电话小秘书说明书.doc

电话小秘书说明书

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2020年4月19日
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
目 录
一. 系统说明………………………………………………………………………………………3
1.1 概述……………………………………………………………………………………3
1.2 系统组成………………………………………………………………………………3
1.3 产品组成………………………………………………………………………………3
二. 系统软件安装及卸载（Window ）………………………………………………………3
2.1软件安装………………………………………………………………………3
2.2软件卸载………………………………………………………………………5
三. 硬件接入………………………………………………………………………………………………5
3.1 硬件安装……………………………………………………………………………………6
四. 主界面……………………………………………………………………………………7
4.1 个人桌面办公系统………………………………………………………………………………………7
五. 软件功能简介……………………………………………………………………………8
5.1 系统管理……………………………………………………………………………8
5.1.1 系统登录………………………………………………………………………8
5.1.2 注销系统………………………………………………………………………9
5.1.3 关闭系统………………………………………………………………………9
5.2 电话信息……………………………………………………………………………10
5.2.1 弹屏信息…………………………………………………………………………10
5.2.1.1 名片信息………………………………………………………………………10
5.2.1.1.1按钮及状态图标说明……………………………………………………………………10
5.2.1.1.2来电弹屏………………………………………………………………………11
5.2.1.1.3外拨电话………………………………………………………………………12
5.2.1.1.4添加组名………………………………………………………………………12
5.2.1.1.5软件外拨电话………………………………………………………………………13
5.2.1.1.6 E_mail………………………………………………………………………14
5.2.1.1.7生日设置………………………………………………………………………14
5.2.1.1.8保存名片信息………………………………………………………………………15
5.2.1.2 拒接电话………………………………………………………………………17
5.2.2录音查询……………………………………………………………………………18
5.2.2.1 电话录音查询……………………………………………………………18
5.2.2.2 留言查询…………………………………………………………………20
5.2.3 通话记录…………………………………………………………………………22
5.2.4 麦克录音…………………………………………………………………………23
5.3 日程安排……………………………………………………………………………………………………24
5.3.1 按月安排…………………………………………………………………………………………………24
5.3.1.1建立工作安排……………………………………………………………………………………………24
5.3.1.2查阅安排…………………………………………………………………………………………………25
5.3.1.3设置事件定时提醒………………………………………………………………………………………25
5.3.2 按周安排………………………………………………………………………27
5.3.3 按日安排………………………………………………………………………28
5.4 我的名片夹………………………………………………………………………28
5.4.1 名片分组列表…………………………………………………………………28
5.4.2 名片信息处理…………………………………………………………………30
5.4.3数据导出与导入…………………………………………………………………35
5.5我的状态……………………………………………………………………………36
5.5.1状态选择………………………………………………………………………………………36
5.5.2添加状态…………………………………………………………………………………………………36
5.5.3离席留言………………………………………………………………………………………………38
5.6备忘提醒……………………………………………………………………………38
5.7系统维护……………………………………………………………………………39
5.7.1 系统设置…………………………………………………………………… 39
5.7.1.1 普通设置………………………………………………………………………………40
5.7.1.2 来电设置……………………………………………………………………………42
5.7.1.3 IP电话设置………………………………………………………………………43
5.7.1.4 录音留言设置………………………………………………………………………44
5.7.1.5关机设置………………………………………………………………………45
5.7.1.6 拨号设置………………………………………………………………………45
5.7.2系统数据库维护…………………………………………………………………………46
5.7.2.1 数据库备份…………………………………………………………………………46
5.7.2.2 数据库恢复…………………………………………………………………………………………47
5.7.2.3 清空数据库………………………………………………………………………………………47
5.7.2.4 压缩数据库………………………………………………………………………………………47
5.7.3初始化USB电话…………………………………………………………………………………………48
5.7.4初始化录音存储器………………………………………………………………………………………48
5.7.5关于………………………………………………………………………………………………49
六. 系统要求……………………………………………………………………………… 49
七. 常见问题及解决方法…………………………………………………………………49

