某集团公司电子商务采购平台规划方案样本.doc

某集团有限公司电子商务采购平台规划方案03月19日目 录1概述11.1项目背景11.2建设目的11.3建设内容22电子商务采购平台概述42.1总体功能框架42.2电子采购应用层面阐明52.3电子采购平台架构72.4电子采购平台建设环节83电子商务采购平台功能设计93.1电子商务采购门户网站93.2电子商务采购管理系统103.2.1系统管理103.2.2供应商管理113.2.3采购筹划管理133.2.4采购目录管理143.2.5公开竞价143.2.6询价采购153.2.7综合竞价153.2.8合同管理153.2.9订单管理173.2.10交货管理183.2.11发票管理184项目总体规划与时间进度安排194.1整体规划194.2时间进度安排表201 概述1.1 项目背景随着互联网迅猛发展，电子商务成为网络经济时代核心商业模式，以成定局。这对公司老式采购模式带来重大冲击和挑战，进而引起公司采购思路激烈变化。集团公司运用先进互联网技术，通过实现电子采购将是解决和优化集团公司采购管理问题一种有效手段，电子化采购管理新课题已呈现眼前，它详细内容是：1） 实现阳光采购，规范集团采购操作，简化流程，依法采购，增进采购工作廉洁和高效。2） 搭建集团公司电子化采购环境，实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购及其她采购方式等各种公司采购方式。3） 通过采购全过程网上作业，如网上申报、审核、发布采购公示、招标、投标、询价、监管等信息均通过电子化平台进行解决，在提高采购效率同步，实现交易过程公开、公正、便捷、透明，从源头上遏制腐败。4） 实现集团公司采购工作全方位管理，实现电子化供应商管理、合同管理、采购协同办公集成一体采购管理信息化工作平台。5） 实现采购信息集中式管理，形成集中规模采购，并通过记录分析有效控制预算和辅助决策。6） 实现集团总部对下级采购单位监督和指引，实现整个集团公司内部统一管理、形成多级采购管理体系。1.2 建设目的本方案研究了公司采购采用各种方式，涉及公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等其她采购方式，并对既有各类公司采购平台进行分析和思考。结合集团公司实际采购管理工作和实现各种采购方式需要。咱们建议，以信息发布和招投标管理为核心，建设一种基于互联网应用综合性公司级采购工作平台电子商务采购平台。集团公司电子商务采购平台重要内容涉及： 建设电子商务采购门户网站，重要是信息发布及采购商、供应商进入后台入口，力求简洁，以便各类顾客使用。涉及最新公示、采购信息、中包成果、求购信息发布、工业品超市、供应商秀场、政策法规及服务中心。 电子采购平台，重要分为采购商、供应商会员制管理。涉及采购员发起询价、竞价、招标信息；供应商参加询价、竞价；采购员实现智能化比价议价；订单管理及退货管理；商品交易、结算记录；征询、投诉及评价记录；资料维护以及对供应商提供资料进行审核。集团公司电子商务采购平台重要建设目的为：1） 建设廉洁、高效互联网公司采购工作平台。2） 规范和优化公司采购操作，简化流程，依法采购。3） 实现网上采购项目审批，实现项目网上申报、审核。4） 实现电子化招投标，计算机评标，评标专家管理。体现招投标工作公开、公正、科学性。5） 搭建电子商务采购环境。实现公开招标、邀请招标、询价采购、竞价采购、合同/定点采购、在线谈判等各种采购方式。6） 实现电子化采购管理，构建电子化采购、电子化招投标、供应商管理、采购协同办公集成一体采购业务信息化工作平台。7） 通过采购数据集中式管理，实现集中采购、规模采购，实现采购数据记录与分析为公司采购决策提供支持。