档案管理中电子档案管理方法与建议.docx

档案管理中电子档案管理方法与建议李锦艳摘 要：电子档案是时代发展的必然，是档案中的重要内容，对于现代化的档案管理工作有着关键作用，分析电子档案管理的要点，探究其中存在的问题，并针对问题提出方法与建议，能够有效的提升电子档案的安全性，为档案管理工作中电子档案管理的顺利开展提供支持。关键词：档案管理;电子档案;管理方法;建议和传统的纸质档案进行比较，电子档案存在着便于存储、搜集信息更加安全等优点，成为了档案管理中的关键内容，在一定程度上降低了档案管理工作人员的负担。但是，其也存在着一定的问题，需要及时的采取措施进行解决，从而使档案管理更加顺利的解决。一、档案管理档案管理是管理工作的一种，其是为了人们提供服务，能够在一定程度上满足政治需求。档案管理并不会直接带来资金或者是某一物品，也不是由档案管理工作人员的活动所形成的。但是，档案管理是非常重要的，在社会中不可或缺，其能够发挥档案的价值，为人们的实践提供服务，推动社会的发展和进步。这和其它工作是不同的，为此必须要对于档案管理工作予以充分的重视1。二、电子档案管理的关键随着技术水平的提升，信息技术被广泛的使用，电子档案已经成为了档案管理中的重要内容，开展电子档案管理的关键内容，可以总结为以下三点：第一，应该建立一个专门的平台来对于电子档案进行管理，从而满足档案管理不同工作環节的需要，使纸质档案管理和电子档案管理都能够在平台相关技术的支持下，高效的开展，提升档案管理的信息化水平。第二，工作人员应该认识到，电子档案和纸质档案是不同的，电子档案能够对于多样化的信息媒体进行继承，通常情况下可以分为三种类型：将纸质档案运用信息化技术进行的电子存储、档案数据的存储、形成完善结构的数据库。第三，从当前的情况来进行分析，电子档案通常是具有实际价值或者是能够作为证据的电子信息，并且其必须要具有档案的特征：是直接形成的，记载的内容较为全面、有着准确的固定资料。或者是通过人们的行动，呈现出的历史记载。三、目前电子档案管理中出现的问题从当前的情况来进行分析，虽然电子档案凭借着诸多优势成为了我国档案的重要内容，但是，由于其起步较晚，处在不断发展阶段，在电子档案管理中出现了一些问题，可以总结为以下几点：第一，没有认识到电子档案管理工作的重要性2。部分机构的领导层对于档案管理工作的认知存在着片面性，认为档案管理只是对于档案的存储，和机构的发展毫无关联，对于档案管理的重视程度不足。这并不利于电子档案管理工作的开展，需要及时的对于档案管理关键进行创新。但是，由于传统观念的影响，其认识不到档案管理的作用，忽视了电子档案管理的重要性，不愿意将档案转为电子化。这在一定程度上制约了电子档案管理的发展。第二，在进行档案管理时存在不足。电子档案最明显的特征是其需要借助于计算机来进行展现，虽然在对于电子档案进行管理时，对于一些较为关键的信息进行了备份。但是，并没有明确备份的方式和保存的设施设备。除此之外，在对于电子档案进行管理的过程中，可以发现部分电子档案保存的并不全面，存在着一定的问题。在对于电子档案进行保存一般会选择一些移动设备，并没有记载对其备份情况，对于电子档案的放置比较随意，所开展的安全保护工作比较少，导致电子档案管理工作的开展受到阻碍。第三，没有对于电子档案的安全性形成正确的认识。从当前的情况来进行分析，电子档案管理工作人员绝大多数都认为电子档案的安全性非常高。但是，现实中由于科学技术水平的提升，信息技术被广泛的使用，在对于电子档案进行存储、输送的过程中都有可能受到病毒的攻击，导致信息丢失被随意更改等情况。由此可见，电子档案并不是绝对安全的，必须要采取措施对其进行保护3。四、电子档案管理方法与建议（一）改变原本的理念在进行档案管理工作时，领导层以及工作人员应该认识到电子档案管理的重要性，从员工的现实需要出发，对于电子档案进行探究，分析其作用和使用手段，并汇总相关的内容。（二）科学合理的对于技术进行应用因为电子档案的操作比较简单，能够进行更改和复制、剪贴，导致文件的真实性和准确性难以得到保障。在这一情况下，应该科学合理的对于技术进行应用。比如说，借助于计算机来对于档案进行加密处理、运用身份验证、防火墙等，确保电子文件是准确的，没有被篡改;制定相关的制度，明确每一个工作人员的职责，确保工作人员能够更加认真地进行工作，对于出现的问题负责。除此之外，档案管理工作人员还可以对于电子档案进行处理，将其转变成为只读属性，使电子档案能够不受外人操作影响，确保电子档案的真实、安全。（三）使电子档案存储更加安全从理论来进行分析，电子档案能够长期、稳定的存储，不会受到人们使用频率的影响。但是，从现实情况来进行分析，由于电子档案在我国发展的时间较短，并没有成功的案例来证明电子档案的实际存储时间，为此相关工作人员应该加大力度进行研究。第一，选择对于电子档案进行备份，如果电子档案中的数据丢失或者遭到攻击，可以对其进行复原，保障电子档案是整体呈现的，而不是残缺不全。第二，想要使电子档案长期、稳定的存储，可以对于载体的质量进行控制，并提供适宜的环境，尽可能使其存储载体的寿命得到延长。比如说，在运用计算机光盘来对于电子档案进行存储的过程中，想要长期的对其进行使用，降低故障出现的概率，就必须要尽可能的避免高温和潮湿环境，对于光盘进行保护，防止出现划痕。除此之外，还要借助于防火墙等安全软件来进行防控，避免病毒对其造成影响等。（四）完善相关的制度在对于电子档案进行管理的过程中，应该从部门中档案的现实情况出发，分析电子档案出现的原因、分类情况，制定完善的制度，使电子档案包含更多的内容，加大力度对其进行保护。可以构造一个电子档案管理系统，使电子档案的分类、搜集、汇总、查找等工作有序进行。（五）提升档案管理工作人员的专业水平电子档案管理在我国发展的时间较短，开展电子档案管理的工作人员不但要对于电子档案进行储存、输送和搜索等，还需要对于档案管理的理论知识和规章制度有一定的了解，认识到电子档案管理的作用，严格的按照要求进行相关工作。但是，从现实情况分析，大部分电子档案管理工作人员仍然受到传统观念的影响，对于信息技术等应用能力较弱。为此，必须要对于工作人员进行培训，使其通过学习掌握最新的理论知识和实践能力，能够将先进的技术应用到档案管理之中，使档案管理工作更加顺利的开展。五、总结解决电子档案管理中存在的问题，通过完善相关的制度、提高工作人员的专业水平、改变原本的观念、合理的应用技术、提升电子档案存储的安全性等措施，高效、安全的对于电子档案进行管理，使档案管理工作更加顺利的开展，充分发挥档案的价值，为我国档案行业的进一步发展提供支持。参考文献：1范悦. 七十年来档案科研成果质量水平定量分析J. 档案管理，2020（01）：88-89.2熊兴江，马敬东，徐承中. 电子健康档案数据质量评估与治理的综述研究J. 中国卫生信息管理杂志，2018，15（06）：637-642.3王玉娟. 我国档案管理应用技术文献研究J. 杭州电子科技大学学报（社会科学版），2019，15（03）：68-72.