大型超市盘点手册.doc

目录

一、 盘点目的、原理及盘点的原则…………………………2
二、 盘点的主要步骤…………………………………………3
三、 盘点流程…………………………………………………5
四、 盘点方法…………………………………………………7
五、 盘点使用的表格…………………………………………10
六、 盘点失误的处罚办法……………………………………12
七、 稽核与督察………………………………………………13
八、 盘点损溢原因及处理……………………………………14
第一章盘点目的、原理及盘点原则
一、 盘点目的
1、 通过定期或不定期地对店内商品进行全部或局部的实物清点,了解公司一段时期的盈亏状况，及时准确掌握公司的每月销售、库存、经营各项指标实施情况，为微机、财务及公司的决策提供真实可靠的数据;
2、 使员工可真实地了解商品的库存情况,便于及时清理滞销、积压、残损商品，并熟悉商品；
3、 通过盘点加强管理,防微杜渐，提早发现与减少内盗及相关遗留问题。
二、 盘点原理
由于卖场在经营过程中会出现自然破损、消耗、窜码及内外盗等原因，造成商品实际库存与电脑系统库存不符，因此通过定期实物盘点，用实际库存数量与系统库存相比较，确定之间差异即损耗,以达到经营管理的目的。
三、 盘点原则
1、 商品整理原则
● 同一货号,同组商品集中摆放；
● 单物、卡物、物物对应；
2、 销售区的盘点原则
● 以BAY为单位,从左至右，从上至下;
● 盘点口诀：件件过目箱箱过手依照次序一唱一记
3、 稽核原则
● 每张复、抽盘点表抽查品项比例〉30%；
● 错误率〉50％者，该单作废，所有商品须进行重盘;
第二章盘点的主要步骤
1、 确定盘点日
每月下旬由各店店长确定进行不停业的夜间全部或局部盘点的日期，提前10天上报总公司(原则为周二进行盘点).
2、 盘点前各部门的工作准备
● 收货部提前七天通告供应商，盘点当日，除生鲜、日配外收货部停止做收退货，并且生鲜、日配组产生所有票据必须在盘点当日下午15:00以前全部按照流程处理完毕；
● IT部提前五天制作负库存列表,交由卖场查找核实问题后,第二天交由IT部监督进行处理；
● 盘点前三天各部门人员清理手中各种单据，将手中内调、外退、借据、报销单、换货、报损单、携入携出单等按照制度处理完毕，以免影响月结数据;
● 盘店前的工作准备:盘点单据的准备；盘点使用工具的准备;区域、货架的划分及编号；支援人员的统计及分配；
● 盘点前盘点表由卖场各部门经理检查确认盘点表的规范后签字，然后在交由收银部进行盘点表商品核对，收银经理检查无误后签字确认，完成盘点表的准备工作；
● 提前三天进行盘点前全体人员的培训；
● 盘点前两天卖场在显著位置张贴盘点通知，通告顾客,在盘点当日17:00（下午五点)开始，广播配合告之顾客闭店时间;
3、 盘点前的注意事项
● 已损坏但与供应商协商未能及时处理的商品,在盘点时进行认损处理，盘点后供应商来进行换货,通过补损进行库存更正；
● 盘点前商品认损未制作退货单,不允许提前放置退换货库区，必须单货同行，在盘点前进行处理.如果盘点开始后商品认损，在未登帐前不允许进行空退处理；
● 收退货因总分店库存不一致而无法处理的情况及早通知IT部共同解决
4、 盘点表的准备
● 卖场提前两天按照要求制作盘点表(一式两联）；
● 盘点表准备好后，统一交至财务部，由稽核人员管理；
5、商品整理准备
● 各店库区及销售区商品提前两天开始整理,但必须以不影响销售为原则;
● 库房商品按照同一货号、同类商品集中使用栈板码放，原则按照与销售区商品对应;
● 销售区商品集中码放，标签朝外,便于盘点及盘点表的抄写；
● 及时回收孤儿商品
● 正常商品与退换货及破损商品分开存放;
● 小件商品在整理过程中可将他们按照一定组合进行包装、捆扎、装箱，便于当天加快盘点速度
6、帐面商品处理
●盘点前收货部主管确定验收单是否验收，与实物数量是否相符，做到货单相符，无有遗漏
●退货商品在盘点前确定是否已打退单，如打印,此笔退货商品不做盘点
●在盘点前两日须将破损商品进行清退处理工作
●在盘点前按正常流程进行商品消耗的录入处理
7、盘点当日上午地库进行封库盘点（包括赠品库、退货库,不包括卖场架顶商品）；
8、盘点当日晚卖场进行全面盘点；
9、盘点人员安排
● 盘点分为初盘、复盘，人员以小组为单位，四人一组,两人初盘、两人复盘，其中初盘人员由本组人员及外组人员组成，复盘人员为其他部门人员及本组人员组成，复盘时必须由其他部门人员点数,本组人员填写；
● 初复盘人员不见面；
10、盘点完毕后,由收银员录入系统；
11、次日由ALC部9:00前打印盘点差异表，部组根据盘点差异表进行核查，再到ALC部修正（5日内完成，3日内进行第一次差异核查，后2日进行第二次核查，打印一次差异表）；
12、确认盘点生效后,由总经理、财务签批，IT部更新库存；
13、盘点负责人及IT部写盘点报告进行盘点总结.

