公司办公自动化系统电子公文处理暂行办法.docx

公司办公自动化系统电子公文处理暂行方法第一章总那么第一条为加强XXXX公司（以下简称公司）办公自动化系统电子 公文运行管理，实现电子公文处理的标准化、制度化和科学化，根据 国家行政机关公文处理方法（4号）及XXXX公司公文处理方法 （XXXX总办74号）等有关规定，结合公司实际，制定本方法。第二条本方法适用于公司各职能部门、投资部、子公司（以下统 称各单位）所有0A系统用户。第三条本方法所称的电子公文，是指公司管理过程中形成和使用 的，借助办公自动化系统（以下简称0A系统）阅读、处理的具有法 律效力和标准体式的电子公务文书，是公司依法经营和进行公务活动 的重要工具。第四条电子公文处理，是指电子公文的登记、办理、归档等一系 列相互关联，衔接有序的工作。第五条电子公文的文种、格式及行文流程，原那么上，应当符合国 家行政机关公文处理方法和XXXX公司公文处理方法的有关规 定。第六条电子公文处理应当坚持实事求是，简捷高效的原那么，做到 及时、准确、平安。第七条电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有 关保密规定，确保国家和公司秘密的平安。凡涉密公文，正文及附件 禁止在0A系统中运行，各单位对涉密公文一律进行纸质流转，确保统一标准0第八条电子公文与纸质公文具有同等效力，除涉密公文以外，公 司内部公文运转一律在0A系统中完成，任何经办人都不得接收和处 理纸质公文。第九条公司电子公文管理工作实行统一管理，分工负责的原那么。（一）总裁办公室为电子公文运行的归口管理部门，负责制定和完 善公司电子公文处理方法，指导、标准和检查各单位电子公文处理工 作。（二）信息化管理部负责0A系统的技术开发，系统优化、维护管 理、数据定期备份和系统应用培训，以及纸质文件扫描工作。（三）各单位综合部门负责指导、催促和检查本单位员工标准办理 电子公文，对电子公文进行定期归档并标准管理。第二章公文登记第十条标准填写公文首页的各要素项，确保以下内容填写准确。（一）首页标题与上传正文标题及实际正文标题三者相一致；（二）根据发文需要，确定并选择填写发文类型和公文种类；（三）准确填写主送单位名称及司外抄（报）送单位名称；（四）查找并增加司内发送人员、发送部门以及成员企业；（五）公文内容涉及其他单位职权范围内的事项时，必须选择填写 相关会签单位。第十一条正确上传公文正文、附件及相关文件（包括请示性文件、 转发性文件、当年的依据性文件），做到上传文件内容完整、准确，确保电子公文归档的标准和统一。第十二条公文的主体是正文及附件，正文采用WORD文档格式， 附件可采用WORD. EXCEL和PDF等格式。附件可在正文之后，也可通 过“上传附件”功能上传。第十三条附件标题应由附件序号数与附件的实际标题两局部组 成，两者之间用”隔开，如：“附件1-成员企业名单”。正文的附 件序号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。第十四条相关纸质文件应扫描成电子文档后，在0A系统中上传。 扫描文件要求件数齐全、内容完整、字迹清晰、版心端正，文件中的 笔记痕迹要清理干净。请示性文件必须进行彩色扫描。第十五条拟制紧急公文，应当表达紧急的原因。签报由起草人视 请示内容确定紧急程度，发文应由起草人与总裁办公室协商后，根据 实际需要确定紧急程度。第十六条拟制涉密公文，应依据公司密级划分有关规定选定密 级。在0A系统中，只登记公文首页上的各要素项，不上传相关电子 文件。涉密公文一律使用专用涉密设备（包括计算机、移动存储介质、 打印机等）进行起草、拷贝、打印等操作。第十七条公文关联时，即：发文与签报内容相互有联系，原那么上, 在发文中应采用“公文关联”功能模块将签报进行关联，所关联的签 报须业经公司领导批准同意。如发文情况紧急且内容比拟成熟，可采 用签报与发文相互关联一并送签的方式，即：通过“公文关联功能, 实现在发文模块关联签报，并在签报模块关联发文。第三章公文办理第十八条0A系统用户必须做到准确、及时接收和处理公文。待 办公文，普通件应于3个工作日（内）办理完毕，急件应于2个工作 日（内）办理完毕，特急件即收即办；需相关部门提出决策意见的公 文，一般应于5个工作日（内）办理完毕。