8） 实现上下级采购管理数据和信息交互，满足上级部门对下级单位采购监管工作需要。1.3 建设内容集团公司电子采购平台是集采购信息、采购订单管理、供应商管理等为一体电子管理平台。各单位通过ERP辅料备件管理系统，将申报采购信息提交给电子采购平台；通过电子采购平台进行信息发布，进行询价、议价、竞价、招投标管理，形成采购订单；采购订单及供货信息反馈给ERP辅料备件管理系统，各单位在ERP中办理收料、结算等手续，同步反馈给电子采购平台。此项电子商务采购平台建设重要系统及功能模块涉及：1. 电子商务采购门户网站u 最新公示：重要是网站信息、新闻、政策发布及公示。u 采购信息：各单位（会员采购方）需采购信息显示。u 中标成果：通过电子采购平台通过竞价、招标后信息发布。u 求购信息发布：非会员采购方求购信息发布。u 工业品超市：由各会员供应商依照商品类别显示各商品信息。u 供应商秀场：由各会员供应商依照供应商显示其所有商品信息。u 政策法规及服务规则2. 电子商务采购管理系统1) 系统管理u 组织构造管理u 采购目录管理u 采购权限管理u 采购产品维护2) 供应商管理u 供应商注册u 供应商审核u 店铺管理3) 采购商管理u 采购商注册u 采购商审核u 商品管理4) 采购实行u 筹划管理u 询价采购管理u 竞价反拍u 综合竞价5) 订单管理u 订单发布u 订单跟踪6) 库存管理u 库存导入7) 交货管理8) 退货管理9) 合同管理u 合同生成u 合同查询10) 结算管理u 交易记录u 结算记录11) 评价记录2 电子商务采购平台概述2.1 总体功能框架本方案依照集团公司采购业务操作和管理需要，结合当前招投标管理、采购管理实际操作及管理模式，对集团公司在采购项目审批、网上采购、网上招投标、评标管理、评标专家管理、采购管理等整个采购流程下总体业务功能构造与实现模式进行了初步规划。集团公司电子采购平台重要业务功能构造图如下： 2.2 电子采购应用层面阐明依照集团公司电子采购平台实际需求和实行真实意图，本方案建议：在实现集团公司各种电子采购方式基本上，实现采购、招投标、评标和评标专家管理、采购业务管理信息化同步，更重要是要整合、共享采购资源、优化供需信息交互渠道，从而实现“阳光采购、规范采购”， 进一步体现“公开、公正、透明、廉洁”公司采购工作环境。这也是电子采购平台真正建设意义所在和其使用价值体现。电子采购平台作用重要体当前招投标、采购、采购管理三个层面： 第一层：招投标层面本方案依照集团公司采购工作实际需要和集团公司电子采购平台建设规定，建议建立招投标管理平台，涉及网上招投标系统、CA电子签名、现场视频开标、评标管理系统、专家管理系统，实现无纸采购和阳光采购，实现招投标工作“公平、公正、公开”原则。第二层：采购层面集团公司系统内采购单、物资种类和供应商数量庞大，因而供应来源复杂，物资采购无法达到最抱负化状态（即实现最合理采购价格）。要达到物资采购价格最优化，丰富供货渠道，信息集中共享是形成规模采购、集中采购第一步。本方案依照集团公司采购工作实际需要和集团公司电子采购平台建设规定，建议对采购需求数据进行集中式管理和记录，实现对同类物资采购订单集中采购，以减少采购成本。详见下图所示：第三层：管理层面公司采购工作在体现“依法采购、透明服务、规范操作、廉洁高效”服务宗旨同步，需要对采购业务操作进行管理和数据信息记录与分析；一方面运用信息化手段，科学进行采购业务操作和管理，实现减少工作人员劳动强度，提高工作效率，减少劳动成本，提高公司采购工作业务管理能力目。另一方面，通过对公司采购业务数据集中式管理，运用信息化技术进行数据记录和分析，更好协助公司有关部门实现对采购业务决策和采购预算有效控制，提高公司采购资金使用效益。 