RHOA办公自动化解决方案.doc

RHOA办公自动化解决方案1172020年5月29日文档仅供参考RHOA办公自动化解决方案上海瑞横数码科技有限公司 2月目 录第一章 系统设计目标61.1 概述61.2 设计目标71.2.1 形成连接单位内各个部门的信息网络71.2.2 平台化设计,可自行规划,始终符合用户需要81.2.3 跨平台的信息连通81.2.4 信息化成效8第二章 系统设计原则92.1 易用的原则92.2 整体性保障原则92.3 实用性与适应性原则92.4 先进性与发展性原则10第三章信息管理平台的架构113.1 平台的架构113.1.1 信息化的主要内容113.1.2 信息管理平台的架构113.1.3 平台的构成123.2 系统的网络环境143.2.1 基本的运行环境143.2.2 局域网143.2.3 广域网153.3 数据库系统153.4 电子邮件系统153.5 网络协议153.6 操作系统163.7 系统安全163.7.1 互联管理的措施163.7.2 口令保护173.7.3 存取控制173.7.4 审计管理173.7.5 计算机病毒的防治173.7.7 安全意识教育与严格的管理制度18第四章主要功能194.1 信息系统的组成194.2 系统概览194.2.1 个人事务(个人办公桌)194.2.1.1 部门通知194.2.1.1.1部门通知浏览194.2.1.1.2部门通知管理204.2.1.2 公司通知214.2.1.3 电子刊物214.2.1.4 个人考勤214.2.1.4.1个人上下班224.2.1.4.2出差登记224.2.1.4.3 加班登记、病假登记、事假登记234.2.1.5 日程安排244.2.1.6 工作日志254.2.1.7 我的会议274.2.1.8 通讯录管理284.2.1.8.1 公司通讯录294.2.1.8.2 个人通讯录294.2.1.8.3 公共通讯录304.2.1.8.4 通讯录类别304.2.1.9 个人设置324.2.1.9.1 用户提醒设置324.2.1.9.2 邮件参数设置334.2.1.9.3 常见审批批注334.2.2 工作流程344.2.2.1 印章管理344.2.2.1.1 我的印章344.2.2.1.2 印章使用记录354.2.2.2 表单定义364.2.2.2.1 表单设计364.2.2.2.2 表单类别394.2.2.3 工作流管理414.2.2.4 工作管理434.2.2.4.1 新建工作434.2.2.4.2 待办工作444.2.2.4.3 工作查询454.2.2.4.4 归档工作484.2.2.4.5 委托设置484.2.3 公共事务484.2.3.1 工作计划484.2.3.2 办公用品管理514.2.3.3 会议管理524.2.3.4 车辆管理524.2.3.5 固定资产管理524.2.4 信息交流544.2.4.1 内部消息544.2.4.2 内部邮件544.2.4.3 外部邮件554.2.4.4 内部讨论区554.2.4.5 内部互动聊天554.2.4.6 投票管理564.2.4.7 文件传阅564.2.5 人力资源574.2.5.1 人事档案574.2.5.2 考勤批示/统计584.2.5.3 薪资管理594.2.5.4 培训/奖惩管理594.2.5.5 基础设置604.2.6 销售管理604.2.6.1 客户管理/客户忠诚度管理604.2.6.2 产品信息654.2.6.3 销售管理654.2.6.4 供应商信息664.2.6.5 统计分析664.2.7 档案管理674.2.7.1 卷库管理674.2.7.2 案卷管理674.2.7.3 文件管理684.2.7.4 案卷借阅694.2.7.5 档案统计704.2.7.6 档案销毁704.2.7.7 基础数据设置714.2.8 知识管理714.2.8.1 知识大类714.2.8.2 知识小类714.2.8.3 我的知识724.2.8.4 知识排行734.2.8.5 知识地图734.2.8.6 知识检索744.2.8.7知识互动744.2.8.8知识审批744.2.8.9知识管理员744.2.9 项目管理754.2.9.1 项目创立754.2.9.2 项目浏览754.2.9.3 项目公告764.2.9.4 项目进度764.2.9.5 项目资源764.2.9.6 项目预算774.2.9.7任务计划774.2.9.8项目外包774.2.9.9项目利润784.2.9.10费用报销784.2.9.11报销管理784.2.9.12数据字典784.2.10 附件程序794.2.10.1 印章管理814.2.10.2 红头文件管理814.2.10.3 用户管理824.2.10.4 角色管理824.2.10.5 部门管理824.2.10.6 职位管理824.2.10.7 附件类型834.2.10.8 系统日志834.2.10.9 手机短信管理834.2.11 OA系统左系统菜单844.2.11.1 在线人员/全部人员844.2.11.2 windows快捷组844.2.11.3 个人资料/其它设置864.2.11.4 导航栏86第五章 系统特性885.1简单使用885.2平台结构、模块化组件,通用性好885.3强大的适应能力895.4技术领先89第一章 系统设计目标1.1 概述自计算机应用于管理领域以来,短短的十几多年中,发生了惊人的变化:在信息系统开发与应用方面的进展相当神速,从EDP到MIS、OA、DSS、CIMS的开发,乃至当今”信息高速公路”、”信息港”、”政府上网工程”、”电子商务”、”企业上网工程”的建设,信息系统工程的建设浪潮一浪高过一浪;信息系统建设的三大支柱(管理科学、信息技术、系统理论)的新成果不断涌现,特别是信息技术(包括信息理论、计算机科学、网络通信技术)的发展日新月异。