医院档案管理工作中引入PDCA循环理论研究_亓宝贵.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案82兰台论坛Lantai BBS医院档案管理工作中引入 PDCA 循环理论研究亓宝贵（淄博市第一医院，山东 淄博 255200）摘要：本文以 PDCA 循环理论为研究切入点，阐述了 PDCA 循环理论的基本涵义及主要特征，论述了PDCA 循环理论引入医院档案工作的重要意义，并围绕 PDCA 循环理论中的四个阶段尝试提出提升医院档案工作管理成效的具体策略，以期可以为医院档案工作提出新的管理视角与思路。关键词：医院档案；PDCA 循环理论；基本内涵；具体策略新时代，档案管理工作成为医院日常管理的重要组成部分,医院档案工作对于医院实现可持续发展至关重要。提升医院档案管理工作水平，有利于为医院工作有序开展打下坚实的基础。PDCA 循环理论为医院档案工作提供了新思路和新方式，在医院档案管理中引入 PDCA 循环理论至关重要。医院档案资源是医院运行与发展的重要资源，如何充分发挥医院档案资源的重要作用值得深入探究。医院档案资源种类较多，内容较为繁杂，而且档案管理人员数量相对较为有限，在档案资源管理过程中经常会出现管理效率低下、管理质量不高等问题。由此可见，提升医院档案管理工作成效至关重要。PDCA 循环理论的引入对于医院档案工作来说无疑是一种新方式，可以为医院档案管理工作提供理论支持与实践指导，最大限度解决医院档案工作在管理过程中存在的突出问题。一、PDCA 循环理论的内涵及特征PDCA 循环理论形成了一个系统的工作程序，也是一个拥有全面质量管理体系的重要方法，可以为管理活动提供重要的理论指导。PDCA 循环理论可以分为四个基本阶段，分别是 P（Plan）、D（DO）、C（Check）、A（Action），被译为“计划、执行、检查、处理”，具体结构如下图（图 1）所示。此理图 1PDCA 循环理论的结构示意图论在实施过程中具有循环性，就像一个“爬楼梯”的过程，在每一个阶段需要解决某一类问题，前一个阶段是后一个阶段的实施基础，后一个阶段也可以为前一个阶段提供检验，这样一环扣一环的方式可以促使每一个阶段相互牵制与互补，进而有助于提升管理成效。首先，在 P 阶段，需要明确实施方针与目标，在方针与目标的指导下进一步确定活动计划方案。其次，在 D 阶段，此阶段主要是实施环节，需要形成具体的运作方案，将前一个计划阶段的内容加以运作。再次，在 C 阶段，做好执行计划实施过程的检查工作。主要是围绕实施结果进行检查，进一步明确哪些策略是正确的、哪些是存在问题的，在明确检查结果的基础上明确存在的问题点。最后，在A 阶段，此阶段是四个阶段中最为重要的阶段。以检查结果为重要依据，采取相应的处理措施，对于正确的策略与方案形成标准化方案并在后续工作中加以应用，或者形成相应的指导性文件，对于存在问题的策略与方案及时进行总结，形成相应的经验总结方案，为后续操作起到警示的作用。对于此四个阶段未解决的问题来说，可以在下一个阶段循环中进行完善与解决。通过对 PDCA 循环理论的基本内涵进行深入理解的基础上，可以对 PDCA 循环理论的主要特征进行总结与概括。第一，PDCA 循环理论中包含的四个阶段处于完整统一的关系中，四个阶段相辅相成，缺一不可。但 PDCA 循环理论在实际应用的过程中，经常会出现计划脱离现实、只有布置而缺少检查、对于实施经验缺少总结、未能对取得的成果加以总结等问题，由此导致 PDCA 循环理论未能很好地保持完整性与统一性，由此影响了管理水平的提高。第二，大环与小环之间相互联系，彼此促进。