本方案全面考虑了公司采购工作管理难度和工作强度，以支持决策、提高管理能力、减少劳动强度、提高工作效率为出发点，将建设网上采购项目审批、供应商管理、合同管理、采购办公协同、采购信息记录、综合分析系统等，实现电子化采购管理，为更好地稳步推动公司采购工作提供了有效手段和工具。2.3 电子采购平台架构为实现集团公司采购业务管理和信息化实际需求，咱们建议建立统一电子采购平台，并实现“一种系统、二级管理、多层应用”。n 一种系统：电子采购平台实现纵向和横向一体化，实现信息纵向贯通、横向集成； n 二级管理：建设集团公司总部、下属公司及子公司两级电子采购系统，实现分级管理，共享数据资源；总部和各下属分部可独立使用和对下级监督管理。n 多层应用：构建支持集团公司总部、下属公司及子公司、各有关业务部门、供应商等多层应用，形成分层管理，统一监控应用和管理工作平台。集团公司电子采购平台拓扑图如下：2.4 电子采购平台建设环节依照集团公司物资采购特点，咱们建议采用如下环节建立统一电子采购平台：n 建立集团公司系统内统一物资采购管理体系，考虑到物资采购流程复杂性，可以先对招投标采购进行规范。n 建立集团公司系统内统一物资采购目录，作为建立一体化电子采购平台基本。n 一方面建立最宜于规范招投标管理电子化平台，然后向其她采购方式延伸，最后实现所有采购业务电子化操作和管理。3 电子商务采购平台功能设计3.1 电子商务采购门户网站电子商务采购门户网站，重要是信息发布及采购商、供应商进入后台入口，力求简洁，以便各类顾客使用。涉及最新公示、采购信息、中包成果、求购信息发布、工业品超市、供应商秀场、政策法规及服务中心。在此，门户网站将实现栏目和功能如下表：网站栏目栏目简述信息来源采购首页展示各栏目板块最新信息，提供各栏目板块链接入口、迅速通道、惯用功能如：最新公示、采购信息、求购信息、工业品超市、活跃商家、情谊链接等。来自各个栏目板块最新公示重要是网站信息、新闻、政策发布及公示采购管理机构采购信息发布采购公示，预中标、中标公示。发布最新供应商信息、最新供应商折扣排名、最新成交价格信息等采购管理机构在线交易实现合同采购/定点采购、跟标采购、询价采购、在线竞价、在线谈判等采购方式各级集团下属公司及子公司采购管理机构工业品超市由各会员供应商依照商品类别显示各商品信息。采购管理机构供应商秀场建立供应商信息，产品价格等信息维护。采购管理机构政策法规发布采购工作有关政府、集团公司有关法规，政策采购管理机构服务中心发布供应商服务筹划等资料，供会员下载，提供投诉与建议服务。采购管理机构3.2 电子商务采购管理系统3.2.1 系统管理系统可以完全实现系统内部组织构造管理、工作流管理、消息管理、信息发布设定等功能。组织构造管理模块重要为该采购管理信息平台提供顾客工作权限管理，涉及采购顾客和供应商顾客，以及顾客独立权限管理服务。实现方式是通过组织机构设立、职务设立及顾客设立组合加以实现。1. 部门机构设立系统可以任意搭建树形构造组织机构。部门可以任意添加。部门可以增长、删除、修改。每一种顾客必要从属于一种部门，并具备这个部门权限。2. 职务设立系统提供了职务设定，当为一种顾客赋予了某一种职务，则这个顾客具备该职务所有权限。可以定制各种职务名称，并且菜单操作权限可以绑定一种或者各种职务。3. 权限设立本系统中权限指菜单，如果某个主体拥有某个权限，则该主体就可以看到这个菜单，并可以操作这个菜单所相应功能。权限设定可以按照部门、职务、顾客来赋予。当菜单操作权限赋予了某一种部门，则属于该部门所有顾客均可以操作该菜单。当菜单操作权限赋予了某一种职务，则属于这个职务所有顾客均可以操作该菜单。当菜单权限赋予了某一种顾客，则该顾客可以操作该菜单。当一种菜单既赋予了一种部门，又赋予了一种职务，则只有属于该部门，并且属于该职务人员才可以操作该菜单。菜单权限赋予方式分为“屏蔽”和“非屏蔽”两种，当设立了屏蔽，则只有该顾客（职务、权限）可以独立具备此功能，其她顾客如果没有明确赋予该菜单操作权限顾客（职务、权限），将不可以操作此菜单。