广州市白云亮艺灯光设备厂信息化项目方案书样本.doc

广州市白云亮艺灯光设备厂
信息化项目方案书

神州数码管理系统有限公司华南区总部
地址：广州市天河北路898号信源大厦31-32楼
广州市天河区翰景路1号金星大厦19－20楼

目 录

广州市白云亮艺灯光设备厂 1
信息化项目方案书 1
1. 前言 3
2. 亮艺灯光信息化项目简介 4
3. 整体方案规划与分期实行 6
3.1 亮艺灯光本次信息化项目实行范畴 6
4. 神州数码易飞ERP功能特色 9
5. 神州数码易飞ERP技术特色 18
6. 易飞ERP模块简介 21
6.1 基本资料及管理维护系统 22
6.2 销售管理系统 26
6.3 采购管理系统 30
6.4 库存管理系统 34
6.5 产品构造管理系统 38
6.6 物料需求筹划系统 42
6.7 工单／委外管理系统 45
7. 易飞ERP系统软硬件环境配备 49
7.1 硬件网络建议规定 49
7.2 软件基本规定 49
8. 售后服务体系 51
8.1 服务网点与机构 51
8.2 制度化服务体系 51
8.3 完善售后客户支持 57
8.4 响应时间 57
9. 某些成功应用客户 58
10. 神州数码竞争优势 59
10.1 强大公司背景： 59
10.2 成熟稳定产品 59
10.3 先进实行服务体系 60
10.4 大量成功客户案例 60
11. 神州数码公司综合能力 61
11.1 公司背景 61
11.2 公司使命——让信息化在中华人民共和国普遍成功！ 61
11.3 完善产品线 61
11.4 产品研发 62
11.5 征询及服务能力 62
11.6 服务能力 63
11.7 成功客户 63
11.8 客户信任，迅速发展 63
11.9 成功因素 63
附：神州数码公司简介 64

1. 前言
神州数码管理系统有限公司非常荣幸可以有机会作为潜在应用软件供应商向广州亮艺灯光发展有限公司提供公司信息化项目建议书。通过对亮艺灯光需求初步调研以及与亮艺灯光关于领导和项目小构成员沟通，咱们对神州数码产品（易飞ERP、PDM、工作流/OA）和服务可以满足亮艺灯光当前和将来管理与技术需求有着充分信心。亮艺灯光作为一家先进公司，通过信息化应用，将大大推动管理改革，咱们坚信咱们合伙将会在亮艺灯光成功发展中起到重要作用，咱们同步坚信通过这种合伙，亮艺灯光将会在同行业和神州数码客户群中起到典范作用。
通过对亮艺灯光信息化需求初步理解和分析，咱们相信对亮艺灯光当前业务状况和近期发展规划目的有了一定结识，在这个基本上，神州数码专门为亮艺灯光项目调集内部经验丰富专业人员成立项目小组，一起制定了满足亮艺灯光需求办法和方案。请将本建议书看做咱们两家公司之间建立合伙伙伴关系建议，而不但仅是对贵公司需求回答；同步，也但愿亮艺灯光通过本建议书对神州数码公司能力有更多理解。本建议书一定有许多不完善之处，咱们盼望能和亮艺灯光充分沟通，共同完善应用方案并合伙实现方案。如果您对本建议书有任何改进意见，敬请指正。咱们期待着神州数码可以与亮艺灯光建立长期、互利合伙。
咱们相信神州数码软件和服务可以通过如下几种方面协助亮艺灯光实现公司管理优化战略目的：
² 真正实现以生产和物流管理为核心管理模式
² 管理流程规范化、原则化、一体化；
² 建立以公司资源筹划系统(ERP)为核心高科技网络构架，实行一种全面信息系统来优化、规范公司内部各个部门之间以及亮艺灯光与合伙伙伴之间业务流程，同步作到信息有效共享；
² 提高整体运作效率；增强横向与纵向信息流畅通；
² 建立强有力物流管理、生产管理、会计操作和财务管理机制，提高对整个公司实时控制能力；
² 提高亮艺灯光人员整体素质；
神州数码建议方案是以这些重要目的为根据，真正为您量体裁衣，通过实行，可以作出最适合您软件系统。通过提供咱们相应产品和服务来协助亮艺灯光实现上述目的。本建议书表达了神州数码公司但愿通过提供其先进产品和服务来长期支持亮艺灯光事业成功愿望和能力。
非常感谢亮艺灯光在公司信息化系统选型中参照神州数码管理系统有限公司管理系统，我司承诺将竭尽最大努力，协助亮艺灯光本次信息化项目顺利成功。