我们正处在从”工业社会”向”信息社会”过渡的伟大时代!在向信息化社会的过渡过程中,每一个企业都需要紧跟时代的发展,保持企业的竞争力和对现代企业的管理能力。计算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中,大量的公文、报告、数据等各类信息量越来越大,涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式,文件的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要,影响了企业领导的决策和业务的发展,迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源,实现企业的信息化,加快内部的信息流通与信息的有效利用。从大部分企业的现状来看,虽然迫切需要实现信息化,可是,企业的许多现实情况制约企业信息化的发展,主要的问题有: 信息化建设的目标不明确 信息化建设对每一个企业来讲都是新鲜事物,不知道如何才能够实现信息化,不清楚第一步该如果去建设信息化。 偏重于业务信息系统的建设,对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够,使计算机系统的建设停留在数据处理阶段,没有上升到信息资源利用的高度。 无法直接从各级、各类业务信息系统中采集数据,并加以综合利用。瑞横数码科技开发的RHOA网络智能办公系统(以下简称OA)是专门为上述这样一类用户设计的网络信息管理系统。作为一个OA系统,其具备了一些基础功能,提供绝大部分用户所需要的信息化管理功能和需求;力求减少用户和系统管理员的使用和管理难度,减少系统使用的培训和维护;提供相当的灵活性,使得企业用户能够按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统,同时由于OA系统的特殊性,每个企业都有自己的业务流程和管理方式,因此RHOA具备了很强的二次开发定制能力,同时具备与其它应用系统的兼容能力、信息共享能力;RHOA能够帮助企业的信息系统发挥更高效的作用,为企业创造利益。 1.2 设计目标OA是以开放、先进的Intranet/Internet/Web技术为核心的新一代信息处理集成平台。经过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托,提高企业信息化水平,在单位内部实现信息资源共享和流通,为各级领导及时了解情况,为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务,单位员工及时掌握各方面动态,改进办公条件,使得单位的管理更加高效化、无纸化、规范化和科学化。OA提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台,能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台,主要应用为:信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、数据查询、短信发送、人事管理、固定资产管理、单位车辆管理、等等业务处理、内部办公和协同工作,使单位内部信息管理和办公水平更加规范、快捷,提高工作效率。采用OA构建的信息管理系统能够达到以下的目标:(重点)1.2.1 形成连接单位内各个部门的信息网络l 单位内部各个部门的员工都能够在网络上获取与工作相关的信息;l 不同的部门和个人有不同的信息访问权限;l 非本地部门和外出人员能够远程访问信息系统;(需要将系统挂载在公司外网或经过公司VPN连接访问公司内网)l 能够在线进行收发内部与外部邮件(外部邮件须安装JMail组件)l 能够在线进行交流(互动聊天和内部讨论区)l 人事档案的建立与管理l 考勤管理的批示l 人员薪资管理l 销售管理中的客户管理、产品信息、销售以及供应商等的管理。1.2.2 平台化设计,可自行规划,始终符合用户需要l 完全按照用户需要,自行规划、建立全部的信息管理项目和内容;l 根据本单位信息管理需要,选择使用平台提供的功能模块,用商品化产品的价格,享受量身定制的服务;l 随着信息管理需求的变化,管理员能够自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。1.2.3 跨平台的信息连通l 挂接其它HTML、JSP、ASP、ASP.NET页面或C/S结构和单机版Windows应用程序。l 支持多种操作系统平台下的运行。