管理员可以建立有关顾客权限，可以通过部门、职务与顾客组三项匹配实现顾客项目操作权限和业务管理权限。4. 顾客设立管理员可以建立各部门顾客帐号，并可以随时修改她们密码及其他有关信息。建立顾客时，需要填写顾客基本信息，如姓名、电话、邮箱等；顾客可以修改其基本信息，如电话、密码等。同步管理员需要赋予顾客职务，职务则关联权限。3.2.2 供应商管理供应商管理是物资供应链中重要环节。建立资料详实、功能齐全供应商信息库具备重要意义。对供应商资源实现共享，有效缩短采购过程，将采购人力资源从繁重供应商数据管理中解放出来。 “供应商管理模块”以实现供应商管理为目，环绕供应商管理实际管理流程进行设计。该模块建立了各种管理功能以实现对供应商基本数据、质量认证数据、产品鉴定数据、中标状况数据、中标履约状况、售后服务数据、质量运营数据、重大问题跟踪数据、供应商评估数据集中式管理，并对供应商进行综合评估，为决策提供辅助根据。该模块按各个职能层面设立顾客权限进行数据维护、数据审核，从而协助顾客实现全面供应商管理信息化。供应商管理重要功能如下：1、供应商审核审核流程如下： 提交注册申请 等待邮件验证 注册成功 订立交易合同 完善公司信息 通过审核 等待接洽考察 合格供应商认证2、供应商基本资料管理供应商基本资料涉及如下内容：u 供应商注册，供应商获取登陆供应商库资格和账号、密码（供应商可以进行自主维护基本信息，只有通过审核信息才会被供应商库正式发布，并可浏览和查询。）u 基本信息，涉及公司名称，注册资本、法人信息，公司财务帐号，开户银行，联系方式等信息u 资质和证书，即供应商拥有各类资质文献和证书u 供应商质量保证体系建设状况u 公司产品目录、重要规格型号u 产品月生产能力、年生产能力3、供应商动态信息管理供应商动态信息，依照信息种类不同，可以公司采购工作人员填写和发布。也可以由供应商自行填写，然后由公司采购部门进行审核后发布。供应商动态信息详细涉及如下内容：u 中标信息管理u 履约信息管理u 监造信息管理4、供应商评估招投标管理部门可以依照供应商基本资料和动态信息，对供应商进行综合评估。综合评估可以依照实际管理需要，采用百分制，也可以采用优、良、合格、差等分类制。5、供应商信息综合查询功能u 供应商基本资料查询可以针对详细供货厂商，查看厂家基本信息、资质文献（如单位营业执照扫描件，单位机构号码扫描件等），公司生产产品信息，产品生产能力信息等。u 供应商动态信息查询可以依照供应商、项目、产品、时间等不同查询参数，对供应商质量信息、中标信息、供货信息、履约信息、售后服务信息等动态信息进行查询。u 供应商信息横向对比可对各种供应商有关信息对比显示，如比较各种供应商售后服务状况、产能状况，直观反映供应商之间差别。3.2.3 采购筹划管理集团公司采购工作过程中涉及采购项目筹划申请、审批可通过互联网进行在线操作。各级采购筹划部门提出采购项目申请后，由各级公司审批部门进行审批；通过审批项目被列入采购作业，执行各种形式采购。系统支持灵活制定审批工作流，并支持审批自动流转和审批提示、催办功能。重要功能如下：n 采购任务合并和生成依照采购任务在线生成采购申请/任务。系统自动流转接受审批。n 审批权限设定可以按照不同采购金额大小或特殊采购物品分类管理办法，设立不同有关人员审批权限（灵活制定是审批工作流）。n 审批网上审批：实现互联网审批及审批作业自动提示功能。顾客登录系统后，即可得知审批作业提示信息。采用操作简朴审批操作即可完毕审批工作。n 生成采购筹划通过流转审批后生成采购筹划。选取采购方式发布n 查看历史审批保存审批历史记录、审批意见和多次修改记录。3.2.4 采购目录管理提供电子商务网站网上采购平台采购目录维护和管理，使物资供需双方可自行发布产品需求信息、产品报价信息等。