神州数码管理系统在信息电子、家电制造、机械制造、电机制造、日用品制造、运动器材、五金制造、运送工具、化学化工、食品加工、制药化学等均有众多客户群。而在将来与贵公司长期合伙中，除了提供最佳软、硬件设备外，更乐意将近年从事制造业信息化经验和贵公司分享。
在制作此规划建议书之前，虽然咱们双方交流时间有限，但是按照制造业信息化规律，相信可以给亮艺灯光在评估阶段中客观思考空间。

2. 亮艺灯光信息化项目简介
通过双方交流，咱们以为亮艺灯光具备且有必要分步实行信息化系统，重要基于如下判断：
1. 公司当前运营状况良好。
2. 公司在流程管理上已经在进行有益摸索，为信息化实行打下了一定基本。
3. 公司领导层对信息化有全面、苏醒结识，并持积极支持态度。
4. 公司在既有经营管理中在手段和管理办法上已经遇到许多瓶颈和制约，迫切需要引入更为先进规范管理方式及辅助手段。
5. 各业务部门员工对引入新系统非常积极，但愿通过系统引进提高工作效率和质量。
固然，要实现信息化成功实行，亮艺灯光还需要重点解决和注意如下几种方面问题：
1. 进一步规范和理顺公司业务流程，特别在部门协作和整体优化方面加强。
2. 大力加强公司员工有关培训，中高层干部着重进行信息化概念、实行办法培训，基层员工着重进行计算机基本操作技能培训。
3. 选取适当战略合伙伙伴，协助推动信息化系统在公司实行。

3. 整体方案规划与分期实行
亮艺灯光信息化系统建设，是以信息化系统为核心全面公司信息化建设。信息化系统是支撑公司管理运营和业务运作核心系统，是进一步建设公司外围信息化系统基本平台。由于信息化系统自身复杂性和公司需求多样化、阶段化特点，使得信息化系统实行建设工作具备了相称难度和风险，公司必要面向全局和将来进行全盘考虑，才干在信息化使用和拓展过程中体现最佳效果。基于前期业务调研和对亮艺灯光管理及业务需求现状理解，结合亮艺灯光将来发展需要及信息化系统应用特点，建议亮艺灯光采用总体规划，分步实行方式，持续进行信息化系统建设工作；为了保证亮艺灯光软件整体方案积极稳妥实现，神州数码项目组制定如下分期实行方略，以供参照：
3.1 亮艺灯光本次信息化项目实行范畴
3.1.1 业务范畴
基于神州数码前期沟通交流和对亮艺灯光管理及业务需求现状理解，结合亮艺灯光将来发展需要及信息化系统应用特点，建议亮艺灯光信息化实行筹划按“整体规划，分期实行”.
如下是当前神州数码建议亮艺灯光导入系统模块与范畴,若公司业务发展,增长模块可以放在第二期实行：

No
ERP功能子系统描述
1
基本资料及管理维护系统
2
销售管理系统
3
库存管理系统
4
采购管理系统
5
产品构造管理系统
6
批次需求筹划系统
7
工单/委外管理系统

3.1.2 组织范畴
实行方案涉及到亮艺灯光部门有开发设计、制造部、市场部、管理部等部门。
3.1.3 信息化项目组织
结合信息化供应商和客户双方力量，征询顾问和公司人员共同参加，是保证项目获得成功必要条件，也是迅速解决客户所面临问题最佳办法。实行过程同步也是知识转移过程，咱们将通过亮艺灯光实行信息化项目完整实行过程，协助公司培养一支内部征询队伍，以实现公司管理持续改进。本项目组织机构如下：
项目组织机构
.
项目组织机构

项目指引委员会
项目指引委员会
项目指引委员会
目方向。
.
汉普方项目总监参加，
,
参加

公司高层领导及双方项目经理参加，负责监控项目进展和指引项目方向。

项目总监
项目质量专家顾问组
项目质量专家顾问组
项目总监
项目质量专家顾问组

双方本项目高层负责人,重要
负责协调双方资源及项目中重
大问题解决
由双方有关专家共同构成，其一完毕项目组工作任务；对最后成果进行评审；其二是对项目指引委员会提供支持
,
总裁担任
,
双方本项目高层负责人
产品技术等与本项目有关
ERP
人力资源
/
物料
/
财务
/
由汉普销售

项目管理组
项目经理
及项目中重大问题解决
,
协调
;