北京纽曼伟业科技有限公司

一、系统说明
1.1 概述
现代化的办公，大多依赖于计算机和电话的辅助，而这两者往往又能够结合在一起完成诸如接入Internet、自动收发传真等多项工作，因此在每个企业的内部，计算机和电话是必不可少的。
计算机、电话等与办公相关的信息如何更好的结合起来，这便成了我们关心的问题。以往的办公是打电话然后把要记录的材料记录在计算机中，可是日积月累，资料增多，不便于管理。
纽曼电话小秘书把电话与计算机无缝链接，来电后,系统使用户能够在零时间内得到客户的相关信息并做及时的更新。使客户资料的管理变的方便快捷，提高了员工的工作效率，同时节约了公司资源。
1.2 系统组成

1.3 物品清单
USB连接线一条
电话线一条
电话小秘书一个
桌面办公系统软件安装盘一张
安装使用说明书一册
质保卡一张
外接电源一个
二、系统软件安装及卸载
注：首先安装桌面办公系统软件，然后将小秘书硬件和计算机连接。
2.1 软件安装
执行安装盘安装目录下的 文件,将会出现如下界面：

点击【下一步】,就完成了软件的安装。

安装路径默认系统安装路径C:\Program Files\USB电话小秘书，您也可经过【浏览】修改安装路径如下把软件安装到您指定的目录。

安装完毕后桌面上显示快捷方式如：，同时在【开始】菜单中添加【USB电话小秘书】快捷方式如下：

2.2 软件卸载
点击【开始】【程序】【电话小秘书】【卸载USB电话小秘书】如下：

点击【是】如下：

您能够选在卸载完成后是否重新启动计算机，点击【完成】，即完成软件卸载。
三、硬件接入
3.1 硬件安装

安装完“个人桌面办公系统”软件后，将小秘书硬件经过USB线和计算机连接（外线连接到小秘书的LINE口，电话连接到小秘书的PHONE口），操作系统将自动识别硬件，过程如下：

硬件安装完成后，设备管理中将显示出设备，如下所示：

同时小秘书硬件指示灯呈现绿色
四、系统软件
4.1主界面
双击桌面快捷方式或开始菜单中快捷方式启动“个人桌面办公系统”(下文简称软件)主界面，如下：

软件菜单分为系统管理、电话信息、日程安排、名片信息处理、我的状态、备忘提醒、系统维护七项。
同时在系统托盘的将出现图标，右键点击图标将会弹出一个菜单，菜单中列出用户操作频率比较高的几个选项，经过点击菜单中的某一选项将会调出相应界面。

同时桌面上经过图标显示当前电话所处状态，当用户话机是挂机状态，图标为：。摘机时图标为：。
五、 软件功能简介
5.1系统管理
系统管理能够分为系统登录、注销系统、关闭系统。
5.1.1 系统登录：
系统登录分为：自动和手动登录两种，可由系统设置。具体设置请查阅/系统维护/系统设置/普通设置。
1、自动登录：个人桌面办公系统软件运行后，软件默认指定的用户名和密码已经登录，用户不再需要输入用户名和密码
2、手动登录：用户需要手动点击/系统管理/系统登录 ,并输入用户名和密码.
软件在未登录的状态下，所有的功能操作是锁定的，必须登录后方可使用相应功能。默认用户名和密码都为1，用户也可自行修改用户名和密码，具体设置请查阅/系统维护/系统设置/普通设置。
如果用户设定为自动登录，个人桌面办公系统软启动后【系统登录】会显示为灰色，如下：

如果用户设定为手动登录，软件启动后，【系统登录】，为黑色字体，如下：

点击【系统登录】出现以下界面

如果输入正确的用户名和密码点击【确定】后会以下窗口：

如果输入错误的用户名和密码会有以下提示。

5.1.2注销系统：
注销当前使用的用户，使系统处于锁定状态。防范非法用户使用。

点击 系统管理/销系统，当【注销系统】的字体变为黑色时，注销成功。

5.1.3 关闭系统：
停止运行软件。

点击【关闭系统】会弹出如下窗口：

请选择“是”，就能够立即关闭软件，如果不选择，该系统将3秒后自动关闭该系统。

5.2 电话信息
电话信息包括：弹屏信息、录音查询、通话记录、麦克录音功能项。
5.2.1 弹屏信息
弹屏信息管理包括：名片信息、拒接电话；
名片信息：主要录入和显示与电话有关的名片记录；
拒接电话：主要定义系统要拒绝接听的电话。
5.2.1.1 名片信息
点击“弹屏信息”属性页中的“电话信息”或者有电话打入时，会弹出“电话信息处理”界面。系统默认首页是【名片信息】属性页,  如下所示：

