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Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用
目录

一、Excel自动功能的应用 2
1、自动切换输入法 2
2、自动调整字号和自动换行 3
3、自动定位小数位 3
4、自动为Excel换页表格加标题 3
二、Excel的快捷操作 4
1、对多个工作表快速编辑 4
2、快速输入分数 4
3、快速输入文本格式的数字 4
4、快速应用格式 4
5、快速输入特定文本 5
6、快速输入相同文本 6
7、快速互换两列数据 6
8、Excel快速排序 7
三．Excel序列填充中的难点化解 7
参考文献 8

Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用
严龙使计算机科学与技术学院教授，研究方向计算机应用
范式 数学学院讲师，研究方向人工智能

（计算机科学与技术学院福建厦门 361021）
摘要： Excel的应用过程中，工作量最大的是在Excel工作表中输入并编辑修改原始数据，形成一份符合工作要求的数据表格。本文讨论如何巧用Excel的自动功能和快捷键操作，有效提高数据的输入和编辑修改的速度和准确性，实现高效办公。
关键词：Excel，自动功能，快捷操作，序列填充
Excel是一个功能强大的表格数据管理软件，能够有效地管理日常工作中人员统计、职工工资、学生信息、绩效考评等方面的数据表，受到办公人员的普遍喜爱。在Excel的应用过程中，工作量最大的是在Excel工作表中输入并编辑修改原始数据，形成一份符合工作要求的数据表格。本文仅限于讨论如何巧用Excel的自动功能和快捷键操作，有效提高数据的输入和编辑修改的速度和准确性，实现高效办公。文中涉及的操作以Excel 2003为例。
一、Excel自动功能的应用
1、自动切换输入法
当我们使用Excel编辑数据时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且有时让人烦不胜烦。这里介绍一种方法，在不同类型的单元格中实现输入法的自动切换。
在当前工作表中，选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”/“有效性”/“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”并单击“确定”（如图1所示）。选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”/“有效性”/“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”并单击“确定”（注：默认输入法必须是英文）。之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel能够根据我们之前的设置，自动在中英文输入法间进行切换。即当插入点处于刚才设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于设置为输入字母或数字的单元格时，系统自动关闭中文输入法。

图1自动切换输入法1 图2自动切换输入法2
2、自动调整字号和自动换行
使用Excel编辑数据时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，有的单元格内容可能超出列宽而不能完全显示出来，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，一种方法是对这些单元格重新定义较小的字号，我们可以让Excel自动完成该项工作。
选中需要根据单元格的宽度自动调整字号的单元格区域。单击“格式”/“单元格”/“对齐”选项卡，在“文本控制”栏选中“缩小字体填充”复选框（如图2所示）。单击“确定”。这之后，在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽相适应，以使数据全部显示在单元格中。如果我们对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。也就是说，字号的增大以原设置的字号为限。
如果希望表格内容的字号一致，当一个单元格的内容超出所设定的列宽时，也可以实现自动换行（行高随之改变）。方法是在“对齐”选项卡改选“自动换行”（如图2所示）。
3、自动定位小数位
假如有大批量诸如0.07之类小于l的数字要录入到工作表中，利用Excel的“自动设置小数点”的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的“0”结尾的数字的输入，在录入前先进行下面的设置，将会使我们的输入速度成倍提高。
单击“工具”/“选项”/“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”框中键入需要显示在小数点右边的位数（这里键入“2”）并单击“确定”（如图3所示）。现在，如果在工作表的某单元格中键入“9”，则回车后该单元格的数字就会自动变为“0.09”。如果在单元格中键入的是“8972”，则结束输入后该单元格中的数字自动变为“89.72”。
另外，如果在“位数”框中输入一个负数，比如“-2”，则Excel将在输入的数字后自动添上两个“0”。如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。
4、自动为Excel换页表格加标题
在表格很长无法一页输出而采用自动分页的情况下，如何使打印输出的每一页都能自动加上标题？下述方法可以解决这个问题。
单击“文件”/“页面设置”命令打开“页面设置”对话框“工作表”选项卡，在“打印标题”栏的“顶端标题行(R)”文本框中输入行引用（如$1:$3），或者单击文本框右边按钮，在Excel表格中按住鼠标左键选择要作标题的单元格区域，再单击该按钮回到对话框。选择“确定”按钮。如图4所示。