双方项目经理各一名

神州数码实行团队
亮艺灯光项目组

提供系统培训及上线实行辅导等
准备系统数据整顿、流程讨论等

3.1.4 时间筹划
亮艺灯光导入系统整体实行时间约3－6个月。
易飞ERP实行筹划：

4. 神州数码易飞ERP功能特色
由于信息科技发展，加上全球经营竞争外在环境，老式以经验法则建构公司管理法则不再管用，相反许多建构在信息科技基本上公司经营管理知识及理论如雨后春笋般不断应运而生，ERP就是近年来最为甚嚣尘上，也最为公司广为接受一套管理办法，ERP运用和导入办法也在许多报章杂志及专业书籍上广为讨论。
众所皆知，ERP是来协助公司流程再造、强化竞争优势。而公司所处环境，在市场经济体制下是：
l 动态、多变
l 被规定迅速响应旳
l 跨国、多点经营需求
也正由于公司所处环境是如此，ERP有几种必要需求，而这几种必要需求也延伸到ERP系统相对信息技术需求，如下表：
１.弹性化系统及决策支持能力 

软件组件化
２.积极监控，流程环扣机制

流程自动化(Work Flow)
３.支持分布式组织管理

多层式架构(N Tiers)
４.配合公司流程再造

软件组件化＋流程自动化
５.需支持跨国公司整合

网际网络 (Internet)
其中以软件组件化及易飞ERP技术，最能发挥公司因应多变环境、弹性、迅速响应需求，以业务接单为例：公司在初创期，为减少风险，制造方略采用接单式生产。在接单后，对信用查核，也采用保守方略，除了普通证信外，相应收账款，已收款未兑现应收期票或已下订未出货在订单时也予以管制，接着执行产能检查及安排交期，根据订单金额大小，及交期紧急限度转入MRP系统做物料需求筹划。但该公司在累积了一段时间后，累积了经营know-how及产品知名度，经营方略产生了变化，由本来OEM接单生产代工形态，转向自行设计存货生产型态，并推出自有品牌，相对业务接单流程也产生了变化。一方面，该公司但愿迅速扩充业绩，并加速订单解决，因而在信用查核上放宽限制，去除了应收期票及已订未出货订单管制项目，但是对已出货客户，强化应收账款管理催收。另一方面，产能机能也改为存货检查机制。
这一连串流程变更，普通ERP系统仍需要依赖人对流程变更有充分理解，并经由不断教诲训练及内部沟通，才干将组织所设定新流程逐个依序执行完毕。一旦组织调节或人员更替，所有执行成本，涉及教诲训练、内部沟通等有形无形成本均需要重新来过，并且效果逐次低落，最后完全偏离。
更严重是，外在环境不会一成不变，所有原先设定流程，在公司面临经营环境变化或方略更迭时，ERP系统无法适时调节衔接，需要大量程序重新改写，轻者旷日废时，重者无法满足管理需求，公司竞争力不升反降，让公司陷入经营危机。
易飞ERP及组件技术与ERP结合，就正好能满足上述公司所常面临状况，让ERP系统化被动为积极，通过人机接口紧密结合，不只是减少冗长人员沟通，人们更可以透过系统交谈、在线监控，将每一流程有关作业自动串连，更可以透过组件化“动态公司流程”过程控制技术，因应多变内外在环境，真正做到一日成功，永续成功公司资产。
4.1.1 财务管理
在多变且复杂商业环境中，若想创造竞争优势以成为最后赢家，必要在组织运作中解决下列问题：
l 如何解决跨公司组织信息
l 如何减少运营成本
l 如何在组织内迅速且容易提供有效信息，以便能迅速做出更精确决策
因而拥有一套完整且可以提供公司内部合理运作及容易获取资料整合性财务管理系统，是每个公司非常渴望。

4.1.1.1 财务分析
财务分析资料不但提供应各级决策者使用，并且提供多维分析，可更进一步、更详细依其所需来查阅信息，以图表形式呈现，无需依赖信息中心人员协助，让使用者更容易阅读，超越老式报表所提供效果。
4.1.1.2 自动形成凭证分录
通过自动分录系统，可以灵活依照公司所需汇总或明细方式，由系统自动将关于研发、生产、分销等所发生各项单据、凭证，自动形成会计凭证分录，提高人员操作质量，并保证资料一致性。
4.1.1.3 利润中心管理
“易飞ERP”会计总账系统具备高度灵活性，可以适应公司组织运作变动需要。对采用利润中心经营模式事业部，其费用分摊方式可自行设定，无论设定组织架构如何，均可容易获得单一事业部财务信息，也可合并不同事业部财务报表。
4.1.1.4 资金管理
资金管理系统整合了订单管理系统、应收账款管理系统、采购管理系统、应付帐款管理系统及票据管理系统，并提供多币种银行资金管理解决方案。
4.1.1.5 票据管理
保证票据作业过程信息完整性，以利于事后追查，并提供银行融资管理功能，以利于资金调度管理。
4.1.1.6 收款与付款管理
提供多币种应收账款管理及应付帐款管理，以解决不同币种帐务管理，有效达到收款与付款自动化。
4.1.1.7 预算管理
提供实际与预算差别比较及分析，公司在编制预算时可模仿预测损益状况。 电子申报 提供营业税申报解决，以减少纸上作业与无谓资料输入，提高工作效率。
4.1.1.8 资产管理
固定资产管理系统能精准地维护资产与设备、提供各种折旧办法令系统每月自动计提折旧，并自动转至会计总帐管理系统；对于资产保险及抵押作业解决，亦提供完整管理信息。