第三章 盘点流程
1．盘点流程
1.盘点人员在盘点前半小时集合（在停车场或卖场服务区）。
2.闭店后盘点小组进入盘点区域盘点。

盘点组到位

1.部组主管至稽核人员处领取盘点表。
2.初盘人员按盘点表顺序进行初盘。

初盘

1.初盘人员盘点完成一个BAY后，主管将初盘表交至稽核人员，同时领到复盘表。
2.复盘人员进入工作区开始复盘。
3.复盘完毕后，转由稽核人员抽盘。

复盘

1.稽核人员对初复盘表进行核对、抽查，有误，则核盘后再用红笔在相应地方更正确认。
2.无误后转至收银经理安排录入。

稽核抽查

1.由电脑部通知收银员开始录入盘点表的时间。
2.部组与收银员按盘点表中商品代码进行手工录入。
3.打印流水盘点小票。
4.与盘点表核对无误后，收银员签字确认。

录入

部组核对盘点表、流水盘点小票，无误后签字确认，并捏对交由稽核人员管理。

核对

2．盘点修正流程
1．由电脑部在盘点次日早9:00前打印各组《盘点差异明细表》，交给店长。
2．出《盘点差异汇总表》交店长。

出盘点差异

1．由卖场按《盘点差异明细表》查找问题，填写《盘点差错调整表》（时间五天）。
2．电脑部进行差错调整（第六天），出正式《盘点差异汇总表》。

差异处理

1．总经理、店长、财务对《盘点差异汇总表》签字确认后，电脑部更新库存。
2．电脑部出正式的《盘点损溢表》。

《盘点损溢表》

盘点报告
1．总经理、店长、财务在《盘点损溢表》上签字确认。
2．卖场与电脑部出盘点报告。

第四章 盘点方法
一、盘点方法
1、盘点表的制作
● 店内所有商品都使用统一制作的盘点表，包括库房、架顶商品；
● 在盘点表上必须分清“库存区盘点表"和“卖场盘点表”；
● 在盘点表右上方要标明货架号，必须在初盘人或复盘人处签字，并填写工卡号及盘点日期，稽核人员签字确认；
● 货架号名称规则：货架区域编号由部门、组别、货架编号各两位数组成。生鲜部用01表示；食品部用02表示；百货部用03表示；地库食品部用04表示;地库百货部用05表示；
● 小组对应编号:蔬果01；水产02;肉品03；日配04;熟食05；酒饮06；休闲07；冲调08；粮油09;日化10,服饰11;家纺12；文体13;精品14；家居15；黑家电16；白家电17；柯达店18；
● 各部主管根据每个背板根据规定抄写盘点表,盘点表上须写清商品代码、商品名称及规格货号；
● 商品代码为六位码（000345)
2、 盘点安排
● 盘点负责人设盘点总指挥及稽核总负责各一人,稽核总负责由财务部人员担任；
● 四人小组按照盘点流程进行盘点
● 盘点人员持盘点表至收银台录入盘点表，部组其余人员整理货架及地堆、端架商品，并打扫卫生
● 每个盘点表录入完毕后，盘点组的复盘记录人员将打印的流水单与盘点表进行核对，确认无误后，收银员在流水单上签字，与盘点表核对保存
● 每张盘点表在收银台录入时，商品录入<30条
● 在收银员录入过程中，不允许中途将一张盘点表分台录入；各组主管将本组的盘点表统一集中，按序号检查有无漏单
● 盘点当日店长及IT部人员的办公地点设在店面服务区，各部门经理在各自区域组织,检查本部门的盘点情况
● 盘点表录入完毕后，所有人员撤离卖场
3、 赠品库盘点方法
收货部赠品库管理员在盘点前将赠品归类整理后，盘点当日进行初盘，客服主管进行稽核,与赠品帐核对,帐货相符后，双方签字确认。
4、 退货库盘点方法
索赔组人员验证退货库的商品是否打印退单，若未打印退单,通知部组在盘点前，将其盘入，如已打退单，检查退单是否与实物相符,无误后签字确认。
