Oracle实施-采购业务需求分析匹配.docx

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1 Oracle实施采购业务需求分析匹配中国北方工业北京公司 Note: Control Number and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change either of these values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools->Options…View and checking the Bookmarks option in the Show region. 文档控制修改记录 Date Author Version Change Reference 2002/01/09 Pamela Wang No previous document 审查人 Name Position 目录文档控制 2 修改记录 2 审查人 2 1 采购组织管理 4 2 采购产品管理 6 3 供给商管理 8 4 请购管理 10 5 询价及报价管理 12 6 订单管理 14 7 采购接收与退货 18 8 审批管理 19 9 采购与财务接口 21 10 需求分析统计汇总 22 3 1 1 采购组织管理 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注采购部门设置：购销别离，所有与销售有关的采购统一由采购部对外进行采购，采购部同时对办公用品、低值易耗品和固定资产等进行采购。采购部要对产品质量进行控制采购部在完成产品采购的工作任务的同时对采购本钱进行控制 STD. STD/GAP 系统可以将采购部门设为一个OU，利用OU间采购信息的屏蔽实现部门间供给商与订单信息的屏蔽。系统在每一笔收货时都可以对产品质量进行记录，并提供收货质量情况报表。通过总账模块的针对会计科目的预算控制功能可以实现对采购本钱的控制。启用预算后，就可以对运杂费等采购本钱和差旅费等采购费用进行分级别的控制，包括：预警级、绝对级和事后控制级。完成这项需求的前提是： ü 在总账模块启用预算控制, ü 在应付模块启用预算控制， ü 会计科目中有合同段。系统中还可以直接制作费用采购订单进行对采购本钱的控制。不合格产品的处理方式需要人工决定〔退货，返修等〕，系统不提供自动的控制功能。参见总账模块业务需求匹配采购人员情况及分组：采购部共15人，其中部门经理1人；业务经理3人，分管军需、纺织品，运输工具，机械、轻工、五金；每名业务经理下各有高级业务员1人和业务员2人，业务员分别负责不同产品或目标市场的销售产品的采购业务；另设综合管理员2人负责固定资产、低值易耗品和办公用品的采购。 STD/GAP 系统提供的人员组织架构设置功能可以满足搭建树型人员组织架构的需求。首先设置职务、职位信息和职务层次结构，再录入人员信息，最后将人员和各自的职务联系起来，这样就搭建成完整的人员组织架构。系统可以设置基于上述职务层次结构的平安结构，屏蔽在不同分支下发生的采购信息，实现每名业务经理分管不同业务的功能。系统应用人员组织架构设置功能可以做到在不同业务经理之间信息屏蔽，前提条件是北京公司的职位要细分。 2 采购产品管理 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 2.1 采购的产品：主要有总部军品附带的军需品；民品销售业务产生的民用品如汽车及零配件、食品、轻工产品、家电设备、五金矿产品、纺织品、服装、工农具、粮油产品、土产畜产、化工产品、医药品、光电产品、工艺品等。另外还有采购固定资产、办公用品及设备等日常经营用品的情况。 STD. 采购产品在库存模块进行定义。参见库存业务需求匹配采购产品的编码使用物品的库存编码。 STD. 采购产品使用在库存模块中定义的物品库存编码。产品的具体编码，参见库存业务需求匹配采购产品分类: 采购产品可以按照进出口业务统一商品目录分类，分为以下几大类：运输工具、家电设备、轻工产品、机械及设备、五金矿产品、纺织品、服装、工农具、粮油产品、土产畜产、化工产品、医药品、光电产品、工艺品等。此外还有固定资产和办公用品的采购。大类以下还分中类，如运输工具可分为以下中类：汽车、摩托车零件、汽车附配件等等。各中类可以分不同小类，如汽车可以分为载重汽车、小轿车、客车等。 STD. STD. 采购产品的分类在库存模块中管理。系统提供产品类别管理的功能，可以将产品进行详细的分类。利用关键性弹性域来定义产品分类，最多可启用20个字段来描述物品的大、中、小等各种类型。