4.1.2 制造管理

导入“易飞ERP”可以协助制造商缩短制造周期、提高产能运用率、减少制导致本，迅速建立有效生产模式。
4.1.2.1 复合式制造方式
“易飞ERP”生产管理系统可以同步解决离散式、重复式、持续式及订单式等不同制造方式，以满足不同生命周期或不同制造特性各种产品线。
4.1.2.2 多功能产品设计管理
本系统所提供文献及“流程管理功能”，令公司内、外部在产品研发过程中顺畅且有效进行沟通协调作业，缩短新产品上市时间及减少错误发生率。“易飞ERP”“产品设计管理功能”兼顾产品用料、工艺及图纸等信息整合，并可结合成本管理功能解决新产品模仿问题，“设计变化管理功能”能解决设计变更对生产及库存导致影响。
4.1.2.3 高绩效采购管理
除了能有效解决请购作业、物料价格、供应商选取及交货验收等基本资料控制外，更可以积极地简化交易程序、减少文书作业，提供采购作业所需要电子化联系架构，缩短公司与供应商联系采购订单及货品运送时间，并运用EDI Gateway接受预先送货告知及有关付款告知。
4.1.2.4 自动化生产管理
本系统可以解决重复性大量生产、安排单一组装工作、直接下达最后组装规定、自动由物料需求而生成生产与采购筹划，或依照客户订单、工单来追踪生产进度；对于当前存货与采购进度也能充分掌握，达到完全掌握生产状况，提高生产管理人员应变能力。
4.1.2.5 自发性筹划与模仿
“易飞ERP”产生销售预测、主生产筹划、产能负荷分析、发放生产筹划、补货需求采购单，提供广泛筹划性模仿功能，执行适时而有效多厂生产筹划、模仿工单发放程序，并使可以以有限产能、最低库存水准来满足客户订单，运用电子化作业直接告知供应商与工厂。
4.1.2.6 精准性高成本分析
系统成本分析功能，可以事无巨细收集生产过程中投入各种人力、材料、加工等资源，并按公司实际需要，选取资源计价或分摊方式，精准地计算出每一零件、半成品及产成品成本构造，与财务会计紧密结合。此成本计算与分析模式可让管理者具备良好洞察力去审视整个公司中每一种活动，让每一种活动都控制在既定目的成本内。

4.1.3 分销管理
“易飞 ERP”销售管理与集成有关系统具备完整解决方案与灵活功能，可提高公司从客户接单、存货、采购、生产、发货一连串业务流程中信息流转速度和管理效率。

4.1.3.1 移动销售业务
可以通过笔记本电脑上网，直接查询产品规格、图片及技术图纸、成本信息、价格信息当前存货状况、客户历史交易状况、客户信用证况等信息，进而作出报价单或输入已成交订单，以充分掌握商机。
4.1.3.2 智能型补货筹划
通过库存系统、物料需求筹划系统、批次需求筹划系统，可查询出历史销售记录、当前存货状况与其他未结订单，可以精准地拟订出制造与采购筹划，进而自动发出制造与采购告知。
4.1.3.3 掌握时效市场分析
从销售分析系统中实时获得交易资料并通过各种不同角度层层追溯，找出销售瓶颈或发掘市场隐藏商机，便于拟订将来销售方略、提供业务决策支持。
4.1.3.4 信息互通方略伙伴
“易飞 ERP”订单系统与EC、EDI应用系统充分集成，可提高公司与商业伙伴间业务沟通效率，增长业务信息对的性与实时性，进而提高整个公司竞争能力。
4.1.3.5 迅速精确订单管理
针对不同客户设定交易条件、信用额度、运送地点，并可依照不同销售数量设定销售价格，在接单后，可通过生产管理系统理解客户订单当前生产进度，并对出货进行追踪，有效满足客户对订单交货期需求。配合电子窗口功能，可简化内部接单流程，提高接单运作效率，迅速反映接单状况，避免因单操作失误而丧失商机。
4.1.3.6 完全掌控存货管理
库存管理系统可管理多工厂、多仓库存货数量与存货成本，充分掌握任何物料当前、过去及将来库存状况，严谨而有效率存货盘点可保障库存对的性，批号追踪与有效期管理可合用特殊材料及产品。针对高层管理人员更提供库存ABC，周转率及呆滞等库存分析报表，以评价存货管理绩效。
4.1.3.7 及时数据传播
数据传播系统可及时精确地将各地交易信息通过互联网传送到总公司，因而可随时充分掌握每个分部经营绩效，提高公司内跨区域沟通效率。