1.2.4 信息化成效l 信息传输的自动化:公文、信息、报告等传输将由系统自动完成,相关领导或部门只需要进行简单的点击操作,就能够完成所有应完成的工作,全面掌握各项业务的状态,解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。l 信息获取的快速化:以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息,现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。l 充分利用信息资源:能够将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中,人、财、物等相关文件、报表、数据等信息资源由计算机统一管理,能够充分利用,发挥更大的效益。l 办公过程的规范化:经过办公自动化系统的实施,将促进办公过程的规范化,经过使用工作流等等功能模块,公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求,形成标准和规范化的计算机流程处理,管理进一步科学化。l 经过网络,员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷,消除时间、空间距离上的障碍。第二章 系统设计原则建立一个实用信息系统涉及单位的各个部门、各项业务和全体人员,是一个复杂的系统工程。采用OA建立的信息管理系统遵循以下基本原则:2.1 易用的原则 参照国内外信息系统的成功与失败的经验,不论一个应用系统的功能有多么庞大,如果不能让使用者掌握,也不能发挥作用。信息管理系统不同于财务、人事等业务软件,只需要少数人经过培训、掌握使用方法就能够,而是涉及各个工作岗位的人员,特别是单位的领导,如果信息系统只是领导者部门掌握使用,信息管理系统就失去了重要的作用。信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学技术,而是为了提高管理能力和运行效率。信息化建设不是一朝一夕的工作,需要不断地发展和完善,需要在发展中完善,在完善中发展。2.2 整体性保障原则 信息管理系统是政府、企业的数字神经系统,每个部门、每个员工都能够经过信息管理系统发布信息、获取信息,它需要与各项业务系统有通畅的信息接口,充分利用原有系统,保护投资。OA采用平台化结构,平台上的功能模块就像建筑模块一样,用户能够按照本单位的需要,构建符合自己需要的信息大厦。这些模块能够独立升级、增添、或自行设计开发,以保证信息系统的发展和完善。2.3 实用性与适应性原则实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标,是否与业务紧密的结合,是否具有严格的业务针对性,是系统成败的关键因素。因此,每一个提交给用户手上的系统都应该是实用的,解决问题的。适应性是软件质量体系中重要的指标之一,系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境,而且还必须具有应变能力,以适应未来变化的环境和需求,这就要求软件设计上非常灵活,才能具有很好的通用性。2.4 先进性与发展性原则采用现代最新技术,建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境,它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心,建立一个安全可靠的网络应用平台。利用最新的ASP.NET平台、javascript和AJAX、SQLSERVER关系型数据库等技术,结合OA思想的独特设计,建立一个开放的信息资源管理平台。利用数据库及分布式处理技术、模块化功能设计,构造信息存储与事务处理平台。第三章 信息管理平台的架构3.1 平台的架构VS +IIS7.0+Sql server 3.1.1 信息化的主要内容政府、企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化、业务管理、领导决策等应用为一体综合信息管理系统,是一个应用覆盖面广泛,涉及部门多的应用系统。财务、人事、或业务管理系统往往只是涉及一个部门,或者一部分人员使用的业务管理系统。而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务,使用人员包括单位的最高级领导、管理部门和全体员工。因此,政府和企业的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系统。每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点、管理模式和管理风格。即使同一个行业的用户,也有各自的管理方式和特点,因此,用户对本单位的信息化有很多个性化的需求。我们把信息化应用分为三个方面的内容:通用办公应用、业务管理和决策支持。通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求,例如:信息共享、信息检索、文件管理、电子邮件、请示与审批、短信发送、公文处理、常见信息管理、会议管理、工作计划、出差管理等等。