产品的具体分类，参见库存业务需求匹配采购产品计量单位：采购产品计量单位根据进出口业务商品目录的单位进行定义。其中：长度单位有：米、万米、公里等，重量单位有：公吨等，数量单位有：打、条、个、件、箱、桶、张、双、辆、台等。 STD. 采购产品使用库存物品的计量单位及换算关系。库存模块提供专门的功能对物品的计量单位及换算关系进行管理，可按照客户要求定义各种计量单位类，在计量单位类下定义各种计量单位，在计量单位类内及类间均可定义转换关系。产品计量单位、计量单位类的功能参见库存业务需求匹配采购产品库存控制需要库位控制 STD. 使用库存模块对采购产品提供控制。控制功能分为四个层次：库位、批号、序列号和版本控制。参见库存业务需求匹配 3 供给商管理 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 3.1 供给商管理：供给商由经手的业务员输入并维护,供给商信息将统一管理，不能随意删除或更改供给商信息。采购部门经理可以查询到整个采购部门的供给商信息，业务经理可以查询到业务小组内部供给商的信息，业务员之间供给商信息不能共享。供给商包括国内供给商、国外供给商和中间商。供给商的编码是由系统生成的8位流水号组成，可以考虑采用供给商名称前几位汉字拼音进行编号供给商信息的主要内容有：供给商名称、供给商编号、税务登记号、供给商类型、开户行名称、帐号、付款条件、国家、省、市、、联系人、、等。 BPR后将增加对供给商的评估信息收集，如：质量评估、与本企业的交易纪录等。 STD. GAP STD. STD. STD. STD. 不同人员可以定制不同的系统菜单。这样就可以将输入和维护供给商信息的操作菜单分配相关业务人员，而其他人员只有查询的操作菜单，不能随意删除或更改供给商信息。系统内的供给商信息在OU〔即采购部门〕内部是完全共享的，不可以屏蔽。系统提供四种已有的供给商分类：税务机关、供给商、公用事业和企业员工。还可以在系统的查找代码中设置不同供给商类型来匹配对供给商分类的更复杂要求。系统提供两种供给商编号的方式：由系统产生流水号和手工输入编号。如果要编号有意义，那么只可以使用手工输入编号的方式。系统可以记录供给商的档案信息。系统中的供给商档案可以匹配以下信息：供给商名称、供给商编号、税务登记号、供给商类型、开户行名称、开户行帐号、付款条款、币种、国家、省、市、街道、、语言、、、联系人等。系统在每一笔接收时都记录质量检测信息，可以提供质量检测报表。与供给商发生交易后，系统在供给商产品目录中记录交易信息。系统还提供一些报表，如“供给商采购汇总〞分析一段时间的采购信息，“供给商效劳性能分析报表〞跟踪供给商对合同的执行情况，还有“供给商价格性能分析报表〞，“供给商过期发货报表〞,“供给商质量性能分析报表〞等。系统提供了方便的报价查询和报价分析功能来帮助评估供给商。建议供给商信息在部门内共享。 4 请购管理 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 4.1 请购流程：公司内部固定资产和低值易耗品的采购，由各部门填制请购单。如没有超过预算，有采购部综合管理员直接采购，如超过预算，需有财务部经理审批请购单。 STD. STD. 系统通过灵活定制最终用户的操作菜单，把填制请购单的子菜单挂在各部门特定人员的菜单下，实现由各部门填制请购单。系统中的单据可以通过单据提交的功能灵活的在不同人员之间流转，由各部门汇总到采购部综合管理员处。系统可以定制请购单审批结构和权限，实现超过预算时由财务部经理审批请购单，如：各部门人员采购部综合管理员财务部经理〔超预算时〕请购单管理：现在北京公司没有使用请购单，对请购单的格式没有特殊要求。 STD. 可以参照Oracle系统的标准格式。请购单主要内容及来源： ü 编号：系统自动生成， ü 日期：手工输入或者默认为当天〔由Profile选项控制〕， ü 制表人：默认为输入人员(注意：不能修改), ü 用途说明：在说明字段输入， ü 产品名称、型号规格、单位、请购数量、单价、预计发货期、需求日期：在行中输入， ü 金额：系统自动计算， ü 各级审批意见系统都会记录。 5 询价及报价管理 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 5.1 询价单：在客户产生订货意向以后，市场销售部业务员会先查询供给商数据库的有关报价信息。假设缺乏相关的报价信息，市场销售部向采购部进行内部询价，采购部业务员会向供给商进行询价并制作内部报价单。内部询价单包含的主要内容：内部询价单编号、交货期、交货地点、包装、交货方式、品质要求、采购员、产品名称、型号、单位、数量、价格等。