图3自动设置小数点图4换页表格加标题行
二、Excel的快捷操作
1、对多个工作表快速编辑
按住Ctrl键或Shift键选中多个工作表，在选中的工作表中即可同时进行相同的操作。一般情况下，进行的操作主要有如下几种：
（1）页面设置。可快速对选中工作表设置相同的页面效果。
（2）输入相同的数据。可快速在多个工作表中输入相同的数据。
（3）快速操作。在多个工作表中进行一系列相同的操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并或撤销合并的单元格等。
（4）输入公式。快速输入相同的公式，进行公式计算。
2、快速输入分数
通常在单元格中输入分数6／7会显示为6月7 日，要想确实显示6／7，应在输入分数时先输入“0”和空格，但这一方法输入的分母不能超过99。如果分母超过两位数，处理方法是，选中单元格（或区域），单击“格式”/“单元格”命令打开“单元格格式”对话框“数字”选项卡，在“分类”框选择“分数”，在“类型”中选择“分母为三位数”。
3、快速输入文本格式的数字
如果将“00级1班”简写成“00.1”进行输入，Excel会把它看做数字，显示为“0.1”，把该单元格格式转换为文本格式后即可显示为“00.1”。如果输入的数据量较大，采用这种单元格格式转换的方法是有效的，但如果是少量输入，可以用一种更快的好方法直接输入文本格式数字，即输入时在前面加一个“'”（英文状态下的单引号）即可。
4、快速应用格式
要将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击或双击工具栏中的“格式刷”按钮，然后将鼠标拖过要设置格式的单元格即可。注意，单击“格式刷”只能应用一次，而双击“格式刷”则可以多次使用，完成后再单击“格式刷”按钮退出操作。
5、快速输入特定文本
因工作的需要，我们经常要在工作表输入一些特定的文本（如国家标准规范名称、施工企业的名称等），为了能准确、统一、快速地输入这些特定文本，可采用以下几个好方法。
（1）自动更正法。选择“工具”/“自动更正选项”命令打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“学籍”，在“替换为”下面填入“《福建省成人高等教育学籍管理规定》”（不含引号）并单击“确定”。以后只要在单元格中输入“学籍”按空格键（或回车键）后，系统会自动将其更正为“《福建省成人高等教育学籍管理规定》”。我们可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用。
（2）查找替换法。有时我们需要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，这时可用“替换”的方法来操作：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个替代的字母（如x，但要注意该字母不能与单元格中需要的字母相同，可选择不太常用的符号），等表格制作完成后，用“编辑”/“替换”命令打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入替代的字母“x”，在“替换为”框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“√”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部”按钮即可。
（3）剪贴板法。由于Office 2003中的多重剪贴板一次可以保存24条内容，可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。方法是，用“编辑”/“Office剪贴板”命令打开“剪贴板”工具栏。将特定的短语（如“《中华人民共和教育法》”、“《成人高等教育福建省成人高等教育学籍和学历管理规定》”等）分别输入到不同单元格中，然后一个一个地选中，用“复制”命令将它们逐条加到“剪贴板”中。以后某一单元格中需要上述短语时，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
（4）选择列表法。如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，则可以右击待输入的单元格，在快捷菜单选择“从下拉列表中选择”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。
（5）格式定义法。有时需要给输入的数值加上单位（如“平方米”等），少量数据可直接输入，而大量的数据如果一个个输入就显得太慢了。可通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的，其步骤是：选中需要添加单位的单元格，选择“格式”/“单元格”命令打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”框中输入“#平方米”（如果要保留两位小数则输入“#.00平方米”）并“确定”，如图5所示。之后在上述单元格中输入数值（注意，此法仅限于数值），单位（本例为“平方米”）会自动加在数值的后面。