4.1.4 质量管理

从原材料到半成品、产成品间，本系统让公司都遵循一定质量模式去运作，以提高生产制造效率、提高竞争力，并通过由质量记录图表分析来解决质量管理中所面临各种问题。
4.1.4.1 弹性质量管理制度设定
系统将复杂质量管理理论、数据整顿、公式计算和图表绘制转化为简朴鼠标点击和数字输出。让质量管理人员能容易完毕工作任务，并实时依照实际需求，运用本系统灵活质量管理制度，设定并做出弹性调节。
4.1.4.2 成品检查管理(FQC)
在产成品入库前，可依照事先设定抽样筹划进行检查，依客户观点仿真客户可接受情形来做缺陷分类，达到消费者需要质量管理控制。
4.1.4.3 进料检查管理(IQC)
依照公司实际需求，本系统可拟定最经济、最有效率进料抽样检查筹划。在进料检查时，自动提供各物料检查方式、检查水准、抽样数量、允收水准及其应检查项目等有关资料，减少质量管理人员查表填单工作，并依照MIL-STD-105E表或自订方式鉴定进料为允收或拒收，针对逐个检查项目并记录缺陷数及不合格因素。供货商评价功能除了可提高进货质量外，也可通过此系统和供货商产生互动，提高供应商产品质量水准。
4.1.4.4 生产制造检查管理(IPQC)
协助公司在此生产制造过程中收集资料加以记录分析，从分析中找出生产制造异常，进而及时采用改进行动，以恢复正常生产制造，减少不合格率，达到以最合理质量成本，生产出最佳质量产品目的。
4.1.4.5 丰富多样图表管理
本系统提供各种管理控制图与数据登记表，涉及：柏拉图、p管理控制图(不合格率图)、np管理控制图(不合格数图)、c管理控制图(缺陷数图)、u管理控制图(单位缺陷数图)、检查单、待验明细表、检查登记表、不合格因素分析表。

4.1.5 内控内审循环

l “八大循环”是保证公司制定操作流程及规定被执行，“八大循环”也是公司运营上重要核心操作流程，所有公司都应当加以注重。但内控内审制度推动过程是相称艰巨，所涵盖范畴相称广泛，单据凭证完全人工操作是无法胜任，因此如何借助当今信息技术是一种核心话题，信息系统更扮演着重要角色。
l 易飞 ERP公司资源规划系统采用了最新信息科技技术，针对“内控内审”需求功能设计，可以协助公司依照公司自身资金流、物流、信息流、文献流及知识流来设立每一操作流程恰当控制点（Control Point ），来对公司营运进行控制与审核操作。

除了结合八大循环过程中操作控制外，易飞 ERP系统也提供详细而周密控制审核报表，再通过工作流程引擎及在线自动监控技术，而不只在流程控制点上充分实行，更可以在事前就对流程中某一环节操作成果进行拟定。

5. 神州数码易飞ERP技术特色
普通ERP与有易飞ERP有什么差别呢？由于易飞 ERP工作流程技术与功能，大部份是属于大型软件才有此部份，例如：BAAN产品中有提供公司动态模块（Dynamic Enterprise Model）能动态调节公司流程，Oracle workflow及SAP Business Framework 均有提供工作流程引擎，以应对多变公司外在环境与流程变异。因此善用工作流程能力，能大幅提高公司管理精准度与上线成功率！
5.1.1 工作流程引擎
公司内每个人职务角色、工作内容与规范大多是靠制度去提示，如果人员要运用信息力量，一方面要花许多时间去学习软件，理解其功能与设定，并自己去逼迫记忆工作项目内容。工作流程好处就是，把每个人工作都能积极带出，而工作内容可以有作业重点提示，也可以将作业流程配合电子签核，更能把流程过程各非构造性数据记录下来，日后可供文管中心调阅，并建立起公司知识库。

5.1.2 电子表单
除了ERP系统外行政管理流程、ISO 14000文档管理、会议追踪、客服管理，都可以在网络内部完毕各项签核与追踪，真正达到与Intranet集成，并随时掌握事件在谁身上待签，或签核意见，并对人力资源分派做记录分析。