经过“名片信息”属性页能够手工录入人员的联系方式及相关信息，而且保存下来而且经过需要手工录入的内容如下：联系人姓名、组名、电话、传真、手机、宅电、E_mail、邮编、职务、生日、单位、地址、其它、自定义信息。

5.2.1.1.1按钮及状态图标说明

1、：能够经过此按钮查询到通话记录信息。
2、：当点击拨打电话时，可经过此按钮结束呼叫操作。
3、：录音分为两种：一种是系统自动录音（电话摘起后，软件自动开始录音），一种是手动录音（用户自己控制录音的启停），具体设置请查阅本说明的 系统设置/录音留言设置。此按钮是用户手动控制录音开启的按钮。
如果用户已经设置了自动录音，点击此按钮会弹出如下窗口提示用户：

4、：此按钮是用户手动控制录音停止的按钮。
5、：清空【姓名】等所有编辑框内的内容。
6、：将当前的属性页的人员信息储存到/我的名片夹/中
7、：关闭当前窗口。
8、：表示电话当前处在挂机状态。
9、：表示电话当前处在摘机状态。
10、：表示电话当前处在振铃状态。
11、

5.2.1.1.2来电弹屏
当有电话打入时，表示挂机状态的图标将变为随后语音播报来电号码同时弹出窗口显示来电号码，如下：

随后弹出“电话信息处理”窗口，如果所打的电话信息已录入，会自动显示此用户电话的相关信息，否则只在“弹屏信息处理”窗口“电话”一栏显示来电号码，其它信息用户在接通对方电话，了解对方相关信息后手工录入，然后点击【保存】。

同时在【来电时间：】显示当前来电号码打入时间。此时在“电话信息处理”窗口右下角显示出来电号码，如下：

如果电话当时无人接听，将弹出窗口显示未接来电号码和打入时间，如果此电话信息已录入过，同时会显示姓名：

鼠标放在所选未接电话行，点击鼠标右键出现如下菜单：

点击【呼叫该电话】时将会弹出电话信息处理/名片信息属性页，此时会在【电话：】一栏中显示需要呼叫的电话，点击【电话：】右侧的即可对此电话进行呼叫，具体操作请查阅5.2.1.1.4
5.2.1.1.3外拨电话
当用户经过话机拨打电话时，系统会自动显示用户所拨打的电话号码，如下：

5.2.1.1.4添加组名
名片信息保存前需按照组名来保存，点击【组名：】编辑框右侧的下拉框按钮按钮，在【组名：】下拉框中选择相应的组，如下：

如要增加类别，点击图标点击后弹出如下窗口：

点击【确定】后，分组中就增加一项“同事”的选项。

5.2.1.1.5软件外拨电话
软件提供软件电话拨号功能，在电话信息处理/弹屏信息/名片信息中【电话：】【手机：】【传真：】【宅电：】中填入电话号码，然后点击右侧的按钮将会弹出提示窗口：

用户根据提示内容拿起电话接听，如果用户5秒内不摘机，软件会自动挂机。如果拨号时，在相应的编辑框内没有填入电话号码，软件会弹出如下对话框：

5.2.1.1.6 E__mail
“个人桌面办公系统”可自动启动系统默认的电子邮件软件。在【E_mail：】处填入邮件地址后点击按钮，小秘书软件将会调用当前系统默认的电子邮件软件，比如：Outlook Express、Foxmail等。如：