采购部经理对内部询价单进行分配 STD. GAP STD/GAP STD. 通过定制业务员操作菜单可以实现销售部业务员查询供给商数据库内存在的合法报价信息。系统不提供内部寻价的功能如果用请购单的方式解决上述问题，那么系统中提供的标准请购单可以包含以下内容：内部询价单编号、交货期、交货地点、采购员、产品名称、型号、单位、数量、价格等。不包括包装、交货方式、品质要求等内容。如果用二次开发的内部询价单，那么可以满足全部的内容要求。内部询价单上有采购员信息的，系统可以识别，直接将单据分配给相应的采购员。内部询价单上没有采购员信息的，由采购经理在单据上填入采购员信息，即实现将内部询价单分配给不同采购人员。可以用采购请购单结合二次开发的方式来解决：销售人员在系统中输入请购单，包括需报价的产品、条款、目标价格等内容；采购人员将这张请购单直接制作成询价单并选择供给商对外询价。得到供给商报价后在系统内生成内部报价单。销售人员即可查询。需要二次开发的问题是：这张请购单不是实际意义上的请购，在系统中要将这两种请购单区分开来。包装、交货方式、品质要求等内容可以开描述性弹性域。具体选择的方法参见解决方案报价单：采购部业务员对外询价后，填写内部报价单，经过业务经理审核通过后，通知市场销售部相关业务员。内部报价单的主要内容：报价单编号、报价有效期、报价时间、交货期、交货地点、包装、交货方式、品质要求、国内运费、产品名称、型号、单位、数量、价格、总价等 STD. STD. 系统提供标准报价单。在询价单上选择“需要审核〞后，相应的报价单会要求提交业务经理进行审核〔如果相应的报价单没有经过审核，系统将警告用户〕。系统提供的标准报价单可以包括以下内容：报价单编号、报价有效期、报价时间、交货期、交货地点、交货方式、国内运费、产品名称、型号、单位、数量、价格、总价等；包装、品质要求等内容可以开描述性弹性域。 6 订单管理 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 6.1 订单生成：公司办公用品和低值易耗品的采购订单来源是请购单。其它情况均是由销售合同生成采购合同。目前存在一个销售合同对应多个采购合同的情况；采购订单和销售订单要建立对应关系。要求系统可以修改采购订单，包括审批通过后以及局部付款后，但原订单的历史信息要保存。进口采购需要进行合同盈亏测算，通过测算后制作采购单。 STD. GAP GAP STD. GAP 系统提供直接由请购单自动生成采购订单的功能。系统没有提供标准的销售合同和采购合同的连接关系，需二次开发，也就是说不能在销售合同生效后，直接就生成采购合同。由销售合同生成采购合同可以用由销售模块导入请购需求的方式来解决。对于代理合同而言，货物不属于北京公司资产。系统中提供的Drop-shipment标准操作流程就可以完整记录其业务过程。系统中不能记录采购订单和销售订单的对应关系。系统可以修改采购订单，包括在审批通过和局部付款之后。原始订单的信息和修改信息都可以保存。系统不提供针对合同的盈亏测算。系统提供与之类似的工作流程，但需要修改销售合同的工作流程使得在采购模块接收货物入库完成后，相应的销售合同不能关闭，而是可以看到库存中的货物在手数量，继续完成挑货和发运的管理。解决方案一：可以使用系统中标准的合同采购协议来完成。每一个销售合同在采购模块中生成一个请购需求，采购员将该请购需求自动生成一个合同采购协议，由此合同采购协议与销售合同一一对应。然后对不同供给商逐次发放。一个销售合同对应多个采购发放。方便查找和对应。问题是：系统不支持由请购需求生成一个合同采购协议。需要二次开发。解决方案二：可以利用分割请购行的方式来完成。将从销售模块导入的单一请购行分割成以供给商为区别的多个请购行，然后再把这些分割后的请购行逐个自动生成采购订单。问题是：这样生成的采购订单编号很难与销售合同编号对应起来，查找困难。需要二次开发。需要二次开发合同盈亏测算程序，审批人通过盈亏测算审核采购单。参见销售合同生成采购合同的解决方案。参见销售合同生成采购合同的解决方案。订单内容: 采购订单的类型：国内采购、进口采购、长期供货协议等。替兵总代理进口采购合同的编号共19位，1-2位是签约年份〔数字〕；3-6位是机构代码〔字母〕；7-8位是产品代码的前两位〔数字〕；9-10为是业务员姓名代码〔字母〕；11-15位是合同的序列号〔数字〕；16-17位是供给商所在国家代码〔字母〕；18-19位是国家地区编号。自营与代理出口的国内采购合同编号：采用与销售合同相同的编号。除了国家规定的合同编号之外，还要保存手工自定义的合同编号。国内采购的长期供货协议的文本内容包括数量、金额、具体物资或物资类别、有效期等。