35
YM/JJ-03-A31
隐蔽工程质量签证报验单
36
YM/JJ-03-A32
安装交付土建中间验收交接表
37
YM/JJ-03-A33
预埋通知单
38
YM/JJ-03-A34
照明工程报验单
39
YM/JJ-03-A35
设备缺陷处理报验单
40
YM/JJ-03-A35续
设备缺陷处理完工单
41
YM/JJ-03-A36
见证取样记录
42
YM/JJ-03-A37
签证书
43
YM/JJ-03-A38
设计变更处理报验单
44
YM/JJ-03-A39
工程量签证单
45
YW/JJ-03-40
工程联系单
46
YW/JJ-03-41
监理工程师通知单回复单

B类: 监理部用表
47
YM/JJ-03-B01
整改通知单
48
YM/JJ-03-B02
停工通知单
49
YM/JJ-03-B03
监理工作联系单
50
YM/JJ-03-B04
工程验评记录季度汇总呈报表
51
YM/JJ-03-B05
监理工程师通知单
C类: 通用表
52
YM/JJ-03-C01
会议纪要
53
YM/JJ-03-C02
内部工作联系单
54
YM/JJ-03-C03
技术变更会签单
4.2.3监理部需移交归档的工程监理文件
移交建设单位档案的文件内容 表4-2-3
编号
档案资料
1
工程项目监理合同
2
工程项目监理工作计划
3
监理周报
4
监理月报
5
与建设单位、 承包单位、 设计单位来往文件
6
监理备忘录
7
监理工程师通知单( 附回复单)
8
监理工作联系单
9
整改通知单( 附整改报验单)
10
工程停工通知单( 附复工申请表)
11
由监理编发的专题会议记要
12
由监理主持召开的图纸会审纪要
13
项目月付款申报表
14
工程质量报验单
15
工程质量缺陷处理文件
16
工程质量事故报告单、 工程质量事故处理方案报审表( 附处理材料) 、 质量事故处理结果报验表
17
监理工作总结、 专题报告、 工程质量评估报告
18
工程初步设计概算与投标报价对比审核、 付款签证记录
19
索赔文件资料
20
竣工结算审核意见书
21
工程验评记录季度汇总呈报表
22
分包单位资格报审表
23
主要材料及构( 配) 件供货商资质报审表( 附资质证件)
24
主要工程材料报审表
25
施工总组织设计报审表、 专业施工组织设计( 方案) 报审表
26
调试方案报审表
27
保温工程施工申请单
28
照明工程报验单
29
工程项目开工报审表(附项目开工准备工作审查表)
30
监理日记
31
监理旁站记录本
32
设计变更处理报验单

5、 文件资料信息的管理
施工文件档案资料的收文与登记; 监理文件资料输入计算机及管理, 监理文件资料的发文与登记; 监理文件档案资料传阅; 文件档案资料分类存放; 监理文件档案资料归档、 借阅、 更改与作废。
政府部门
项目法人单位
上级主管单位