5、 破损商品处理
破损商品分为可退换的情况或不允许退换的情况。
允许退换货的商品必须在盘点前处理完毕，特殊情况则盘点认损，供应商将货送到，则按照补损流程执行；不允许退换的商品，必须填写相关损溢单据，统一由部组保存，作为商品损溢原因的依据，但不能作为正常商品进行盘点,否则一经发现按照规定进行处理；
二、 盘点过程中的注意事项
1、 盘点注意事项
（1） 盘点为门店的重要工作，故要求公司所有行政人员、后勤全部人员由人力资源部统一安排支援卖场
（2） 门店各部经理具体负责全体员工的培训工作，务必保证所有人员都接受培训
（3） 盘点所用的文具由卖场提前安排做好准备（油笔、红笔、大头针等）
（4） 在盘点过程中出现有货无签现象时，临时采取替代价签，将商品名称、价格、商品代码写上，便于稽核人员进行稽核
（5） 精品商品不允许按照平时手工台帐记录在盘点表上直接抄写数据，必须进行实物盘点
（6） 在盘点当日出现已售完的商品时，需要保留商品的一定陈列位置，盘点表上有商品代码，此记录为零
（7） 复盘率要求为100％
（8） 在复盘过程中，相关人员不允许把初盘数字告诉点数人，以达到复盘的目的
（9） 盘点表内容必须填写完整,包括盘点人、复盘人、稽核人等
（10） 商品在收银台录入最高记录笔数为30条
（11） 盘点日为保证库存稽核的准确性，原则上不允许当天做排面排货的补货动作，但不能因盘点而影响业绩,因此必须在盘点前，将货补齐，特殊情况由部门经理开具补货证明按单据处理
（12） 收货区、库房、团购未结帐的商品，退货未录入商品皆须盘入；
（13） 盘点日收孤工作由各部门统一派专人负责，每小时由广播通知进行一次
（14） 数字填写工整明确，避免造成电脑录入错误
（15） 各组主管于盘点前要对支援人员及本组员工进行盘点的要点讲解
（16） 盘点时部门经理必须在现场,发现问题及时解决，同时做好与相关部门的协调工作
（17） 各部门经理注意协调本部门各组的盘点进度及人力需求，确保盘点于要求时间内完成
（18） 盘点结束后，各组须进行补货、清洁、整理排面等工作
（19） 为确保盘点的准确性和责任落实,参与盘点人员必须在相关表格上签字确认
（20） 各组稽核人员于抽盘结束后将盘点表统一交至稽核总负责人保管
（21） 盘点以部门为单位，本部门工作完成后方可离场
2、 盘点要求
（1） 目前盘点采用前台盘点录入,后台修正盘点差错的方式
（2） 盘点录入前必须做完分店系统“日处理”,启动盘点程序后，才可录入要求参与盘点人员完全理解盘点意义、盘点流程
（3） 要求参与盘点人员有:卖场人员、财务人员、收银员、IT部人员、防损员及后勤保障人员
（4） 要求盘点人员明确盘点表的正确填写方法
（5） 要求盘点实物时仔细认真、进行初盘、复盘、抽盘
（6） 要求有财务人员签字认可
（7） 要求盘点表填写规范，有盘点人员工号、主管签字，字迹工整、数字填写清晰
（8） 要求地库盘点人员早8:00到位，8:30下发初盘表，再进行盘点
（9） 要求录入人员仔细认真,不确定商品进行标注,核实后再进行录入
(10）要求录入人员每录完一张盘点表后，签字确定录入完毕，便于识别，以免再次录入，然后将盘点表摆放整齐
（11）要求再次寻找盘点差异时，仔细认真,修改每一项要有书面更正单据，有根有据，并且字迹清晰,易于辨认
（12)明确库存更新后数据不可以按照原盘点方式改变，如有问题需要做普通库存更正处理
（13）要求盘点库存更正时间不可太长,以免影响退货、调拨等程序的正常进行

第五章 盘点使用的表格

山西**＊超市盘点表
盘点日期：部门：货架编号：
货位号
商品编码或条码
商品名称及规格
盘点数
包装系数
备注

初盘：复盘:稽核：负责人：

盘点差错调整表
部门：填表人：日期:年月日
序号
商品编码
商品名称
修正数量
责任人
相关责任人
差错原因
部门意见
IT意见

部门：数据中心：负责人: IT部:

盘点支援人员分配计划表

被支援部门
支援人员姓名
所属部门

合计
人

第六章 盘点失误的处罚办法
为加强参加盘点人员的责任心、使盘点流程正常有序的进行，并对不认真负责的盘点人员进行相应的处罚,特制定此处罚管理办法：
1. 正常单据盘点前未进行处理，则按50元/单进行处罚;
2. 在盘点日擅自在系统中制单者，按50元/单进行处罚；
3. 收银员录入错误情况，按5元/条进行处罚；
4. 初、复盘数据错误按5元/品进行处罚；
5. 字迹不清造成录入错误，则对填写人按5元/品进行处罚；
6. 商品盘点数据错误，对稽核人员按50元/单进行处罚；
7. 将不允许退货的破损商品仍按照正常商品进行盘点的人员,按20元/品进行处罚
8. 盘点错误率超过30％,则认为培训不到位，对该部门经理按50元/人进行处罚，部门主管负有连带责任,按30元/人进行处罚
9. 对不服从部组安排的稽核人员，除点名批评外，按50元/人进行处罚
10. 盘点表人员签字不全者,对相关人员，按5元/单进行处罚
11. 督察人员失职,则按100元/人进行处罚

第七章 盘点稽核及督查工作
一. 稽核须知
1、 稽核人员由非卖场人员组成;
2、 每次盘点根据卖场部门列出的盘点小组,每组一位稽核员，由人事部提供相应的稽核人员名单，并组织到位；
3、 稽核人员严格按分组到位，不允许擅自更换小组，迟到者按一日缺勤处理,无故不到者按旷工一天处理；
4、 稽核人员必须认真执行稽核职责，根据盘点表上单品名称，执行复核盲盘要求,对盘点表两次数字的一致性和真实性认可,复盘完毕后用红笔签名;
5、 稽核人员要服从部组的安排，按时到指定的部组，统一由部组组织安排开始及撤场，对不能服从部组安排者，部组有权汇报到盘点领导小组，公司要给予点名批评及相应处理；
二、督察工作
1、 督察员负责整个盘点过程正常进行；
2、 督察员参与盘点的时间为由确定盘点时间起，到盘点结束，系统登帐；
3、 督察员负责监督盘点人员（初盘、复盘、稽核）是否按正常盘点流程进行，如发现违规操作者,及时记录督促；
4、 监督复盘人员是否与初盘人员合作作弊，进行违规操作；
5、 监督稽核人员是否按照30%的比率进行抽查；
6、 督察员对盘点录入真实有效性负责；
7、 监督盘点后卖场查找问题的进行;
8、 监督IT部盘点数据修正处理的进行.

第八章 盘点损溢原因及处理办法
1、损溢原因
l 错盘、漏盘、混盘
l 计算错误
l 偷窃（内外盗）
l 收货错误
l 改包装
l 破损商品未及时处理
l 退/换货未及时输入电脑
l 内部领用未进行库存调整
l 团购商品未经收银台，未做相应处理
l 盘点表填写不规范、造成录入错误
l 商品店内码标签贴错
l 不同商品同码销售
l 前一次盘点盘错遗留问题
l 赠品参与盘点
l 同一商品，因包装方式相似引起的混盘
l 样品的盘点
l 同一商品，有促销码及非促销码，进行混卖(两个供应商做促销及非促销，或者存在历史促销商品代码)
l 均价商品不与供应商混卖
l 商品规格型号不一致,有不同商品代码造成混卖
l 供应商不接受或不及时进行退货的情况，按照退货原则，七日不领取，则收归＊＊＊超市所有…………
2、发生重大差异应采取的措施
l 更新确认盘点区域,查看是否漏盘
l 检查收/退货，有无大量异常进货
l 检查库存更正是否及时
l 检查退/换货商品的更正情况
l 检查团购资料
l 重新计算
l 检查系统历史数据

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