第十九条0A系统用户外出或出差时，应利用笔记本电脑及时接 收和处理公文。如有特殊原因不能及时办理，需委托他人办理。被委 托人负责委托期间委托人待办公文的审阅办理。委托期结束后，委托 人应及时取消工作委托，并确认委托办理公文情况。第二十条公文办理，必须经过部门领导审核，也可根据需要由其 他业务相关人员传阅办理；办理意见可直接进行留痕修改或在“审批 意见”中填写。第二十一条运行涉密公文，起草人将填写完毕的涉密审批单（电子版）提交主办单位负责人及总裁办公室负责人签批。通过涉密 审批的公文将提交进入“纸质公文流转编号”环节，签报由各单位文 秘人员负责编号，发文由总裁办公室核稿人负责编号。编写文号后， 由文秘人员提交“进入纸质流转环节，进行文件运转。未通过涉密 审批的文件将被驳回起草人，由起草人上传相关电子文件后，在0A 系统中正常流转。第二十二条会签的公文，在经本单位领导审批同意后，起草人可 根据需要选择并发会签或顺序会签，会签单位提出部门修改意见后， 起草人根据修改意见重新修改并报本单位领导审批后，再将发文提交 总裁办公室核稿或将签报呈送公司相关领导。第二十三条关联公文一并送签时，要确保相互关联的发文与签报 运转同步。领导秘书必须在收到业经核稿的发文后，将签报和发文同 时呈送公司领导审批。秘书将发文提交排版环节时，须确保关联签报 已审批结束。第二十四条在运转过程中停止办理的公文，应由当前处理人驳回 至“起草”环节。为保证公文编号的连贯性和完整性，起草人必须在 0A系统中及时删除该公文，相应文号将自动释放。第二十五条签报业经公司领导审批后，起草人须落实领导的批示 内容。只有当签报运转完全结束，即：确认本部门领导已阅知公司领 导的批示，没有其他审批人需要在该签报上批示意见，起草人再提交 “流程结束”。第二十六条发文由于内容不妥当、格式不正确、附件不齐全，未 会签相关单位等原因被驳回起草人时，起草人需修改补充完整，重新 提交相关领导审批。第二十七条发文起草人同时也是校对人，须对排版后的公文进行 认真细致地校对。校对内容包括排版增加的版头、公文正文、成文日 期和版记等方面。第二十八条公文经主办单位领导审批或公司领导签发后，起草人 仍需对公文内容做大篇幅补充、修改，或更改相关数据以及做其他实 质性修改时，必须重新提交相关领导审批。第二十九条公文撤转，艮L对已经领导审批后的公文进行补充、 修改，再撒转至当前处理环节的过程。起草人必须填写XXXX公司 公文文书撤转申请单（见附件1）,由起草人所在单位领导审批同意 后，提交总裁办公室审核办理。第三十条公文撤回，即：对已经下发的公文进行撤回修改并需重 新下发的过程。起草人必须填写XXXX公司公文文书撤回申请单（见 附件2）,经公司分管领导审批同意后，信息化管理部负责将已发公 文撤回到“校对”环节，总裁办公室负责复核后重新下发。第四章公文归档第三十一条公文运行流转结束后，各单位文秘人员应在每月最后 一个工作日将办理完毕的公文在0A系统中进行统一归档。第三十二条各单位电子公文应实行电子、纸质文件“双轨制归 档，同时应采用一次性写入光盘介质进行保存。信息化管理部负责每 年年初对上一年形成的电子公文统一进行数据备份。第三十三条涉密公文在纸质系统流转结束后，文秘人员应在提取 “更新公文办理信息”和“更新公文流转信息”后，提交流程结束并 在0A系统中进行归档。第五章附那么第三十四条本方法由总裁办公室负责解释，并根据国家相关规定 和公司实际适时进行修改和完善。第三十五条本方法自印发之日起施行。附件：1. XXXX公司公文文书撤转申请单2. XXXX公司公文文书撤回申请单编号:xxxx公司公文文书撤转申请单申请人：申请单位负责人：公文种类：口签报 发文公文编号：公文标题：撤转前环节：撤转后环节：申请撤转原因及变更内容：信息化管理部审核意见：年月日总裁办公室审核意见：年月日注：此表原件由总办秘书处留存；复印件由信息化管理部留存。编号:XXXX公司公文文书撤回申请单申请人：申请单位负责人：公文种类：口签报 发文公文编号：公文标题：申请撤回原因及变更内容：公司分管领导审批意见：年月日信息化管理部审核意见：年月日总裁办公室审核意见：年月日注：此表原件由总办秘书处留存；复印件由信息化管理部留存。