如果用户未填入邮件地址，软件将会弹出提示窗口。

5.2.1.1.7生日设置
填入生日点击【生日】编辑框右侧的按钮将会弹出如下窗口：

其显示的是当前的日期。用户可点击日期经过键盘输入，也可点击编辑框右侧的按钮，将弹出如下窗口：

1、设置年份：经过点击或这两个按钮来选择。

2、设置月份： 经过点击或这两个按钮来选择。

3、设置当日日期：
用户选择当天的日期，可直接在下面窗口中选择：

如果放弃设置结果，在此界面点击 取消按钮即可。

5.2.1.1.8保存名片信息
在电话信息/弹屏信息/名片信息相关编辑框中填写完相关内容后，点击保存按钮后，即可将名片信息保存到【名片信息处理】。
1、 如果所保存的名片信息中有相同名字，软件会弹出窗口提示用户，如下：

用户根据需要选择“新建名片”或者“覆盖以前的名片”选择时用鼠标点击“新建名片”或者“覆盖以前的名片”左侧的使之变为，然后点击【确定】成功后会弹出如下窗口：

2、 如果用户的姓氏百家姓中没有，名片信息保存完后，软件会弹出如下窗口：

点击【确定】后，弹出如下窗口：

用鼠标点击任何一行的空白出，点击【添加】按钮弹出如下窗口：

点击确定后，新增姓氏将被加到百家姓中指定位置，如果用户没有指定添加位置，新增的姓氏会默认加到百家姓的第一行。添加的位置此功能主要是为以后查询名片信息用，具体功能使用请查阅名片信息处理/名片信息处理/百家姓查询。

5.2.1.2拒接电话
此功能能够有效的拒接用户不想接听的电话，只需用户在电话栏中添加对方的电话号码。

1. ：在【电话：】【说明：】右侧的编辑框中填写所要拒接的电话和注释，点击此按钮即完成拒接电话的添加。
2. ：在电话列表中选中一条电话，然后在【电话：】【说明：】中改写内容，然后点击此按钮即完成拒接电话的修改。
3. ：选中列表中某一条拒接电话然后点击此按钮，即可删除此条拒接电话记录。
4. ：点击此按钮即可清空要拒绝接听的电话记录。

5.2.2 录音查询
录音查询包括：电话录音查询、留言查询。主要功能是查询和播放用户某一时间段的通话和留言的录音记录。

5.2.2.1 电话录音查询：
点击“电话信息”属性页的/录音查询/按钮，会弹出/电话录音查询/界面。系统默认首页是“电话录音查询”属性页,  如下所示 ：

（一）查询录音
方法如下：
1. 选择时间段：在【通话时间：】选择好时间。
2、在【每次显示：】选择需要显示的记录条数，系统默认是100条。
3、如果精确显示一个指定电话号码的记录，鼠标单击【电话：】的 左边的使状态如。
4、如果只需查找某一时长的电话记录，鼠标单击【录音时长：】左边的使状态如，同时选择时长大小。
5、如果需要选择所要查询的电话是"打入电话"还是"打出电话"，鼠标单击【电话状态：】的左边的使状态如，同时用户在其右侧的下列框中选择电话状态。
6、设置完成后点击查询按钮列，表中将列出用户所要查询的电话录音记录，列表中列出录音记录的时间、状态、电 话、录音时长备注，同时在窗口下方显示查询到记录条数。
如果用户需要对电话记录添加备注，在选中的录音记录选项上点击鼠标 右键将出现菜单： 点击备注将出现窗口：

点击确定即完成添加备注。点击/全选/将选中全部录音记录，用户借此可进行备份，和删除工作。
（二）播放电话录音
：连续播放。按住【Ctrl】键用鼠标点击多项记录，按钮由变成点击此按钮即可连续播放。
：播放录音。鼠标点击选中的录音记录，然后点击此按钮，即可放音。也可双击选中的记录播放录音。
：下一条。连续播放多条录音文件时，点击此按钮将播放下一条录音记录。
：上一条。连续播放多条录音文件时，点击此按钮将播放上一条录音记录。
：停止播放。
：暂停播放。
：备份录音记录。可对单条和多条记录备份，按住【Ctrl】键用鼠标点击一条或多条记录，全选按住【Ctrl＋A】键或点击鼠标右键选择全选，然后点击【备份】选择好路径后点击确定即可。
：删除录音记录。可对单条和多条记录删除，按住【Ctrl】键用鼠标点击一条或多条记录，全选按住【Ctrl＋A】键或点击鼠标右键选择全选，然后点击【删除】即可。