图 2 为 PDCA 循环理论中大环与小环结构关系的示2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S83兰台论坛Lantai BBS意图。每一个小的循环共同构成了一个大的循环管理体系，在同一个部门中的各个环节都可以设置相应的小循环，从而构成了大循环与小循环相嵌套的管理体系。从某种程度而言，大循环是小循环的重要依据，小循环是大循环的重要基础。图 2PDCA 循环理论中大循环与小循环相互嵌套的结构图第三，PDCA 循环处于阶梯式上升、持续改进的基本态势。图 3 为 PDCA 循环“动态良性大循环”的基本图式。从图 3 可以看出，PDCA 循环在应用过程中不是在原地打转，而是处于一个向上爬楼梯的基本过程。在每一个小阶段都有着新的任务目标，在完成目标的过程中始终坚持不断改进，这样既可以解决新的问题，又有利于规范操作流程与完善相应的规章制度，进而有助于不断提高管理质量。图 3PDCA 循坏“动态良性大循环”的基本图式二、医院档案工作中引入 PDCA 循环理论的意义受医院档案自身性质制约，档案资源的种类较多，既包括科研档案、基建档案，也涉及设备档案、病例档案，还包括会计档案、人事档案等，不同类型的档案共同构成了医院档案体系。医院档案是对医院发展历程的记录，既见证着医院的发展过程，也紧密关系着人们的生活。从医院档案的实际管理情况来看，其还存在着不同程度的问题。例如，收集与管理缺少规范性、重视程度有待增强、人员管理素质有待提升、管理成效低下等。面对这些现实问题，PDCA 循环理论为解决问题提供了新思路和新方式，有利于全面改善医院档案工作的困境，进而提升医院档案工作管理成效。图4 为 PDCA 循环理论在医院档案中应用的具体流程，从图 4 可以看出，此流程具有较强的可循环性。图 4PDCA 循环理论引入医院档案工作的循环流程图PDCA 循环理论的循环性可以促使医院档案工作不断完善，在制定计划、执行计划、检查结果、处理问题的过程中解决档案管理存在的老旧问题，也有助于及时发现档案管理中存在的新问题。与此同时，此理论具有“爬楼梯”上升式的基本特点，当此循环每转动一周，医院档案管理的质量也会提升一些。这样既可以促使医院档案工作不断革新，而且可以在循环运转的过程中将档案管理存在的问题一一加以解决，进而逐渐达成计划中的既定目标。此外，PDCA 循环理论的实施性很强，而且对于医院档案中存在的问题不要求一次解决，可以在循环推进的过程中逐步解决，这对于类型多样、内容繁杂的医院档案工作来说非常实用。三、基于 PDCA 循环理论的医院档案工作策略（一）计划阶段医院档案资源对于医疗技术研究与改进有着重要作用，对医院档案进行管理的根本目标在于深入挖掘和充分利用档案信息资源，不断提高医疗质量，提升医疗科研水平。在 P（Plan）计划阶段，需要不断完善档案归档制度，将具有价值的文字、数据、声像等资料加以记录与保存，采用集中管理的方式为档案资源的综合应用提供良好的前提条件。例如，在对医疗科研课题档案资料进行管理时，需要将立项申请书、评审书、意见书等一系列活动资料进行归档记录。当医疗科研课题启动之后，医院档案管理人员需要对课题开展所需的各项资料进行整理与归档，并能够按照特定的程序加以记录，按照明确的规定对各种档案资料进行归档。（二）执行阶段在 D（Do）执行阶段，此阶段以具体实施为主，主要是指严格按照事先确定好的计划组织和开展工作。关于年度计划的执行，医院档案管理人员需要严格按照计划进行执行，并将执行过程向上级进行2022 年 第 6 期黑龙江档案84兰台论坛Lantai BBS汇报，尤其需要重点做好有关年度计划档案信息的分类与完善，形成规范的归档计划，最大限度避免出现档案信息遗漏的不良现象。