物资需求方通过完整采购目录可以寻找到适当供应商，获取最新产品信息，协助获得新鲜货源。重要功能规范如下：n 目录管理提供产品目录建立和维护功能。以便供应商家、公司目录制作人员、专业目录提供者、电子商务网站物资交易市场人员建立和维护目录。（该目录与电子商务网物资市场，产品目录及信息产生关联）n 产品信息录入和维护提供产品信息录入和维护功能。电子商务网站权限顾客可以建立产品数据和信息（如，依照目录归类建立产品信息、价格信息、物资数量、成交价格等）。n 各种、灵活搜索功能提供按物资类别、产品名称、发布时间、价格等多样搜索功能。n 在线采购属于公司集团采购中心及下属成员，具备采购管理权限顾客，寻找到货源和供应商后，可以进行在线询价、招标邀请等新一轮采购业务操作。3.2.5 公开竞价供应商就采购组织发布竞价规定在规定期间内进行公开或密封竞价，由系统自动进行核价，选出报价最低供应商。依照选取竞价对象不同，可分为定向与非定向公开竞价流程如下：3.2.6 询价采购采购组织与供应商就询价单展开一对一或一对多多次洽谈，并可对采购物料进行数量或供应商拆分，通过往复沟通比价方式，充分掌握价格、供应数量、交货期等信息，达到双方承认最后合同价格。流程如下：3.2.7 综合竞价采购组织编制竞标文献，向多家供应商统一发询，供应商在线递交投标文献，截止时间到后依照事先规定评议规则，由采购组织内部专家进行评标并选出合格中标者。依照选取竞价对象不同，可分为定向与非定向。重要特点：采购组织内部专家进行评价，多指标综合评价流程可配备、公开透明3.2.8 合同管理合同管理以实现和满足公司采购工作中，环绕对采购合同执行和管理需要；在遵循老式业务流程基本上，提供有效合同信息管理，进一步提高公司采购过程中合同执行管理水平和工作效率，并减少合同管理人员劳动强度。该模块建立管理功能有：合同信息建立、合同附件管理、合同执行、合同预警、合同结算、合同履约评价、合同记录等。合同管理重要功能如下：1) 合同信息建立记录合同信息，涉及：n 合同基本信息，重要涉及：合同编号、合同名称、合同总金额，订立时间、订立地点、项目名称、项目编号、供应商、设备名称、设备型号、设备单价、设备数量、交货时间、交货地点、项目经理、联系电话、联系地址、手机、邮箱等。n 项目基本信息，重要涉及：项目编号、项目名称、项目类别等。n 物资清册，重要涉及：物资编号、物资名称、物资型号，单价等。n 供应商名册，重要涉及：供应商编号、供应名称、法人、联系人、联系电话、联系地址、邮编、手机、邮箱等。2) 合同附件管理可以挂接合同有关附件，涉及：合同文本等有关合同附属文档。3) 合同执行管理由供应商及合同执行参加各方对合同执行状态进行信息维护，公司采购合同管理人员对合同执行进行监督、协调、控制。各操作权限按系统分派所得。n 合同执行状况录入合同执行参加各方对各合同执行状态节点进行打勾及有关信息录入，各状态节点按合同执行流程排列有先后顺序。供应商录入物资实际交货信息，物资接受方录入物资接受/入库信息，财务部门录入结算和发票收取信息，直到合同终结。4) 合同结算系统依照合同金额和财务结算公式，自动核算合同结算金额及有关费用，也可以手工填写实际金额，并生成打印结算单。5) 合同履约评价履约评价不按合同执行状况先后顺序，在整个合同执行过程均能对供应商进行评价，并采用打分制度，对各分值进行排序，涉及：与否及时交货、售后服务、产品质量，以得到供应商按各分值排名排行榜。6) 合同预警设立合同预警设立，可对所有执行节点进行选取设立预警，可以设定预警时间和预警方式（如：铃声或动态提示），以表达：提示顾客如在可控时间内此合同某个执行节点发生预警便需要关注或做出必要动作（如，在线发出催交函，合同联系单。）7) 合同记录功能记录汇总报表分为常规报表和自定义报表两种，每张报表均可打印，可导出至EXCEL。常规报表有如下几种：n 供应商反馈表n 合同联系单n 合同执行半月报n 费用对照表n 催交函n 合同执行状况登记表n 供应商履约状况状况登记表n 合同执行状况进度表n 合同跟进表n 合同汇总表顾客也可以自定义报表：由系统管理员分派各级顾客权限，不同部门、岗位、级别顾客拥有不同记录方式，自定义报表格式可以保存，以便再次选用。3.2.9 订单管理供应商在系统上获得订单信息后，更新订单状态，例如与否接受订单价格、数量以及交期等采购信息，并与采购人员在线完毕订单确认动作。订单管理功能：n 编辑订单依照采购需求编制定单内容，如：产品价格，数量，交货期，订单回答有效期等采购信息。n 订单执行选取供应商并发送订单（包括：物资规格，数量，价格，交货期等）。供应接受订单，并确认回答订单内容。供应商接受订单后，由供应商对订单执行状态进行信息更新。n 订单查询和浏览多样查询订单，浏览订单内容和执行状态（订单接受、出/入货、订单结算、发票动作等）。3.2.10 交货管理供应商登陆电子商务平台后，可看到需要执行项目出货信息提示。如果项目较多，可以用采购订单编号或合同编号等进行搜索查找需要执行出货项目,并更新出货状态。待公司负责收货验收人员确认出货状态后，由公司物资验收入库人员更新为入货状态，即完毕订单/合同出/入货动作。重要业务功能：n 交货供应商更新发出货品状态。n 入库供应商货品被公司验收后，验收人员更新验收状态。表达合同/订单交货动作结束。n 搜索和浏览供需双方都可以搜索到与己有关待执行、已执行交货项目。供需双方都可以浏览到项目交货状态。3.2.11 发票管理供货商登陆电子商务平台后，可看到需要启动发票项目启示。如果项目较多，可用采购订单编号或合同编号等进行搜索查找需要开立发票采购单，待公司发票管理人员审核后即完毕发票开立动作。重要业务功能规范：n 搜索功能提供用采购订单编号或合同编号等进行对开立发票项目搜索功能。n 发票确认公司发票管理人员，依照采购项目规定审核发票，确认发票开立状态。4 项目总体规划与时间进度安排4.1 整体规划依照项目总体规划，筹划在110工作日内完毕电子商务采购平台建设项目安装、测试、实行开发。系统实行开发完毕后进行顾客及系统管理员培训，培训分为集中培训、实践培训和现场培训3种方式，培训是为保证整个项目顺利实行，而特别提供种服务。使关于技术人员能在现场观看和学习，达到原筹划培训效果。并予以学员恰当实际操作机会，对学习产生问题随后解答。依照项目总体规划，筹划10日内完毕系统测试及试运营，保证各部门能如期正常使用系统。在系统实行并安装完毕后进行测试和试运营，对所有任务进行测试，并提交验收报告和测试报告；验收各方开会审议，形成验收结论、意见。电子商务采购平台开发完毕，整体系统试运营完毕后，由顾客方和项目承包商共同对整体系统进行验收，整体验收成果出参加整体验收各方签名，形成整体系统验收报告，附上整体系统试运营期间有代表性运营日记记录，并且给出最后明确成果。4.2 时间进度安排表阶段任务描述工期（工作日）项目启动订立项目实行开发服务合同，拟定双方项目构成员和职责分工，项目详细实行工期安排。1天需求调研收集电子商务采购平台详细需求，并撰写调研分析报告，双方项目组重要负责人签字确认20天平台开发电子商务采购门户网站页面设计及后台管理系统开发40天系统测试对开发好系统功能，进行功能测试40天系统试运营系统开始试运营阶段10天（同步进行）系统培训系统管理员培训和顾客培训系统验收完毕试运营阶段各项修改任务，提交项目开发和设计文档，提交系统验收申请，双方项目组重要负责人签字盖章，标志系统进入正式运营阶段。2天共计在110工作日内完毕电子商务采购平台项目功能实行、开发、测试运营、验收等工作，保证顾客能如期正常使用系统。