5.1.3 供应链（SCM）集成
对于公司上下游信息集成，可透过EDI电子数据互换做联结，并对所需要作业控制点以MAIL作催控，也可透过WEB做信息查询。
5.1.4 多公司、多厂、多库数据集成
对于多营业点、多厂、多仓库信息集成可依公司需求解决。
5.1.5 在线讯息传递(Pager Massage)
在任何ERP作业内可完全集成异构信息，如Word.Excel、Txt、Html、AutoCAD……等，并作在线讯息传递。

5.1.6 在线状态监控(State Monitor)
老式使用系统软件模式，不外乎各操作人员把每日交易做数据输入，然后对所需要信息以报表呈现，这样被动方式是有漏掉风险。举例来说，如果公司银行资金低于某数字，也许财务人员要去做资金调度，但如果此事件忘掉去查询报表，难免就有所疏漏。而在线监控可以化被动为积极，一旦数据低于某设定数值，可以由计算机系统积极发讯息给有关人员，发挥积极提示功能。

5.1.7 报表格式随手调
对于系统报表可以转Word、Excel、Txt、Html，做drill-down分析，也可对格式进行修正后储存为个人数据格式，日后不必再次调节，直接以个人设定格式产生。
5.1.8 预约作业，完毕后积极告知
报表数据可预约时间产生，并于完毕时告知。如此可以避免等待，大大提高工作效率。
5.1.9 N-Tire Solution、Component Based
真正三层式架构、软件组件化，将大量数据库I/O动作集中于AppServer，有效减少WAN数据传播量，适应分布式应用系统架构，使软件复用梦想实现。三层架构使系统兼容C/S、B/S构造，实现客户端体现方式灵活实现。组件化设计，使系统功能具备强大可扩展性，充分、灵活地适应公司经营型态与环境变化。
5.1.10 Web Model for e-Business
让适合在web上查询输入操作真正做到瘦客户机（thin client）。
5.1.11 知识库建设
公司交易往来过程中各种档案格式数据，都可以被收集记录。
6. 易飞ERP模块简介
易飞ERP系统总体模块划分如下图所示：

易飞ERP是一种灵活性非常强系统，当业务发生变化时，系统可以通过参数配备适应业务变化，重要特色是：
1、 内建式作业流程，解决使用者流程与系统对映承担
2、 积极式告示接口，解决使用者何时解决何事何物困扰
3、 自动化系统监控，加强使用者对例外响应速度
4、 电子化操作手册，结合使用系统， 随用随查
5、 组件化系统功能，结合流程定义形成弹性组装系统
6、 将交易过程非构造化信息，运用文管组件集中控管
7、 提供知识文献搜寻机制，以便知识分享与再用
8、 分布式系统架构，解决远程信息互换与分享问题
9、 整合Web讯息，内外讯息随手即得
6.1 基本资料及管理维护系统
6.1.1 系统目
u 系统管理
在整合伙业管理系统中，系统管理对关于于数据资料维护与保密性问题，例如数据文献初始设定、备份与重整，及对于数据对的性与完整性是非常重要。
关于数据保密性，本系统拥有完整且严谨防护办法，以保障正惯顾客数据不被删除或篡改，如对进入系统密码检查、使用任何执行程序权力检核、对于其他数据拥有者权限设定等，这些控制在多顾客环境中是非常重要，有了这些安全控管与检核，组织内各部门间才干达到分工分权、充分派合且互相信赖，整个系统效益才可有效地提高。
此外此系统也提供系统清单、程序清单、档案构造、顾客管理等基本数据建立与查询，使管理维护者更理解整个系统构造与可用作业。
u 基本资料
在一套集成制造业管理系统中，普通以组织功能或作业流程来区别产品中各个模块，但是对于各组织流程中，共享性数据维护程序却只收录于特定系统中，或重复收录于不同系统，给顾客导致使用不便或重复管理困扰，因此特别将此套集成系统中公用基本数据统一管理，并可在各系统中同步呈现。
此外公用参数与数据也集中于此系统，对于实行一集成系统更加便利。
6.1.2 子系统架构图

6.1.3 系统特色
u 系统管理
Ø 提供此集成系统所有子系统资料、程序资料、档案构造资料建立与维护作业。
Ø 提供顾客资料建立与密码维护作业，进入系统时检核顾客代号与密码，进入后顾客可修改自己密码，以防止其他顾客冒用。
Ø 顾客所属群组资料可建立与修改，并可对其群组作阶层式设定。
Ø 执行任何一种作业时检核该顾客对于该作业执行、输入、查询、修改、删除、确认（取消）、打印……等权限。对于其他资料拥有者可以设定该资料查询、修改、删除、确认（取消）……等权限。
Ø 提供系统内交易资料异动追踪，便于异动过程可以被明确记录下来，作为异常管理。
Ø 提供数据文献重新索引，以排除因其他因素导致索引档案不对的性。