一方面，加强对医院档案管理人员的培训工作，增强档案管理人员的责任意识，深刻认知医院档案工作的重要价值，能够严格遵守和执行医院档案工作制度，以此确保档案资源的客观性与准确性。另一方面，加强医院档案工作的信息化建设，不断健全和配备文件管理设备，提高档案资料管理的软硬件水平，进而不断提升医院档案管理成效。（三）检查阶段在计划阶段与执行阶段的基础上，实施 C（Check）检查，在此阶段，主要需要完成对实施成效以及对计划执行情况的检查。具体而言，医院档案管理人员可以采用定期检查的方式，对一段时间内医院档案管理质量进行监督与检查，检查内容主要包括已完成的任务、正在进行中的任务、完成的具体成效等。在检查过程中，医院档案管理人员需要将检查的具体情况及时上报给上级，让上级及时了解检查的基本情况，为上级部门构建和完善医院档案管理制度与体系提供有价值的决策参考资料。与此同时，对于存在问题的管理项目应及时采取有针对性的措施加以解决，以防因为某个环节出现问题而影响了医院档案管理工作的整体成效。（四）处理阶段A（Action）处理阶段也可以称其为“持续改进阶段”，此阶段既是一个相对独立的基本阶段，也同时存在于执行阶段与检查阶段中。在处理阶段，需要不断提升医院档案管理人员的专业性与管理能力，促使医院档案管理人员形成较强的履职意识。可以采用定期培训与学习的方式，既要在医院内部营造良好的学习氛围，促使医院档案管理人员形成较强的自学能力，也要定期组织医院档案管理人员外出进修，也可以邀请国内外学者开展座谈会，为医院档案管理人员提供相应的技术指导。除此之外，不断提升医院档案的信息化管理水平，这就需要为档案室配备相应的电子设备，致力于构建数字化档案库，这样才能促使医院档案资源实现长期管理与高效利用。四、应用效果与评价针对 PDCA 循环理论在医院档案中应用的效果进行评价，可以定期召开关于档案管理的考评分析会。在此环节，可以围绕检查结果与满意度调查情况进行讨论，并将考评结果第一时间上报给上级部门，以考评分析会成果为重要依据，进一步明确下一步工作的整改措施。上级部门可以根据汇报情况制定下一阶段的档案管理工作，主要包括改进措施、保留措施、完善标准等，由此构建上下连贯的反馈体系。可以围绕影响医院档案质量的因素进行探讨，以影响医院档案质量因素为主要指标形成如表 1 所示的表格，对影响医院档案质量因素的频数与频率进行统计，这样既有助于发现医院档案管理工作中存在的主要问题，也能够及时了解 PDCA 循环理论在医院档案管理工作中的应用成效，进而逐渐提升医院档案管理工作的水平。表 1基于 PDCA 循环理论构建影响医院档案质量因素的调查表序号影响医院档案质量因素频数频率（%）1资料录入、装订缺少规范性2资料漏签、漏盖章3档案资料分类不明确、摆放位置错误4资料缺失、不完整5其他如何提升医院档案管理工作的成效越来越受到相关工作人员的重视，PDCA 循环理论引入医院档案管理工作中具有非常重要的现实意义与理论意义。该循环理论可以将医院档案工作划分为四个阶段，确保每一个阶段为一个循环，在一个循环中解决一些问题，也可以将此次循环过程中未能解决的问题留于下一个循环，这样可以确保医院档案管理工作问题在循环过程中得以有效解决，进而整体提高医院档案管理工作的成效。参考文献 1 刘静雅,向超,闻锦琼.规范化质控输血过程中的管理实施 PDCA 循环理论对护理病案的作用分析 J.黑龙江医学,2019(07).2 赵云焰,王淑华,许斌,等.PDCA 循环知识管理在某三甲医院科技档案规范运用的体会 J.办公室业务,2019(15).3 邓沛敏.PDCA 循环管理理论在医院科技档案管理中的应用探究 J.办公室业务,2019(07).4 邵亚伟,王前.基于质量管理理论的档案工作研究综述以 PDCA 循环为例 J.大陆桥视野,2020(09).责编：蒋立民