可是,每个单位在构建本单位的信息管理系统时,需要将这些功能进行有效的组织,使之符合本单位的管理工作的需要。业务管理系统有很强的行业特点,政府部门、企业、科研机构、学校等单位都有各自的业务需求。决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上,为科学决策提供信息支持。3.1.2 信息管理平台的架构信息管理平台,将主要依据Internet/Intranet的建设原则,在先进、实用的基本网络平台基础上,使用”客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强,客户端不需要安装专用的客户端软件,使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化,系统的用户数量多,涉及的部门多,而且可能还有远程的用户,如果需要维护客户端的软件系统,将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作,影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具,避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统,更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统的结构示意图如下所示:数据库服务器决策支持模块通用办公模块OA办公自动化程序运行服务器用户电脑用户电脑业务管理模块用户电脑用户电脑用户层数据层应用层服务层最适合信息管理系统的结构3.1.3 平台的构成OA是一个通用的信息管理平台,平台主要包含八个主要部分:个人事务、工作流程、公共事务、信息交流、人力资源、销售管理、附件程序和系统管理。个人事务:主要是与个人办公、通讯、考勤、会议等等相关内容的整合。工作流程:涉及个人的网络公章管理及使用记录,各种表单的定制、类别管理,工作流的管理及工作管理。公共事务:涉及工作计划、办公用品的管理、会议、车辆以及固定资产的管理。信息交流:用于建立公司企业内部的交流平台及短信发送。人力资源:对公司人员的信息档案有一定的管理,涵盖了人事档案、考勤批示、统计、薪资管理、培训记录及奖惩记录等等。销售管理:大致分为客户方面的管理、产品方面管理以及销售方面管理的综合业务管理。附件管理:提供常见的日历、世界时间查询、常见网址的保存(便于一键打开特定的地址)、全国各个省、县、市的邮政编码和电话区号。系统管理:用于规划本单位信息系统的结构、内容、印章、公告、红头文件的管理。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单,按照用户所属的部门、角色、职位、管理范围进行管理和权限指派;功能模块:个人事务工作流程公共事务信息交流人力资源销售管理信息管理平台的模式是科技独创的一种信息管理模式,主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统,而且能够满足用户不断提高的信息化需求,努力做到一次投资,终生享用。不论用户属于哪种行业类型,对用户管理、模块管理和权限管理的需要是共同的,只是对功能模块的需求不同。因此,OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。信息管理平台的结构图如下:模块与菜单管理角色权限管理用户管理OA的平台基本构成经过用户权限的管理,不同身份的用户进入系统以后,能够见到、使用的功能模块是不同的,也就是说,如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲,权限的管理十分重要,某些信息只能领导掌握,某些信息只能相关部门掌握,没有权限的管理,就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。功能模块是实现信息处理的子系统,用户能够根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块,也可根据用户需要定制功能模块。系统功能的模块化是OA的重要特点,类似搭积木的方式,选择需要的模块,用户就能够构造符合自己业务需要的信息管理系统。新模块和升级模块能够直接添加到系统的模块库。科技将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版,为用户提供更好的信息服务。用户也能够按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。3.2 系统的网络环境网络结构:服务器(数据库服务器、应用服务器)、客户端、远程访问。3.2.1 基本的运行环境OA是运行在服务器上的应用系统,最低的运行环境需要一台服务器,安装Windows / 操作系统及MSSQL 数据库客户端只需要安装Windows 98以上的版本,使用IE5.0以上版本的浏览器。不需要在客户端安装专门的软件(特殊插件除外),建议使用IE 6.0。