5.2.2.2 留言查询

(一)查询留言
方法如下：
1、选择时间段：在【查询条件：】选择好时间。
2、如果只查没有听过的留言时用鼠标单击【查询未听留言】的左边的 使状态如。
3、点击【查询】按钮。表中将列出用户所要查询的电话录音记录，其中列出留言记录的时间、电话、同时在窗口下方显示查询到记录条数。

（二）播放留言
方法同“电话录音查询”中播放电话录音

（三）留言相关操作
1、联机（开启“个人桌面办公系统”）
当有留言时，软件会弹出窗口显示所有留言。如果所留言的号码，名片信息中已经录入，同时会显示出来电号码姓名。

当选中某一条留言，点击鼠标右键出现如下菜单：

此时根据需要选择所需要功能，双击某一条留言也可播放留言。

2、脱机（关闭“个人桌面办公系统”, “关闭计算机”）
用户每次的脱机留言的时长为30秒。如果小秘书II代在脱机状时有留言，个人桌面办公系统软件启动时将会弹出如下窗口：

如果此时用户不选择，软件将在10秒后小秘书自动开始读取硬件中录音文件到计算机中。状态如下：

读取过程结束后，系统自动删除小秘书硬件中语音文件，如下：

当用户重启软件时，会弹出如下窗口显示所有电话留言和未接电话的信息。

备注：只有电话小秘书Ⅱ代具有脱机留言功能。脱机使用时，硬件必须外接产品包装中自带的电源才能正常工作.

5.2.3通话记录：
“通话记录”显示用户当“个人桌面办公系统”开启状态时的通话记录。包括已拨电话、已接电话、未接电话、拒绝电话。点击“通话记录”将显示所有信息，如果显示的电话在“名片信息处理”中的名片信息中已经具有，则会同时显示此电话的姓名如下：

用鼠标右键一条记录，将弹出如下菜单：

用户能够呼叫、修改、删除、清空通话记录。
呼叫：点击“呼叫”后将弹出弹屏信息 /名片信息窗口，被呼叫电话被显示在【电话：】一栏中，此时点击右侧的按钮，即可进行呼叫，具体操作见5.2.1.1.5软件外拨电话。

修改：点击“修改”后，将弹出如下窗口：

重新填入新的号码后点击【确定】，即可完成修改。

删除：点击删除即可删除用户选中的电话记录。

清除电话记录：点击此项“电话记录” 窗口将会新增如下内容。

用户根据需要选择需要删除的内容，点击所选类型左侧使之变为，然后点击【确定】。

打印：能够打印查到相关的通话记录信息。
5.2.4麦克录音：
经过小秘书硬件自带的内置的MIC进行环境录音，选项如下界面：

点击面板上的【麦克录音】选项，硬件上自带内置MIC将开始执行环境录音，点击后的按钮变为【停止麦克录音】如下图：

点击上图【停止麦克录音】选项将终止环境录音，用户能够经过 电话信息/录音查询属性页中进行查询、放音等操作，方法同普通电话录音查询相同。查询结果如下：

5.3日程安排
为了便于安排自己的工作，系统中提供三种安排工作的方法，按月安排、按周安排、按日安排，而且实现定时提醒功能。

5.3.1 按月安排
“按月安排”的主要功能是：建立并查阅每天工作的内容，并根据需要设置定时提醒。点击日程安排/【按月安排】，弹出如下界面：

5.3.1.1建立工作安排
1、首先选择好当前日期，方法同5.2.1.1.7生日设置。日期也可经过点击和按钮来调节。
2、点击按钮，如果当前日期已经被安排，将弹出如下窗口：