项目监理部
总监理工程师

各专业监理组
专业监理工程师

专业监理工程师

档案室
计算机信息系统
综合组/文档
综合信息工程师

专业监理工程师

设计单位
设备材料供应商
施工调试承包商

项目监理部的信息流程图

5.1施工单位文件资料的编报
监理部严格执行《建设项目档案整理规范实施细则》规定的要求及质量进行编报文件资料, 发现编号有误或表式不符合要求的文件资料一概退还施工单位, 并要求其重新编报。
各施工单位要根据监理部划分的土建单位工程( 暂定) 表划分所属分部、 分项工程, 工程编号形式为: 单位工程-分部工程-分项工程。
5.2监理资料的收发文与登录
( 1) 项目监理部建立收发文和图纸资料收发登记簿, 所有文件、 图纸、 资料的收发都应按信息分类进行登记。登记内容包括资料名称、 资料来源、 资料编号、 资料摘要信息、 资料的发放单位( 部门) 、 收件人员签字以及收到或借出日期, 必要时应注明接收资料的具体时间。
( 2) 监理信息在有追溯性要求的情况下, 应注意核查所填部分内容是否可追溯。如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位, 以及该材料质保证明的原件保存处等。
( 3) 如不同类型的监理信息之间存在相互对照或追溯关系时( 如整改通知单和整改通知单回复) , 在分类存放的情况下, 应在资料和记录上注明相关信息的编号和存放处。
( 4) 文档综合信息工程师须检查资料的各项内容的填写和记录应真实完整, 并经相关规定的责任人员签字。资料以及存储介质质量应符合要求, 所有资料必须使用符合档案归档要求填写或打印( 电子文件的要求另行规定) , 以适应长时间保存的要求。
( 5) 有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理, 重要资料内容应在监理日记中记录。
( 6) 部分收文如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其它重要文件, 应将复印件在项目监理机构专栏内予以公布。
( 7) 监理发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名, 并加盖项目监理机构公章, 所有发文按信息文件分类和编码要求进行分类编码, 并在发文登记表上登记。登记内容包括: 文件的分类编码、 发文文件名称、 摘要信息、 接收文件的单位( 部门) 名称、 发文日期( 强调时效性的文件应注明发文的具体时间) 。收件人收到文件后应签名。
发文应留有底稿, 并附一份文件传阅纸, 文档综合信息管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅会签人员。文件传阅过程中, 每位传阅人员阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。文档综合信息管理人员应及时将发文原件归入相应的文件柜( 夹) 中, 并在目录清单中予以记录。
5.3资料传阅
由项目总监或其授权的监理工程师确定资料、 记录是否需传阅, 如需传阅应确定传阅人员名单和范围, 并注明在资料传阅纸上, 资料传阅纸随同资料进行传阅。每位传阅人员阅后应、 在资料传阅纸上签名, 并注明日期。资料和记录传阅期限不应超过该资料的处理期限。传阅完毕后, 资料原件应交还信息管理人员归档。
5.4 监理资料分类存放
( 1) 监理资料经收/发文、 登录和传阅工作程序后, 应按分类方法进行存放在专用资料柜和专用资料夹中。
( 2) 为提高监理管理效率, 方便监理人员检索和查阅, 文档综合信息管理人员应采用计算机对监理信息进行辅助管理。
( 3) 资料应保持清晰, 不得随意涂改记录, 保存过程中应保持记录介质的清洁和完整。
( 4) 项目监理机构存放的资料原则上不得外借, 如政府部门、 业主单位或承包商确有需要, 应经总监理工程师或其授权的监理工程师同意, 并办理正规借阅手续。监理人员在项目实施过程中需要借阅资料时, 应填写资料借阅单, 并明确归还时间。文档综合信息管理人员办理有关借阅手续后, 应在资料夹的内附目录上作特殊标记。
( 5) 监理资料的更改应由原制定部门相应责任人执行, 涉及审批程序的, 由原审批责任人执行。若指定其它责任人进行更改和审批时, 新责任人必须获得所依据的背景资料。监理资料更改后, 由信息管理部门填写监理资料更改通知单, 并负责发放新版本资料。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应资料的有效版本。资料换发新版时, 应由信息管理部门负责将原版本收回作废。考虑到日后有可能出现追溯需求, 信息管理部门能够保存作废资料的样本以备查阅。
5.5监理音像资料的管理
( 1) 项目监理部的音像资料是监理档案资料的重要组成部分, 工程监理过程中产生的音像资料归口由安全综合组文档综合信息工程师负责管理。
( 2) 项目监理部的音像资料载体包括照片( 一般为数码照片) 、 录像带、 U盘( 或光盘、 软盘) 等。
( 3) 音像资料的内容。音像资料的内容以反映本工程的特点、 工程质量、 现场安全文明状况和重要工作结点为主, 如:
①施工过程中的重大事件和重要现场情况;
②主要施工工序的施工情况, 新技术、 新工艺、 新材料、 新设备的实施情况;
③下道工序施工后难以检查的重点部位的隐蔽过程、 质量情况和验收情况;
④反映施工过程中质量问题、 质量事故的情况和处理过程;
⑤反映施工过程中安全施工( 包括安全隐患、 违章、 安全事故及处理情况) 和文明施工状况;
⑥反映工程项目关键工序、 阶段性成果和实物效果情况;
⑦每月末的工程形象进度情况。
( 4) 音像资料应按专题内容和拍摄时间进行排序和归档, 并附有文字和简要说明。
( 5) 本工程采用计算机对监理信息进行辅助管理, 当相关的资料和记录经相关责任人员签字确定、 正式生效并已存人项目监理机构相关资料夹中时, 计算机管理人员应将储存在计算机中的相关资料和记录改变其资料属性为”只读”, 并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。在项目资料归档前不得将计算机中保存的有效资料和记录删除。
6、 文件资料的归档
按《建设项目档案整理规范实施细则》执行。
6.3监理公司档案分类
根据诚达公司工程监理档案归档的内容、 范围以及编码规定, 为减轻工程竣工时整理资料的工作压力, 监理部应采取分类逐一积累诚达监理公司相应的监理资料。

江西诚达公司工程监理档案分类及保管期限表 ( A)
类目号
类目名称
归 档 文 件
保管期限
6
工程建设类

60
综合文件

600

监理主持的质量分析会议纪要
长期
601

设计交底及图纸会审记录
长期

监理主持的施工协调会纪要
长期
61
工程管理

610

委托监理合同、 合同补充协议、 中标函
永久

工程项目监理机构及负责人名单
永久
611

监理规划
长期

监理实施细则
长期

监理部总控制计划( 一级网络计划)
长期
612

监理工作联系单
长期

监理工程师通知单/监理工程师通知回复单
长期
613

监理月报
长期

旁站监理记录
长期
614

工程延期报告及审批
长期

费用索赔报告及审批
长期

合同争议、 违约报告及处理意见
长期

合同变更材料
长期
62
土建施工

620

施工组织设计( 方案) 报审表( 表、 书)
长期
621

工程开工/复工审批表
长期

工程开工/复工暂停令
长期
622

工程材料/构配件/设备报审表( 附目录)
长期

材料复检试验报告报验申请表( 附目录)
长期
623

测量控制报验申请表
长期

试验报告( 机电安装: 调试、 测试报告) 报验申请表( 附目录)
长期
624

工程变更单
长期
625

工程款支付证书/工程款支付申请表
长期
626

隐蔽工程检查验收记录及报验申请表
长期

江西诚达公司工程监理档案分类及保管期限表 续( A)
类目号
类目名称
归 档 文 件
保管期限
627

分部工程质量验收评定表及报验申请表
长期

单位工程质量验收评定表及报验申请表
长期

专项验收文件
长期
628

质量事故报告及处理意见
长期
63
机、 电安装

630

施工组织设计( 方案) 报审表( 表、 书)
长期
631

工程开工/复工审批表
长期

工程开工/复工暂停令
长期
632

工程材料/构配件/设备报审表( 附目录)
长期

材料复检试验报告报验申请表( 附目录)
长期
633

测量控制报验申请表
长期

试验报告( 机电安装: 调试、 测试报告) 报验申请表( 附目录)
长期
634

工程变更单
长期
635

工程款支付证书/工程款支付申请表
长期
636

隐蔽工程检查验收记录及报验申请表
长期
65
工程竣工

650

工程竣工报验单
长期

工程竣工报告
永久

工程竣工验收报告
永久

工程竣工验收签证书
永久

工程竣工结算审核意见书
永久
651

工程质量监督检查报告
永久
652

监理工作总结
永久

质量评估报告
永久

监理业务手册
永久

完工证明
永久
659

工程项目归档资料报审表
( 附工程文件资料送件单)
短期

7、 信息管理监理服务程序
质量信息目标

进度信息目标

安全信息目标
确定信息管理目标

投资信息目标

信息源
收 集

信息分类

确定信息产生过程

确定信息处理手段

确定信息传递方式、 信息流向

建立信息管理系统
确定信息记录格式

确定信息目录, 选择信息

确定信息检查方法

计划与实际数比较

新、 旧数据比较

信息处理

承包方数据与监理数据比较

信息更新
信息出现偏差

信息正常
整理、 保存
通知有关方处理

达到信息管理目的
处理后信息正常