当用户数量比较多,且用户访问量很大时,能够考虑将Web服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上,提高系统的运行效率。MSSQL Server数据库系统应用开发平台ASP.NET等开发工具Microsoft Office等客户端文字编辑工具续易Office Anywhere网络智能办公系统政府、企业信息化办公系统平台提供的功能模块Windows / Server操作系统OA网络智能办公系统的构成3.2.2 局域网OA能够安装在局域网络上的任何一台服务器上,局域网用户经过局域网IP地址即可访问。3.2.3 广域网有远程分支机构,或出差用户时,需要广域网的支持。远程用户能够用远程拨号、专线(VPN)、Internet联接等方式实现访问信息系统,可经过光纤或WLAN接入、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网OA应用。3.3 数据库系统数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障,并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据,也涉及多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信息为主,决策支持需要数据仓库系统的支持。OA支持MSSQL Server作为信息管理系统的数据库系统。3.4 电子邮件系统电子邮件是OA的一个重要功能模块,它主要包含两个功能:1)内部员工的电子邮件;2)收发员工的外部Internet邮件。内部邮件 内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器,就能够使内部员工之间能够经过内部邮件实现协作、沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理,特别适合单位内部的日常工作。外部邮件 外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。在系统服务器上安装JMail4.0以上组件,能够自动接收外部的电子邮件,并分发给收件人。员工提交的外部邮件,外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。3.5 网络协议网络协议建议采用TCP/IP。经过TCP/IP能够十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络TCP/IP网络,事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。3.6 操作系统整个信息系统的性能不但取决于硬件设备、网络设备的性能,以及应用软件的性能,很大程度上也取决于系统软件,特别是操作系统的性能。采用Browser/Server(B/S)、Intranet/Internet体系结构后,与数据库有关的操作都将由服务器来完成,操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。3.7 系统安全系统的安全主要包括两部分,即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全,有以下防范措施供网络建设时考虑。3.7.1 互联管理的措施a) 经过专网互联。单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部门,或合作伙伴的互联,为了信息的安全,建议采用专网互联的方式。对于非本单位的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。b) 从物理上与Internet断开。对于保密性要求较高的单位,物理上断开能够从根本上防止黑客对网络的攻击,可是也造成使用的不方便。针对此问题,我们能够采用一种相对安全的方案:允许Intranet用户访问Internet;禁止Internet用户进入Intranet。利用防火墙技术建立一个停火区,将Intranet网络和Internet隔离开。首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器,经过检查流经该路由器上数据包的IP地址状态,判断数据包IP地址是通信之中的IP还是请求连接的IP;将来自Internet的请求连接的IP数据包阻止在筛选路由器之外,实现初步安全。然后用代理服务器在应用层将Intranet与Internet相连,所有Intranet用户对Internet的访问都用该代理服务器来完成,经过网络地址转换(NAT)将Intranet的网络地址隐藏起来,对Internet来的访问,代理服务器不对其提供任何服务,从而阻止Internet对Intranet的闯入;而且代理服务具有身份验证和日志功能,能够用于实施对数据流监控、过滤、记录。c) 经过使用SSL加密技术,实现传输安全。系统可实现支持SSL传输协议的可选方案。数据在互联网传递时,可实现128位加密,对于需要互联网应用OA系统的单位,是很适宜采用的可选安全方案。