否则弹出如下窗口：

在“工作主题”和 “工作1”中填入相关内容点击【确定】。每天的工作安排多至八条。
如果删除某一天的工作安排，选中某天日期点击即可。退出按月安排点击按钮。

5.3.1．2 查阅安排
如果项查阅某一天的工作安排，在1号区域选中那一天的日期，然后将会在2号区域显示当日的工作主题和工作安排，同时会在3号区域显示当日工作安排的个数，点击右侧的其按钮，在下拉菜单中会出现当日的所有工作安排开头部分如：，点击其中一项，在2号区域中就会显示此项的全部内容。
如果修改某一天的工作安排，在1号区域选中那一天的日期后，在2号区域中对某一项工作直接修改，然后点击确定即可。

5.3.1．3设置事件定时提醒
点击选中某一天，然后点击，如果当天有工作安排将弹出如下窗口：如果没有工作安排，用户也可直接填入需要提醒的事件和内容。

事件提醒功能是：当系统时间到达指定的时间的后，系统会弹出如下窗口：

还能够在设置提醒的同时，经过话机来录制一段语音的，在系统弹出以上窗口后，拨通你所设置的电话，并将所录制的语音播出。同时还可设定提醒次数。具体方法如下：
（1）设置提醒时间
点击窗口右侧的按钮，在弹出的窗口中设置日期，方法同5.2.1.1.7生日设置，然后用鼠标点击“时、分、秒”，当所选中区域变为蓝色后直接输入所需要的“时、分、秒”。
（2）设置所要拨通的电话
点击提醒到电话前的使状态如，然后在其后的编辑框内填入所要拨打的号码，点击【修改】按钮，修改成功后系统弹出对话框提示用户。
(3)录制语音
设置好提醒时间和所要拨通的电话后，提起电话手柄然后按 *+3 开始录音，录音时长限制30秒内，然后挂机,最后点击【确定】。
（4）设置提醒周期
此功能主要是为了防止提醒没有被看到和接听到。鼠标点击“每”左面的使状态如 ，然后点击“右侧的”中的数字，所选区域变为蓝色后直接输入数字。也可点击其右侧的按钮，在下拉框中选取，如：。然后点击右侧的按钮，在在下拉框中选取单位，如：，最后点击修改。设置完成后，当系统时间到达指定时间后，会每若干分钟或小时重复事件提醒的功能。如果用户需要取消周期提醒，可在提醒窗口弹出时，点击 左侧的使状态如。
5.3.2按周安排
点击日程安排/【按周安排】，弹出如下界面：

“按周安排”的功能主要有两点：
1、 建立每周每天工作的内容，并根据需要设置定时提醒
设置工作安排的操作方法和按“按月安排自己的工作”相似。点击【新建】按钮，在弹出的窗口中设置好工作的日期和内容点击【确定】即可。用户可根据需要设置提醒。

2、 查询指定的时间段的工作安排，并可对工作内容进行修改、删除和保存。
（1） 查询：在3号区域中右侧的按钮，在下拉框中设置好时间的起点和终点，然后点击按钮，在1号区域中将会显示在此时间段中所有的工作安排的主题，点击和后，每一个工作主题的具体安排会相继显示在2号区域中。点击 “工作1”、“工作2” · · · · · · 可查阅每项工作的具体内容。
（2） 保存：点击保存后后，在用户指定的目录下将所查询的工作安排以 WORD的格式的保存，如下：

（3） 修改工作安排：可直接在2号区域中对工作内容进行修改，然后点击【确定】按钮。
（4） 删除：用鼠标选中某一条工作安排后，点击按钮会弹出如下对话框：

点击【确定】按钮即完成删除工作。

5.3.3按日安排
按日安排如下：

“按日安排”的功能主要有两点：
1、 建立每天工作某一时刻的工作安排，并根据需要设置定时提醒
点击【新建】按钮，在弹出的窗口中设置好工作的日期和时间，然后在2号区域“主题：”右侧的编辑框中填入工作主题，随后在其上面的编辑框中填入工作具体内容，点击【确定】即完成工作内容的设置，户可也可根据需要设置定时提醒。

2、 查询指定的时间段的工作安排，并可对工作内容进行修改、删除和保存
方法同“按周安排。”