图5单元格格式1图6单元格格式2
6、快速输入相同文本
在Excel表格中，经常要在多个区域或不同的单元格中输入相同的数据，一个个单元格去输入显然比较慢，有一种办法可以提高速度，实现同时输入。方法是，按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入数据（如234），然后按下Ctrl+Enter组合键，即可将该数据同时输入上述选定的单元格中。
7、快速互换两列数据
在Excel中当需要把两列或两行数据互换时，以前总是先把A列的数据复制到C列，把B列的数据移动到A列，然后再把C列中的数据移动到B列，来实现两列数据的互换。改用以下方法可快速实现两列数据的互换：用鼠标选定A列数据区域，把鼠标放在A列数据区域的右边线，按下Shift键的同时按下鼠标左键，这时鼠标变为向左的箭头，拖动鼠标至B列数据区域的右边线，可看到一条垂直的虚线（如果是一条水平虚线，表示在B列插入数据），同时松开Shift键和鼠标左键，这样就实现了A、B列的数据互换。同样，也可以实现两行数据的互换。
8、Excel快速排序
（1）按行排列数据。在Excel工作表中对数据的排序，通常都是按列排序。有些情况下如果需要按行排列数据该怎么办？这时只需单击“数据”/“排序”命令，在“排序”对话框左下角选中“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“按行排序”并设置相应关键字，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。
（2）自定义排序。假如数据当中有“局长”、“处长”、“科长”、“科员”并按当前顺序排序时，Excel的现有排序功能就无法直接实现了，应使用“自定义”排序来实现。具体做法是：单击“工具”/“选项”，在“选项”对话框的“自定义序列”选项卡单击“添加”按钮，在“输入序列”中按排序要求输入排序序列（例如“局长,处长,科长,科员”），这样会在“自定义序列”框加入我们刚才输入的序列，再在“排序”对话框“选项”中选择自定义序列就能够按相应的顺序排序了。
三．Excel序列填充中的难点化解
序列填充是Excel智能化功能之一，在数据处理中普遍使用，极其便利。但在一些特殊情况下（例如需要填充毕业证书编号、用户身份识别码等大数字编号时）这种便利性受到了限制。假设我们要填充毕业证书编号为“其中双引号必须是英文的标点符号
”的递增序列，在单元格中输入该数据后首先要保证让它显示为“”，而不是科学计数法形式“2.011012E+15”，因此我们会在输入数据前使用单引号“'”引导，或者设置单元格格式为“文本格式”，或者用“设置单元格式”/“数字”/“自定义”/“@”命令，确实可以保证显示为“”，可是经过这样的设置后，数据就不能用序列方式填充了，当你用填充柄拖动填充时会发现，快捷菜单中的“以序列方式填充”、“序列”等与序列相关的操作命令项呈灰色不可用状态。怎么办呢?
可采用设置单元格格式的方法来解决。以下是两种简单有效的方法：
（1）右击该单元格选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡选择“数值”，将“小数位数”框的小数位调整为0，单击“确定”完成格式设置。在设置好的单元格中输入数据“”，然后拖动填充柄填充即可。
（2）右击该单元格选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”框选择“特殊”，在“类型”框选择“邮政编码”并单击“确定”。在设置好的单元格中输入数据“”，然后拖动填充柄填充。
上面的方法对超过15位的大数字就不凑效了，因为Excel默认的精度为15位，如果一个数字的长度超过15位，则15位之后的数字都被视为0。这种位数较多的大数字编号可以用“自定义”格式进行输入。假设所需的大数字编号形如“”，共18位，前15位不变，最后3位从“001”开始编号，则方法如下：
选中需输入系列数据的第一个单元格（如D2），选择“格式”/“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框的“数字”选项卡选中“自定义”列表项，在“类型”“确定”，如图6所示。其中" "中的内容是由Excel自动填充的部分，最后面的“000”表示数字占3位。设置了D2的自定义格式后，在D2输入“001”，Excel会自动将“”添加在输入的3位数字前面，右键拖动D2填充柄填充，即可获得一系列大数字编号。
是否考虑增加一段结束语？