3.7.2 口令保护为了防止非法用户不合法的存取信息,应对用户的存取资格和权限进行检查。在系统中口令选择足够的码长,用户口令的字符长度系统要求不低于6位,同时具备用户密码修改功能和数据库密码加密功能。3.7.3 存取控制在网络设计时经过对数据重要性、保密性、公开性及使用者的分析,把网络划分为不同的网段,或划分为不同的工作组;经过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权,能够控制用户对信息源不同级别操作,防止对信息非法的访问、修改、删除,保证数据的安全与保密。3.7.4 审计管理系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。对于任何被保护的数据资源(如数据库文件)的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户、系统登录等信息都有详细记录,提供审计功能。3.7.5 计算机病毒的防治计算机病毒种类繁多,危害极大,轻者影响系统的运行性能,重者破坏系统数据,使系统陷于瘫痪。对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施:未经信息中心的许可,不得使用可移动介质(软、光盘等)进行程序、信息的复制与传递。定期或不定期的进行病毒的防治检查,系统中应配有公安部门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒;同时各终端上配置防病毒软件,用户可自行进行病毒的清除和预防,能够设置终端进行计算机病毒自动防治。3.7.7 安全意识教育与严格的管理制度在系统中最重要的安全保密因素是操作人员,以上所有的安全都是由操作人员来实现的,因此必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。第四章 主要功能4.1 信息系统的组成OA具有内部电子邮件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通讯录、工作流、网络硬盘、文件柜、人事档案管理、考勤管理、工资报表、网络会议、讨论区、聊天室、手机短信、工作计划、会议管理、电话区号查询、邮政编码查询等数十个极具价值的功能模块。将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在单位内部的信息管理系统中。而且经过菜单、权限构成的信息共享管理机制,使文件的使用更方便,管理更安全。4.2 系统概览4.2.1 个人事务(个人办公桌) ”个人事务”是把菜单中几项比较常见的功能,醒目地列在主操作区上,方便用户操作。用户登录进来之后,主操作区上默认显示”个人事务”。具体操作说明详见相应的模块说明。4.2.1.1 部门通知 部门通知位于”个人事务”主菜单下,包括两个菜单选项:”部门通知浏览”,”部门通知管理”4.2.1.1.1部门通知浏览 部门通知浏览是部门内部直接下发通知、信息的一个窗口,例如召开部门会议,部门通知等事情能够由处查看,如果系统设置了弹出提示,则在登录系统时候就能够接收到信息(后面详细介绍),或是在工作台处查看到信息(后面详细介绍)。如图(3.2)4.2.1.1.2部门通知管理顾名思义,这部分就是发布部门通知消息的窗口,有权限的用户,能够在此对信息进行增、删、改的操作。4.2.1.2 公司通知公司通知位于”个人事务”主菜单下,同样包括两个菜单选项:”公司通知浏览”,”公司通知管理”。具体操作和部门通知相同,唯一不同就是此信息的发布是整个公司的人员进行查看。4.2.1.3 电子刊物电子刊物位于”个人事务”主菜单下,包括”电子刊物的浏览”和”电子刊物管理”,此模块用于电子书刊、杂志的存放,能够自建分类书架,将相应的书刊、杂志存入不同的书架中,便于管理。4.2.1.4 个人考勤个人考勤位于”个人事务”下,是一个重要的模块,此模块下分5个子模块,分别是”上下班登记,”出差登记”,”加班登记”,”病假登记”和”事假登记”。此功能实现了个人5种情况下的相应管理,在需要的时候,能够直接经过此方式将信息传达给相应的权限用户进行审批,信息的传播方式是以短信和工作台两种方式进行通知相应人进行审批。或是直接在”人力资源”模块下的”考勤批示”下进行审批。4.2.1.4.1个人上下班注:个人上下班考勤为自己管理。个人上下班考勤是实现的三班制考勤时间填写模式,相关人员可经过此时间来进行相应的设置。(如图所示)4.2.1.4.2出差登记个人递交上去审批的出差登记实现了统一的管理,需要出差的个人经过此登记能够迅速的将待办事情上报进行审批,简化了审批流程,减少了中间待办时间。在此模块下,相应用户能够查看到自己递交的待办事情的审批结果,例如:已经过审批的事情,未经过审批的事情,并能够进行查找、修改、添加新出差待办事情等等。包括审批后的出差天数都有相应的显示查看。(相应模块如图)4.2.1.4.3 加班登记、病假登记、事假登记相关操作同上,审批流程同出差审批相同,同样能够在工作台与内部短信息通知获得。