5.4 名片信息处理
随着时间的发展，朋友的增多。名片管理也就成了一大问题。如何解决名片多而查找起来又不方便的问题呢？个人桌面办公系统对名片采用分组管理的方法，把用户的名片分成若干个组，属于同一个组的名片放在一起，这样在计算机中查询起来非常方便、快捷。
我的名片夹分为：名片分组列表、名片信息处理、数据导入导出三个功能项。

5.4.1 名片分组列表
点击 名片信息处理/【名片分组列表】弹出如下对话框：

此窗口的功能是:新建组，而且在组中建立名片信息，同时用户也可对组及组中的信息进行编辑和删除。

1、 组
首先新建名片信息前必须建立分组，在1号区域点击鼠标右键将弹出如下菜单：

(1) 新建组名：点击【新建】在弹出的窗口中填入用户所需的分组名。方法同5.2.1.1.4添加
组名。

(2) 编 辑：选中某一分组名，点击鼠标右键，在弹出菜单中的【编辑】选项，将弹出名片信息处理窗口，在此窗口可对需要编辑的组名进行修改，具体操作请查阅 名片信息处理内容

(3) 删 除: 选中某一分组，点击鼠标右键，在弹出菜单中点击【删除】选项，即删除分组。

(4) 查 询：点击某一分组，在2号区域将会列出该组的所有名片信息，同时在窗口右下侧将
列出该组名片个数。点击按钮，将会在2号区域列出所有组的所有名
片信息，同时也在窗口左下侧将列出所有组的个数及名片个数。

2、 建立名片信息
分组建立好后，就可建立名片信息了。在2号区域点击鼠标右键将弹出如下菜单：

(1) 新建名片：点击【新建】在弹出如下窗口：

在所有信息分类右侧的编辑框中填入相关信息，然后点击【确定】按钮，在录入息时“姓名”和“组名”必须输入，否则不能保存，同时会弹出如下对话框：

(2) 编 辑：选中某一名片信息，点鼠标右键，在弹出击菜单中的【编辑】选项，将弹出名片
信息处理窗口，在此窗口可对需要编辑的名片信息进行修改，具体操作请查阅名片信息处理。
(3) 删 除: 选中某一条名片信息，点击鼠标右键，在弹出菜单中点击【删除】选项，将弹出
如下对话框：

点击【确定】即完成对名片信息的删除。如果要删除多条信息，按住Ctrl键然后经过鼠标选中多条。
(4) E_mail: 选中某一条名片信息，点击鼠标右键，在弹出菜单中点击【E_mail:】选项,
可自动启动系统默认的电子邮件软件。发件人的地址自动设置成选中名片信息中的邮件地址。
5.4.2 名片信息处理

此窗口的主要功能是对名片组和名片信息进行添加、修改、删除、保存和查询。
1、名片组
（1）添加：点击1号区域的按钮，在弹出的窗口内填入所需组名，点击
【确定】按钮，方法同5.2.1.1.4所示，如果添加的组名重复，系统会弹出对话框提示用户不能输入相同的组名。
（2）修改：鼠标选中某一组名，然后点击1号区域的按钮, 在弹出的窗口中对组名或描述重新输入后，点击【确定】按钮.
（3）删除：鼠标选中某一组名，然后点击1号区域的按钮。将弹出如下对话框：

点击【确定】按钮。
（3）保存：点击1号区域的按钮，在弹出的窗口中选择好保存路径并指定文件名后，点击【确定】，软件将会把所有的组名以WORD的格式的保存。
（4）查询：在1号区域右侧的编辑框内填入所要查找的组名即可。
（5）或：经过这两个按钮选择上一条或下一条组名。
点击某一组名，该组下的所有名片信息将全部显示在2号区域中。
2、名片信息
（1）添加：点击3号区域的按钮，在弹出的窗口内填入所需组名，点击
【确定】按钮，方法同5.2.1.1.4所示。为方便用户使用，自定义信息中【信息名称】自动保留，每次添加新名片都会自动显示以往信息名称。
（2）修改：在2号区域选中某一名片信息，在3号区域将分别显示出该名片的信息。在对相关内容重新输入后，点击【确定】按钮。
（3）删除：在2号区域鼠标选中某一名片信息，然后点击3号区域的按钮。
（4）保存：点击3号区域的按钮，在弹出的窗口中选择好保存路径并指定文件名后，点击【确定】，系统将会把所有2号区域显示名片以WORD的格式的保存。
（5）或：经过这两个按钮能够对查询其它名片。
（6）查询：查询分为“直接查询”和“百家姓查询”
（一）直接查询：在3号区域右侧的编辑框内填入所要查找的姓，在2号区域就会显示出所要查询的名片信息。
（二）百家姓查询：点击3号区域的【百家姓查询】，将弹出如下窗口:

在红色方框区域中选中需要查找名片的姓氏，然后点击或者左侧的使之变为，此时被选中姓氏的区域变为蓝色。然后在红色方框内在点击鼠标右键将弹出如下菜单：

点击菜单中【查询】选项。如果选中的是“姓氏查询”在“名片信息处理”窗口的2号区域将显示所有以此为姓氏的所有名片。如果选择的是“模糊查询”2号区域将显示所有姓名中含有此汉字的名片。

（6）百家姓设置
（一）删除姓氏
选中要删除某姓氏后，在红色区域中鼠标右键弹出的菜单中选中【删除姓氏】也可直接点击按钮，将弹出如下对话框：

点击【确定】即完成删除姓氏的功能。
（二）添加姓氏
在红色区域中鼠标右键弹出的菜单中选中【添加姓氏】也可直接点击按钮，软后弹出如下的窗口中：

用户可填入所需要的姓氏，然后点击【确定】。如果用户添加的是汉字，那么此汉字拼音开头字母是什么，那么就会自动被添加在某一字母所在行的空白处。如果添加的是字母，会被加在相应的字母所在行的空白处。如果添加的是数字，如果用户不指定行，那么会被自动加在第一行的空白处。
退出请按【退出】按钮。
（7）名片打印：用户在2号区域中选中某一条名片信息，然后点击按钮，将弹出如下窗口：

此窗口显示该名片的打印格式，如果需要更换其它名片，点击右侧的按钮，在下拉菜单中选择想打印的名片的名字，然后点击【获得】按钮，该窗口将显示用户所选择的片名信息。如要用户想打印出所有得名片，点击“获得全部名片”左侧的选择框，使之变为然后点击【获得】，此窗口将列出所有的名片信息，然后点击【打印】即可打印出所有名片。退出窗口点击【关闭】按钮。
（8）软件外拨电话：此功能使用方法请查阅“5.2.1.1.5软件外拨电话”

（9）拒接电话： 选中某个组，然后点击按钮，弹出如下对话框：

点击【确定】

点击【确定】后，软件会将该组所有名片中电话加入“拒接电话”中，如果只想拒接某组中的一条名片信息中的电话，在2号区域中选中一条后信息后重复上述操作。如果所选的名片中没有电话号码，点击【拒接】后，系统会给出如下提示：

如果需要取消拒接电话，需在 电话信息/弹屏信息/拒接电话操作。
（10）E_mail: 点击3号区域的按钮，系统可自动启动系统默认的电子邮件软件。发件人的地址自动设置成选中名片信息中的邮件地址。
5.4.3 数据导出与导入
点击 名片信息处理/数据导入导出，将弹出如下界面：

数据的导入导出主要用途是能够将系统的所有的名片分别和Microsoft Outlook、Outlook Express、Excel 互导。
（一） 导入小秘书
1、将Microsoft Outlook、Outlook Express导入小秘书
点击右侧的按钮，在下拉框中选择Microsoft Outlook或Outlook Express、然后点击导入，导入后会在我的名片夹中，新增MOutlook、EOutlook组,组下会有通讯录中的相应名片信息。
2、将Excel导入小秘书
在“类型”中选择Excel 后点击，选中 系统盘/Program Files/USB电话小秘书中的book.xls文件，然后点击导入，导入后会在我的名片夹中，新增Excel组。
在导入时，如