一般采购合同的文本内容包括合同号、签约日期、地点、买卖双方的名称和编号、合同标的、价格条款、支付条款、质量条款、包装条款、发运条件、质量、数量、索赔、不可抗力、生效条件等需要系统能够打印出采购合同文本 GAP STD. STD. GAP STD. STD. STD/GAP 系统内存在四种采购订单类型：标准采购订单、长期供货协议、合同采购订单和一揽子采购协议。没有国内采购、进口采购等订单类型。系统提供的编号方法有两种：手工输入和系统产生。手工输入编号的方式适用于编号有意义的情况，系统产生的编号是流水号。同上。建议采用手工输入编号的方式。系统中只提供一个订单编号。系统中提供长期供货协议类型的采购订单。协议的内容包括：数量、金额、具体物资或物资类别、有效期、价格等。系统中提供的采购订单的内容包括：合同号、签约日期、买卖双方的名称和编号、合同标的、价格条款、支付条款、发运条件、数量等。系统可以打印采购合同。但与客户原有合同格式不同。在描述性弹性域中记录信息可以区分国内采购和进口采购，但这种方式不便于查询和出报表。为了方便的在系统内查询，也可以用采购订单编号前缀来区分。这种方式需要采购订单编号使用手工输入的方式。另一个编号可以开描述性弹性域记录。签约地点、质量条款、包装条款、质量、索赔、不可抗力、生效条件可以开描述性弹性域记录或用附件记录。完全要按照客户原有合同的格式打印出来需要进行报表开发。订单平安性： BPR后采购部门经理可以查询到整个采购部门的全部订单信息，业务经理可以查询到业务小组内部订单的信息，业务员之间订单信息屏蔽。 STD. 系统可以设置基于文档的平安级别和访问级别，实现订单信息分层次的共享和屏蔽： ü 文档的平安级别包括：公开级、私有级、采购级和层次级。用以在不同人员之间共享和屏蔽文档信息。 ü 文档类别的访问级别包括：查询级、修改级和完全级。用以控制该文档哪些人员可以进行哪种程度的访问。 7 采购接收与退货 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 7.1 采购接收控制：采购部在接收货物之前必须经过质量检验。质检通过后才能接收入港口仓库。要求系统能记录有关质检信息。 STD. STD. 系统提供三种接收路径：直接入库、标准入库和入库前要求质量检验。系统可以记录每一笔收货的质检信息。并可以打印报表。采购退货在销售退货后才会发生采购退货，退货的情况主要是换货。货物会从客户地运回，再退回供给商。业务员会与供给商重新签订采购合同，但不需要进行付款，供给商会开具新的发票，并与原采购合同的发票进行交换。希望系统能支持有关采购退货的处理。 STD. 系统对换货分成两笔业务处理。首先做一笔标准的采购退货，再做一笔标准的采购订单和接收收据。原有订单和接收收据可以事先打印出报表作为附件附在新的采购订单和接收收据后面。 8 审批管理 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 8.1 审批流程：北京公司采购合同的签订要经过审批，在提交领导审批和审核时要附风险审核清单、销售合同。 STD. 系统利用审批组、审批层次两个功能实现各种单据的复杂的审批。订单后可以附加无数量限制的附件。审批人员：采购部的审批人员主要有业务经理和部门经理。此外涉及审批的人员还有财务部经理和总经理。 STD. 系统利用审批级别赋予相应人员审批职责。审批权限：采购部业务经理有审核权，但凡需要提交审批的文档必须先提交业务经理审核有关条款采购部经理拥有审批权，合同超过一定金额时必须提交总经理审批财务部经理拥有审核权，采购合同都需要提交财务部经理审核有关付款条款 STD. 系统利用审批组和审批层次赋予特定人员不同的审批权限。审批级别：业务员业务经理审核部门经理财务部经理审核总经理 (超过一定金额) 9 采购与财务接口 No. 业务需求标准/差距系统功能差异分析备注 9.1 采购与财务接口：财务部应付会计根据采购部业务员提供的收货单，确认发票。财务部应付会计根据付款通知单付款。 STD. GAP 系统将采购模块收货单上的信息传递给应付模块，用以和发票匹配。系统中不提供付款通知单的功能，需二次开发。采购业务需求匹配 21 BJ-PO-BRM 公司机密，仅供内部使用 10 需求分析统计汇总需求分析需求数量所占比例 STD. 14 66.67% GAP - - STD./GAP 7 33.33% 22 d3ce8d6e697f052894b502338c51285f.docx 公司机密，仅供内部使用

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