参考文献 [1]范慧琳等. 计算机应用技术基础. 清华大学出版社. 2006.7
[2] 范慧琳等. 计算机应用技术学习指导与实验教程. 清华大学出版社. 2006.8
[3] 鄂大伟等. 大学信息技术基础. 厦门大学出版社. 2021.8

Excel表格使用技巧
也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。
目录：
1、建立分类下拉列表填充项
2、建立“常用文档”新菜单
3、让不同类型数据用不同颜色显示
4、制作“专业符号”工具栏
5、用“视面管理器”保存多个打印页面
6、让数据按需排序
7、把数据彻底隐藏起来
8、让中、英文输入法智能化地出现
9、让“自动更正”输入统一的文本
10、在Excel中自定义函数
11、表头下面衬张图片
12、用连字符“&”来合并文本
13、快速打印学生成绩条
14、Excel帮你选函数
15、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
16、为单元格快速画边框
17、控制特定单元格输入文本的长度
18、成组填充多张表格的固定单元格
19、改变文本的大小写
20、提取字符串中的特定字符
21、把基数词转换成序数词
22、用特殊符号补齐位数
23、创建文本直方图
24、计算单元格中的总字数
25、关于欧元的转换
26、给表格做个超级搜索引擎
27、Excel工作表大纲的建立
28、插入“图示”
29、熟悉Excel的“从文本到语音”
30、Excel中“摄影”功能的妙用
31、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
32、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口
33、利用公式审核工具查看数据出处
34、巧用Excel 2002的“智能鼠标”
35、Excel 2002“监视”窗口的应用

一、建立分类下拉列表填充项
　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

　　2.选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

　　3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。

　　再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。

　　4.选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

　　二、建立“常用文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框（图1）。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

图 1
　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。

　　2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。

　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。

　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
　　4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

三、让不同类型数据用不同颜色显示

　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

　　2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。

　　3.设置完成后（图2），按下“确定”按钮。

图 2
　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

　　四、制作“专业符号”工具栏

　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。

　　仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

　　2.打开“自定义”对话框（参见图1），在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。

　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。

　　3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

　　4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1等），确定退出。

　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

　　5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏（图3），向单元格中快速输入专业符号了。

图 3
五、用“视面管理器”保存多个打印页面

　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

　　1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。

　　2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。

　　3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。

　　4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”（如图4），选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

图 4
六、让数据按需排序

　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

　　1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。

　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框（如图5），按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

图 5
七、把数据彻底隐藏起来

　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

　　1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号）。

　　2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

　　3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

　　经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

　　提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

　　八、让中、英文输入法智能化地出现

　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?

　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

　　九、让“自动更正”输入统一的文本

　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

　　1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

　　2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。

　　3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写，然后确认一下就成了。
十、在Excel中自定义函数

　　Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

　　1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令（或按“Alt+F11”快捷键），打开Visual Basic编辑窗口。

　　2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

　　3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

Function V（a,b,h）
V = h*（a+b）/2
End Function

　　4.关闭窗口，自定义函数完成。

　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

　　提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

　　十一、表头下面衬张图片

　　为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

　　1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

　　2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。

　　3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。
经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。

　　提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

　　十二、用连字符“&”来合并文本

　　如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。

　　1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。

　　2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

　　3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。

　　4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

　　提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

　　十三、快速打印学生成绩条

　　常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

　　此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。

　　1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MODROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。

　　2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。

　　至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

　　3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域（第1位学生的成绩条区域），按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作）。

　　4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

　　按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

　　十四、Excel帮你选函数

　　在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

　　执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框（图6），在“搜索函数”下面的方框中输入要求（如“计数”），然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

图 6

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

　　有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

　　执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”（图7），单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框（图8），用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

图 7

图 8
　　以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

　　十六、为单元格快速画边框

　　在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

　　单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏（图9）。

图 9
　　单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式（参见图9），然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

　　提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

　　十七、控制特定单元格输入文本的长度

　　你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

　　例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

　　很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出如图10所示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

图 10

十八、成组填充多张表格的固定单元格

　　我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

　　那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
　　但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框（图11），在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

图 11
十九、改变文本的大小写

　　在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

　　在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写；“=PROPER（源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PRO