u 基本资料
Ø 提供共享参数设定作业，将各系统中共享参数集中，便于管理，例如：日期格式、本国币别、税率等，此外，进销存与财务参数放置也在本系统中。

Ø 提供厂别资料建立，并连同输入各工厂或分公司地址、电话与传真等资料。此外，可让各种异动单据上注明厂别，如采购单上注明交货厂别，接单后预测出货厂别……等，以利于运营MRP时可挑选不同工厂计算材料需求。但在成本计算中不分厂别计算成本。此外，为管理以便一种库别只可存在于一种厂别中。
Ø 提供库别数据建立作业，以建立各库属性，如MRP时与否纳入供应量、月底成本结算时与否纳入计算、出库时与否管制库存为负数。另不同工厂库别不可编相似代号，以利仓库辨认与系统运算。
Ø 提供生产线资料建立作业，如每日原则人工产能、效率与原则单位人工成本。机器与制费亦同样如此。
Ø 提供部门资料建立作业，可将公司内部部门代号输入供销售分析、利润中心管理时使用。
Ø 提供币别汇率资料建立作业，可将业务上需要使用币别、单价 金额取位方式及每天买进卖出汇率建入，供各系统单据汇率使用。
Ø 提供编码原则设定作业，可将品号、客户、厂商编码原则输入，便于建立品号、客户、厂商基本资料时参照并提供自动编号功能。
Ø 提供工厂与银行行事历（日历）设定，便于各系统推算时程时能扣除休假日，另提供批次产生行事历功能，以便顾客可以一次产生一年资料。
Ø 各系统中单据中经常需要分派人员，通过职务人员设定作业可将各系统所需要设定各类职务人员输入，供各系统后续使用，如采购、业务、会计、生管、物管人员。
Ø 因提供多公司架构，故可建立各个公司基本资料，涉及公司名称、电话、税务资料等，以便于报表表头或其他税务上使用。
Ø 提供惯用词组资料建立，以提供其他各种建立作业输入备注性质字段时使用。
Ø 提供惯用地址资料输入，便于其他建立作业输入地址字段时使用。
Ø 对于公司常往来对象（客户、厂商），常需要加以分类，故提供交易对象分类建立作业，便于分类使用。
Ø 对于全国金融机构，常需要输入不同客户开票银行,故提供金融机构资料建立
Ø 各种异动单据在打印凭证时，普通需要在凭证上列出签核程序与其他注记事项，本系统提供注记与签核资料建立，以利打印凭证与单据设定期使用。
Ø 对于定期打印或发生异常各种记录、管理或明细报表，普通也需要列出签核与注记事项，便于报表签核流程，本系统提供程序签核注记建立，以供报表打印时使用。
Ø 对于重要基本数据清单，本系统提供厂别、库别、生产线……等等清单，供文献建立后核对。

6.2 销售管理系统
6.2.1 系统目
在以人工方式解决订单及出货作业时，当受订之商品种类及客户家数繁多时，对于有关文献调阅查询，和异动资料登录、更新，变得非常繁琐、容易出错且延误时效，因而将导致管理者对于出货之进度难以管制，或者在作有关决策时，不能实时或主线无法获得参照资料来辅证。若以计算机来解决上述各项作业则可以运用计算机迅速解决及大量储存能力，容易解决各种调阅查询、记录编表工作，不但节约了大量人力，并且在时效上及对的性上远超过人工操作。
此外，由于普通中小型公司在客户或商品众多状况下对于价格管理往往也是十分棘手，通过本系统能对不同商品与客户提供价格管理与报价程序，减少价格错误。
在整个订单作业流程上有五项重要课题，分别是：

l 订单作业
l 跟催作业
l 出货作业
l 客户管理
l 帐款作业
其中“帐款作业”由“应收帐款管理系统”提供，其他作业内容分述如后。
(1) 订单作业
当客户下单时，需判断客户之信用余额与否有超过额度，库存数量与否足够，价格与否可被接受，此项作业进行，必要对于各项产品建有完整客户价格方面之档案与历史交易价格记录。
(2) 跟催作业
当订单审核后，紧接着便是必要进行例行跟催动作，以保证产品可以如期出货。在跟催作业上，往往必要依赖从各种角度来查阅报表，例如，就客户别或就产品别或就交期别来查看预测出货之状况。
(3) 出货作业
当出货给客户时，业务出货人员必要核对原订单之品号、数量、交期与否相符。然后制作出货凭证，转给仓管人员，以便于仓管人员备货出货给客户，在出货后，往往必要依赖从各种角度来查阅报表,例如就客户别或产品别来查看出货之明细或记录分析之状况
(4) 客户管理
对于所有往来之客户，除了必要建文献保存其基本资料外，还必要随时记录与其例行之交易，以作为日后与否继续接单或作为议价之参照。
本“订单管理系统”之系统目即在为制造业／买卖业者解决上述四大课题。能让普通中小型公司人员在不必具备计算机专业知识，不必大幅度更改现行作业程序，仅由阅读本系统使用手册，即可将“订单管理系统”之作业导入信息化，以达到提高效率，节约人力之目的。而在设计上则系如下列三点为原则：
1. 系统功能必要提供实时而完整报表资料。
2. 作业程序必要与普通人工操作一致。
3. 操作办法必要简捷、易学。
6.2.2 子系统架构图

6.2.3 系统特色
Ø 当输入客户基本资料作业时，提供“客户地址”之简易输入方式，可减少顾客对中文输入缓慢之困扰，且提供出货、结帐、收款、票期之参数设定，以利于资金预估之查询，同步亦提供客户帐款科目及银行科目，以利于日后由计算机自动开立传票（集成）。
Ø 提供客户资料卡与地址名条之打印，前者可以装订成册以随时备查，后者则可以作为函件上之地址名条。
Ø 提供“客户商品计价管理”，系统将记载客户各批量之原则订单单价，对于单价之变更同步提供单据建文献，记录存查历史变更之过程（新旧单价）。
Ø 每一种异动作业之资料单据可视顾客需要而自行设立不同之单别与性质，以满足不同公司之个别状况或同一公司之制度变迁。
Ø 对于单据之定义，提供各种参数设定，如单据编号方式、直接打印否、直接确认否、直接结帐否、签核设定修改否等等，可针对公司不同步期之状况，订定公司不同之制度。
Ø 提供“报价管理”功能，输入报价单、打印报价单，同步可依客户报价单进行报价管理，客户确认之报价单亦同步选取与否要更新为按客户类别之原则商品计价，并提供各种报价单输出方式（例如：传真/E-MAIL/书面）。
Ø 提供销售预测资料之建立功能，以作为编制生产筹划之根据。
Ø 提供销售目的资料之建立功能，以作为销售实绩与销售目的之管理分析。
Ø 提供多仓库、多点销售之作业方式，故对于普通专柜式或多营业所之销售型态皆能完全合用。
Ø 各种异动作业之资料输入画面皆采多栏式，与普通人工表单格式相符，故容易 学习与阅读。
Ø 容许国内及国外及样品订单作业。
Ø 一张订单上容许订购各种产品、各种交期，亦容许分批出货；对未出货完毕之订单亦容许指定结案。
Ø 对于订单尚未出货之各产品可以各种方式查阅或打印，以供业务人员预先催促，掌握交期，避免延误。
Ø 提供“订单变更管理”，透过“订单变更建立作业”可记录并保存订单变更先后有关信息，并可将变更凭证及明细打印成表。
Ø 对于每一种产品皆可记录其各客户之交易记录与交易条件，以供接单时之参照。此外亦记录每一种产品之客户品号，故在出货单上可以打印对方之产品品号。
Ø 配合组装零件之接单、出货，容许输入订单及出货单时可由成品直接展BOM之单阶或尾阶订单或出货资料。
Ø 订单或出货单资料在输入时，可在线检阅客户之信用额度资料及商品之库存与否足够，针对局限性者，计算机可由顾客自行设定参数，局限性与否容许出货。
Ø 记录客户对于每一种商品之核价方式。在订单或出货单输入时可以自动核对售价。此外，对客户所购买商品之历史价格及原则价格皆可保存记录，可以随时查阅，且出货单上可印出客户品号，以利于客户对帐。
Ø 提供各种销售记录，以利客户之管理。
Ø 提供报价、订单、出货、销货退回等异动作业。各种作业皆采用在线实时更新方式，故可以维持订单、销售、库存等最新信息，以应付随时查阅之需要，同步可以使操作程序简化、容易学习。
Ø 提供报价单、订单、出货单、销货退回单等之单据凭证打印，以取代人工填制之凭单，且表单之签核流程，可由顾客自行设定为公司内部签核流程，并提供各种报价单输出方式(例如：E-FAX/E-MAIL/书面)。
Ø 提供环环相扣自动转单及互相稽核之功能，如报价单转订单，出货单追溯订单等等。
Ø 提供“客户信息查询作业”功能，可依每一客户别查询“出（退）货明细”、“订单明细”、“商品明细”、“商品计价”、“出货记录”、“应收帐款”、“应收票据”及“信用余额”，以利营业单位之客户管理。
6.3 采购管理系统
6.3.1 系统目
在以人工方式解决采购及收料作业时，当采购之料件种类及厂商家数繁多时，对于有关文献调阅查询，和异动资料登录、更新，变得非常繁琐，容易