加班登记如图:病假登记如图:事假登记如图:4.2.1.5 日程安排日程安排分为日历模式和列表模式,日历模式能够直接点击相应的月日进行提前安排事情提醒,在日期下填写需要提醒的事件后,相应日期改变颜色,说明此日期下有已经填写的日程安排事件。或是使用列表模式,查询相应的日期有何安排事件。操作如图:点击相应的日期,进入事件登记模式(如下图)点击增加:进入编辑事件:(如图)点击确定,就能够看到效果,相应的日期下变为红色。当日期到了相应事件,将会有提示信息告知记录人。工作监控对允许监控的日程进行查看,方便随时查看员工的工作动态。4.2.1.6 工作日志填写个人工作日志,主要作用起到一个备忘的作用,给自己安排好一天的工作计划,方便查询。而且能够提交给项目的职员领导查看。能够增加、查询、删除、修改。(如图)日志查阅对员工的工作日志进行查阅,如图:4.2.1.7 我的会议此模块下分为个人会议记录与网络会议安排,个人会员主要是查看自己所参与的会议,会议的开始与结束事件是什么时候,出席的人员有那些(分外部人员和内部人员)。网络会议,主要是同过网络进行的会议,经过Windows自带的NetMeeting进行网络通讯。(需要在本机安装此插件)进行会议。网络会议:点击进入呼叫进入,就能够进行会议了注:使用网络会议需要管理员在”公共事务”模块下的”网络会议”中填写相应内容。我的会议:网络会议:4.2.1.8 通讯录管理通讯录下分四个子模块,分为:”公司通讯录”个人通讯录”公共通讯录”通讯录类别”。4.2.1.8.1 公司通讯录公司通讯录内部是公司内部所有人员的通讯录,能够在此查看、增加、删除、修改。便于查询相关联系方式。4.2.1.8.2 个人通讯录单用户通讯录设置,能够放置自己好友或是经常联系的客户通讯地址,只有自己能够查看。保密性较好。4.2.1.8.3 公共通讯录此模块下的通讯信息,是在个人通讯录中第一个选项进行设置,如果在个人通讯录中的第一项设置为公开(如图),那么在公共通讯录中就能够进行信息共享。方便其它人查询,此主要应用于部门客户通讯信息。4.2.1.8.4 通讯录类别此处主要设置为通讯录的类别,例如:朋友、客户、家人等等。主要用于个人通讯录中的分类,让个人通讯录中能够将相应的通讯信息分类存放,便于查找。3.3.2.9 个人文件柜将自己的文件,分门别类的存入系统中,方便自己能够在任何地区登录系统进行查询,实现了文件即时存放,即时下载查询功能。同时只有个人查询,其于人员无法得到、查询您的文件信息。如果在增加文件柜时选择共享,那么就能够将此文件柜共享与她人。4.2.1.9 个人设置此模块主要用于个人模块的设置,例如:短信的通知时间、邮件的相关参数设置、用户密码修改等等。4.2.1.9.1 用户提醒设置设置短信提示间隔时间或是否需要提醒,如果”否”,则登录系统后,将不弹出窗口进行提示。3.3.2.10.2 密码修改修改当前登录的用户密码,修改时必须填写原来的旧密码,否则不允许修改,保证非此用户修改密码的安全性。4.2.1.9.2 邮件参数设置主要是设置外部邮件收发功能参数,设置外部邮件收发,需安装JMail插件和设置的邮箱是否支持外部邮件介入。4.2.1.9.3 常见审批批注用于设置审批时候的批注文字。3.3.2.10.5 常见模板设置用于统一文件的一种格式,无其它意义,可共享给其它人,统一按照一种模板样式进行文件格式的统一管理。4.2.2 工作流程4.2.2.1 印章管理增加个人印章,修改印章(只能修改密码),印章使用记录。4.2.2.1.1 我的印章此功能是上传个人印章之用,将印章图片经过此处保存至数据库,能够设置个人印章使用密码。放置被其它人使用。如果印章需要修改的话,在此页面是不能进行印章图片修改,只能删除原印章后重新上传印章等待管理员的审批经过才能够使用。本页面只能够修改印章使用密码。4.2.2.1.2 印章使用记录此页面为使用印章的记录,并能够查看使用着的IP地址。和使用人是哪些用户。4.2.2.2 表单定义4.2.2.2.1 表单设计自定义设计各种文件表单、红头文件样式,不需要写任何代码,不需要任何专业知识,能够自由的设计各式各样的表单供公司使用。在设计框内利用附带的各种制表符、文字控制等插件设计出各种表单,下面是具体操作说明:点击新增出现如下图所示:例如设计红头文件:点击:插入表格从左侧拖入标准控件插入编辑框内:4.2.2.2.2 表单类别定义表单是用什么地方,统一管理表单文件类别。做到表单模板一次成型多次使用管理。4.2.2.3 工作流管理对工作流程做一个全面的布局,能够经过列表模式一项一项的查看,也能够经过流程图有一个全面的了解,在工作流中的表单对应的是表单设计中设计好的表单,在图形化的流程图中,能够自定义流程图的模式,不用打字,直接完成流程图的设计。(如图所示)新建步骤:流程图显示界面:列表视图显示界面:4.2.2.4 工作管理根据表单设计的内容进行工作上的管理,而且能够随时查询自己的待办工作,工作监控等,对自己工作的流程有一定的安排4.2.2.4.1 新建工作在已经设计过的表单模板上,建立自己的工作审批。4.2.2.4.2 待办工作经过新建工作递交上来的工作,能够在这里进行办理或委托或是导出工作信息,在步骤与流程图下能够查看工作步骤,图形化界面,非常直观。4.2.2.4.3 工作查询已经提交的工作信息,在这里能够选择是否进行办理、委托、查看、点评、导出等操作。办理模式: