信息资源共享视域下档案管理创新途径探索_张燕.pdf

472023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛信息资源共享视域下档案管理创新途径探索张燕（山东省单县人力资源和社会保障局，山东 单县 274300）摘要：在信息资源共享的背景下，为了使档案资源充分地发挥作用，档案管理亟需作出创新。本文对档案管理在信息资源共享背景下作出改变创新进行了一系列的探讨，进而实现档案信息资源的共建共享，促进档案管理工作成功转型升级。关键词：信息资源共享；档案管理；创新途径从目前的档案管理工作实际来看，信息孤岛以及资源浪费等问题依然存在。档案资源作为一种原始的历史凭证，其对社会的发展有着不可比拟的作用。为了使档案资源得到最大化的利用，需要实现档案管理工作的创新，以实现档案信息资源的共建共享，不断满足档案利用者的多元需求。一、对信息化与信息资源共享的理解（一）信息化进入 21 世纪以来，信息化发展成为社会发展最显著的变化，在各个领域都积极应用信息化实现自身的发展，而档案信息使用也因此产生了巨大的变革。信息化即依托于网络信息技术，对一系列的资源进行开发利用，使其成为有效的信息资源。在这一过程中，往往会涉及到多个行业领域，比如信息技术、经济运作方式等。对于档案管理而言，实现档案资源的信息化发展是新时代发展的必然选择。（二）信息资源共享即在信息化社会发展背景下，各个行业都能够共享已公开的信息资源，根据自身的需求，交换信息资源实现共同利用。档案信息资源实现共享，需要在确保档案资源质量、数量的同时，加强社会对档案资源的认知程度。当档案资源具备上述条件后，档案信息资源共享才能真正地实现。二、档案信息资源共享的积极影响（一）促进档案管理标准化流程体系建立以往的档案管理存在着很大的弊端，如存储复杂且工作量大等问题。而在信息资源共享的背景下，档案管理工作能够很好地摆脱以往存在的问题，通过建立标准化流程体系规范管理工作。档案管理工作积极应用信息技术，在实现档案资源共享的同时，让以往繁杂的、工作量大的档案管理模式得到创新，使得整套流程变得更加智能化、系统化。档案管理人员在工作时只需要应用计算机，按照既定的程序和系统操作就可以将档案资源进行信息化存储，实现资源的共享。（二）强化档案管理工作的实时性传统的档案管理工作较为繁琐，档案管理人员需要花费一定的时间和精力去查找需要的档案数据，导致工作的实时性较差。而通过信息资源共享技术的应用，档案管理人员可以轻松地将原本需要花费大量时间的工作变得简化、高效，有效地提高了档案管理工作的实时性，使得档案数据的参考价值得到提升。（三）加强档案管理工作的准确性档案管理工作对于一些企事业单位而言有着十分重要的意义。比如，政府机关、学校等在进行档案管理时，不但要求档案的实时性，还要求档案的准确性，以此来保证档案的参考价值。这就对档案管理工作提出了更高的要求，档案管理人员在进行档案管理时需确保档案信息的安全。在信息资源共享的背景下，档案资源不仅可以确保实时性，同时在以计算机为核心的管理系统中，可以有效地保证档案的安全性以及保密性。（四）提升档案管理工作的效率对于档案管理人员而言，在信息技术的依托下，其不再需要靠大量的人力劳动进行档案资源的管理。例如，在进行档案信息的存储时，档案管理人员只需要应用硬盘或是计算机等将资源进行存储。整个流程快捷简便，不仅能够有效减少操作时间，还可以保证信息的质量。在后期进行档案资源查询时，用户可以通过信息技术实现快速查找，档案管理工作效率得到有效提升。482023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS（五）实现档案信息资源共享档案信息资源共享是档案管理信息化建设的目标之一。同时，资源共享也是未来企事业单位努力的方向。在资源共享的前提条件下，企事业单位可以快速地通过计算机进行档案资源的归档和调用。档案信息资源的共享是时代发展的要求，在如今的信息化时代，档案管理工作需作出创新和改革，以满足社会发展的需要。三、信息资源共享视域下档案管理工作的现状（一）档案信息资源共享意识薄弱虽然大部分的档案馆都意识到档案信息资源共享的意义，但各级档案馆在日常的档案管理中还是存在各自为政的问题，档案管理人员资源共享意识薄弱，缺乏资源共享的动力。而这些问题的出现导致了信息孤岛、档案资源浪费的现象严重。需明确的是，档案信息要实现资源共享，需各级档案部门以及相关部门的密切配合，将以往的“以藏为主”的档案管理工作模式转变为“以开发利用为主”的档案管理模式，积极地实现信息资源共享。（二）档案信息资源共享内容单一目前，许多档案馆都有了自己的官方网站，以供用户进行自主浏览。然而，不少网站的内容都较为单一，只有馆藏简介和目录，没有足够的档案资源信息量。虽然有的档案馆积极建立了信息资源数据库，但是用户在登录使用时会发现其检索功能差，条目少且大部分的档案都不支持全文检索。这就导致了用户在网站中能够获取到的只有简单的档案题录和摘要信息。（三）档案信息资源共享领域少由于一些客观的原因，如开发档案资源时所用到的管理软件不同、数据库结构不同等，致使档案信息资源共享不能达到预期的效果。具体而言，档案资源不能够进行跨系统或是跨平台的信息共享，导致了档案信息资源的利用率依然较低。为了改善这一问题，国家在医疗保健和电子政务等有关领域加大了资源共享力度，而在其他的领域则涉及较少。（四）档案信息资源共享制度不完善我国档案信息资源共享发展时间不长，资源共享共建工作相关的制度保障尚不完善。对于档案信息资源共享建设的指导，政府有关部门仍停留在宏观方面，一些细节性的实施策略等还未建立健全。目前，我国已出台了如档案记录规则等有关规定，以此来规范数字资源的建设。但是在实际的操作中，仍存有问题。如目前对于纸质档案的数字化处理，通常是通过直接键盘输入或扫描仪上传等方式，数字图像由于所需的存储空间较大，在一定程度上会影响到档案资源的信息化建设。（五）档案信息资源共享存在安全隐患档案不同于其他的信息载体，需要具备较高的准确性和真实性。因此，在档案信息资源共享建设中，档案资源的保密性和安全性是需要重点考虑的问题，档案管理人员需处理好共享与保密之间的关系。虽然目前我国已发布了相关的法律条文来保障档案信息资源共享的安全性，但档案数据信息泄露、网络侵权等问题仍有发生。（六）档案信息资源共享标准不规范各级档案馆的社会信息服务体系都是单独进行管理的，档案信息资源共享标准不一，信息孤岛的问题依然存在。就目前而言，关于档案数据库网络架构、信息存储格式等有关方面并未有统一标准。因此，为了实现档案信息资源共享，不同体系、不同区域规范统一的标准是非常重要的。为了统一标准，有些档案馆需推翻原有的系统重来。同时，还需考虑国际标准以及标准的普遍性等相关内容。四、信息资源共享视域下档案管理的创新途径（一）建立资源共享的管理意识档案信息资源共享的前提是档案管理人员观念的更新。档案管理人员需积极主动地形成信息资源共享发展观，做到对现有工作模式的创新实践。新时代，档案管理人员应将数字化作为工作重点，树立信息化档案管理的意识，加强与其他档案馆的合作交流，避免信息孤岛问题的产生。通过与各级档案馆加强合作，实现资源的最优化配置以及档案信息资源共享模式的构建。（二）丰富档案信息资源共享的内容在档案信息资源共享建设中，档案管理人员应积极思考如何有效地提高档案信息的利用率和价值。传统档案信息服务系统存在不能及时查询和检索、二次检索功能不完善、一些档案只能提供目录无法全文浏览等问题。而这些问题都会影响用户粘性。对此，档案馆应加强基础数据的管理，创新信息化平台建设，如积极构建档案信息资源共享网络平台。不同于以往的网站系统，该平台通过与省、市、区档案馆的合作，构建起档案信息内网，用户可在平台中任意搜索所需资源。通过平台的建设实现了馆际共享，从而丰富了档案馆的档案信息资源，满足了用户的多元化需求，给用户带来便利的同时也提高了档案的利用率。（三）拓展档案信息资源共享方式1.推广移动终端服务。移动终端设备如手机等每年的使用人数都在上涨，人们大部分情况下都是通过移动终端设备浏览网站、使用互联网。据此，492023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛档案信息资源共享工作应致力于新媒体研发，积极推广移动终端服务实现档案资源的共享。2.公众参与与平台共建共享。档案信息资源共享的目的是为了满足公众对于档案信息的需求，因此在信息资源共享建设中，公众参与是重要的一个环节。通过掌握广大公众对于档案信息的需求，构建档案信息资源共享平台，提高公共服务的效率，实现“1+12”的信息融合。目前，我国部分地区实现了政府平台与档案馆平台的共建，通过平台的搭建实现了档案资源潜在价值的最大化利用，大大地提高了政府服务效能，为广大群众带去了更好的服务。如，江西省通过共享平台的构建，100 多家档案局馆共上传多达 2 000 万条档案目录数据，实现了馆际间一站式查档服务。（四）完善共享制度保障除了宏观的制度保障外，政府有关部门还需完善档案事业投入机制。具体而言，目前各级档案馆日常的运作都是需要国家相关的财政安排维持。而档案馆信息化建设，需要投入大量的人力、物力，需要一定的资金建立专项的信息管理系统以及开发相关的专用软件等。作为一种非营利性的文化机构，档案馆并不能承担如此巨额的资金支出。所以政府相关部门应加大专项资金投入，通过健全投入机制，推进档案馆不断完善相关信息化建设，促使档案信息资源共享达到预期效果。（五）提升档案信息安全保障能力1.确保外部环境安全。档案管理系统硬件设备极易受到外界因素的影响，如所处环境的湿温度、防灾能力以及防尘措施等。为此，确保一个良好的设备环境十分重要。在信息资源共享的背景下，档案信息极易受到安全侵害，如病毒入侵、木马程序等。为了确保档案信息的网络环境安全，需在系统中设置好防火墙、杀毒软件等相关程序，防止档案信息资源共享系统受到病毒感染，造成数据损坏。2.建立健全安全管理制度。制度保障是确保档案信息资源共享系统安全的关键。在如今网络广泛普及的背景下，信息资源共享极易受到机密信息泄露、数据损坏等问题影响。因此，档案馆要积极健全现有信息安全保障机制，不断地研发新型的网络安全技术。相关部门应积极完善相关安全立法，如禁止非法入侵法、实行电子签名条例等，落实法律保障。建立档案信息共享规范，即各级档案馆应落实档案制度化以及规范化管理。如，制定跨馆查阅利用办法、加快完善档案信息安全管理制度等。通过落实制度保障，从源头遏制违法行为的发生，规范档案资源共享行为，提高档案资源的安全性。3.落实档案机构的监督责任。为确保档案资源的原始性、准确性，档案机构应积极落实相关的监督管理责任，确保档案信息资源的证据价值和参考价值。共享平台作为一个互联网平台，不可避免地会遇到技术漏洞、系统缺陷等一系列的问题。对此，档案机构应积极制定信息管理标准，落实对共享平台的全流程监管，以防不法分子对平台的非法入侵、随意篡改平台数据等。只有档案机构落实了监管责任，才能确保档案信息资源在可控环境内持续发展，确保档案共享的权威性。（六）规范档案信息资源共享标准首先，需要统一标准的制定。共享标准的统一是交换、集成以及共享信息资源的重要条件。然而，从目前档案馆信息化建设来看，各级档案馆的标准都未进行统一。由于数据结构不一等问题，致使信息共享检索在语言方面差异较大，同时各档案馆所应用的软件也不一样，这些问题都导致了档案信息资源的共享发展缓慢。档案馆可根据我国现有的规章制度和标准，结合国际标准规范档案信息资源共享标准，通过吸收利用成熟的标准，立足于我国的实情制定一套统一可行的标准，确保各地档案信息资源能够实现互相兼容，最终达成资源共享目标。（七）培养合格的档案管理人员为了开创档案管理工作新局面，必须要抓好档案管理人员队伍的建设。首先，加强档案管理人员的服务意识。要求档案管理人员在工作中对档案服务内容、方式等进行不断地延伸和扩大。其次，档案管理人员不仅需要专业的理论知识外，更需要具备一定的信息技术水平，如平台维护、数据库建设知识等。基于此，档案馆应加强对档案管理人员的培训再教育，利用内部人力资源加强档案管理人员的专业能力训练，定期展开专项技术培训。最后，档案馆还可以设置 2-3 名技术性岗位，从社会中引进优秀人才，确保档案信息资源共享有强大的技术支撑。参考文献 1 冯慧霞,刘蒙,刘路渊.事业单位档案信息资源共享问题及其对策探讨 J.城建档案,2021(05).2 付煜.信息资源共享背景下高校档案管理共建与共享J.档案管理,2020(05).3 李玉琴,汪运生,顾紫琦.信息资源共享视域下档案管理创新研究 J.山西档案,2020(04).4 魏晓琳.网络环境下高校档案信息资源共享建设研究J.城建档案,2019(08).责编：蒋立民